Poplatky nejsou na žádném výpisu. Jsou uvnitř vašeho čísla příjmů – proto je nemůžete najít.
Otevřete si svůj výkaz zisků a ztrát a hledáte jedno číslo: kolik vám Shopify minulý měsíc skutečně vzal? Není na to žádný řádek. Zkontrolujete bankovní výpis – vklady přicházející od Shopify, nic neodchází. Přihlásíte se do administrace Shopify a kliknete na Finance, Fakturace a zprávy o platbách a najdete útržky: poplatek za zpracování skrytý v jedné platbě, poplatek za aplikaci na faktuře za fakturaci, vaše předplatné na úplně jiné stránce. Nikde žádný součet.
Mezitím váš výkaz zisků a ztrát uvádí jedno číslo příjmů, váš dashboard Shopify uvádí jiné a vaše banka uvádí třetí. V jednu chvíli jste přestali očekávat, že se shodují.
Zde je nepříjemná část. Pokud vaše účetnictví zaznamenává vklady Shopify jako příjem – což je způsob, jakým to dělá většina majitelů obchodů a mnoho účetních – nalezení vašich poplatků Shopify v QuickBooks není problém s kategorizací. Poplatky byly odečteny dříve, než je vaše účetnictví vůbec vidělo. Nebyly vůbec zaznamenány.
Tento příspěvek prochází každý poplatek, který Shopify účtuje, kde je každý z nich (a není) viditelný, proč je účtování založené na vkladech činí neviditelnými a jak strukturovat vaše účty QuickBooks tak, aby se skutečné číslo každý měsíc zobrazovalo ve vašem výkazu zisků a ztrát.
Kompletní anatomie poplatků Shopify
Shopify vám neúčtuje jeden poplatek. Účtuje pět nebo šest, na různých místech, v různých termínech a pouze některé z nich se kdy objeví jako poplatek, na který můžete ukázat.
| Poplatek | Typická velikost | Kde je účtován | Kde ho můžete vidět |
|---|---|---|---|
| Poplatky za zpracování Shopify Payments | ~2,9 % + 0,30 $ za online objednávku (nižší u vyšších plánů) | Odečteno z každé platby před jejím připsáním na váš účet | Detailní stránky plateb nebo export transakcí plateb – nikdy jako faktura |
| Předplatné | 39–399 $/měsíc v závislosti na plánu | Účtováno na vaši kartu nebo započteno proti platbám | Nastavení → Fakturace |
| Příplatek za bránu třetí strany | 0,5 %–2 % za transakci, pokud nepoužíváte Shopify Payments | Přidáno k vaší faktuře Shopify, navíc k poplatku vaší brány | Faktury za fakturaci |
| Předplatné aplikací | 50–500 $/měsíc pro většinu středně velkých obchodů | Zahrnuto do faktur Shopify | Nastavení → Fakturace, rozepsáno podle aplikací |
| Dopravní štítky | Liší se podle objemu | Účtováno v dávkách na vaši kartu nebo započteno proti výplatám | Faktury za fakturaci |
| Převod měn | ~1,5 % z konvertovaných prodejů (obchody v USA) | Zahrnuto do částky konvertované objednávky | Nikde jako samostatná položka – prodej se prostě objeví v menší výši |
Dvě věci, kterých si všimněte. Zaprvé, žádná zpráva v Shopify vám tyto položky nespočíta. Zadruhé, ta největší – poplatky za zpracování – se nikdy neobjeví jako poplatek. Je to odečet uvnitř vkladu.
Sečtěte to a obvykle to vyjde na 3–6 % hrubých příjmů, někdy více, jakmile se aplikace a štítky škálují s objemem objednávek. U obchodu, který ročně utrží 600 000 $, to je 18 000–36 000 $ – skutečná kategorie výdajů, která je velikostí někde mezi vašimi náklady na dopravu a výdaji na reklamu.
Majitelé obchodů to řeší jedním ze tří způsobů. Někteří zaznamenávají vklady jako příjem a jdou dál. Někteří si měsíčně exportují CSV transakcí a ručně přepočítávají celkovou částku poplatků. A někteří strukturují své účetnictví tak, aby každý poplatek automaticky skončil na vlastním účtu výdajů. První skupina je největší – a právě tam se skrývají potíže.
Lež: „Poplatky jsou malé – zálohy jsou dostatečné“
Zde je zdůvodnění, a zní rozumně: poplatky jsou zaokrouhlovací chyba. Zaznamenání vkladu jako příjmu zachycuje to, co skutečně dorazilo na bankovní účet, takže se nic skutečně neztratí. Dostatečně blízko.
Dokonce to projde první kontrolou, a to díky skutečně svůdnému matematickému triku: váš čistý zisk vyjde v obou případech stejně. Podívejte se.
Řekněme, že váš obchod má hrubý měsíc v hodnotě 50 000 $:
| Částka | |
|---|---|
| Hrubé tržby | $50,000 |
| Vrácení peněz | −1 500 $ |
| Poplatky za zpracování Shopify Payments | −1 600 $ |
| Vloženo na váš bankovní účet | $46,900 |
| Účtováno zvlášť: předplatné (105 $) + aplikace (250 $) + dopravní štítky (900 $) | −1 255 $ |
Účetnictví s čistým vkladem zaznamenává 46 900 $ „příjmů“. Správné účetnictví zaznamenává 50 000 $ hrubých tržeb, 1 500 $ vrácení peněz a 1 600 $ poplatků za zpracování. Čistý zisk za měsíc? Identický. Takže to vychází – že ano?
Vychází to na jedné řádce, jednou. Všechno, co je na této řádce postaveno, je nyní špatně:
- Vaše marže jsou zkreslené. Vaše skutečná zátěž poplatků tento měsíc činila 2 855 $ – 5,7 % hrubého. Ve verzi s vkladem poplatky za zpracování ve výši 1 600 $ neexistují jako náklad, takže když počítáte ekonomiku na objednávku nebo nastavujete ceny, používáte jednotkové marže, které jsou tiše lepší než realita. Knihy vás lichotí a rozhodnutí o cenách dědí tuto lichotku.
- Vaše příjmy se nebudou shodovat s tím, co vidí IRS. Shopify Payments vykazuje hrubý objem zpracování na vašem formuláři 1099-K. Vrácení peněz založené na čistých příjmech z vkladů ukazuje méně příjmů, než jaký formulář obdržel IRS. Tato neshoda je klasickým spouštěčem auditu a její vysvětlování zpětně je nepříjemné odpoledne.
- Ztrácíte viditelné odpočty. Každý z těchto poplatků je legitimní obchodní výdaj. Poplatky, které nikdy nebyly zaznamenány, nelze čistě odečíst – nebo obhájit, pokud se někdo zeptá.
- Nárůst poplatků se stává neviditelným. Když se poplatky posunou ze 4 % na 6 % příjmů – zde přidaná aplikace, tam více přeshraničních objednávek – ve vašich knihách se nic nepohne. Není zde žádná řádka, kterou byste mohli sledovat.
- Vrácení peněz také mizí. Jsou započítány do stejného vkladu, takže vaše míra vrácení peněz – včasný varovný signál problémů s produkty a plněním – se nikdy neobjeví.
Pokud jste zálohy účtovali jako příjem, nebyli jste líní. Řešili jste problém, který jste viděli: aby banka odpovídala účtům. Problém, který jste neviděli, byl ten, že bankovní číslo nikdy nebylo číslo příjmů. (Pokud vaše výplaty neodpovídají ani tomu, co ukazuje QuickBooks, tato neshoda má svou vlastní anatomii.)
Jak správně zaúčtovat poplatky Shopify v QuickBooks
Náprava je strukturální, nikoli hrdinská: zaznamenávejte hrubou částku a poté explicitně uveďte každé odečtení. Dvě části.
1. Vytvořte účty. Ve svém účetním plánu QuickBooks nastavte:
- Příjmy: Shopify Sales (hrubá částka) · Refunds & Allowances (kontra-příjem)
- Výdaje: Merchant Processing Fees · Shopify Subscription & Apps · Shipping Label Expense · Currency Conversion Fees
- Ostatní krátkodobá aktiva: Shopify Payments Clearing
Poslední z nich je klíčový. Vyrovnávací účet je místo, kde se hromadí hrubé tržby a odečítají poplatky, takže zůstatek odpovídá skutečnému bankovnímu vkladu.
2. Zvyšte každou výplatu. U každé výplaty účetní zápis připíše Shopify Sales o hrubou částku, odečte Refunds & Allowances a Merchant Processing Fees o jejich podíly a zbytek vyrovná proti bankovnímu vkladu prostřednictvím vyrovnávacího účtu. Vklad přestává být „příjmem“ a stává se tím, čím skutečně je: zbytkem příjmu po odečteních, která nyní sledujete.
Takhle se také kategorizují poplatky Shopify, které přicházejí mimo výplaty: platby kartou z vašeho bankovního výpisu – předplatné, aplikace, přepravní štítky – nasměrujte na jejich určené účty výdajů místo obecného „Software“. Pět minut měsíčně a váš soubor poplatků se stane čitelnou sekcí vašeho výkazu zisku a ztráty.
Úplná účetní mechanika – nastavení vyrovnávacího účtu, přijaté platby vs. účetní zápisy, načasování – je nad rámec tohoto příspěvku. Kompletní návod jsme napsali v Jak zaznamenat tržby Shopify v QuickBooks Online.
Pokud to automatizujete, výše uvedená struktura účtů se stane jednorázovým mapováním. Zde je, jak to vypadá v LedgerPort:
Mapování rozhoduje, kam se poplatky a příjmy zaúčtují. Vyrovnávací tok je místo, kde se rozdíl poplatků skutečně objeví. Každá platební brána se mapuje na svůj vlastní vyrovnávací účet QuickBooks – Sync Config » Payments v aplikaci Shopify, karta Payments v pluginu WooCommerce – s automaticky detekovanými branami z vašeho obchodu a výchozím účtem jako zálohou pro cokoli nekonfigurovaného. Hrubé tržby protékají vyrovnávacím účtem každé brány, takže rozdíl mezi tím, co se tam nashromáždilo, a tím, co dorazilo na bankovní účet, je váš poplatek za bránu, nikoli jeden rozdíl rozmazaný přes hromadný vklad.
Stejná struktura vám dává měsíční kontrolu, kterou skutečně provedete: záznamy o platbách lze filtrovat podle brány a stavu synchronizace, takže „odeslala se tato transakce Shopify Payments tento měsíc?“ je otázka dvou rozbalovacích nabídek. A platby dorazí do QuickBooks propojené s jejich transakcemi – ne jako volné vklady, které později ručně párujete.
[OBRÁZEK: Vedle sebe porovnání P&L – levá strana zobrazuje jeden řádek příjmů „Vklady Shopify“; pravá strana zobrazuje hrubé tržby Shopify, refundace a čtyři položkové řádky nákladů na poplatky]
Co se změní, když jsou poplatky viditelné
První měsíc, kdy je tato struktura zavedena, získáte odpověď, která zahájila celé toto cvičení: řádek – několik řádků – které přesně říkají, co si Shopify vzal. V uvedeném příkladu byste viděli 2 855 $ oproti 50 000 $ a viděli byste to každý měsíc, s trendem.
Odtud plynou praktické věci. Vaše účetnictví poplatků za zpracování plateb Shopify nyní podporuje vaše daňové přiznání: hrubé příjmy odpovídají 1099-K a každý poplatek je položkovatelný, obhajitelný odpočet. Vaše marže produktů zahrnují 3 %, které zpracování skutečně stojí, takže rozhodnutí o cenách a výdajích na reklamu se řídí skutečnými čísly. A když se procento poplatku změní, všimnete si toho v měsíci, kdy se změní – ne při ročním posmrtném hodnocení.
Kompromisem je poctivá práce předem: vytvoření účtů a buď ruční sestavování výpisových deníků každý měsíc, nebo jejich automatizace.
Toto je specifický problém, pro který existují nástroje pro oddělení poplatků. LedgerPort například čte každý výpis Shopify a automaticky účtuje hrubé navýšení – hrubé tržby, refundace a každý typ poplatku směrovaný na účty QuickBooks, které si vyberete prostřednictvím jeho mapování účtů. Jak se každá transakce účtuje – data, číslování a zpracování poplatků – se nastavuje v části Možnosti transakce v konfiguraci synchronizace, takže chování odpovídá vašemu nastavení účetnictví, nikoli výchozím nastavením někoho jiného. Výpisové deníky se zpracováním poplatků jsou součástí plánu Scale (od 67 $/měsíc), i když existuje bezplatný plán pro začátek a každý placený plán má 14denní záruku vrácení peněz bez otázek. Nástroje jako A2X a Synder řeší stejnou kategorii problémů dobře; rozdíly se projevují v kontrole mapování a způsobu řešení okrajových případů, což stojí za porovnání pro váš vlastní obchod.
Pokud přijímáte platby prostřednictvím více než jednoho procesoru, oddělení jde o úroveň hlouběji: oddělení poplatků v LedgerPortu odděluje poplatky Shopify Payments, Stripe a PayPal zvlášť – náklady každého procesoru dostanou vlastní řádek „aby vaše P&L zůstalo čisté“, podle vlastního rámování dokumentace. To je manuální metoda tohoto příspěvku, automatizovaná, aplikovaná na procesor. A žije to v konfiguraci, nikoli v opakující se úloze: zpracování poplatků a plateb se nastaví jednou v nastavení synchronizace a aplikuje se na každý následný výpis.
Jedna upřímná poznámka: viditelnost má smysl pouze tehdy, pokud existují účty, které ji mohou přijmout – proto krok mapování výše přichází jako první.
Poplatky nikdy nechyběly
Zde je ironie, nad kterou stojí za to se zamyslet. Hledali jste poplatky Shopify tak, jak byste hledali jakýkoli výdaj – výpis, fakturu, platbu kartou. A u největšího poplatku ze všech takový dokument neexistuje. Hledali jste své odtoky, zatímco poplatky seděly uvnitř vašich příjmů, maskované jako mírně nižší číslo příjmu, při každé výplatě, po celou dobu.
Skrývaly se na jediném místě, které nikdo nekontroluje: v příjmech.
Pokud váš P&L stále zobrazuje vklady jako příjem, pak 2 855 $ v propracovaném příkladu je verze vašeho obchodu s nezaznamenaným číslem – každý měsíc. Nastavte účty, zhrubněte výplaty nebo nechte software, aby za vás hrubé částky vypočítal. Začněte s bezplatným plánem LedgerPort a uvidíte, jak se vaše první výplata rozdělí na hrubé tržby a položkové poplatky →
Související: Jak zaznamenat tržby Shopify v QuickBooks Online · Proč se vaše výplata ze Shopify nikdy neshoduje s tím, co ukazuje QuickBooks · Ceník LedgerPort →
