가장 좋은 기프트 카드 판매 월은 장부상 가장 실수하기 쉬운 달입니다. 왜냐하면 그 돈은 아직 수익이 아니기 때문입니다.
12월 23일, 당신의 스토어는 3주 만에 9,000달러의 기프트 카드를 판매하며 최고의 실적을 올렸습니다. 현금은 은행 계좌에 있습니다. 대시보드는 보기 좋습니다. 12월이 연간 실적을 견인했다고 느끼며 월말을 마감합니다.
그런 다음 1월이 두 번 일어납니다. 첫째, 부분적으로 또는 전적으로 해당 카드로 결제된 주문이 들어오고, 실제 재고가 출고되는 동안 지급액은 이상하게도 적습니다. 둘째, 회계사가 답할 수 없는 질문을 합니다. "12월 소득 중 기프트 카드가 차지하는 비율은 얼마이며, 그중 얼마가 사용되었습니까?" 만약 12월 매출로 9,000달러를 계산했고, 1월 주문을 1월 매출로 계산한다면, 같은 돈을 두 번 인식한 것이며 이미 마감된 연도의 소득을 과대 계상한 것입니다.
이것을 유발하는 직관은 간단하며 완벽하게 들립니다: "내 은행 계좌에 돈이 들어왔으니, 판매다."
그것이 기프트 카드 회계의 중심에 있는 거짓말입니다. 현금은 들어왔지만 상품은 나가지 않았습니다. 당신이 실제로 판매한 것은 약속이며, 당신의 장부에서 아직 지키지 않은 약속은 소득이 아닙니다. 그것은 부채입니다.
한 문장으로 기프트 카드 회계: 당신은 약속을 팔았습니다
고객이 100달러 기프트 카드를 구매할 때, 그들은 상품을 구매한 것이 아닙니다. 그들은 나중에 선택할 상품에 대해 선불한 것입니다. 그들이 선택할 때까지, 당신은 그들에게 200달러 상당의 상품을 빚지고 있습니다. 이것은 100달러를 소득 명세서의 수익이 아닌 대차 대조표의 부채로 만듭니다.
판매 시점의 분개:
- 차변: 현금 (또는 결제 처리업체의 정산 계정) — 100달러
- 대변: 기프트 카드 부채 (기타 유동 부채 계정) — 100달러
수익 계정은 건드리지 않습니다. 상품이 이동하지 않았기 때문에 매출 원가는 기록되지 않습니다. 대부분의 미국 주에서는 카드 판매 시 판매세가 징수되지 않습니다. 일반적으로 세금은 카드가 실제 상품에 사용될 때 적용되며, 카드 자체가 구매될 때는 적용되지 않습니다. (주마다 규칙이 다릅니다. CPA에게 관할권을 확인하십시오.)
이것은 환불 및 반품을 관리하는 것과 동일한 논리입니다. 당신의 장부는 돈이 어떻게 느껴졌는지를 기록하는 것이 아니라, 법적으로 무엇이 일어났는지를 기록합니다. 그리고 일어난 일은 고객이 현금을 건네주었고 당신이 차용증을 건네주었다는 것입니다.
수명 주기: 판매, 사용, 부분 사용
수익은 약속을 지키는 시점에 나타납니다. 명확하게 가상의 숫자로 전체 과정을 보여드리겠습니다.
12월 15일 — 카드 판매. 고객이 100달러짜리 기프트 카드를 구매합니다. 현금 100달러 증가, 기프트 카드 부채 100달러 증가. 당일 매출: 0달러.
1월 10일 — 부분 사용. 카드 소지자가 60달러짜리 스웨터를 구매하고 카드로 결제합니다. 이제 — 그리고 오직 이때 — 무언가를 얻게 됩니다:
- 차변: 기프트 카드 부채 — 60달러
- 대변: 판매 수익 — 60달러 (판매세 포함: 60달러 판매에 대해 다른 주문과 마찬가지로 세금을 징수하고 적립합니다)
- 재고가 마침내 이동했으므로 스웨터의 매출 원가를 기록합니다.
무엇이 일어나지 않았는지 주목하세요: 현금이 들어오지 않았습니다. 현금은 12월에 들어왔습니다. 사용은 12월에 들어온 현금이 마침내 "수익"이라는 이름을 얻게 되는 회계 이벤트입니다.
나머지는 그대로 남아 있습니다. 카드는 여전히 40달러를 보유하고 있으므로 40달러는 부채 계정에 남아 있습니다 — 몇 달 동안, 혹은 영원히 남아 있을 수 있습니다. 언제든지 기프트 카드 부채 잔액은 모든 미사용 카드에 대한 총 미사용 금액과 같아야 합니다. 그것이 회계사가 원하는 수치이며, 대부분의 매장이 생산하지 못하는 수치입니다.
이중 계산 실패 모드가 이제 쉽게 보입니다. 12월에 100달러의 수익을 기록하고 1월에 60달러의 수익을 기록했다면, 100달러 카드에 대해 160달러를 인식한 것입니다. 바쁜 4분기에 이를 곱하면 수천 달러만큼 소득 — 그리고 그에 대한 세금 — 을 과대 계상하게 됩니다.
| 이벤트 | 현금 | 기프트 카드 부채 | 매출 |
|---|---|---|---|
| 카드 판매 (100달러) | +$100 | +$100 | $0 |
| 60달러 사용 | $0 | −60달러 | +$60 |
| 이월 잔액 | — | $40 | — |
알아둘 만한 또 다른 복잡한 점이 있습니다. 주문이 기프트 카드로 부분적으로 결제되고 신용 카드로 부분적으로 결제되는 경우 — 40달러 카드 잔액과 비자 카드 110달러로 결제된 150달러 주문 — 수익은 150달러이고, 부채는 40달러 감소하며, 지급액에는 110달러만 표시됩니다. 이것이 바로 기프트 카드 사용이 많은 주간에 지급액이 매출 대비 "부족해" 보이는 이유입니다. 부족한 것이 아닙니다. 결제의 일부는 이미 지급받은 약속이었습니다.
스토어 크레딧: 동일한 부채, 두 가지 다른 출처
매장 크레딧은 일단 존재하면 기프트 카드와 정확히 똑같이 작동합니다: 그것은 당신이 보유하고 있는 고객의 돈이며, 부채 계정에 있으며, 사용 시 수익으로 전환됩니다. 다른 점은 그것이 어디에서 오는가 하는 것입니다 — 그리고 그것은 항목의 다른 면을 바꿉니다.
환불로 인한 매장 크레딧. 고객이 80달러 주문을 반품하고 현금 대신 크레딧을 발행합니다. 반품은 정상적인 방식으로 기록합니다 — 환불 및 반품 부수익 계정에 차변 — 하지만 현금이 나가는 것을 신용하는 대신, 80달러의 매장 크레딧 부채를 신용합니다. 계좌에서 현금이 빠져나가지 않았지만, 미래 상품에 대해 80달러를 빚지게 됩니다. (반품의 처리 수수료 및 판매세 부분은 다른 모든 환불과 마찬가지로 작동합니다 — 환불 및 반품 가이드에서 네 가지 모두를 다룹니다.)
선의의 스토어 크레딧. 배송이 지연되어 20달러의 "미안함" 크레딧을 발행했습니다. 취소할 원본 판매가 없으므로 이는 매출 취소가 아니라 고객 유지 비용입니다. 대부분의 상점에서는 프로모션 또는 고객 선의 비용 계정에 차변을 기록하고 스토어 크레딧 부채에 20달러를 대변으로 기록합니다. 귀하의 CPA는 약간 다른 처리를 선호할 수 있지만 원칙은 동일합니다. 선의 크레딧은 마케팅 비용이지 판매 조정이 아닙니다.
다른 출처, 동일한 목적지. 두 크레딧 모두 기프트 카드와 동일한 부채 계층에 속하며, 둘 다 사용될 때 수익으로 전환되고, 둘 다 추적 가능해야 합니다. 왜냐하면 "미결제 스토어 크레딧이 얼마나 되는가?"는 대출 기관, 구매자 또는 감사인이 결국 묻게 될 질문이기 때문입니다.
미사용 잔액: 돌아오지 않는 돈 (CPA와 상의하세요)
일부 비율의 기프트 카드와 크레딧은 절대 사용되지 않습니다. 카드가 분실되거나, 잔액이 잊혀지거나, 3.17달러의 잔액이 버려집니다. 회계사들은 이를 미사용분이라고 부르며, 기프트 카드 회계에서 즉흥적으로 처리해서는 안 되는 유일한 부분입니다.
매장 주인 수준에서 알아야 할 두 가지:
- 미사용분은 결국 수입이 됩니다 - 즉흥적으로가 아니라 일정에 따라. 현재 미국 GAAP에 따라 미사용분을 합리적으로 추정할 수 있는 회사는 카드가 사용될 때 비례적으로 인식하고, 다른 회사는 사용이 희박해질 때까지 기다립니다. 카드가 오래되어 보인다고 해서 부채를 즉시 수입으로 전환할 수는 없습니다.
- 일부 주에서는 돈을 원합니다. 여러 주의 미청구 재산(에스케이트먼트) 법률에 따라 휴면 기간 후 사용되지 않은 잔액을 주에 인계해야 할 수 있습니다. 귀하의 카드가 해당되는지는 귀하의 주와 프로그램이 어떻게 구성되었는지에 따라 달라집니다.
실질적인 결론: 부채 잔액을 정확하게 유지하고 CPA가 미사용분 정책을 설정하도록 하십시오. 카드 발행, 사용, 연령별 미결제 데이터를 CPA에게 제공하면 CPA가 인식 규칙을 처리할 것입니다. 이것은 전적으로 "CPA와 확인" 영역에 속하며, 이 게시물은 세금 자문이 아닙니다.
Shopify 및 WooCommerce에서의 흐름
이론은 플랫폼에 구애받지 않습니다. 혼란은 플랫폼별입니다.
Shopify
Shopify의 보고서는 이 분할을 올바르게 처리하며, 이는 사람들을 놀라게 합니다. 기프트 카드 판매는 판매 보고서에서 제외되고 재무 요약에서 별도로 추적되는 반면, 사용은 주문의 결제 수단으로 표시됩니다. 즉, Shopify는 이미 카드 판매를 "판매가 아님"으로, 사용을 결제 수단으로 간주합니다. 이는 귀하의 장부가 필요한 모델과 동일합니다.
문제가 발생하는 곳은 다운스트림입니다. 카드 구매 대금은 판매일에 지급금으로 입금되지만, "판매"는 사용일에 보고서에 표시되며, 현금이 이동하지 않는 결제 수단으로 일부 지급됩니다. Shopify는 또한 환불 옵션 및 고객 잔액으로 스토어 크레딧을 기본적으로 발행하여 추적해야 할 두 번째 부채 흐름을 추가합니다. Shopify 데이터를 QuickBooks에 게시하는 것이 카드 네트워크 결제와 기프트 카드 결제를 구별하지 못하면, 귀하의 수입과 지급금이 양방향으로 동시에 불일치하게 됩니다.
WooCommerce
WooCommerce에는 기본 선물 카드 시스템이 없으므로 회계 처리는 사용하는 확장 프로그램에 전적으로 달려 있습니다. PW Gift Cards, YITH, Advanced Coupons의 선물 카드 및 스토어 크레딧 도구가 가장 많이 볼 수 있는 이름입니다. 귀사의 장부에 중요한 구현 세부 정보는 다음과 같습니다. 플러그인이 사용된 카드를 결제 수단으로 처리하는지 또는 쿠폰으로 처리하는지 여부입니다.
이 차이는 미용적인 것이 아닙니다. 쿠폰 스타일의 사용 처리는 60달러 스웨터 주문을 할인된 판매로 기록합니다. 즉, 수익은 감소하고 부채는 건드리지 않아 소득을 과소평가하고 선물 카드 부채를 장부에 영원히 남겨둡니다. 결제 스타일의 사용 처리는 카드를 대금으로 하여 전체 수익을 기록하며, 이것이 실제로 발생한 일입니다. 선물 카드 플러그인이 사용 처리를 쿠폰으로 모델링하는 경우, 장부 기록에는 모든 사용 처리에 대해 수동 조정 항목이 필요하거나, 매달 숫자가 조금씩 달라집니다. (특히 Advanced Coupons는 스토어 크레딧을 단순한 쿠폰 코드가 아닌 적절한 고객 잔액으로 추적하므로 부채 모델에 훨씬 더 깔끔하게 매핑됩니다.)
QuickBooks에서의 모든 처리
QuickBooks Online에서는 전체 시스템이 아직 없을 가능성이 높은 계정 하나에 달려 있습니다. 바로 "선물 카드 및 스토어 크레딧 부채"와 같은 이름의 기타 유동 부채 계정입니다. 일부 매장에서는 이를 분할하여 선물 카드용 계정 하나, 환불 크레딧용 계정 하나, 호의 크레딧용 계정 하나를 사용하므로 대차 대조표에 출처가 별도로 표시됩니다. 전자 상거래용 계정 템플릿은 새로 설정하는 경우 부채 구조를 포함합니다.
그러면 세 가지 흐름은 다음과 같이 매핑됩니다.
- 카드 또는 크레딧 발행 → 부채 계정에 입금되는 판매 영수증 / 분개 라인. 소득 계정에는 절대 넣지 마세요.
- 카드 사용 → 주문은 전체 수익으로 게시되며, 부채를 차감하는 선물 카드 결제 라인이 있어 영수증은 실제로 받은 현금과 균형을 이룹니다.
- 월말 확인 → 부채 계정 잔액은 플랫폼별 미결제 카드 및 크레딧 잔액과 일치해야 합니다. 일치하지 않으면 상위 시스템에서 사용 처리를 할인으로 게시하거나 카드 판매를 소득으로 게시하는 것입니다.
이 세 번째 단계는 설정의 정직한 테스트입니다. "선물 카드를 처리한다"고 생각하는 대부분의 매장은 처음 실행할 때 실패합니다.
대량 거래 시 부채의 정직성 유지
연간 선물 카드 10개 정도는 손으로 분개할 수 있습니다. 4분기 물량 — 수백 개의 카드, 부분 사용, 분할 결제, 환불 크레딧, 호의 크레딧이 동시에 이동하는 경우 — 수동 항목은 장부 기록 작업이 아니라 오류의 고정된 원인이 됩니다. 이것은 동기화 소프트웨어가 올바르게 모델링하거나 조용히 오류를 일으키는 문제 범주입니다.
또한 솔직히 말해서 모든 도구가 처리하지 못하는 이점입니다. LedgerPort는 기프트 카드와 매장 크레딧을 수입이 아닌 부채 이동으로 취급하며, Shopify 또는 WooCommerce에서 QuickBooks로 주문이 동기화될 때 자동으로 부채 계정으로 발행하고 상환합니다. 이는 엔터프라이즈 플랜 기능입니다. 이 기능이 필요한 스토어는 실제 기프트 카드 물량을 처리하는 스토어이기 때문입니다. 귀하가 해당된다면 위의 섹션에서 월말 확인은 단순히 일치하는 숫자가 됩니다.
그보다 이전이라면 기본 사항부터 시작하십시오. 부채 계정을 만들고, 카드 판매를 수입으로 기록하는 것을 중단하고, 월말 마감에 미결제 잔액 확인을 포함하십시오. 지급, 수수료, 매출 원가 및 그 안에서 기프트 카드가 차지하는 위치를 포함하는 더 넓은 시스템은 전자 상거래 회계에 대한 전체 가이드에서 다룹니다.
어느 쪽이든 12월의 9,000달러는 실제 돈이며 실제 승리입니다. 단지 12월의 수익이 아닐 뿐입니다. 1월과 2월의 수익이며, 고객이 다시 방문하여 수집할 때마다 지키는 약속입니다.
