ईकॉमर्स के लिए उपहार कार्ड लेखांकन: देयता से राजस्व तक

आपका सबसे अच्छा गिफ्ट कार्ड महीना वह है जिसे आपकी किताबों में गलत करना सबसे आसान है — क्योंकि उस पैसे में से कोई भी अभी तक राजस्व नहीं है।

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यह 23 दिसंबर है, और आपके स्टोर ने अभी-अभी अपना सबसे अच्छा गिफ्ट कार्ड रन पूरा किया है: तीन हफ्तों में $9,000 के कार्ड बिके। पैसा आपके बैंक खाते में है। आपका डैशबोर्ड बहुत अच्छा लग रहा है। आप महसूस करते हुए महीने को बंद करते हैं कि दिसंबर ने साल को संभाला।

फिर जनवरी दो बार होती है। पहला, रिडेम्पशन आते हैं — उन कार्डों से आंशिक या पूरी तरह से भुगतान किए गए ऑर्डर, वास्तविक इन्वेंट्री को बाहर भेजते हैं जबकि भुगतान अजीब तरह से छोटे रहते हैं। दूसरा, आपका एकाउंटेंट एक ऐसा प्रश्न पूछता है जिसका आप उत्तर नहीं दे सकते: "दिसंबर की आय में से कितना गिफ्ट कार्ड था, और उसमें से कितना भुनाया गया है?" यदि आपने $9,000 को दिसंबर की बिक्री के रूप में गिना है और आप जनवरी के ऑर्डर को जनवरी की बिक्री के रूप में गिन रहे हैं, तो आपने अब एक ही पैसे को दो बार पहचाना है — और एक ऐसे वर्ष में आय को बढ़ा-चढ़ाकर बताया है जो पहले ही बंद हो चुका है।

जो अंतर्ज्ञान इसका कारण बनता है वह सरल है, और यह अटूट लगता है: "मेरे बैंक खाते में पैसा आया, इसलिए यह एक बिक्री है।"

यही वह झूठ है जो गिफ्ट कार्ड अकाउंटिंग के केंद्र में है। नकदी आई, लेकिन कोई उत्पाद नहीं निकला। आपने वास्तव में जो बेचा वह एक वादा था — और आपकी किताबों में, एक वादा जिसे आपने अभी तक पूरा नहीं किया है वह आय नहीं है। यह एक ऋण है।

एक वाक्य में गिफ्ट कार्ड अकाउंटिंग: आपने एक वादा बेचा

जब कोई ग्राहक $100 का गिफ्ट कार्ड खरीदता है, तो उन्होंने माल नहीं खरीदा है। उन्होंने बाद में चुने जाने वाले माल के लिए प्रीपेड किया है। जब तक वे इसे नहीं चुनते, तब तक आप उन्हें $100 का सामान देने के लिए बाध्य हैं — जो $100 को आपके आय विवरण पर राजस्व के बजाय आपकी बैलेंस शीट पर देनदारी बनाता है।

बिक्री के क्षण में प्रविष्टि:

• डेबिट: नकद (या आपके भुगतान प्रोसेसर का क्लियरिंग खाता) — $100
• क्रेडिट: गिफ्ट कार्ड देनदारी (एक अन्य वर्तमान देनदारी खाता) — $100

किसी भी राजस्व खाते को छुआ नहीं जाता है। बेचे गए माल की कोई लागत दर्ज नहीं की जाती है, क्योंकि कोई माल नहीं चला। अधिकांश अमेरिकी राज्यों में, कार्ड की बिक्री पर कोई बिक्री कर भी एकत्र नहीं किया जाता है — कर आम तौर पर तब लागू होता है जब कार्ड को वास्तविक उत्पादों पर खर्च किया जाता है, न कि जब कार्ड स्वयं खरीदा जाता है। (नियम राज्य के अनुसार भिन्न होते हैं; अपने सीपीए के साथ अपने अधिकार क्षेत्र की पुष्टि करें।)

यह वही तर्क है जो रिफंड और रिटर्न को नियंत्रित करता है: आपकी किताबें यह रिकॉर्ड नहीं करती हैं कि पैसा कैसा लगा — वे रिकॉर्ड करती हैं कि कानूनी रूप से क्या हुआ। और जो हुआ वह यह है कि एक ग्राहक ने आपको नकदी सौंपी और आपने उन्हें एक आईओयू (IOU) दिया।

जीवन चक्र: बिक्री, रिडेम्पशन, आंशिक रिडेम्पशन

राजस्व उस क्षण दिखाई देता है जब आप वादा पूरा करते हैं। यहाँ स्पष्ट रूप से काल्पनिक गोल संख्याओं के साथ पूरा चाप है।

15 दिसंबर — कार्ड बिकता है। एक ग्राहक $100 का गिफ्ट कार्ड खरीदता है। नकद $100 बढ़ा, गिफ्ट कार्ड देनदारी $100 बढ़ी। दिन का राजस्व: $0।

10 जनवरी — आंशिक मोचन। कार्डधारक $60 का स्वेटर खरीदता है और कार्ड से भुगतान करता है। अब — और केवल अब — आपने कुछ कमाया है:

• डेबिट: गिफ्ट कार्ड देनदारी — $60
• क्रेडिट: बिक्री राजस्व — $60 (बिक्री कर के साथ: $60 की बिक्री पर कर एकत्र करें और जमा करें जैसा आप किसी भी ऑर्डर के लिए करते हैं)
• स्वेटर के लिए COGS (बेचे गए माल की लागत) रिकॉर्ड करें, क्योंकि इन्वेंट्री आखिरकार चली गई।

ध्यान दें कि क्या नहीं हुआ: कोई नकद नहीं आया। नकद दिसंबर में आया था। मोचन वह लेखांकन घटना है जहां दिसंबर के नकद को अंततः "राजस्व" का नाम मिलता है।

शेष राशि वहीं पड़ी रहती है। कार्ड में अभी भी $40 हैं, इसलिए $40 देनदारी खाते में रहता है — संभवतः महीनों तक, संभवतः हमेशा के लिए। किसी भी समय आपकी गिफ्ट कार्ड देनदारी शेष राशि हर बकाया कार्ड पर कुल अप्रयुक्त मूल्य के बराबर होनी चाहिए। यह वह संख्या है जो आपका एकाउंटेंट चाहता है, और यह वह संख्या है जो अधिकांश स्टोर उत्पन्न नहीं कर सकते।

डबल-काउंट विफलता मोड अब देखना आसान है। यदि आपने दिसंबर में $100 का राजस्व बुक किया और जनवरी में $60 का राजस्व बुक किया, तो आपने $100 के कार्ड पर $160 पहचाना है। इसे व्यस्त Q4 से गुणा करें और आप हजारों की आय — और उस पर कर — को बढ़ा-चढ़ाकर बता रहे हैं।

इवेंट	नकद	गिफ्ट कार्ड देनदारी	राजस्व
कार्ड बेचा ($100)	+$100	+$100	$0
$60 भुनाए गए	$0	−$60	+$60
शेष राशि ले जाई गई	—	$40	—

एक और पेचीदगी जानने लायक है: जब कोई ऑर्डर आंशिक रूप से गिफ्ट कार्ड और आंशिक रूप से क्रेडिट कार्ड से भुगतान किया जाता है — $40 के कार्ड शेष राशि और वीज़ा पर $110 के साथ भुगतान किया गया $150 का ऑर्डर — तो राजस्व $150 होता है, देनदारी $40 कम हो जाती है, और आपके भुगतान में केवल $110 दिखाई देता है। यही कारण है कि गिफ्ट-कार्ड-भारी सप्ताह भुगतान को बिक्री के मुकाबले "कम" दिखाते हैं। वे कम नहीं हैं। भुगतान का एक हिस्सा वह वादा था जिसके लिए आपको पहले ही भुगतान मिल चुका था।

स्टोर क्रेडिट: समान देनदारी, दो अलग-अलग स्रोत

स्टोर क्रेडिट एक बार बन जाने के बाद गिफ्ट कार्ड की तरह ही व्यवहार करता है: यह ग्राहक का पैसा है जिसे आप रख रहे हैं, यह एक देनदारी खाते में रहता है, और यह मोचन पर राजस्व में परिवर्तित हो जाता है। जो भिन्न है वह यह है कि यह कहाँ से आता है — और वह प्रविष्टि के दूसरे पक्ष को बदलता है।

वापसी से स्टोर क्रेडिट। एक ग्राहक $80 का ऑर्डर लौटाता है और आप नकद के बजाय क्रेडिट जारी करते हैं। आप वापसी को सामान्य तरीके से रिकॉर्ड करते हैं — आपके रिफंड और रिटर्न कॉन्ट्रा-राजस्व खाते में डेबिट — लेकिन दरवाजे से नकद क्रेडिट करने के बजाय, आप स्टोर क्रेडिट देनदारी $80 को क्रेडिट करते हैं। आपके खाते से कोई नकद नहीं निकला, लेकिन अब आप भविष्य के माल के लिए $80 के देनदार हैं। (वापसी के प्रसंस्करण-शुल्क और बिक्री-कर के हिस्से अभी भी उसी तरह व्यवहार करते हैं जैसे वे किसी भी वापसी में करते हैं — रिफंड और रिटर्न गाइड सभी चार को कवर करता है।)

नेकनीयती से स्टोर क्रेडिट। एक शिपमेंट देर से आई और आपने $20 का "माफ़ी" क्रेडिट जारी किया। इसे उलटने के लिए कोई मूल बिक्री नहीं है, इसलिए यह राजस्व-विरोधी नहीं है - यह ग्राहक को बनाए रखने की लागत है। अधिकांश स्टोर एक प्रचार या ग्राहक-नेकनीयती व्यय खाते को डेबिट करते हैं और स्टोर क्रेडिट देनदारी $20 को क्रेडिट करते हैं। आपका सीपीए थोड़ी अलग उपचार पसंद कर सकता है, लेकिन सिद्धांत वही रहता है: नेकनीयती क्रेडिट एक विपणन लागत है, न कि बिक्री समायोजन।

विभिन्न स्रोत, एक ही गंतव्य। दोनों क्रेडिट उपहार कार्ड के समान देनदारी वर्ग में बैठे हैं, दोनों खर्च होने पर राजस्व में परिवर्तित हो जाते हैं, और दोनों को ट्रैक करने की आवश्यकता होती है - क्योंकि "कितना स्टोर क्रेडिट बकाया है?" एक ऐसा प्रश्न है जो एक ऋणदाता, एक खरीदार, या एक ऑडिटर अंततः पूछेगा।

ब्रेकेज: वह पैसा जो कभी वापस नहीं आता (सीपीए के साथ संभालें)

उपहार कार्ड और क्रेडिट का कुछ प्रतिशत कभी भुनाया नहीं जाएगा। कार्ड खो जाते हैं, शेष राशि भूल जाते हैं, $3.17 शेष राशि छोड़ दी जाती है। एकाउंटेंट इसे ब्रेकेज कहते हैं, और यह उपहार कार्ड लेखांकन का वह हिस्सा है जिसे आपको अपने मन से नहीं करना चाहिए।

स्टोर-मालिक स्तर पर जानने योग्य दो बातें:

1. ब्रेकेज अंततः आय बन जाता है - एक शेड्यूल पर, मनमर्जी से नहीं। वर्तमान अमेरिकी जीएएपी के तहत, जो कंपनियां ब्रेकेज का उचित अनुमान लगा सकती हैं, वे कार्ड भुनाने पर आनुपातिक रूप से इसे पहचानती हैं; अन्य तब तक प्रतीक्षा करती हैं जब तक कि भुनाना दूर न हो जाए। आप केवल इसलिए देनदारी को राजस्व में नहीं डाल सकते क्योंकि कार्ड पुराना दिखता है।
2. कुछ राज्य पैसा चाहते हैं। कई राज्यों में लावारिस संपत्ति (एस्चीटमेंट) कानून के तहत निष्क्रियता अवधि के बाद न भुनाए गए शेष राशि को राज्य को सौंपने की आवश्यकता हो सकती है। चाहे आपके कार्ड कवर किए गए हों या नहीं, यह आपके राज्य और कार्यक्रम की संरचना पर निर्भर करता है।

व्यावहारिक निष्कर्ष: देनदारी शेष राशि को सटीक रखें और अपने सीपीए को ब्रेकेज नीति निर्धारित करने दें। उन्हें डेटा लाएं - जारी किए गए, भुनाए गए और आयु के अनुसार बकाया कार्ड - और वे मान्यता नियमों को संभाल लेंगे। यह पूरी तरह से "अपने सीपीए से पुष्टि करें" क्षेत्र में है, और यह पोस्ट कर सलाह नहीं है।

यह Shopify और WooCommerce पर कैसे प्रवाहित होता है

सिद्धांत प्लेटफॉर्म-अज्ञेयवादी है। गड़बड़ प्लेटफॉर्म-विशिष्ट है।

शॉपिफाई

शॉपिफाई की रिपोर्टिंग विभाजन को सही ढंग से संभालती है, जो लोगों को आश्चर्यचकित करता है: उपहार कार्ड की *बिक्री* को बिक्री रिपोर्ट से बाहर रखा गया है और इसके वित्त सारांश में अलग से ट्रैक किया गया है, जबकि *भुनाना* ऑर्डर पर भुगतान विधि के रूप में दिखाई देता है। दूसरे शब्दों में, शॉपिफाई पहले से ही कार्ड की बिक्री को "बिक्री नहीं" और भुनाने को भुगतान के रूप में मानता है - वही मॉडल जिसकी आपकी किताबों को आवश्यकता है।

जहां यह नीचे की ओर गलत हो जाता है। कार्ड खरीद से नकदी बिक्री की तारीख पर आपके भुगतान में आती है, लेकिन "बिक्री" भुनाने की तारीख पर रिपोर्ट में दिखाई देती है, जिसे आंशिक रूप से ऐसे भुगतान से भुगतान किया जाता है जो कोई नकदी नहीं ले जाता है। शॉपिफाई मूल रूप से स्टोर क्रेडिट भी जारी करता है - वापसी विकल्प के रूप में और ग्राहक शेष राशि के रूप में - जो ट्रैक करने के लिए देनदारी की एक दूसरी धारा जोड़ता है। यदि जो कुछ भी आपके शॉपिफाई डेटा को क्विकबुक्स में पोस्ट करता है, वह कार्ड-नेटवर्क भुगतान से उपहार-कार्ड भुगतान में अंतर नहीं करता है, तो आपकी आय और आपके भुगतान दोनों दिशाओं में एक साथ असहमत होंगे।

वूकामर्स

WooCommerce में कोई मूल उपहार कार्ड प्रणाली नहीं है, इसलिए लेखांकन पूरी तरह से इस बात पर निर्भर करता है कि आप कौन सा एक्सटेंशन चलाते हैं — PW Gift Cards, YITH, और Advanced Coupons के उपहार कार्ड और स्टोर क्रेडिट टूलिंग वे नाम हैं जिन्हें आप सबसे अधिक देखेंगे। वह कार्यान्वयन विवरण जो आपकी पुस्तकों के लिए मायने रखता है: चाहे प्लगइन भुनाए गए कार्ड को भुगतान विधि के रूप में माने या कूपन के रूप में।

अंतर कॉस्मेटिक नहीं है। कूपन-शैली की रिडेम्पशन $60 स्वेटर ऑर्डर को डिस्काउंटेड बिक्री के रूप में रिकॉर्ड करती है — राजस्व कम हो गया, कोई देनदारी नहीं छुई गई — जो आय को कम आंकती है और उपहार कार्ड देनदारी को आपकी पुस्तकों में हमेशा के लिए छोड़ देती है। भुगतान-शैली की रिडेम्पशन पूर्ण राजस्व को कार्ड को भुगतान के रूप में रिकॉर्ड करती है, जो वास्तव में हुआ है। यदि आपका उपहार कार्ड प्लगइन रिडेम्पशन को कूपन के रूप में मॉडल करता है, तो आपकी बहीखाता पद्धति को प्रत्येक रिडेम्पशन के लिए एक मैन्युअल समायोजन प्रविष्टि की आवश्यकता होती है, या आपके नंबर हर महीने थोड़े और बढ़ते जाते हैं। (उन्नत कूपन, विशेष रूप से, स्टोर क्रेडिट को एक उचित ग्राहक शेष के रूप में ट्रैक करता है न कि एक नग्न कूपन कोड के रूप में, जो देनदारी मॉडल के साथ बहुत अधिक सफाई से मेल खाता है।)

यह सब QuickBooks में कहाँ लैंड करता है

QuickBooks Online में, पूरा सिस्टम एक खाते पर टिका होता है जो शायद आपके पास अभी तक नहीं है: एक अन्य वर्तमान देनदारी खाता जिसे "उपहार कार्ड और स्टोर क्रेडिट देनदारी" जैसा कुछ कहा जाता है। कुछ स्टोर इसे विभाजित करते हैं — उपहार कार्ड के लिए एक खाता, वापसी क्रेडिट के लिए एक, सद्भावना क्रेडिट के लिए एक — ताकि बैलेंस शीट स्रोतों को अलग-अलग दिखाए। ई-कॉमर्स के लिए हमारा चार्ट ऑफ अकाउंट्स टेम्प्लेट यदि आप इसे नया सेटअप कर रहे हैं तो देनदारी संरचना शामिल करता है।

फिर तीन प्रवाह इस प्रकार मैप होते हैं:

1. कार्ड या क्रेडिट जारी किया गया → बिक्री रसीद / जर्नल लाइन को देनदारी खाते में क्रेडिट किया गया। कभी भी आय खाते में नहीं।
2. कार्ड भुनाया गया → ऑर्डर पूर्ण राजस्व पर पोस्ट होता है, जिसमें एक उपहार-कार्ड भुगतान लाइन होती है जो देनदारी को डेबिट करती है, इसलिए रसीद वास्तव में प्राप्त नकदी के बराबर होती है।
3. महीने के अंत की जांच → देनदारी खाते का शेष आपकी प्लेटफ़ॉर्म के अनुसार बकाया कार्ड और क्रेडिट शेष के बराबर होना चाहिए। यदि यह नहीं है, तो कुछ अपस्ट्रीम रिडेम्पशन को छूट के रूप में या कार्ड बिक्री को आय के रूप में पोस्ट कर रहा है।

वह तीसरा चरण आपके सेटअप का ईमानदार परीक्षण है। अधिकांश स्टोर जो सोचते हैं कि वे "उपहार कार्ड संभालते हैं" इसे पहली बार चलाने पर असफल हो जाते हैं।

वॉल्यूम पर देनदारी को ईमानदार रखना

प्रति वर्ष दस उपहार कार्ड पर, आप यह सब हाथ से जर्नल कर सकते हैं। Q4 वॉल्यूम पर — सैकड़ों कार्ड, आंशिक रिडेम्पशन, स्प्लिट टेंडर, वापसी क्रेडिट, और सद्भावना क्रेडिट सभी एक साथ चल रहे हैं — मैन्युअल प्रविष्टियाँ बहीखाता कार्य होने से रुक जाती हैं और त्रुटि का एक स्थायी स्रोत बनना शुरू हो जाती हैं। यह समस्या की एक श्रेणी है जिसे सिंक सॉफ़्टवेयर या तो सही ढंग से मॉडल करता है या चुपचाप तोड़ देता है।

यह भी, सचमुच, एक ऐसा लाभ है जिसे हर टूल संभाल नहीं पाता है। लेजरपोर्ट उपहार कार्ड और स्टोर क्रेडिट को वही मानता है जो वे हैं - देनदारी की चाल, न कि आय - Shopify या WooCommerce से QuickBooks में सिंक होने वाले ऑर्डर के रूप में स्वचालित रूप से देनदारी खाते से जारी और भुनाया जाता है। यह एक एंटरप्राइज-प्लान सुविधा है, क्योंकि जिन स्टोरों को इसकी आवश्यकता होती है, वे वे हैं जो वास्तविक उपहार कार्ड वॉल्यूम को स्थानांतरित कर रहे हैं; यदि वह आप हैं, तो ऊपर दिए गए अनुभाग में महीने के अंत की जांच एक ऐसी संख्या बन जाती है जो बस मेल खाती है।

यदि आप इससे पहले हैं, तो मूल बातों से शुरू करें: देनदारी खाता बनाएं, कार्ड बिक्री को आय के रूप में बुक करना बंद करें, और अपने मासिक क्लोज में बकाया-शेष राशि की जांच को शामिल करें। व्यापक प्रणाली - भुगतान, शुल्क, COGS, और उपहार कार्ड उनमें कहां फिट होते हैं - हमारे ई-कॉमर्स लेखांकन गाइड में शामिल है।

किसी भी तरह से, दिसंबर का $9,000 वास्तविक पैसा और एक वास्तविक जीत है। यह सिर्फ दिसंबर का राजस्व नहीं है। यह जनवरी का है, और फरवरी का है, और वह वादा है जिसे आप तब निभाते हैं जब भी आपके ग्राहक वापस आकर उसे इकट्ठा करते हैं।