Příprava daní pro obchody Shopify: Co váš CPA skutečně potřebuje z vašich účtů

Je polovina ledna. Většinu soboty jste strávili organizováním. Exportovali jste souhrn financí Shopify. Stáhli jste si zprávu o zisku a ztrátě z QBO. Vytvořili jste složku, jasně ji označili a vše poslali svému CPA se zprávou „vše připraveno na tento rok“.

O dva týdny později vám zavolá váš CPA.

„Příjmy v QBO neodpovídají 1099-K z plateb Shopify. Vaše poplatky se neprojevují tak, jak bych očekával. Budu potřebovat několik hodin na vyřešení, než vůbec budu moci začít s vrácením daně.“

Faktura přijde o 700 $ vyšší, než bylo odhadnuto. Zaplatili jste více za to, že vám bylo řečeno, že vaše záznamy byly špatné, než kolik by stálo jejich opravení na začátku roku.

Předpoklad, který k tomu vedl: exportování vašich zpráv Shopify a poskytnutí přístupu k QBO vašemu CPA znamená přípravu daní – vy jste odvedli práci, oni se postarají o tu těžkou část. To je to přesvědčení. Je to také špatně. Příprava daní pro obchod Shopify není o tom mít dokumenty. Je to o tom mít dokumenty, které říkají správné věci. Standardní nastavení QBO téměř jistě nadhodnocuje příjmy, skrývá poplatky a daně z prodeje sedí na nesprávném účtu – a odeslání těchto dokumentů vašemu CPA nic z toho neopraví. Jen to znamená, že problémy najdou oni místo vás.

Proč váš 1099-K, vaše QBO a zůstatek na vašem účtu ukazují tři různá čísla

Když váš CPA otevře váš soubor, dívá se na tři čísla, která by měla všechna vyprávět stejný příběh o vašich příjmech ze Shopify – a téměř nikdy to nedělají.

Váš 1099-K z plateb Shopify ukazuje hrubé zpracované transakce – celkovou dolarovou hodnotu každé objednávky, kterou Shopify za rok zpracovala prostřednictvím svého platebního systému, před jakýmikoli odečty. Poplatky, refundace a daně z prodeje, které jste vybrali, jsou součástí tohoto čísla.

Váš účet příjmů v QBO ukazuje cokoli, co k němu bylo přiřazeno. Pro většinu obchodů se standardním nastavením je to čistý bankovní vklad – částka, kterou Shopify skutečně převedla po odečtení všeho.

Váš bankovní účet ukazuje čistou platbu: hrubé tržby mínus zpracovatelské poplatky, mínus refundace, mínus daně z prodeje, které Shopify shromáždila vaším jménem, někdy zahrnující jeden až čtrnáct dní objednávek v jednom převodu.

Tři čísla. Stejný byznys. Žádné z nich se neshoduje — a strukturálně by se nemělo, protože měří různé věci. Problém je, že váš soubor QBO musí vysvětlit rozdíl mezi všemi třemi. Bez tohoto vysvětlení je váš účetní nemůže vyrovnat — a IRS používá automatizovaný proces k označení daňových přiznání, kde přiznané příjmy jsou podstatně nižší než hrubá částka 1099-K. Rozdíl mezi těmito čísly je tam, kde se projeví skutečné náklady na neorganizované účetnictví Shopify, a většina majitelů to nevidí, dokud nepřijde oznámení.

5 věcí, které váš CPA skutečně potřebuje z vašich knih Shopify

Kontrolní seznam, který jste hledali, existuje — ale není to seznam věcí, které je třeba udělat v lednu. Je to seznam toho, co by měl váš soubor QBO již vykazovat každý měsíc v roce, aby mohl být čistě předán v době daní.

1. Zaznamenané hrubé příjmy, nikoli částka bankovního vkladu.

Vaše příjmové účty by měly odrážet to, co zákazníci zaplatili — hrubou prodejní částku, než si Shopify cokoli odečetl. Pokud vaše příjmy v QBO odpovídají vašim bankovním vkladům, příjmy jsou zaznamenávány čistě: poplatky již odečteny, vrácené částky již zohledněny, možná daně zahrnuty. To podhodnocuje tržby a činí náklady na poplatky neviditelnými.

Účetní pracující s čistou částkou příjmu z vkladu nemá způsob, jak zjistit, co jste skutečně prodali, kolik stálo zpracování prodejů, nebo zda je hrubá marže taková, jakou si myslíte. Oprava účtové osnovy pro toto je jediné strukturální rozhodnutí — zúčtovací účet, který propojuje hrubé příjmy a čisté vklady — které většina obecných nastavení QBO nikdy neudělá.

2. Poplatky rozdělené podle typu — nikoli sloučené do jednoho účtu.

Shopify vytváří tři odlišné typy poplatků, každý s jinou strukturou nákladů a jiným strategickým významem:

Sloučení všech tří do jediného účtu „Poplatky Shopify“ vytvoří číslo, které samo o sobě nic neznamená. Pokud hrubá marže vypadá nižší, než předpokládá váš cenový model, a poplatky jsou v jednom koši, není způsob, jak diagnostikovat proč — nebo zda by přepnutí platebních procesorů něco změnilo.

3. Vrácené částky zaznamenané ve správném účetním období.

Když zákazník vrátí objednávku, Shopify nevytvoří samostatnou bankovní transakci. Vrácená částka se odečte z další dostupné výplaty. Pokud tato výplata dorazí v dubnu, ale vrácení bylo zpracováno v březnu, peněžní efekt nastal v dubnu — a účetní záznam tam patří, ne v březnu.

Zaúčtování refundací k původnímu datu objednávky vytváří časový nesoulad: příjmy za březen klesají, ale březnové bankovní vyrovnání se stále nevyrovná, protože peníze se v březnu nepohybovaly. Tyto nesoulady se hromadí měsíc co měsíc. Do konce roku je váš účetní rozplétá dvanáct. Kompletní časově správné řešení je v naší příručce k účetnictví pro refundace a vrácení zboží.

4. Prodejní daň zaznamenaná jako závazek, nikoli příjem.

Ve většině států USA je Shopify zprostkovatelem tržiště – shromažďuje daň z prodeje od zákazníků a odvádí ji přímo státním orgánům. Vy s těmito penězi nikdy nepřijdete do styku. Nepatří vašemu podnikání. Objednávka v hodnotě 97 USD, kde 7 USD je daň vybraná společností Shopify, je pro vaše účely prodejem za 90 USD, nikoli za 97 USD.

Pokud účty příjmů zaznamenávají hrubé celkové částky objednávek včetně této daně, objeví se u každé objednávky ze státu, kde funguje zprostkovatel tržiště, fiktivní příjem. V plném rozsahu za celý rok to bude významná částka v příjmech, která ve skutečnosti není zdanitelná – a bude vyžadovat, aby ji chirurgicky odstranil daňový poradce.

5. Ceny prodaného zboží (COGS), které odrážejí skutečné náklady na dodání, nikoli fakturovanou cenu.

Pro obchody, které nakupují ze zahraničí, není fakturovaná cena skutečnými náklady. Náklady na dopravu, dovozní clo a celní odbavení patří do nákladů na prodané zboží – a obvykle zvyšují cenu, kterou účtoval dodavatel, o 20–40 %. Produkt fakturovaný za 5,00 $ s 0,80 $ za dopravu, 0,60 $ za clo a 0,10 $ za odbavení ve skutečnosti stál 6,50 $ na dodání do vašeho skladu.

Použití samotné fakturované ceny nadhodnocuje hrubou marži při každém prodeji. Než se daňový poradce zeptá, proč se marže liší od vašeho cenového modelu, jedinou možností je rekonstruovat náklady na dodání za celý rok z nákupních záznamů.

Šestá věc: vlastní místo

Vše výše uvedené se týká toho, co soubor ukazuje. Existuje ještě jedna věc, kterou váš účetní potřebuje a která neprojde přes vás: přístup, který není směrován přes vás. V LedgerPort je „poskytnout vašemu účetnímu přístup“ pětikrokový postup — Nastavení » Tým » Pozvat člena » zadat jeho e-mail a vybrat roli » Odeslat pozvánku. Kliknou na odkaz v e-mailu a získají vlastní přihlášení, podle vlastního rámování dokumentace, „bez sdílení vašich přihlašovacích údajů.“

Role odpovídá zadání. Admin je to, co dokumentace doporučuje pro „důvěryhodného účetního nebo obchodního partnera“ — plná kontrola nad připojením, konfigurací synchronizace a mapováním, což je to, co účetní, který opravuje vaši konfiguraci, skutečně potřebuje. Člen je vhodný pro zaměstnance nebo účetního, který by měl vidět protokoly synchronizace, spouštět manuální synchronizace a kontrolovat mapování, aniž by mohl měnit konfiguraci. Když zadání skončí, odstranění je na jedno kliknutí a projeví se okamžitě.

Ještě jeden řádek pro prodejce s několika obchody: každý se zobrazí jako plně izolovaný obchod pod stejným přihlášením — vlastní připojení, protokoly synchronizace a nastavení. Váš účetní přepíná mezi čistými účty pro jednotlivé obchody z jednoho místa místo rozplétání smíšeného souboru a nic, co se stane v jednom obchodě, neovlivní jiný.

Tři znamení, že vaše knihy Shopify nejsou připraveny (a co to stojí)

Svou připravenost na daně můžete zhodnotit hned teď, aniž byste museli někoho kontaktovat. Tři otázky v QBO:

Odpovídají příjmy vašeho QBO za daný měsíc vašim bankovním vkladům za daný měsíc? Pokud ano – pokud jsou to stejná čísla – příjmy jsou zaznamenávány čistě. Poplatky jsou neviditelné. Vaše vykázané příjmy budou nižší, než ukazuje váš 1099-K, a tato mezera bude vyžadovat vysvětlení.

Máte v QBO oddělené účty pro poplatky za předplatné Shopify, transakční poplatky a poplatky za zpracování plateb? Pokud je vše na jednom účtu, váš daňový poradce nemůže vidět skutečné náklady na transakci a vy také ne.

Dokážete vysvětlit rozdíl mezi hrubou částkou na vašem 1099-K a vašimi příjmy v QBO za rok – poukázáním na konkrétní účty? Pokud je odpověď „ani ne“, je to ta mezera, která je označena.

Každé „Nevím“ představuje konkrétní riziko účtování daňovým poradcem – hodiny strávené rekonstrukcí toho, jaké by měly být odpovědi. A pokud se čísla ve vašem daňovém přiznání liší od vašeho 1099-K bez dokumentace, IRS zašle oznámení CP2000 s žádostí o vysvětlení rozdílu.

Existuje čtvrtá kontrola, kterou stojí za to provést, a ta se nachází ve vašem nastavení synchronizace spíše než v QBO: nekonfigurované daňové sazby. V LedgerPort se objednávka, jejíž daňová sazba nemá odpovídající konfiguraci, nezaúčtuje — chybně se zobrazí, záměrně, protože nástroj nemůže určit, kam daň zaúčtovat. To je správný režim selhání, ale znamená to, že nemapovaná daň tiše hromadí objednávky ve stavu Chyba, dokud se na ně někdo nepodívá.

Oprava je nastavení, nikoli projekt. V Nastavení synchronizace » Účetnictví vyberete jeden ze dvou režimů: Daň z položky, kde se každá daňová sazba Shopify mapuje na daňový kód QuickBooks a vybraná daň se zaúčtuje na účet závazků, který určíte, nebo Automatizovaná daň z prodeje QuickBooks, která předá výpočet vlastnímu daňovému enginu QBO. V obou případech opětovná synchronizace ovlivněných objednávek z Manuální synchronizace vymaže backlog.

To přímo navazuje na čtvrtý bod kontrolního seznamu. Prodejní daň zaúčtovaná jako příjem je chyba, kterou váš účetní chirurgicky napravuje v březnu. Kontrola daňových sazeb v nastavení synchronizace je pětiminutová verze téže kontroly — provedená v listopadu, vámi, zdarma.

Proč se to děje – a řešení, díky kterému bude příští rok bez problémů

Nic z výše uvedeného není vaše osobní chyba. Standardní nastavení QBO předpokládá, že příjem přichází jako hrubý příjem: prodej za 100 $ se zaúčtuje jako 100 $ příjmu, poplatky se zaznamenávají při platbě. Takto funguje většina podniků.

Shopify funguje jinak. Posílá čistou výplatu – hrubé tržby mínus poplatky za zpracování, mínus vrácení peněz, mínus daň z prodeje, kterou Shopify vybrala vaším jménem – seskupenou do jednoho bankovního převodu pokrývajícího jeden až čtrnáct dní objednávek. Nastavení QBO, které není přizpůsobeno této struktuře, bude každý měsíc automaticky nesprávně zaznamenávat nejméně tři z pěti výše uvedených položek.

LedgerPort tuto mapování zpracovává automaticky — každé vyplacení ze Shopify zaúčtuje hrubé tržby, položky poplatků, refundace a daň z tržiště na správné účty a zúčtovací účet se uzavře bez manuální práce. Vaše účetnictví zůstává připravené na daně každý měsíc v roce, nejen ten před schůzkou s vaším daňovým poradcem.

„Letos je příliš pozdě“ — není

Standardní námitka proti opravě v říjnu nebo listopadu: rok je většinou zaúčtovaný, takže je lepší přečkat toto daňové období a začít v lednu s čistým štítem. Tato logika předpokládá, že historická data nelze bezpečně znovu zaúčtovat. Lze. Stránka Manuální synchronizace LedgerPortu na vyžádání nahraje historii — Produkty, Variace, Objednávky, Zákazníci a Platby mají každý svou kartu a vy vyberete záznamy nebo nahrajete vše z každé z nich.

Strach za námitkou spočívá v duplicitách, a to je řešeno strukturálně: záznamy již v QuickBooks jsou automaticky přeskočeny a opětovné nahrání neúspěšného záznamu jej vytvoří nebo aktualizuje — nikdy jej nezdvojí. Doplněné platby přicházejí jako záznamy o platbách QBO propojené s jejich fakturami, takže historie je již vyrovnaná místo volných vkladů čekajících na spárování.

Pro hlubší rekonstrukci zahrnuje program partnerského účetního programu Time Machine: až 24 měsíců historického importu objednávek Shopify, vytvořeného pro rekonstrukci účetnictví od nuly. Praktický výsledek: obchod, který začne opravovat své nastavení v říjnu, stále vstupuje do daňového období s kompletním, ověřitelným souborem QBO — což je přesně to, co dělá příští leden nezajímavým.

Pokud se blížíte k daňovému období se standardním nastavením QBO a Shopify, stojí za to odpovědět na tři výše uvedené otázky, než cokoli odešlete. Pokud některá z nich odhalí problém, můžete ho najít — místo toho, abyste platili svému daňovému poradci za to, že ho najde za vás.

Zjistěte, jak LedgerPort udržuje vaše účetnictví Shopify připravené na daně po celý rok, nebo začněte zdarma.