Účtování dárkových karet pro e-commerce: Závazek k výnosům

Váš nejlepší měsíc s dárkovými kartami je ten, ve kterém se v účetnictví nejjednodušeji udělá chyba – protože žádné z těchto peněz ještě nejsou výnosy.

---

Je 23. prosince a váš obchod právě ukončil svůj nejlepší prodej dárkových karet v historii: za tři týdny se prodaly karty v hodnotě 9 000 $. Peníze jsou na vašem bankovním účtu. Váš dashboard vypadá skvěle. Měsíc uzavíráte s pocitem, že prosinec nesl celý rok.

Pak se leden stane dvakrát. Zaprvé, přicházejí uplatnění – objednávky částečně nebo plně zaplacené těmito kartami, expedice skutečných zásob, zatímco platby zůstávají podivně malé. Zadruhé, váš účetní položí otázku, na kterou neumíte odpovědět: „Kolik z prosincových příjmů tvořily dárkové karty a kolik z nich bylo uplatněno?“ Pokud jste 9 000 $ započítali jako prosincové tržby a objednávky v lednu počítáte jako lednové tržby, uznali jste tytéž peníze dvakrát – a nadhodnotili jste příjmy v již uzavřeném roce.

Intuice, která to způsobuje, je jednoduchá a zdá se neprůstřelná: „Peníze dorazily na můj bankovní účet, takže je to prodej.“

To je lež v centru účtování dárkových karet. Peníze dorazily, ale žádný produkt neodešel. Co jste vlastně prodali, byl slib – a ve vašem účetnictví slib, který jste ještě nesplnili, není výnos. Je to dluh.

Účtování dárkových karet v jedné větě: Prodali jste slib

Když si zákazník koupí dárkovou kartu v hodnotě 100 $, nekoupil si zboží. Předplatil si zboží, které si vybere později. Dokud si ho nevybere, dlužíte mu zboží v hodnotě 100 $ – což z 100 $ činí závazek na vašem rozvaze, nikoli výnos na vašem výkazu zisku a ztráty.

Účetní zápis v okamžiku prodeje:

• Má dáti: Hotovost (nebo zúčtovací účet vašeho zpracovatele plateb) — 100 $
• Dal: Závazek z dárkových karet (účet ostatních krátkodobých závazků) — 100 $

Účet výnosů není dotčen. Náklady na prodané zboží se nezaznamenávají, protože se žádné zboží nepohybovalo. Ve většině států USA se při prodeji karty neúčtuje žádná daň z obratu – daň se obecně uplatňuje, když je karta utracena za skutečné produkty, nikoli když je karta samotná zakoupena. (Pravidla se liší stát od státu; ověřte si svou jurisdikci u svého daňového poradce.)

Toto je stejná logika, která řídí vrácení peněz a vrácené zboží: vaše účetnictví nezaznamenává, jak se peníze cítily – zaznamenává, co se legálně stalo. A to, co se stalo, je, že vám zákazník předal hotovost a vy jste mu dali IOU.

Životní cyklus: Prodej, uplatnění, částečné uplatnění

Výnosy se objeví v okamžiku, kdy splníte slib. Zde je celý oblouk s jasně fiktivními kulatými čísly.

15. prosince — karta se prodává. Zákazník si koupí dárkovou kartu v hodnotě 100 $. Hotovost navýšena o 100 $, Závazek z dárkové karty navýšen o 100 $. Tržby za den: 0 $.

10. ledna — částečné uplatnění. Držitel karty si koupí svetr za 60 $ a zaplatí kartou. Nyní — a teprve nyní — jste něco vydělali:

• Má dáti: Závazek z dárkové karty — 60 $
• Dal: Tržby z prodeje — 60 $ (plus daň z prodeje: vyberte a zaúčtujte daň z prodeje za 60 $ tak, jako byste to udělali u jakékoli objednávky)
• Zaznamenejte cenu prodaného zboží za svetr, protože zásoby se konečně pohnuly.

Všimněte si, co se nestalo: nepřišla žádná hotovost. Hotovost přišla v prosinci. Uplatnění je účetní událost, při které prosincová hotovost konečně dostane název „tržby“.

Zbytek tam prostě sedí. Karta má stále zůstatek 40 $, takže 40 $ zůstává na účtu závazků — možná na měsíce, možná navždy. Váš zůstatek závazku z dárkové karty by v jakémkoli okamžiku měl odpovídat celkové nevyužité hodnotě na každé vydané kartě. To je číslo, které váš účetní chce, a je to číslo, které většina obchodů nedokáže vyprodukovat.

Režim selhání dvojího započítání je nyní snadno viditelný. Pokud jste v prosinci zaúčtovali 100 $ tržeb a v lednu 60 $ tržeb, uznali jste 160 $ z karty v hodnotě 100 $. Vynásobte to rušným 4. čtvrtletím a budete mít nadhodnocený příjem — a daň z něj — o tisíce.

Událost	Hotovost	Závazek z dárkové karty	Výnosy
Karta prodána (100 $)	+$100	+$100	$0
Uplatněno 60 $	$0	−60 $	+$60
Přenášený zůstatek	—	$40	—

Ještě jedna vráska, kterou stojí za to znát: když je objednávka zaplacena částečně dárkovou kartou a částečně kreditní kartou — objednávka za 150 $ zaplacená zůstatkem karty 40 $ plus 110 $ na Visa — tržby činí 150 $, závazek klesne o 40 $ a ve vaší výplatě se objeví pouze 110 $. To je přesně důvod, proč týdny s vysokým podílem dárkových karet způsobují, že výplaty vypadají „krátké“ oproti prodejům. Nejsou krátké. Část platby byla slibem, za který jste již byli zaplaceni.

Kredit obchodu: Stejný závazek, dva různé zdroje

Kredit obchodu se po svém vzniku chová přesně jako dárková karta: jsou to peníze zákazníka, které držíte, nachází se na účtu závazků a při uplatnění se převádí na tržby. Co se liší, je jeho původ — a to mění druhou stranu zápisu.

Kredit obchodu z vrácení peněz. Zákazník vrátí objednávku za 80 $ a vy místo hotovosti vydáte kredit. Vrácení zaúčtujete obvyklým způsobem — jako má dáti účet proti-tržeb Vrácení a návratky — ale místo připsání hotovosti, kterou jste vydali, připíšete na účet Závazek z kreditu obchodu 80 $. Z vašeho účtu neodešla žádná hotovost, ale nyní dlužíte budoucí zboží v hodnotě 80 $. (Poplatky za zpracování a daň z prodeje z vrácení se stále chovají tak, jak se chovají u jakéhokoli vrácení peněz — průvodce vrácením a návratky prochází všechny čtyři.)

Dobropis z dobré vůle. Zásilka dorazila pozdě a vy vystavíte „omlouvací“ dobropis ve výši 20 $. Neexistuje žádný původní prodej, který by bylo možné zrušit, takže se nejedná o protipříjem – je to náklad na udržení zákazníka. Většina obchodů zaúčtuje propagační nebo zákaznický dobropis jako náklad a připíše 20 $ na účet Závazky z dobropisů. Váš účetní může preferovat mírně odlišné řešení, ale princip zůstává: dobropis z dobré vůle je marketingový náklad, nikoli úprava prodeje.

Různé zdroje, stejný cíl. Oba dobropisy spadají do stejné třídy závazků jako dárkové karty, oba se při utracení převedou na příjem a oba musí být sledovatelné – protože „kolik dobropisů je v oběhu?“ je otázka, kterou si nakonec položí věřitel, kupující nebo auditor.

Nevrácené peníze: Peníze, které se nikdy nevrátí (řešte s daňovým poradcem)

Určité procento dárkových karet a dobropisů nebude nikdy uplatněno. Karty se ztratí, zůstatky se zapomenou, zůstatky 3,17 $ se opustí. Účetní tomu říkají zlomkové příjmy (breakage) a je to jediná část účetnictví dárkových karet, kterou byste neměli improvizovat.

Dvě věci, které byste měli vědět na úrovni majitele obchodu:

1. Zlomkové příjmy se nakonec stanou příjmem – podle plánu, nikoli podle rozmaru. Podle současných US GAAP společnosti, které mohou přiměřeně odhadnout zlomkové příjmy, je uznávají proporcionálně s uplatněním karet; jiné čekají, dokud se uplatnění nestane nepravděpodobným. Nemůžete jednoduše převést závazek na příjem jen proto, že karta vypadá zastarale.
2. Některé státy chtějí peníze. Zákony o nevyzvednutém majetku (escheatment) v řadě států mohou vyžadovat, aby nevyzvednuté zůstatky byly po období nečinnosti předány státu. Zda se na vaše karty vztahují, závisí na vašem státě a na tom, jak je program strukturován.

Praktický závěr: udržujte zůstatek závazků přesný a nechte svého účetního stanovit politiku pro zlomkové příjmy. Přineste mu data – vydané, uplatněné a neaktivní karty podle stáří – a on se postará o pravidla uznávání. Toto je plně v oblasti „ověřit si u svého účetního“ a tento příspěvek není daňovým poradenstvím.

Jak to funguje na Shopify a WooCommerce

Teorie je nezávislá na platformě. Chaos je specifický pro platformu.

Shopify

Přehledy Shopify správně zpracovávají rozdělení, což lidi překvapuje: prodeje dárkových karet jsou vyloučeny z přehledů prodejů a sledovány samostatně ve finančních souhrnech, zatímco uplatnění se zobrazují jako způsob platby u objednávek. Jinými slovy, Shopify již považuje prodej karty za „ne prodej“ a uplatnění za platidlo – stejný model, který potřebujete ve své účetní evidenci.

Kde to jde špatně, je v navazujících krocích. Hotovost z nákupu karty se objeví ve vašem výplatním zůstatku v den prodeje, ale „prodej“ se v přehledech zobrazí v den uplatnění, částečně zaplacený platidlem, které nepohybuje žádnou hotovostí. Shopify také nativně vydává dobropisy – jak jako možnost vrácení peněz, tak jako zůstatky zákazníků – což přidává druhý proud závazků ke sledování. Pokud cokoli, co posílá vaše data ze Shopify do QuickBooks, nerozlišuje mezi platidlem dárkovou kartou a platidlem síťovou kartou, vaše příjmy a vaše výplaty se budou v obou směrech současně lišit.

WooCommerce

WooCommerce nemá nativní systém dárkových karet, takže účetnictví závisí výhradně na tom, jakou rozšíření používáte — PW Gift Cards, YITH a nástroje pro dárkové karty a kredity obchodu od Advanced Coupons jsou názvy, se kterými se setkáte nejčastěji. Detail implementace, na kterém záleží pro vaše účetnictví: zda plugin považuje uplatněnou kartu za platební metodu, nebo jako slevu.

Rozdíl není kosmetický. Uplatnění ve stylu slevy zaznamená objednávku svetru za 60 $ jako zlevněný prodej — snížené tržby, žádný závazek — což podhodnocuje příjem a ponechává závazek z dárkové karty ve vašich knihách navždy. Uplatnění ve stylu platby zaznamená plné tržby s kartou jako platidlem, což je to, co se skutečně stalo. Pokud váš plugin pro dárkové karty modeluje uplatnění jako slevy, vaše účetnictví potřebuje ruční opravnou položku pro každé uplatnění, jinak se vaše čísla každý měsíc o něco více odchýlí. (Advanced Coupons, zejména, sleduje kredity obchodu jako řádný zůstatek zákazníka spíše než jako pouhý slevový kód, což mnohem čistěji odpovídá modelu závazků.)

Kam to všechno směřuje v QuickBooks

V QuickBooks Online celý systém spočívá na jednom účtu, který pravděpodobně ještě nemáte: účet Ostatní krátkodobé závazky nazvaný něco jako „Závazky z dárkových karet a kreditů obchodu“. Některé obchody jej rozdělují — jeden účet pro dárkové karty, jeden pro refundace kreditů, jeden pro kredity za dobrou vůli — takže rozvaha zobrazuje zdroje odděleně. Náš šablona účetní osnovy pro e-commerce zahrnuje strukturu závazků, pokud ji nastavujete od začátku.

Poté se tři toky mapují takto:

1. Vydaná karta nebo kredit → prodejní doklad / účetní řádek připsaný na účet závazků. Nikdy na účet příjmů.
2. Karta uplatněna → objednávka se zaúčtuje při plných tržbách, s řádkem platby dárkovou kartou, který odpisuje závazek, takže účtenka stále odpovídá skutečně přijaté hotovosti.
3. Kontrola na konci měsíce → zůstatek účtu závazků by se měl rovnat zůstatkům nevyužitých karet a kreditů podle vaší platformy. Pokud tomu tak není, něco v předchozím kroku účtuje uplatnění jako slevy nebo prodeje karet jako příjmy.

Třetí krok je poctivým testem vašeho nastavení. Většina obchodů, které si myslí, že „zvládají dárkové karty“, jej při prvním provedení nesplní.

Udržování závazku poctivě při velkém objemu

Při deseti dárkových kartách ročně můžete toto všechno zaúčtovat ručně. Při objemu ve 4. čtvrtletí — stovky karet, částečná uplatnění, smíšené platby, refundace kreditů a kredity za dobrou vůli, které se všechny pohybují současně — se ruční zápisy přestanou být účetní úlohou a stanou se trvalým zdrojem chyb. Toto je kategorie problémů, kterou synchronizační software buď správně modeluje, nebo tiše rozbije.

Je to také, upřímně řečeno, výhoda, kterou ne každý nástroj zvládá. LedgerPort považuje dárkové karty a kredity obchodu za to, čím jsou — pohyby závazků, nikoli příjmy — automaticky vydává a proplácí z účtu závazků, jakmile se objednávky synchronizují ze Shopify nebo WooCommerce do QuickBooks. Jedná se o funkci plánu Enterprise, protože obchody, které ji potřebují, jsou ty, které zpracovávají skutečný objem dárkových karet; pokud jste to vy, měsíční kontrola v části výše se stane číslem, které se jednoduše shoduje.

Pokud jste v ranější fázi, začněte se základy: vytvořte účet závazků, přestaňte účtovat prodej karet jako příjem a zahrňte kontrolu nesplaceného zůstatku do svého měsíčního uzávěru. Širší systém — výplaty, poplatky, náklady na prodané zboží a kam dárkové karty mezi nimi zapadají — je popsán v našem úplném průvodci účetnictvím e-commerce.

V každém případě je prosincových 9 000 $ skutečnými penězi a skutečným vítězstvím. Jen to není prosincový příjem. Je to příjem lednový, únorový a příslib, který dodržíte, kdykoli se vaši zákazníci vrátí, aby si jej vyzvedli.