전자상거래에서 환불 및 반품 회계 처리 방법

환불은 마이너스 판매가 아닙니다. 그것은 하나의 트렌치코트를 입은 네 개의 별도 회계 이벤트입니다.

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1월 둘째 주입니다. 4분기는 역사상 최고의 분기였습니다. 12월 한 달 매출이 작년 상반기 전체 매출보다 많았습니다. 그러다 반품 기간이 시작되었습니다.

이제 환불이 쏟아지고 있고, 장부가 말이 되지 않습니다. 지급액이 매출액보다 눈에 띄게 적습니다. 처리하는 환불의 절반은 12월 주문에 대한 것입니다. 이미 마감되었다고 생각했던 달입니다. 그리고 계좌에서 빠져나간 금액과 고객에게 환불한 금액을 합산하면, 원래 판매에 대한 처리 수수료가 어디론가 사라진 것처럼 보이기 때문에 숫자가 맞지 않습니다.

이것을 보고 무언가를 잘못했다고 생각하셨다면, 그렇지 않습니다. 여러분은 전자상거래에서 환불을 어떻게 회계 처리해야 하는지 아무도 가르쳐주지 않았다는 것을 발견했을 뿐입니다. 그리고 거의 모든 사람이 처음에 생각하는 직관적인 접근 방식은 특정하고 수정 가능한 방식으로 잘못되었습니다.

직관을 명확하게 표현하자면 다음과 같습니다. "환불은 단순히 마이너스 판매입니다. 그것을 빼고 계속 진행하세요."

그것은 거짓말입니다. 고객의 경험은 대칭적이므로(돈이 들어오고 나가는 것) 올바르게 느껴집니다. 하지만 여러분의 장부는 고객의 경험을 기록하는 것이 아닙니다. 그것은 네 개의 별도 재무 이벤트를 기록하고 있으며, 환불은 각 이벤트를 다르게 취소합니다. 일부는 완전히, 일부는 부분적으로, 그리고 하나는 전혀 취소되지 않습니다.

전자상거래 환불 회계 처리 방법: 하나의 환불, 네 개의 원장

명확하게 가상의 주문으로 구체화해 보겠습니다.

12월에 고객이 총 120달러에 재킷을 구매했습니다. 제품 가격 112달러, 판매세 8달러입니다. 판매 시 프로세서에서 3.50달러의 처리 수수료가 부과되었습니다. 재킷의 도매가는 45달러였으며, 이는 매출 원가로 기록되었습니다.

1월에 고객이 반품합니다. 실제 장부에서 처리해야 할 내용은 다음과 같습니다.

1. 수익: 매출 차감, 삭제된 소득 아님

첫 번째 본능은 원래 판매를 삭제하거나 줄이는 것일 수 있습니다. 그렇게 하지 마세요. 12월 판매는 실제로 발생했습니다. 그것을 삭제하면 총 매출 수치, 환불율 가시성 및 감사 추적이 손상됩니다.

대신, $112는 소득 아래에 위치하며 차변 잔액을 갖는 "환불 및 반품" 또는 "판매 반품 및 할인"이라고 하는 역매출 계정에 기록됩니다. 총 매출은 그대로 유지되고, 환불은 자체 항목으로 표시되며, 순매출은 그 차이입니다. 이제 귀하의 매장이 $112의 매출과 $112의 반품을 기록했음을 알 수 있으며, 이는 "아무 일도 일어나지 않음"이라는 정보와는 매우 다른 정보입니다.

2. 처리 수수료: 돌아오지 않는 돈

이것이 대부분의 1월 정산을 어렵게 만드는 부분입니다. Shopify Payments를 포함한 대부분의 결제 처리업체는 고객에게 환불할 때 처리 수수료를 반환하지 않습니다.

따라서 고객은 $120 전액을 돌려받지만, 12월의 $3.50 수수료 비용은 그대로 남습니다. 상계 분개는 필요 없으며, 수수료는 단순히 실제 비용으로 장부에 남습니다. 이는 모든 환불이 조용히 비용을 발생시키며, 환불이 많은 주간의 지급액은 "매출 마이너스 환불" 예측보다 적을 수 있음을 의미합니다. 그 차이는 오류가 아닙니다. 수수료입니다.

3. 판매세: 부채 취소, 소득 아님

$8의 판매세는 귀하의 돈이 아니었습니다. 이를 징수했을 때, 이는 판매세 부채 부채 계정으로 들어갔습니다. 귀하는 주를 대신하여 이를 보유하고 있었습니다.

주문을 환불할 때 해당 부채는 취소되어야 합니다. 판매세 부채 $8 차변, 더 이상 빚지지 않음. 이 단계를 건너뛰면 더 이상 존재하지 않는 판매에 대한 세금을 납부하게 됩니다. 주에서는 그 돈을 돌려주는 데 관대하지 않으므로, 처음부터 보내지 않는 것이 훨씬 좋습니다.

4. 재고 및 매출 원가: 상품이 재판매 가능한 상태로 돌아온 경우에만 해당

재킷이 재판매 가능한 상태로 돌아오면 비용 측면을 취소합니다. 재고 $45 차변, 매출 원가 $45 대변. 재킷은 다시 자산이 됩니다.

손상되거나 착용되었거나 전혀 돌아오지 않으면 취소하지 않습니다. $45는 해당 거래의 실제 비용으로 매출 원가에 그대로 유지됩니다. 이는 소프트웨어가 완전히 결정할 수 없는 판단이므로, 반품 프로세스에 장부 기록에 반영되는 "재판매 가능 여부" 확인 단계가 필요한 이유입니다.

재킷이 재판매 가능한 상태라고 가정할 때, $120 반품에 대한 전체 그림은 다음과 같습니다.

부분	계정	차변	대변
매출	환불 및 반품 (역매출)	$112.00
판매세	판매세 부채	$8.00
현금 지출	결제 처리업체 정산 계정		$120.00
재고	재고	$45.00
매출 원가	매출 원가		$45.00

그리고 수수료는요? 이 분개에는 어디에도 없습니다. 원래 $3.50는 12월에 그대로 두었던 곳에 그대로 있습니다. 순 결과: 현금 $120을 잃었고, 수수료 $3.50를 영원히 잃었으며, 재킷 $45를 돌려받았습니다. 이것이 실제 환불 하나입니다.

[이미지: 하나의 환불이 네 개의 화살표로 나뉘는 다이어그램 - 매출, 수수료, 판매세, 재고 - 각각 다른 계정에 안착함]

1월에 발생하는 특별한 경우

깔끔한 네 부분 버전은 단일 품목 주문에 대한 전체 환불을 다룹니다. 실제 1월은 더 복잡합니다. 전자상거래 매장이 실제로 직면하는 반품 회계 처리입니다.

부분 환불

$120 주문 중 $40를 환불하면 모든 부분이 비례적으로 조정됩니다. 부분 역매출, 부분 판매세 취소 - 재고는 일반적으로 전혀 움직이지 않습니다. 부분 환불은 일반적으로 고객이 상품을 보유했음을 의미하기 때문입니다. 배송 지연에 대한 $40 보상 환불은 매출, 세금 및 현금에 영향을 미칩니다. 매출 원가에는 영향을 미치지 않습니다.

기간 경과 환불: 12월 판매, 1월에 환불

이것이 1월의 도서 판매가 "중단"되는 가장 큰 단일 이유입니다. 판매는 12월에 발생하고 환불은 1월에 발생합니다. 서로 상쇄하기 위해 12월을 다시 열지 마세요. 환불은 1월의 이벤트이며 1월의 부채 수익으로 기록됩니다.

결과: 1월의 순수익은 12월 판매 없이 12월의 반품 물량을 부담하기 때문에 나빠 보입니다. 이것은 회계 오류가 아닙니다. 그것은 현실이며, 그것을 명확하게 보는 것이 요점입니다. 또한 12월 수치가 최종적으로 유지한 금액을 약간 과대평가한다는 의미이기도 합니다. 4분기 총매출을 기준으로 1월 재고에 대한 베팅을 하기 전에 기억할 가치가 있습니다.

결제 거부 대 환불

결제 거부는 태도가 다른 환불이 아닙니다. 그것은 다른 메커니즘입니다. 고객의 은행이 카드 처리업체를 통해 돈을 다시 가져가며, 일반적으로 그 위에 분쟁 수수료가 부과됩니다 (환불 자체와 달리, 승소해야만 돌려받을 수 있으며), 이 모든 것이 몇 주 동안 해결되지 않은 상태로 남아 있을 수 있습니다.

결제 거부를 환불에 묶지 말고 별도의 계정으로 처리하세요. 수수료 메커니즘이 다르고, 시기가 다르며, 증가하는 결제 거부율은 볼 수 있어야 하는 운영상의 경고 신호입니다.

전체 분쟁 수명 주기와 손실 대 승리에 대한 정확한 항목은 결제 거부 회계 가이드를 참조하십시오.

취소는 다시 세 번째 유형이 되며, 동기화 소프트웨어가 차이점을 어떻게 모델링하는지 살펴보는 것이 좋습니다. LedgerPort에서는 "취소된 주문에 대한 QB 주문 취소" 설정이 이미 동기화된 주문이 취소될 때 QuickBooks 거래를 취소합니다. 삭제나 환불이 아닌 취소이므로 감사 추적을 위해 기록이 유지되고 수익은 차감됩니다. 동기화되기 전에 취소된 주문은 단순히 건너뜁니다. 대조적으로 환불은 항상 원본 판매에 대한 연결된 취소 문서를 생성합니다. 현금 환불 대신 상점 크레딧을 발행하는 경우 이는 네 번째 이벤트입니다. 기프트 카드 및 상점 크레딧은 수익이 아닌 부채로 기록됩니다. 이는 위에서 언급한 판매세와 동일한 논리가 상품에 적용된 것으로, 현재 귀하가 부담해야 하는 상품입니다.

재입고 수수료

10%의 재입고 수수료를 부과하는 경우, 120달러 주문에 대해 108달러를 환불하지만, 부채 수익 항목은 여전히 전체 제품 금액을 기준으로 합니다. 귀하가 보유한 12달러는 자체 소득 항목(재입고 수수료 소득)으로 기록되거나 환불 감소로 기록됩니다. 어느 쪽이든, "충분히 비슷하다"는 환불 금액으로 조용히 사라지게 하지 마세요. 왜냐하면 환불 총액과 현금 지급 총액이 일치하는지 여부를 확인하는 데 차이가 있기 때문입니다.

체계를 유지하는 방법

1월에 환불 회계를 한 번에 하나씩 수정하는 것이 아닙니다. 한 번 설정하면 구조로 수정합니다. 세 가지 구성 요소:

전용 부채 수익 계정. 환불이 현재 수익 라인을 보이지 않게 줄이고 있다면, 소득 아래에 "환불 및 반품"을 만들고 모든 환불을 그곳으로 보내세요. 귀하의 손익 계산서는 즉시 환불율을 알려주기 시작합니다. 대부분의 상점 주인은 그 숫자에 놀랍니다.

월별 환불 요약 항목. 환불마다 4가지 분개 항목이 필요하지는 않습니다. 필요한 것은 각 월의 환불을 수익, 세금, 재고의 4가지 항목에 걸쳐 정확하게 요약하는 것입니다. 수수료는 그대로 두어 월별로 독립적으로 처리할 수 있습니다. 이것이 기간 간 환불이 문제가 되지 않는 이유이기도 합니다. 1월의 요약에는 단순히 12월의 반품이 포함됩니다.

환불을 예상하는 지급액 일치. 반환되지 않은 수수료 때문에 환불이 많은 지급액은 판매액에서 환불액을 뺀 금액과 절대 일치하지 않습니다. 조정 프로세스에서는 각 지급액을 판매, 환불, 수수료로 나누어 은행 입금액과 비교해야 합니다. 전체 방법은 QuickBooks에서 Shopify 지급액 조정하기 가이드에 나와 있습니다. 연말 전에 이 구조를 갖추면 세금 신고 시즌이 고고학 프로젝트가 되지 않습니다. Shopify 스토어를 위한 세금 준비 체크리스트는 정리된 환불 데이터가 얼마나 유용한지 보여줍니다.

자동화가 처리하는 부분

위의 모든 것은 수동으로 할 수 있습니다. 또한 소프트웨어가 처리해야 하는 반복적이고 동시에 4가지 작업을 수행하는 것과 정확히 일치하므로 동기화 도구가 유용합니다.

LedgerPort의 환불 처리는 Shopify 및 WooCommerce 스토어에 대해 이 구조를 자동으로 적용합니다. 환불은 판매를 덮어쓰는 대신 역분개 수익 계정에 게시되고, 판매세 취소는 환불별로 계산되며, 반환되지 않은 처리 수수료는 별도로 유지되어 지급액이 일치하고, 기간 간 환불은 마감된 장부에 영향을 주지 않고 올바른 월에 처리됩니다. Scale 요금제에서는 수수료와 환불이 이미 분리된 지급액 분개가 제공됩니다. 가격은 무료부터 시작하며, 유료 요금제는 월 25달러부터 시작하고 14일 환불 보장 정책이 있습니다.

QuickBooks 측은 회계사가 수동으로 하는 작업을 반영합니다. 송장으로 동기화되는 주문에는 원본 송장에 연결된 신용 메모가 있고, 판매 영수증으로 동기화되는 주문에는 원본 판매에 연결된 환불 영수증이 있습니다. 어느 쪽이든 원본 12월 거래는 그대로 유지됩니다. 이는 위의 4가지 항목 구조에서 "판매 삭제 금지" 규칙을 소프트웨어가 적용한 것과 정확히 일치합니다. 부분 환불은 환불된 금액에 대해서만 거래를 생성하며, Shopify에서 환불된 금액과 일치하도록 항목, 세금 및 배송이 분리됩니다.

활성화는 설정 한 번으로 가능합니다. 동기화 구성 » 주문에서 환불됨, 부분 환불됨 또는 둘 다를 결제 상태 트리거로 선택하세요.

의존하기 전에 알아야 할 몇 가지 정직한 절충안이 있습니다. 환불은 이미 QuickBooks에 있는 주문에만 첨부될 수 있습니다. 원본 판매가 동기화되지 않았다면, 먼저 주문을 동기화할 때까지 환불은 적용될 대상이 없습니다. 발행된 후 Shopify에서 환불이 편집되면 동기화된 금액이 잘못 전달될 수 있으며, 다시 푸시할 때까지는 그렇습니다. 두 환불 트리거가 모두 활성화되지 않은 경우 환불은 동기화에서 완전히 제외되며 QuickBooks 잔액은 Shopify에서 조용히 벗어납니다. 이 중 어느 것도 책을 다시 만드는 문제는 아닙니다. 하나가 누락되면 특정 주문을 수동으로 다시 동기화하면 LedgerPort가 누락된 환불 거래를 생성합니다.

WooCommerce: 환불은 게이트웨이별 처리 방식입니다.

위의 이야기는 Shopify 버전입니다. WooCommerce에서는 환불이 그 자체로 1급 동기화 엔티티입니다. LedgerPort 플러그인은 전용 refund.created 웹훅을 등록하므로 환불 발행은 주문 편집에서 추론되는 대신 자체 동기화 이벤트를 트리거합니다. 또한 다른 게이트웨이가 환불을 다르게 정산하기 때문에 환불 동기화는 동기화 구성 » 결제에서 게이트웨이별로 구성됩니다. LedgerPort가 스토어에서 감지하는 각 결제 게이트웨이에는 자체 환불 가능 토글, 자체 청산 계정 및 자체 환불 참조 번호(접두사/접미사 형식 또는 WooCommerce 환불 ID)가 있으므로 QuickBooks의 모든 환불은 이를 생성한 정확한 스토어 이벤트로 추적됩니다.

운영상의 이점은 검증입니다. 수동 동기화 페이지의 결제 탭은 텍스트 검색을 결제 게이트웨이 및 동기화 상태의 두 드롭다운 필터로 대체하므로 "아직 QuickBooks에 도달하지 않은 모든 Stripe 결제"는 두 개의 드롭다운 쿼리입니다. 환불이 많은 주간에 반대 수익 흐름이 실제로 각 게이트웨이에 대해 실행되었는지 확인하는 데 사용되는 것도 동일한 필터 쌍입니다. 그렇지 않으면 그렇게 가정하는 대신.

한 가지 정직한 주의사항: 어떤 도구도 반품된 재킷을 판매할 수 있는지 여부를 알려줄 수 없습니다. 재고 부분은 반품 데스크에서 여전히 사람의 결정이 필요합니다. 자동화가 제거하는 것은 그 결정 이후의 모든 것입니다.

환불은 결코 즐겁지 않습니다. 그것이 목표가 아닙니다.

이 모든 것에 대한 비극적 진실은 다음과 같습니다. 완벽한 장부에도 불구하고 1월 환불은 여전히 ​​고통스럽습니다. 최고의 분기 수익을 반환하고, 처리 수수료를 부담하고, 환불 물결이 지나가는 동안 순수익이 감소하는 것을 지켜봐야 합니다.

달라지는 것은 그 고통이 읽을 수 있게 된다는 것입니다. 지급액이 일치합니다. 세금 책임이 올바릅니다. 12월은 그대로 유지됩니다. 환불율은 배에 오는 나쁜 느낌 대신 보고서의 숫자가 됩니다. 환불은 위기에서 지루한 것으로 바뀌며, 장부 관리에서 지루한 것은 전체 목표입니다.

1월 매출이 이 게시물 상단의 예시처럼 줄어드는 지급액, 12월 환불이 1월까지 이어지는 문제, 누락된 수수료 등으로 어려움을 겪고 있다면, 4단계 구조가 해결책입니다. 다음 환불 물결이 오기 전에 이를 실행할 수 있습니다. LedgerPort로 무료 체험을 시작하고 다음 환불을 올바르게 처리하도록 하세요 →