실사는 시스템이 제대로 작동하는지 증명하기 위한 것이 아닙니다. 시스템이 얼마나 벗어났는지 측정하기 위한 것이며, 그 벗어남이 가치 있는 부분입니다.
지난 1월, 귀하의 CPA는 12월 31일 기준 재고 가치를 요청했습니다. 귀하는 Shopify의 수량 보고서를 내보내고 원가를 곱하여 보냈습니다. 3월에 다른 질문을 처리하던 중, 여름부터 판매 불가능했던 물에 손상된 재고 선반을 발견했습니다. 이 재고는 여전히 장부에 전체 가치로 기록되어 있었습니다. 귀하의 CPA에게 제공한 숫자는 틀렸고, 세금 신고에 반영되었으며, 아무도 실사를 하지 않았습니다.
이것이 이 게시물이 귀하를 벗어나게 할 상황입니다. 연말 재고 실사는 귀하의 장부가 귀하의 선반과 일치해야 하는 연중 유일한 순간이며, 제대로 수행할 가치가 있습니다. 4분기 혼란을 고려하여 계획하고, 신뢰할 수 있는 숫자가 나오도록 실행하며, 차이가 당혹감이 아닌 정보가 되도록 기록해야 합니다.
이것은 운영 가이드입니다. 재고가 귀하의 장부에서 어떻게 관리되어야 하는지에 대해 아직 결정 중이라면(주기적 대 영구적, 선입선출 대 가중 평균), 먼저 전자상거래 재고 회계 방법 가이드를 읽어보십시오. 그리고 매출 원가 시점이 불분명하다면, Shopify 판매자를 위한 매출 원가 가이드에서 이 게시물에서 가정하는 메커니즘을 다룹니다.
영구 재고 시스템을 사용하더라도 여전히 재고 실사를 해야 하는 이유
실사를 건너뛰는 거짓말은 다음과 같습니다: "내 시스템은 재고를 실시간으로 추적하므로 물리적 실사는 불필요합니다."
이는 합리적인 믿음입니다. 귀하는 주문당 추적 시스템에 투자했습니다. 모든 판매는 SKU를 감소시키고, 모든 입고는 SKU를 증가시킵니다. 소프트웨어가 이미 알고 있는 것을 확인하기 위해 창고를 걸어 다닐 필요가 있을까요?
모든 추적 시스템은 예외 없이 벗어나기 때문입니다. 입고 담당자가 공급업체가 23개를 포장한 상자를 24개로 스캔합니다. 반품이 환불되지만 재입고되지 않습니다. 취급 중 두 개의 제품이 파손되어 거래 없이 폐기됩니다. 이 중 어느 것도 시스템 오류가 아닙니다. 데이터베이스와 실제 선반 사이의 일반적인 마찰이며, 조용히 축적됩니다.
진실은 재고 수량과 시스템이 서로 다른 작업을 수행한다는 것입니다. 시스템은 선반에 있어야 하는 것을 추적하고, 재고 수량은 실제로 있는 것을 확인합니다. 그 사이의 격차, 즉 편차는 당신의 능력을 판단하는 것이 아닙니다. 그것은 진단 판독이며, 당신의 소프트웨어가 스스로 생성할 수 없는 유일한 보고서입니다. 연간 재고 조사를 하는 매장은 축소율과 그것이 증가하고 있는지 알고 있습니다. 재고 조사를 전혀 하지 않는 매장은 감사, 대출 신청 또는 구매자의 실사 검토와 같이 최악의 순간에 수치가 얼마나 벗어났는지 알게 됩니다.
연말 재고 실사 계획: 12월 초의 기회
장부가 마감되는 12월 31일에 재고 조사를 해야 한다는 것이 기본 본능입니다. 기본 결과는 휴일 사이에 지친 직원들이 수행하거나 아예 건너뛰는 재고 조사입니다.
대부분의 매장에 더 나은 답변은 12월 첫째 주입니다. 블랙 프라이데이와 사이버 먼데이 주문은 배송되었고, 12월 중순의 배송 마감 압박은 최고조에 달하지 않았으며, 팀은 아직 건재합니다. 그때 재고를 조사하고, 종이에 12월 31일까지 수량을 이월하십시오: 조사된 가치, 조사 날짜 이후의 입고분, 조사 날짜 이후 판매된 단위의 비용을 뺀 값. 귀하의 판매 및 구매 기록은 창고 실사보다 3주간의 조용한 기간을 훨씬 더 안정적으로 처리합니다. CPA에게 이월을 표시하십시오. 이는 표준 관행이지만 그들은 작업 내용을 보고 싶어 할 것입니다.
전체 재고 조사 또는 주기적 재고 조사? 전체 재고 조사는 모든 것을 동결하고 한 번에 모두 계산합니다. 하루 동안의 작업, 명확한 기준 날짜, 방어하기 가장 쉬운 버전입니다. 주기적 재고 조사는 연중 작업을 분산하여 매주 또는 매월 SKU의 일부를 계산합니다. 이미 우수한 규율과 전체 카탈로그에 대한 문서화된 적용 범위를 갖춘 주기적 재고 조사를 실행하고 있다면, CPA는 연말 동결 대신 이를 수락할 수 있습니다. 연말이 유일한 재고 조사 시기라면, 전체 재고 조사가 답입니다. 그리고 다음 해에는 주기적 재고 조사를 채택하여 12월이 유일한 기준점이 되지 않도록 고려하십시오.
재고 조사일 전에, 재고 조사를 의미 있게 만드는 준비를 하십시오: 알려진 문제(처리되지 않은 반품, 보류 중인 미수령 PO, "나중에 처리할" 선반)를 해결하고, SKU당 비용 파일이 최신 상태인지 확인하십시오. 왜냐하면 오래된 비용으로 가격이 책정된 완벽한 수량은 여전히 잘못된 숫자이기 때문입니다.
눈에 보이지 않는 재고 실사: 3PL 문제
재고가 제3자 물류 제공업체에 보관되어 있다면 직접 재고를 조사할 수 없습니다. 하지만 여전히 귀하의 자산이며, "대시보드에 4,180개 단위가 표시됩니다"는 재고 조사가 아닙니다. 귀하의 창고에 세 가지를 서면으로 요청하십시오:
- 그들의 실사 일정과 귀하의 순서. 대부분의 3PL은 연간 실사 또는 순환 주기 조사를 실행합니다. 귀하의 SKU가 마지막으로 실사된 시기를 묻고 보고서를 받으십시오. 실시간 시스템 번호가 아닌, 재고 조사 기록을 받으십시오.
- SKU 및 상태별 날짜가 지정된 재고 스냅샷. 판매 가능한 재고, 손상된 재고, 격리/보류 중인 재고, 처리 중인 반품 재고를 재고 조사 날짜 기준으로 제공하십시오. 판매 불가능한 항목은 손실이 숨겨지는 곳이며, 대시보드는 판매 가능한 숫자만 보여주는 것을 좋아합니다.
- 연간 재고 처리 기록. 귀사를 대신하여 파기, 기증 또는 폐기한 품목. 연중 손상된 반품을 계속 폐기했는데 이를 기록하지 않았다면, 귀사의 장부에는 유령 재고가 남아 있을 것입니다.
월간 송장에 적용하는 것과 동일한 회의론으로 응답을 대하십시오. 창고의 기록은 창고를 우선으로 합니다. 3PL의 계산된 수량이 시스템과 일치하지 않으면 해당 차이는 실제이며 다른 모든 것과 마찬가지로 장부에 기록해야 합니다.
주인 없는 재고를 잊지 마십시오. 운송 중인 재고(지불되었고, 운송 중이며, 아직 받지 못한 재고)는 공급업체 송장 및 배송 서류를 기반으로 연말 수량에 포함되어야 하며, 계산표가 아닙니다.
실행: 동결, 실사, 검증
메커니즘은 간단하며, 규율은 결과입니다.
창을 고정하십시오. 아무것도 움직이지 않는 시간대(저녁, 일요일)를 선택하십시오. 입고, 피킹, 반품 처리가 없어야 합니다. 주문이 출고되는 동안 수행된 계산은 움직이는 자동차의 사진과 같습니다. 완전한 중단이 불가능한 경우, 이동 중인 재고(포장된 주문, 미개봉 입고품)를 표시된 구역에 배치하고 별도로 계산하십시오.
눈을 가리고 계산하십시오. 계산표 또는 스캐너 세션에는 예상 수량이 아닌 위치와 SKU가 표시되어야 합니다. "시스템상 46개"를 볼 수 있는 계산자는 46개를 찾을 것입니다. 눈을 가리고 하는 계산은 느리지만 정직합니다. 그것이 거래입니다.
중요한 부분은 두 사람이 사용하십시오. 계산자와 기록자를 별도의 역할로 지정하고, 가장 가치 있는 SKU의 경우 두 개의 독립적인 계산을 수행한 후 비교하십시오. 은행이 금고를 이중 통제하는 것과 같은 이유입니다. 한 사람만 확인할 수 있는 계산은 잘못된 숫자 하나만으로도 가치가 없어질 수 있습니다.
이상치를 수락하기 전에 다시 계산하십시오. 미리 설정한 임계값(예: 2% 또는 고정 단위 수)을 초과하는 편차를 보이는 모든 SKU는 두 번째 독립적인 계산을 수행합니다. 대부분의 큰 편차는 실제 손실이 아니라 계산 오류입니다. 지금 바로 잡으십시오. 분개에서 잡지 말고.
수량뿐만 아니라 상태도 기록하십시오. 계산은 1년에 한 번 수행하는 물리적 검사입니다. 찌그러진 상자, 햇볕에 바랜 포장, 작년의 계절 재고 등은 계산표에 표시하십시오. 수량은 손실 항목에 반영되고, 상태는 감가상각에 반영됩니다.
실사 결과 기록
이제 계산은 회계가 됩니다. 좋은 계산에서 두 개의 별도 조정이 나오며, 두 개의 다른 질문에 답합니다.
손실: 장부에는 있지만 선반에는 없는 품목. 계산된 수량에 원가를 곱하여 장부 가치와 비교하고 재고를 실제 수량으로 조정합니다(때로는 증가). COGS 섹션의 전용 손실 계정을 차변하고 재고를 대변합니다. 일반 COGS에 묻어두려는 충동을 참으십시오. 명명된 계정은 올해의 변동을 내년의 변동과 비교할 수 있게 해줍니다. 차트에 해당 계정이 없다면, 당사의 전자상거래 계정 템플릿에 포함되어 있습니다.
손실 처리: 존재하는 재고이지만 가치를 속이는 품목. 70% 할인 판매만 가능한 단종된 SKU, 물 손상된 선반 재고, 관대한 3PL이 "판매 가능"으로 등급을 매긴 반품. 회계에서는 재고를 원가 또는 현실적으로 회수할 수 있는 가치 중 낮은 금액으로 평가합니다. 따라서 원가를 회수할 수 없는 재고는 회수 가능한 금액으로 손실 처리됩니다. 재고 손실 비용을 차변에, 재고를 대변에 기록합니다. 이 과정은 간단하지만, 세금 처리는 시기와 폐기에 대한 실제 규칙이 있으므로 **신고 전에 CPA와 상담하십시오**. 손실 처리로 인한 공제액과 그 시기는 CPA의 결정이며, 이 게시물의 결정이 아닙니다.
처음부터 끝까지 실제 사례
가상의 상점, 단순한 숫자. 재고 장부에 재고가 **$150,000**으로 기록되어 있습니다. 12월 3일 실사 결과, 현재 도착 원가로 계산된 재고는 **$147,000**입니다. 이는 $3,000의 차이이며, 약 2%에 해당합니다.
기록하기 전에 추적합니다. 공급업체가 10월 PO에서 한 케이스를 누락했지만 검수팀이 놓쳤습니다: $1,100. 3PL의 폐기 기록에 따르면 3분기에 파손된 반품이 폐기되었지만 기록되지 않았습니다: $600. 연중 폐기된 파손품: $400. 나머지 $900은 서류 추적이 불가능합니다. 수량 오류 또는 도난이며, 둘 중 무엇인지 알 수 없습니다. 이 모든 것이 감모손실입니다:
재고 감모손실 (매출원가) $3,000 차변 · 재고 $3,000 대변
실사 결과 상태 문제도 발견되었습니다. 단종된 색상의 재고 120개는 장부에 $2,400으로 기록되어 있지만, 1월 클리어런스 판매에서 약 $800의 가치밖에 없습니다.
재고 손실 처리 $1,600 차변 · 재고 $1,600 대변
이제 재고는 $145,400으로 표시됩니다. 이는 실사, 가격 책정, 그리고 각 항목별로 설명 가능한 수치입니다. 12월 31일까지의 수량을 사후 입고 및 판매 내역으로 업데이트하고, 1월에 CPA에게 보내는 이메일은 한 문장으로 요약됩니다.
2%의 차이가 말하려는 것
차이를 단순히 기록하는 것보다 추적하는 것이 더 나은 이유는 다음과 같습니다. 차이의 각 부분은 서로 다른 문제점을 지적합니다.
$1,100의 검수 차이는 입고 과정에서 송장을 신뢰한다는 것을 보여줍니다. 클레임 기간 내에 놓친 단품 배송은 이미 받아들인 손실이므로, 도크에서 샘플 검수 또는 수량을 확인해야 합니다. 조용히 폐기된 $600의 반품은 역물류 과정에 회계 구멍이 있다는 것을 보여줍니다. 폐기 처리가 원장에 기록되지 않고 하위 단계에서 이루어지고 있으며, 이는 현재의 기록 문제이자 영원한 평가 문제입니다. 그리고 설명할 수 없는 $900은 프로세스 신뢰의 한계입니다. 이 수치가 매년 증가한다면, 무언가 또는 누군가에 대한 면밀한 조사가 필요합니다.
단일 "조정" 항목으로 기록하는 상점은 아무것도 배우지 못하고 내년에도 모든 것을 반복합니다. 차이는 실사의 진정한 결과물입니다. 이를 읽어보십시오.
결국 누군가가 테스트할 숫자
재고는 일반적으로 전자 상거래 대차 대조표에서 가장 큰 자산이며, 신용 한도를 산정하는 대출 기관, 인수를 가격 책정하는 구매자와 같이 가장 중요한 사람들은 확인될 때까지 유죄로 취급합니다. 실사 팀은 재고가 마지막으로 물리적으로 확인된 시점과 차이가 어떻게 기록되었는지 물을 것입니다. "한 번도 센 적이 없다"는 거래 가격을 재산정하게 됩니다. 왜냐하면 구매자는 확인할 수 없는 것을 할인하기 때문입니다. 문서화된 차이가 있는 연간 재고 조사는 단순한 위생 관리가 아닙니다. 그것은 귀하의 장부가 실제 비즈니스를 설명한다는 증거입니다.
실사가 검증하고, 데이터가 공급됩니다.
12월 재고 조사는 1년에 한 번 신뢰할 수 있는 스냅샷을 제공합니다. 나머지 364일 동안 재고 정확도가 어떻게 되는지는 귀하의 장부로 들어오는 거래 데이터에 달려 있습니다. 재고를 줄여야 하는 모든 판매, 반품을 통해 재고를 다시 보내야 하는 모든 환불. 주문이 QuickBooks에 총 입금액으로 도달하거나 환불이 전혀 도착하지 않으면 장부 수량이 더 빨리 벗어나고 내년의 차이가 커집니다.
그 데이터 계층은 LedgerPort가 처리하는 것입니다. Shopify 및 WooCommerce 주문, 환불 및 수수료가 선택한 동기화 방식으로 QuickBooks Online과 동기화되며, 제품이 올바른 QBO 항목에 매핑되어 판매된 단위 계산이 깨끗한 입력으로 실행됩니다. 선반을 세어주지는 않습니다. 선반을 세는 것은 귀하뿐입니다. 하지만 재고 조사 사이에 장부 대 선반 비교의 장부 측면을 정직하게 유지합니다. 월 30개 주문까지 무료 요금제가 있으며, 유료 요금제는 월 25달러부터 시작합니다.
배송 마감일이 재고 조사를 방해하기 전에 12월 첫째 주를 달력에 표시하십시오. 발견한 2%는 일요일에 드는 비용을 충당할 것입니다.
