- 1आपका 1099-K, आपका क्विकबुक्स ऑनलाइन, और आपके बैंक बैलेंस में तीन अलग-अलग नंबर क्यों दिखते हैं
- 25 चीजें जो आपके CPA को वास्तव में आपकी Shopify बुक्स से चाहिए
- 3छठी बात: उनकी अपनी सीट
- 4तीन संकेत कि आपकी Shopify बुक्स तैयार नहीं हैं (और इसकी क्या लागत है)
- 5ऐसा क्यों होता है — और वह समाधान जो अगले साल को सामान्य बनाता है
- 6“इस साल बहुत देर हो चुकी है” — ऐसा नहीं है
जनवरी का मध्य है। आपने शनिवार का एक बड़ा हिस्सा व्यवस्थित होने में बिताया है। आपने अपना शॉपिफाई फाइनेंस सारांश निर्यात किया। आपने अपना क्विकबुक्स ऑनलाइन लाभ और हानि रिपोर्ट डाउनलोड की। आपने एक फ़ोल्डर बनाया, उसे स्पष्ट रूप से लेबल किया, और सब कुछ अपने सीपीए को "इस साल के लिए सब ठीक है" संदेश के साथ भेजा।
दो सप्ताह बाद, आपका CPA कॉल करता है।
“आपका क्विकबुक्स ऑनलाइन राजस्व शॉपिफाई पेमेंट्स से 1099-K से मेल नहीं खाता है। आपके शुल्क व्यय उस तरह से दिखाई नहीं देते जैसा मैं उम्मीद करता हूं। मुझे रिटर्न शुरू करने से पहले इसे सुलझाने के लिए कुछ घंटों की आवश्यकता होगी।”
इनवॉइस कोट किए गए से $700 अधिक आता है। आपको यह बताने के लिए अधिक भुगतान करना पड़ा कि आपके रिकॉर्ड गलत थे, बजाय इसके कि साल की शुरुआत में उन्हें ठीक करने में कितना खर्च आता।
आश्चर्यजनक बिल
$700+
जब Shopify बुक्स टैक्स के लिए तैयार नहीं होती हैं तो CPA द्वारा लिया जाने वाला औसत क्लीनअप सरचार्ज
यह टैक्स तैयारी शुल्क नहीं है। यह एक बुककीपिंग पुनर्निर्माण शुल्क है — CPA द्वारा रिटर्न शुरू करने से पहले लिया जाता है।
यहां तक ले जाने वाली धारणा: आपके शॉपिफाई रिपोर्ट निर्यात करना और आपके सीपीए को क्विकबुक्स ऑनलाइन तक पहुंच देना कर तैयारी का मतलब है — आपने काम किया, वे कठिन हिस्से को संभालते हैं। यह विश्वास है। यह गलत भी है। शॉपिफाई स्टोर के लिए कर तैयारी दस्तावेजों के बारे में नहीं है। यह ऐसे दस्तावेजों के बारे में है जो सही बातें कहते हैं। एक मानक क्विकबुक्स ऑनलाइन सेटअप में लगभग निश्चित रूप से आय अधिक बताई गई है, शुल्क अदृश्य हैं, और बिक्री कर गलत खाते में बैठा है — और उन दस्तावेजों को अपने सीपीए को भेजने से इनमें से कोई भी ठीक नहीं होता है। इसका मतलब सिर्फ इतना है कि वे समस्याओं को ढूंढते हैं, आप नहीं।
आपका 1099-K, आपका क्विकबुक्स ऑनलाइन, और आपके बैंक बैलेंस में तीन अलग-अलग नंबर क्यों दिखते हैं
जब आपका CPA आपकी फ़ाइल खोलता है, तो वे तीन नंबर देख रहे होते हैं जिन्हें आपकी Shopify आय के बारे में एक ही कहानी बतानी चाहिए — और लगभग कभी नहीं बताती है।
1099-K: सकल लेनदेन संसाधित (शुल्क, वापसी, या कर से पहले)। क्विकबुक्स ऑनलाइन आय: जो कुछ भी राजस्व के लिए मैप किया गया था — आमतौर पर शुद्ध जमा। बैंक खाता: शॉपिफाई द्वारा सब कुछ काटने के बाद शुद्ध भुगतान। एक ही स्टोर, एक ही महीने से तीन अलग-अलग नंबर।
Shopify पेमेंट्स से आपका 1099-K सकल लेनदेन संसाधित दिखाता है — वर्ष के लिए Shopify के भुगतान प्रणाली के माध्यम से संसाधित प्रत्येक ऑर्डर का कुल डॉलर मूल्य, किसी भी कटौती से पहले। शुल्क, वापसी, और बिक्री कर जो आपने एकत्र किया है, वह सब उस संख्या में है।
आपका क्विकबुक्स ऑनलाइन आय खाता वह दिखाता है जो उसे मैप किया गया था। एक मानक सेटअप पर अधिकांश स्टोरों के लिए, वह शुद्ध बैंक जमा है — वह राशि जो शॉपिफाई ने सब कुछ घटाने के बाद वास्तव में हस्तांतरित की थी।
आपका बैंक खाता शुद्ध भुगतान दिखाता है: सकल बिक्री घटा प्रोसेसिंग शुल्क, घटा वापसी, घटा बिक्री कर जो Shopify ने आपकी ओर से एकत्र किया था, कभी-कभी एक ही हस्तांतरण में एक से चौदह दिनों के ऑर्डर शामिल होते हैं।
तीन नंबर। एक ही व्यवसाय। उनमें से कोई भी सहमत नहीं है — और संरचनात्मक रूप से, उनमें से कोई भी नहीं होना चाहिए, क्योंकि वे अलग-अलग चीजों को माप रहे हैं। समस्या यह है कि आपकी क्विकबुक्स ऑनलाइन फ़ाइल को तीनों के बीच के अंतर को समझाना होगा। उस स्पष्टीकरण के बिना, आपका सीपीए उन्हें सुलझा नहीं सकता है — और आईआरएस उन रिटर्न को चिह्नित करने के लिए एक स्वचालित प्रक्रिया का उपयोग करता है जहां रिपोर्ट की गई आय 1099-K सकल से काफी कम है। उन नंबरों के बीच का अंतर वह जगह है जहाँ अव्यवस्थित शॉपिफाई पुस्तकों की वास्तविक लागत दिखाई देती है, और अधिकांश मालिक इसे तब तक नहीं देखते जब तक कि नोटिस नहीं आ जाता।
5 चीजें जो आपके CPA को वास्तव में आपकी Shopify बुक्स से चाहिए
आप जिस चेकलिस्ट की तलाश कर रहे थे वह मौजूद है — लेकिन यह जनवरी में करने वाली चीजों की सूची नहीं है। यह उन चीजों की सूची है जो आपकी क्विकबुक्स ऑनलाइन फ़ाइल को साल के हर महीने, कर समय पर साफ-सुथरा सौंपने के लिए पहले से दिखानी चाहिए।
1. दर्ज की गई सकल आय, बैंक जमा राशि नहीं।
आपके आय खातों को वह दिखाना चाहिए जो ग्राहकों ने भुगतान किया — सकल बिक्री राशि इससे पहले कि शॉपिफाई ने कुछ भी काटा हो। यदि आपकी क्विकबुक्स ऑनलाइन आय आपके बैंक जमाओं से मेल खाती है, तो आय को शुद्ध रूप से दर्ज किया जा रहा है: शुल्क पहले से हटा दिए गए हैं, वापसी पहले से ही वापस कर दी गई है, संभवतः कर को ढहा दिया गया है। यह राजस्व को कम आंकता है और शुल्क व्यय को अदृश्य बनाता है।
नेट-जमा आय के आंकड़े से काम करने वाले सीपीए के पास यह जानने का कोई तरीका नहीं है कि आपने वास्तव में क्या बेचा, बिक्री को प्रोसेस करने में क्या लागत आई, या सकल मार्जिन वही है जो आप सोचते हैं। इसके लिए खातों के चार्ट का समाधान एक एकल संरचनात्मक निर्णय है — एक क्लियरिंग खाता जो सकल आय और नेट जमा को जोड़ता है — जो कि अधिकांश सामान्य क्विकबुक्स ऑनलाइन सेटअप कभी नहीं करते हैं।
2. शुल्क प्रकार के अनुसार अलग किए गए — एक खाते में नहीं मिलाए गए।
Shopify तीन अलग-अलग शुल्क प्रकार बनाता है, प्रत्येक की एक अलग लागत संरचना और एक अलग रणनीतिक अर्थ है:
सदस्यता शुल्क
निश्चित
मासिक प्लेटफ़ॉर्म लागत; मात्रा से असंबंधित; परिचालन व्यय
लेनदेन शुल्क
0.5–2%
केवल Shopify भुगतान के बिना शुल्क लिया जाता है; स्विच करने पर गायब हो जाता है
प्रसंस्करण शुल्क
2.9% + $0.30
प्रति-लेनदेन; सबसे बड़ा शुल्क श्रेणी; सीधे सकल मार्जिन को कम करता है
तीनों को एक ही "Shopify शुल्क" खाते में मिलाने से एक ऐसी संख्या बनती है जिसका अकेले कोई मतलब नहीं है। यदि सकल मार्जिन आपके मूल्य निर्धारण मॉडल की भविष्यवाणी से कम दिखता है और शुल्क एक ही बकेट में हैं, तो यह निदान करने का कोई तरीका नहीं है कि क्यों — या क्या भुगतान प्रोसेसर बदलने से कुछ भी बदलेगा।
3. सही लेखा अवधि में दर्ज किए गए रिफंड।
जब कोई ग्राहक ऑर्डर वापस करता है, तो Shopify एक अलग बैंक लेनदेन नहीं बनाता है। रिफंड अगले उपलब्ध भुगतान से काट लिया जाता है। यदि वह भुगतान अप्रैल में आता है लेकिन वापसी मार्च में संसाधित की गई थी, तो नकदी का प्रभाव अप्रैल में हुआ — और लेखा प्रविष्टि वहीं की है, मार्च की नहीं।
रिफंड को मूल ऑर्डर की तारीख पर पोस्ट करने से अवधि का बेमेल हो जाता है: मार्च का राजस्व गिर जाता है, लेकिन मार्च बैंक समाधान अभी भी संतुलित नहीं होता है क्योंकि मार्च में नकदी नहीं चली थी। ये बेमेल महीने दर महीने बढ़ते जाते हैं। साल के अंत तक, आपका सीपीए उनमें से बारह को सुलझा रहा होता है। पूर्ण अवधि-सही उपचार रिफंड और रिटर्न के लिए लेखांकन के हमारे गाइड में है।
4. बिक्री कर को राजस्व के रूप में नहीं, बल्कि देनदारी के रूप में दर्ज किया गया।
अधिकांश अमेरिकी राज्यों में, Shopify एक बाज़ार सुविधाकर्ता है — यह ग्राहकों से बिक्री कर एकत्र करता है और इसे सीधे राज्य के अधिकारियों को भेजता है। आप उस पैसे को कभी नहीं छूते हैं। यह आपके व्यवसाय का नहीं है। $7 Shopify-एकत्रित कर वाला $97 का ऑर्डर आपके उद्देश्यों के लिए $90 की बिक्री है, न कि $97 की बिक्री।
यदि आय खाते उस कर सहित सकल ऑर्डर कुल दर्ज करते हैं, तो बाज़ार-सुविधा वाले राज्य से हर ऑर्डर पर एक अवास्तविक आय दिखाई देती है। पूरे वर्ष में बड़े पैमाने पर, यह आय में एक महत्वपूर्ण संख्या है जो वास्तव में कर योग्य नहीं है — और इसे शल्य चिकित्सा द्वारा हटाने के लिए एक सीपीए की आवश्यकता होगी।
5. COGS जो चालान मूल्य के बजाय लैंडेड लागत को दर्शाता है।
विदेशों से माल मंगाने वाले स्टोरों के लिए, चालान मूल्य वास्तविक लागत नहीं है। भाड़ा, आयात शुल्क और सीमा शुल्क दलाली बेचे गए माल की लागत में शामिल होते हैं — और वे आम तौर पर आपूर्तिकर्ता द्वारा लिए गए मूल्य में 20-40% जोड़ देते हैं। $0.80 भाड़ा, $0.60 शुल्क और $0.10 दलाली के साथ $5.00 के चालान वाले उत्पाद की आपके गोदाम तक पहुँचने की वास्तविक लागत $6.50 थी।
केवल चालान मूल्य का उपयोग करने से हर बिक्री पर सकल लाभ अधिक हो जाता है। जब तक कोई सीपीए पूछता है कि लाभ आपके मूल्य निर्धारण मॉडल से क्यों भिन्न है, तब तक खरीद रिकॉर्ड से एक वर्ष की लैंडेड लागतों का पुनर्निर्माण ही एकमात्र रास्ता है।
छठी बात: उनकी अपनी सीट
ऊपर दिया गया सब कुछ उस बारे में है जो फ़ाइल दिखाती है। एक और चीज़ है जिसकी आपके सीपीए को आवश्यकता है जो आपके माध्यम से रूट नहीं होती है: एक्सेस जो आपके माध्यम से रूट नहीं होता है। लेजरपोर्ट में, "अपने सीपीए को एक्सेस दें" एक पांच-चरणीय प्रक्रिया है — सेटिंग्स » टीम » सदस्य को आमंत्रित करें » उनका ईमेल दर्ज करें और एक भूमिका चुनें » आमंत्रित करें भेजें। वे ईमेल किए गए लिंक पर क्लिक करते हैं और अपने स्वयं के लॉगिन प्राप्त करते हैं, डॉक्स के अपने फ्रेमिंग में, "अपने लॉगिन क्रेडेंशियल साझा किए बिना"।
भूमिका जुड़ाव के अनुकूल है। व्यवस्थापक वह है जिसकी डॉक्स "एक विश्वसनीय एकाउंटेंट या व्यावसायिक भागीदार" के लिए अनुशंसा करते हैं — कनेक्शन, सिंक कॉन्फ़िगरेशन और मैपिंग पर पूर्ण नियंत्रण, जो एक एकाउंटेंट जो आपकी सेटअप को ठीक कर रहा है, उसे वास्तव में चाहिए। सदस्य कर्मचारियों या एक बुककीपर के लिए उपयुक्त है जिसे सिंक लॉग देखना चाहिए, मैन्युअल री-सिंक चलाना चाहिए, और कॉन्फ़िगरेशन को बदलने में सक्षम हुए बिना मैपिंग की समीक्षा करनी चाहिए। जब जुड़ाव समाप्त हो जाता है, तो हटाना एक क्लिक है और तुरंत प्रभावी होता है।
कई स्टोर वाले विक्रेताओं के लिए एक और पंक्ति: प्रत्येक एक पूरी तरह से अलग व्यवसाय के रूप में उसी लॉगिन के तहत दिखाई देता है — इसके अपने कनेक्शन, सिंक लॉग और सेटिंग्स। आपका सीपीए एक मिश्रित फ़ाइल को सुलझाने के बजाय एक सीट से प्रति-स्टोर साफ बही-खातों के बीच स्विच करता है, और एक व्यवसाय में किया गया कुछ भी दूसरे को प्रभावित नहीं करता है।
तीन संकेत कि आपकी Shopify बुक्स तैयार नहीं हैं (और इसकी क्या लागत है)
आप किसी को कॉल किए बिना अभी अपनी कर-तैयारी का आकलन कर सकते हैं। क्विकबुक्स ऑनलाइन में तीन प्रश्न:
क्या किसी दिए गए महीने के लिए आपका क्विकबुक्स ऑनलाइन राजस्व उस महीने के लिए आपकी बैंक जमा राशि से मेल खाता है? यदि हाँ — यदि वे एक ही संख्या हैं — तो आय को नेट रिकॉर्ड किया जा रहा है। शुल्क अदृश्य हैं। आपकी रिपोर्ट की गई आय 1099-के से कम होगी, और इस अंतर को समझाने की आवश्यकता है।
क्या आपके पास Shopify की सदस्यता शुल्क, लेनदेन शुल्क और भुगतान प्रसंस्करण शुल्क के लिए अलग-अलग क्विकबुक्स ऑनलाइन खाते हैं? यदि यह सब एक ही खाते में है, तो आपका सीपीए प्रति-लेनदेन की वास्तविक लागत नहीं देख सकता है और न ही आप।
क्या आप वर्ष के लिए अपने 1099-के सकल और अपने क्विकबुक्स ऑनलाइन आय के बीच के अंतर को समझा सकते हैं — विशिष्ट खातों को इंगित करके? यदि उत्तर "वास्तव में नहीं" है, तो यही वह अंतर है जिसे फ़्लैग किया जाता है।
प्रत्येक "मुझे नहीं पता" एक विशिष्ट सीपीए बिलिंग जोखिम का प्रतिनिधित्व करता है — उन उत्तरों को पुनर्निर्मित करने में लगने वाले घंटे। और यदि आपके रिटर्न पर संख्याएं दस्तावेज़ीकरण के बिना आपके 1099-K से भिन्न होती हैं, तो आईआरएस अंतर समझाने के लिए कहता हुआ एक CP2000 नोटिस भेजता है।
एक चौथी जांच है जो चलाने लायक है, और यह क्विकबुक्स ऑनलाइन के बजाय आपकी सिंक सेटिंग्स में रहती है: अनकॉन्फ़िगर किए गए कर दरें। लेजरपोर्ट में, एक ऑर्डर जिसका कर दर कोई मिलान कॉन्फ़िगरेशन नहीं है, पोस्ट नहीं होता है — यह जानबूझकर त्रुटि करता है, क्योंकि टूल यह निर्धारित नहीं कर सकता है कि कर कहां रिकॉर्ड करना है। यह सही विफलता मोड है, लेकिन इसका मतलब है कि अनमैप्ड कर चुपचाप त्रुटि स्थिति में ऑर्डर जमा करता है जब तक कि कोई व्यक्ति देखता नहीं है।
समाधान एक सेटिंग है, कोई प्रोजेक्ट नहीं। सिंक कॉन्फ़िगरेशन » लेखांकन में आप दो मोड में से एक चुनते हैं: लाइन आइटम टैक्स, जहां प्रत्येक शॉपिफाई टैक्स दर एक क्विकबुक्स टैक्स कोड से मेल खाती है और एकत्र किया गया टैक्स आपके द्वारा नामित देनदारी खाते में पोस्ट होता है, या क्विकबुक्स स्वचालित बिक्री कर, जो गणना को क्विकबुक्स ऑनलाइन के अपने कर इंजन को सौंपता है। किसी भी तरह से, मैन्युअल सिंक से प्रभावित ऑर्डर को फिर से सिंक करने से बैकलॉग साफ़ हो जाता है।
यह सीधे चेकलिस्ट पर आइटम चार से जुड़ता है। आय के रूप में बुक की गई बिक्री कर वह दोष है जिसे आपका सीपीए मार्च में शल्य चिकित्सा द्वारा उलटने के लिए घंटे बिल करता है। सिंक सेटिंग्स में कर-दर-दरार जांच उस समान ऑडिट का पांच मिनट का संस्करण है - नवंबर में आपके द्वारा, मुफ्त में किया गया।
ऐसा क्यों होता है — और वह समाधान जो अगले साल को सामान्य बनाता है
उपरोक्त में से कोई भी व्यक्तिगत कमी नहीं है। एक मानक क्विकबुक्स ऑनलाइन सेटअप मानता है कि आय सकल राजस्व के रूप में आती है: $100 की बिक्री $100 आय के रूप में पोस्ट होती है, शुल्क का भुगतान होने पर रिकॉर्ड किया जाता है। अधिकांश व्यवसाय इसी तरह काम करते हैं।
शॉपिफाई अलग तरह से काम करता है। यह एक नेट भुगतान भेजता है — सकल बिक्री घटा प्रसंस्करण शुल्क, घटा रिफंड, घटा बिक्री कर जो शॉपिफाई ने आपकी ओर से एकत्र किया — एक बैंक हस्तांतरण में बंडल किया गया है जिसमें एक से चौदह दिनों के ऑर्डर शामिल हैं। उस संरचना के लिए नहीं बनाया गया क्विकबुक्स ऑनलाइन सेटअप हर महीने, स्वचालित रूप से, उपरोक्त पांच मदों में से कम से कम तीन को गलत रिकॉर्ड करेगा।
यह सुधार एक बार का वास्तुशिल्प परिवर्तन है: एक क्लियरिंग खाता, अलग शुल्क खाते, बाज़ार कर के लिए एक देयता खाता, भुगतान तिथि के अनुसार समयबद्ध राजस्व खाता। एक बार बनाया गया, यह हर भुगतान चक्र में शॉपिफाई डेटा को सही ढंग से प्राप्त करता है। कर का समय एक गणना होने के बजाय एक हैंडऑफ़ बन जाता है — पुनर्निर्माण के लिए कुछ नहीं, समझाने के लिए कुछ नहीं।
लेजरपोर्ट इस मैपिंग को स्वचालित रूप से संभालता है — प्रत्येक शॉपिफाई भुगतान सकल बिक्री, शुल्क लाइन आइटम, रिफंड और बाज़ार कर को उनके सही खातों में पोस्ट करता है, और क्लियरिंग खाता मैन्युअल काम के बिना बंद हो जाता है। आपकी किताबें साल के हर महीने कर के लिए तैयार रहती हैं, न कि केवल आपके सीपीए अपॉइंटमेंट से पहले वाले महीने में।
“इस साल बहुत देर हो चुकी है” — ऐसा नहीं है
अक्टूबर या नवंबर में इसे ठीक करने का मानक आपजेक्शन: वर्ष ज्यादातर बुक किया गया है, इसलिए इस कर के मौसम के माध्यम से लंगड़ाना और जनवरी में साफ शुरुआत करना बेहतर है। वह तर्क मानता है कि ऐतिहासिक डेटा को सुरक्षित रूप से फिर से पोस्ट नहीं किया जा सकता है। यह कर सकता है। लेजरपोर्ट का मैनुअल सिंक पेज मांग पर इतिहास को धकेलता है - उत्पाद, विविधताएं, ऑर्डर, ग्राहक और भुगतान प्रत्येक को अपना टैब मिलता है, और आप रिकॉर्ड का चयन करते हैं या उनमें से प्रत्येक से सब कुछ धकेलते हैं।
आपत्ति के पीछे का डर डुप्लिकेट्स का है, और इसे संरचनात्मक रूप से संभाला जाता है: क्विकबुक्स में पहले से मौजूद रिकॉर्ड स्वचालित रूप से छोड़ दिए जाते हैं, और विफल रिकॉर्ड को फिर से पुश करने से यह बनता-या-अपडेट होता है - कभी भी दोगुना नहीं होता। बैकफ़िल किए गए भुगतान चालान से जुड़े क्विकबुक्स ऑनलाइन भुगतान रिकॉर्ड के रूप में आते हैं, इसलिए इतिहास मिलान किए जाने वाले ढीले जमा के बजाय पहले से ही सुलझा हुआ आता है।
गहन पुनर्निर्माण के लिए, सीपीए पार्टनर प्रोग्राम में टाइम मशीन शामिल है: 24 महीने तक का ऐतिहासिक Shopify ऑर्डर आयात, शुरुआत से किताबें बनाने के लिए बनाया गया है। व्यावहारिक परिणाम: अक्टूबर में अपना सेटअप ठीक करना शुरू करने वाला स्टोर अभी भी टैक्स सीज़न में एक पूर्ण, टाई-आउट- करने योग्य क्विकबुक्स ऑनलाइन फ़ाइल के साथ प्रवेश करता है - जो ठीक वही है जो अगले जनवरी को सामान्य बनाता है।
यदि आप एक मानक क्विकबुक्स ऑनलाइन सेटअप और Shopify के साथ टैक्स सीज़न में प्रवेश कर रहे हैं, तो उपरोक्त तीन प्रश्न कुछ भी भेजने से पहले उत्तर देने योग्य हैं। यदि उनमें से कोई भी समस्या का खुलासा करता है, तो आप इसे ढूंढ सकते हैं - बजाय इसके कि आप इसे खोजने के लिए अपने सीपीए को भुगतान करें।
देखें कि लेजरपोर्ट आपके शॉपिफाई खातों को साल भर कर के लिए तैयार कैसे रखता है, या मुफ़्त में शुरुआत करें।
