- 1Otázka, kterou jste si nepoložili
- 2Čtyři skryté náklady
- 31. Váš čas (ten, u kterého pravděpodobně podceňujete cenu)
- 42. Náklady na chyby (neviditelná daň)
- 53. Hodiny práce daňového poradce (co platíte za jeho frustraci)
- 64. Náklady na rozhodování (ten, který nikdo nepočítá)
- 7Čísla, vedle sebe
- 8Rozhodnutí, které jste odkládali
Většina majitelů obchodů si myslí, že jejich náklady na vedení účetnictví jsou buď nulové, nebo to, co platí účetnímu. Skutečná částka je obvykle mnohem vyšší – a každý měsíc se sčítá.
Zeptejte se deseti majitelů obchodů Shopify, kolik je jejich vedení účetnictví stojí měsíčně, a většina odpoví jednu ze dvou věcí. Buď: „Nic – dělám to sám.“ Nebo: „Asi X $ – mám účetního.“
Obě odpovědi jsou špatné.
Ne proto, že by tyto výdaje neexistovaly, ale proto, že jsou to viditelné položky. Skutečné náklady jsou čtyři položky a většina majitelů obchodů je nikdy nespočítala. Když to uděláte, matematika téměř vždy ukazuje stejným směrem.
Otázka, kterou jste si nepoložili
Zde je skutečná otázka: kolik vás stojí vedení účetnictví měsíčně, celkem – včetně vašeho času, vašich chyb, hodin práce vašeho daňového poradce a obchodních rozhodnutí, která jste učinili na základě nespolehlivých údajů?
To je těžší číslo, ale je to to, na kterém záleží. Pojďme ho sestavit.
Čtyři skryté náklady
1. Váš čas (ten, u kterého pravděpodobně podceňujete cenu)
Většina majitelů obchodů, kteří si sami provádějí vyrovnání, na to stráví 4 až 8 hodin měsíčně – exportují výkazy plateb ze Shopify, snaží se je sladit s údaji v QuickBooks, dohledávají neshody a nakonec je buď opraví, nebo akceptují rozdíl a jdou dál.
Buďme konzervativní a řekněme 5 hodin.
Nyní: jaká je hodnota vašeho času? Pokud provozujete obchod s obratem 1 milion dolarů ročně, jste operátor s hodnotou přibližně 100 dolarů za hodinu – to je 200 000 dolarů roční hodnoty rozložené na přibližně 2 000 pracovních hodin. Skutečné číslo je pravděpodobně vyšší, jakmile zohledníte složený efekt růstových rozhodnutí.
Při 100 $/hod. vás těchto 5 hodin měsíčně stojí 500 $ měsíčně – 6 000 $ ročně.
Pokud jste si místo toho najali účetního a ten účtuje 4–6 hodin měsíčně za vyrovnání za 40–60 $/hod., je to dalších 160–360 $ práce, které můžete přímo přičíst k celkové částce.
2. Náklady na chyby (neviditelná daň)
Manuální vyrovnání obsahuje chyby. Ne proto, že byste byli neopatrní – protože struktura plateb Shopify je skutečně složitá. Čistá platba, která zahrnuje prodeje, refundace, poplatky platformy, poplatky za zpracování plateb a úpravy, se nepromítá čistě do žádné standardní účetní kategorie. Když je zadána nesprávně, projeví se jako chyba v kategorizaci.
Chyby v kategorizaci ovlivňují váš vykázaný příjem, vaše náklady na prodané zboží a vaše rozdělení nákladů – což znamená, že ovlivňují vaši daňovou povinnost.
Chyba ve výši 1,5 % z hrubého příjmu 80 000 $/měsíc představuje 1 200 $ nesprávně zařazených transakcí měsíčně. V závislosti na tom, jak se tyto chyby projeví, můžete mít za rok o několik tisíc dolarů nadhodnocený nebo podhodnocený příjem. Při efektivní daňové sazbě 25 % to představuje potenciální riziko 300–1 500 $ ročně – buď zaplacené zbytečně, nebo neočekávaně dlužné, když to váš účetní opraví.
Toto jsou náklady, které se neobjeví, dokud se již nestaly.
3. Hodiny práce daňového poradce (co platíte za jeho frustraci)
Pokud spolupracujete s účetním nebo daňovým poradcem (CPA), dotýkají se vaší účetní agendy alespoň čtvrtletně – a pokud jsou vaše data ze Shopify neuspořádaná, tráví čas jejich opravováním.
Většina daňových poradců (CPA) si účtuje 200–400 $ za hodinu. Pokud stráví navíc 30 minut za čtvrtletí čištěním dat o platbách, která nebyla správně odsouhlasena, je to 400–800 $ ročně za účtovaný čas. Pokud je to horší – pokud existuje celý měsíc neodsouhlasených dat nebo konec roku, který vyžaduje vrácení se a opravu šesti měsíců chyb v kategorizaci – může tato částka vyskočit na 1 500–3 000 $ v jediném roce.
Zeptejte se svého daňového poradce (CPA), kolik času tráví vaší agendou ve srovnání s klientem, jehož data přicházejí v pořádku. Rozdíl jsou vaše náklady na úklid.
4. Náklady na rozhodování (ten, který nikdo nepočítá)
Toto je nejtěžší kvantifikovat a nejvíce důsledné.
Když vaše účetnictví není spolehlivé, děláte obchodní rozhodnutí s nespolehlivými daty. To znamená rozhodnutí o cenách založená na maržích, které se mohou lišit o několik procent. Rozhodnutí o zásobách založená na číslech ziskovosti, která nejsou úplně správná. Rozhodnutí o růstu – najímání, výdaje na reklamu, uvádění nových produktů na trh – učiněná na základě finančního obrazu, který plně neodráží realitu.
Jediné špatné rozhodnutí o zásobách ve obchodě s obratem 1 milion $ ročně může stát 10 000–50 000 $. Cenová strategie založená na nesprávných datech marže může snižovat ziskovost po měsíce, než se projeví na vašem bankovním účtu.
Na tuto položku nepřidělíme konkrétní finanční částku. Ale patří do modelu.
Čísla, vedle sebe
Zde je plně naložená cena manuálního vedení účetnictví při dvou objemech objednávek:
| Kategorie nákladů | 1 000 objednávek/měsíc (~800 tis. $/rok) | 5 000 objednávek/měsíc (~3 mil. $/rok) |
|---|---|---|
| Čas majitele/účetního | 500 $/měsíc (5 hod @ 100 $/hod) | 1 200 $/měsíc (12 hod @ 100 $/hod) |
| Riziko chyb (daně) | ~50 $/měsíc | ~$200/měsíc |
| Hodiny úklidu u CPA | ~75 $/měsíc | ~175 $/měsíc |
| Celkové viditelné náklady | ~625 $/měsíc | ~1 575 $/měsíc |
| Roční součet | ~7 500 $/rok | ~18 900 $/rok |
Toto jsou konzervativní odhady. Předpokládají, že provádíte konzistentní odsouhlasování (mnoho majitelů to nedělá), že vaše míra chyb je nízká (při vyšších objemech obvykle není) a že váš daňový poradce (CPA) je efektivní (účtuje za každou minutu úklidu).
Porovnejte to s automatizací. Plán Growth od LedgerPort pokrývá až 1 000 objednávek měsíčně za 29 $/měsíc (25 $ účtováno ročně) s denní automatizovanou synchronizací do QuickBooks. Při 5 000 objednávkách měsíčně je plán Scale 79 $/měsíc (67 $ účtováno ročně) a přidává deníky plateb a zpracování poplatků, takže platby odpovídají vašim bankovním vkladům bez manuální práce. Aktuální plány jsou vždy na stránce s cenami.
Rozhodnutí, které jste odkládali
Existuje verze, kde se podíváte na čísla a rozhodnete se, že se to stále nevyplatí měnit. Objem vašich objednávek je nízký, vaše vyrovnání trvá hodinu měsíčně a váš současný systém funguje dostatečně dobře.
To je legitimní výpočet.
Většina majitelů obchodů, kteří tímto cvičením projdou, však zjistí, že platili 500–1000 $ měsíčně na skrytých nákladech – a nástroj za 25–79 $/měsíc označují za „výdaj“ spíše než za náhradu něčeho dražšího.
Důvodem, proč to tak nevypadá, je to, že náklady na manuální účetnictví se rozprostírají po vašem kalendáři. Hodina zde, rozhovor s vaším daňovým poradcem tam, mírně vyšší daňový účet, než se očekávalo. Neobjevují se jako jedna položka. Náklady na automatizaci ano – a proto se ve srovnání jeví jako drahé.
Není.
Obchody, které vedou nejčistší účetnictví s nejnižšími náklady, nejsou ty s největším počtem hodin účetnictví v kalendáři. Jsou to ty, které přestaly považovat vyrovnání za úkol a začaly ho považovat za infrastrukturu.
Pokud je vaše účetnictví pro Shopify aktuálně opakující se položkou na vašem seznamu úkolů, to je ten problém. LedgerPort jej automaticky uzavře. Začněte s bezplatným plánem (až 30 objednávek měsíčně, žádná kreditní karta) a matematika obvykle rozhodnutí učiní zřejmým →
Související: Proč se platba ze Shopify nikdy neshoduje s tím, co ukazuje QuickBooks · Výhody automatizovaného účetnictví pro rostoucí obchod Shopify · Zjistěte, co je zahrnuto v každém plánu →
