यह टूल चार काम अच्छी तरह से करता है और एक काम बिल्कुल नहीं करता है - और वह काम जो यह नहीं कर सकता है, वही कारण है कि अधिकांश छोटी फर्मों के कार्यान्वयन चुपचाप मर जाते हैं।
यह मार्च का मंगलवार है, और एक ग्राहक ईमेल करता है: "बस जांच रहा हूं - क्या एक्सटेंशन फाइल हो गया था?" आपको नहीं पता। आपको पता होना चाहिए। जवाब कहीं मौजूद है - आपके इनबॉक्स में, आपके स्टाफ अकाउंटेंट के इनबॉक्स में, 2025 deadlines FINAL v3 नामक स्प्रेडशीट में, या उस व्यक्ति के दिमाग में जो आज बीमार है। आप एक ऐसा काम जो चार मिनट में हो जाता है, उसकी स्थिति का पुनर्निर्माण करने में ग्यारह मिनट लगाते हैं।
यदि आप एक से दस लोगों की फर्म चलाते हैं, तो आपने यह मंगलवार अनुभव किया होगा। शायद आपने अधिक महंगा संस्करण भी अनुभव किया होगा: वह समय सीमा जो छूट गई, वह ग्राहक जिसने आपसे पहले पता लगा लिया, माफी का कॉल। और आपने शायद कम से कम एक बार स्पष्ट समाधान आज़माया है - संकल्प की जनवरी की वृद्धि में प्रैक्टिस मैनेजमेंट सब्सक्रिप्शन खरीदा, अपनी क्लाइंट सूची आयात की, इसे छह सप्ताह तक ईमानदारी से इस्तेमाल किया, और इसे एक महंगे कार्य सूची में क्षय होते देखा जिसे कोई भी अपडेट नहीं करता है।
वह क्षय एक सॉफ्टवेयर समस्या नहीं है, और यह एक अनुशासन समस्या नहीं है। यह एक अनुक्रमण समस्या है - और यह किसी भी विक्रेता का मूल्यांकन करने से पहले समझने लायक है, क्योंकि यह निर्धारित करता है कि अगला सब्सक्रिप्शन पिछले वाले से बेहतर काम करता है या नहीं।
चार काम जो पीएम सॉफ्टवेयर वास्तव में करता है
मार्केटिंग को हटा दें और छोटे अकाउंटिंग फर्मों के लिए प्रैक्टिस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर चार काम करता है। चारों वास्तविक हैं। यदि आप आज उनमें से किसी को भी चूक रहे हैं, तो आप पार्टनर के ध्यान के अंतर के लिए भुगतान कर रहे हैं - जो इमारत में सबसे महंगा संसाधन है।
1. कार्य और कार्य प्रबंधन। हर जुड़ाव चरणों, मालिकों और नियत तारीखों के साथ एक परियोजना बन जाता है। किसी क्लाइंट के लिए मासिक क्लोज "प्रिया जानती है कि क्या करना है" होने के बजाय एक चेकलिस्ट बन जाता है जो प्रिया के बाहर मौजूद है। यह वह काम है जो प्रत्यायोजन को संभव बनाता है: आप काम को एक नए कर्मचारी को सौंप सकते हैं क्योंकि काम लिखा हुआ है, और आप एक नज़र में देख सकते हैं कि क्या हो गया है, क्या अटक गया है, और क्या शुरू नहीं हुआ है।
2. ग्राहक संचार और पोर्टल। दस्तावेजों, ई-हस्ताक्षर और प्रश्नों के लिए अनुरोध ईमेल थ्रेड्स से बाहर निकलकर एक सिस्टम में चले जाते हैं जिसमें स्थिति होती है। "ग्राहक की प्रतीक्षा" एक ऐसी स्थिति बन जाती है जिसे आप पूरी फर्म में देख सकते हैं बजाय इसके कि चालीस अनउत्तरित ईमेल जिन्हें आपको पुनर्निर्माण के लिए फिर से पढ़ना होगा। पोर्टल वह जगह भी है जहाँ ग्राहक बैंक स्टेटमेंट और रसीदें अपलोड करते हैं जिन्हें आप अन्यथा मांगते - जब यह काम करता है, जिस पर हम वापस आएंगे।
3. समय सीमा पर नज़र रखना। फाइलिंग की तारीखें, विस्तार की तारीखें, अनुमानित भुगतान की तारीखें, बिक्री कर कैलेंडर — प्रति क्लाइंट, प्रति अधिकार क्षेत्र, आवर्ती सही ढंग से ट्रैक किए जाते हैं, सभी के लिए दिखाई देते हैं। यह सबसे तेज नुकसान से सुरक्षा वाली नौकरी है। छूटा हुआ क्लाइंट ईमेल सद्भावना की लागत है; छूटी हुई फाइलिंग की समय सीमा पैसे और कभी-कभी क्लाइंट की लागत है। एक साझा समय सीमा प्रणाली वह सबसे सस्ती कदाचार बीमा है जिसे आप कभी खरीदेंगे।
4. क्षमता का दृश्य। अगले सप्ताह वास्तव में कौन खाली है? "कौन व्यस्त लगता है" नहीं — किसके पास निर्धारित काम के मुकाबले घंटे हैं? छोटी फर्में लगातार अपने सबसे अच्छे व्यक्ति पर अधिक बोझ डालती हैं क्योंकि कोई भी काम का बोझ नहीं देख सकता है। क्षमता का दृश्य "क्या हम यह क्लाइंट ले सकते हैं?" को एक सहज निर्णय से एक गणित की समस्या में बदल देता है। यह वह दृश्य भी है जो आपको बताता है कि गुणवत्ता फिसलने से *पहले* कब काम पर रखना है, बाद में नहीं।
ये चार काम, पर्याप्त रूप से किए जाने पर, एक छोटी फर्म के लिए वास्तविक धन के लायक हैं। यह इस श्रेणी का ईमानदार मामला है। अब ईमानदार सीमा।
वह काम जो यह नहीं कर सकता
यहाँ झूठ है — और यह वह है जिसे श्रेणी का अपना विपणन चुपके से प्रोत्साहित करता है: "सॉफ़्टवेयर हमें व्यवस्थित कर देगा।"
यह नहीं करेगा। प्रैक्टिस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर एक आयोजक नहीं, बल्कि एक एम्पलीफायर है। यह उस प्रक्रिया को लेता है जो आपके पास पहले से है और इसे दृश्यमान, दोहराने योग्य और सौंपने योग्य बनाता है। यदि आपकी मासिक क्लोज प्रक्रिया प्रलेखित है — भले ही Google डॉक में एक मोटे चेकलिस्ट के रूप में — सॉफ़्टवेयर इसे एक मशीन में बदल देता है। यदि आपकी प्रक्रिया आपके दिमाग में रहती है, तो सॉफ़्टवेयर आपको एक खाली प्रोजेक्ट टेम्प्लेट और एक टिमटिमाते कर्सर देता है, और आप फिर से सुधार कर रहे होते हैं, सिवाय इसके कि अब आप एक सदस्यता के अंदर सुधार कर रहे हैं।
यही कारण है कि जनवरी का कार्यान्वयन विफल हो गया। आपने टूल का उपयोग करने में असफल नहीं हुए। आपने टूल से एक ऐसा काम करने के लिए कहा जो वह संरचनात्मक रूप से नहीं कर सकता: यह तय करना कि आपकी फर्म का काम वास्तव में क्या है। हर छोटी फर्म में हर आधा-छोड़ा हुआ पीएम सब्सक्रिप्शन एक ही अनुक्रमण गलती का स्मारक है — वर्कफ़्लो से पहले टूलिंग।
इसका समाधान साधारण है। विक्रेताओं का मूल्यांकन करने से पहले, अपने तीन सबसे सामान्य जुड़ाव प्रकारों को क्रमांकित चरणों के रूप में लिखें — वास्तविक चरण, जिसमें अजीब वाले भी शामिल हैं जैसे "तीन दिन प्रतीक्षा करें, फिर क्लाइंट को फिर से जगाएं।" एक मासिक बहीखाता क्लोज। एक शेड्यूल सी के साथ 1040। एक नया-क्लाइंट ऑनबोर्डिंग। यदि आप चेकलिस्ट नहीं लिख सकते हैं, तो आप सॉफ़्टवेयर खरीदने के लिए तैयार नहीं हैं; आप प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करने वाले दो पार्टनर दोपहर बिताने के लिए तैयार हैं, जो आपके द्वारा चुने गए किसी भी टूल से अधिक मूल्यवान होगा।
पहले वह करें, और कुछ उपयोगी होता है: विक्रेता चयन *आसान* हो जाता है, क्योंकि आप अब सपनों की सुविधाओं का मूल्यांकन नहीं कर रहे हैं। आप एक ठोस प्रश्न पूछ रहे हैं — "क्या यह टूल इन तीन चेकलिस्ट को वैसे ही चला सकता है जैसे हम वास्तव में काम करते हैं?" — और बाजार का आधा हिस्सा डेमो में खुद को अयोग्य घोषित कर देगा।
परिदृश्य, फर्म प्रोफाइल के अनुसार
छोटे फर्मों के पीएम बाज़ार को एक पहचानने योग्य वर्ग के आसपास समेकित किया गया है: कार्बोन, कैनोपी, टैक्सडोम, और फाइनेंशियल सेंट्स वे नाम हैं जिन्हें आप सबसे अधिक सुनेंगे, और अन्य भी इसी दायरे में हैं। स्केच से पहले एक नोट: इस गाइड में किसी ने भी यहां दिखाई देने के लिए भुगतान नहीं किया है, कोई संबद्ध लिंक नहीं हैं, और इस श्रेणी में मूल्य निर्धारण अक्सर बदलता रहता है और प्रति सीट और मॉड्यूल के अनुसार स्तरित होता है — प्रत्येक विक्रेता के साथ सीधे वर्तमान मूल्य निर्धारण की पुष्टि करें। जो आगे आता है वह पोजिशनिंग है, जो मूल्य सूचियों की तुलना में धीमी गति से चलता है।
कार्बोन ईमेल के इर्द-गिर्द बनाया गया है। इसका परिभाषित विचार यह है कि फर्म का काम ईमेल के रूप में शुरू होता है, इसलिए टूल साझा इनबॉक्स में कार्य प्रबंधन को एकीकृत करता है — ईमेल कार्य बन जाते हैं, ग्राहक थ्रेड नौकरियों से जुड़ जाते हैं, और किसी को भी दूसरा ऐप खोलने की याद रखने की आवश्यकता नहीं होती है। यह सहयोग-प्रथम है, जो तब सबसे अधिक मायने रखता है जब दो या दो से अधिक लोग एक ही ग्राहक को संभालते हैं, और इसे आम तौर पर छोटे फर्मों के महत्वाकांक्षी छोर की ओर (और मूल्यवान) रखा जाता है — वे फर्म जो बड़ी बनना चाहती हैं।
कैनोपी एक मॉड्यूलर दृष्टिकोण अपनाता है: दस्तावेज़ प्रबंधन, वर्कफ़्लो, समय और बिलिंग, और ग्राहक जुड़ाव ऐसे घटक हैं जिन्हें आप टुकड़ों में अपना सकते हैं। इसकी जड़ें कर (tax) में हैं — यह कर समाधान कार्य में मजबूत हुआ — और इसका दस्तावेज़ प्रबंधन और ग्राहक पोर्टल उस विरासत को दर्शाता है। मॉड्यूलरिटी उन फर्मों के लिए आकर्षण है जो पहले दिन एक पूरा सुइट निगलने के बजाय संकीर्ण रूप से शुरू करना और विस्तार करना चाहती हैं।
टैक्सडोम इस वर्ग का ऑल-इन-वन है: पोर्टल, ई-हस्ताक्षर, प्रस्ताव, वर्कफ़्लो, सीआरएम, और एक ही सदस्यता के तहत बिलिंग, जो मूल्य पर आक्रामक रूप से स्थित है। यह एकल चिकित्सकों और छोटे कर-केंद्रित फर्मों के बीच एक बड़ा अनुसरणकर्ता है, ठीक इसलिए क्योंकि एक सदस्यता चार या पांच पॉइंट टूल को बदल देती है। किसी भी ऑल-इन-वन का ट्रेड-ऑफ लागू होता है: आप अपनी पूरी प्रैक्टिस में इसके विचारों को अपना रहे हैं, और ऐतिहासिक रूप से इसने वार्षिक प्रति-सीट प्रतिबद्धताओं का पक्ष लिया है — वर्तमान शर्तों की जांच करें।
फाइनेंशियल सेंट्स सरलता और अपनाने की गति पर प्रतिस्पर्धा करता है। वर्कफ़्लो, ग्राहक कार्य, समय सीमा ट्रैकिंग, और कॉन्फ़िगरेशन की गहराई के बिना एक क्षमता दृश्य — जो उन फर्मों के लिए एक सुविधा है, समझौता नहीं, जिनकी पिछली कार्यान्वयन जटिलता के कारण मर गई थी। यह छोटे बुककीपिंग-आधारित फर्मों के बीच एक लगातार विकल्प है जो सिस्टम प्रोजेक्ट के बिना चार काम करवाना चाहती हैं।
प्रोफ़ाइल के अनुसार, गुरुत्वाकर्षण मोटे तौर पर इस तरह काम करता है:
| फर्म प्रोफ़ाइल | जहां फिट आमतौर पर बैठता है | क्यों |
|---|---|---|
| एकल व्यवसायी | टैक्सडोम- या फाइनेंशियल सेंट्स-वर्ग | एक सदस्यता, कम प्रशासनिक ओवरहेड; सहयोग सुविधाओं से अधिक महत्वपूर्ण ऑल-इन-वन समेकन |
| 2–10 कर्मचारी | कार्बोन- या फाइनेंशियल सेंट्स-वर्ग | सहयोग और दृश्यता बाध्यकारी बाधा बन जाती है; ईमेल-एम्बेडेड कार्य या तेज साझा अपनाने |
| कर-भारी अभ्यास | कैनोपी- या टैक्सडोम-वर्ग | दस्तावेज़ प्रबंधन, ई-हस्ताक्षर/केबीए, और कर वर्कफ़्लो दैनिक पीस हैं |
| विशिष्ट-केंद्रित (जैसे, ई-कॉमर्स ग्राहक) | जो भी सबसे गहरा टेम्पलेट रखता है | आपका विभेदन आपकी प्रक्रिया है; उपकरण को इसे निष्ठापूर्वक एन्कोड करना चाहिए — इस पर और नीचे |
तालिका को एक शुरुआती शॉर्टलिस्ट मानें, अंतिम निर्णय नहीं। इन सभी उपकरणों में हर तरह की प्रोफाइल वाली सफल फर्में हैं। वे अंतर जो आपकी फर्म के लिए निर्णय लेते हैं, वे चार मानदंडों में छिपे हैं जो फीचर ग्रिड नहीं दिखाते हैं।
चार मूल्यांकन मानदंड जो वास्तव में उन्हें अलग करते हैं
ईमेल-एम्बेडेड बनाम स्टैंडअलोन। इस वर्ग में सबसे गहरा वास्तुशिल्प विभाजन। Karbon-शैली के उपकरण काम को वहीं रखते हैं जहाँ ईमेल पहले से रहता है, इसलिए इनबॉक्स का जवाब देते समय स्थिति अपडेट एक साइड इफेक्ट के रूप में होते हैं। स्टैंडअलोन टूल के लिए टीम को ऐप खोलना और उसे अपडेट करना पड़ता है — एक छोटा सा अनुशासन कर, जो हर व्यक्ति द्वारा, हमेशा के लिए, दैनिक रूप से भुगतान किया जाता है। कोई भी गलत नहीं है। लेकिन अपनी टीम के बारे में ईमानदार रहें: यदि पिछला टूल इसलिए मर गया क्योंकि किसी ने उसे अपडेट नहीं किया, तो ईमेल-एम्बेडेड मॉडल उसी विफलता मोड को हटा देता है जिसने उसे मार डाला।
टेम्पलेट की गहराई। हर विक्रेता एक टेम्पलेट लाइब्रेरी भेजता है, और हर लाइब्रेरी डेमो बहुत अच्छा लगता है। सवाल यह है कि क्या टेम्पलेट आपकी प्रक्रिया को एन्कोड कर सकते हैं: आवर्ती शेड्यूल जो आपके क्लोज कैलेंडर से मेल खाते हैं, निर्भरताएं ("जब तक क्लाइंट स्टेटमेंट अपलोड नहीं करता तब तक समाधान शुरू न करें"), स्वचालित क्लाइंट अनुस्मारक, सशर्त चरण। डेमो में अपने तीन प्रलेखित चेकलिस्ट लाएं और एक को लाइव बनाएं। यदि टूल डेमो में आपका विरोध करता है, तो वह मार्च में भी आपका विरोध करेगा।
क्लाइंट-पोर्टल घर्षण। पोर्टल सुविधाएँ केवल तभी मौजूद होती हैं जब क्लाइंट वास्तव में उनका उपयोग करते हैं, और क्लाइंट ने यह सॉफ़्टवेयर नहीं चुना - आपने चुना। अपने सबसे कम तकनीकी क्लाइंट के रूप में पोर्टल का परीक्षण करें: ईमेल से अपलोड किए गए दस्तावेज़ तक कितने चरण? खाता निर्माण या पासवर्ड रहित लिंक? क्या यह फोन कैमरे से काम करता है? एक पोर्टल जिसे आपके क्लाइंट लॉग इन नहीं करते हैं, वह "क्लाइंट कार्यों" को स्वचालन से वापस ईमेल द्वारा पीडीएफ का पीछा करने में बदल देता है, सिवाय इसके कि अब पीडीएफ कहीं और होने चाहिए।
छोटे पैमाने पर प्रति-सीट अर्थशास्त्र। तीन सीटों पर, टूल के बीच डॉलर का अंतर छोटा होता है — सस्ते और महंगे सिरे के बीच का अंतर एक क्लाइंट लंच है। जो छोटी फर्मों को काटता है वह दर नहीं है, बल्कि संरचना है: वार्षिक प्रतिबद्धताएं जो तब लचीली नहीं होतीं जब कोई मौसमी तैयार करने वाला मई में चला जाता है, चाहे एडमिन या रीड-ओनली सीटें फुल सीटों की तरह बिल की जाती हैं, नवीनीकरण पर कीमत का क्या होता है। हेडलाइन कीमतों की तुलना करने से पहले, पूरे वर्ष, टैक्स सीज़न सहित, अपने वास्तविक हेडकाउंट का मॉडल बनाएं।
ऐसे चुनें जैसे आप इसे तीन साल तक रखेंगे - क्योंकि आप रखेंगे
ईमानदारी का एक और टुकड़ा जो श्रेणी के तुलना पृष्ठ छोड़ देते हैं: कोई भी कैजुअली प्रैक्टिस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर नहीं बदलता है। माइग्रेट करने का मतलब है क्लाइंट रिकॉर्ड निर्यात करना, हर टेम्पलेट का पुनर्निर्माण करना, टीम को मध्य-वर्ष में पुनः प्रशिक्षित करना, और - महंगा हिस्सा - हर क्लाइंट को एक नए पोर्टल पर पुनः ऑनबोर्ड करना जिसमें वे पहली बार लॉग इन नहीं करना चाहते थे। फर्में एक औसत दर्जे के पीएम टूल को वर्षों तक सहन करती हैं क्योंकि स्विचिंग लागत वास्तविक होती है, और वे सही हैं।
इसलिए उस फर्म के लिए मूल्यांकन करें जिसमें आप तीन साल में होंगे, न कि उस फर्म के लिए जिसमें आप इस तिमाही में हैं। यदि आपका इरादा तीन कर्मचारियों से आठ तक बढ़ने का है, तो सहयोग और क्षमता के विचारों को बहुत महत्व दें, भले ही वे आज अत्यधिक लगें। यदि आपका इरादा डिज़ाइन द्वारा अकेले रहने का है, तो उनके लिए भुगतान न करें। गलत उत्तर "खराब" टूल चुनना नहीं है - यह एक ऐसे टूल को चुनना है जो उस फर्म के लिए है जिसे आप चलाना नहीं चाहते हैं।
यदि आपका आला ई-कॉमर्स है, तो टेम्प्लेट रनशीट है
ई-कॉमर्स ग्राहकों में विशेषज्ञता रखने वाली फर्मों के लिए एक अंतिम नोट, क्योंकि यह मूल्यांकन भार को बदलता है: आपके पीएम टेम्प्लेट प्रशासनिक ओवरहेड नहीं हैं - वे सेवा *हैं*।
ई-कॉमर्स मासिक क्लोज में एक विशिष्ट, क्रमबद्ध रनशीट होती है - भुगतान सुलह, शुल्क वर्गीकरण, बिक्री कर समीक्षा, इन्वेंट्री और COGS जांच - और इसे आवर्ती पीएम टेम्प्लेट के रूप में एन्कोड करना ही वह है जो एक स्टाफ एकाउंटेंट को इसे पंद्रह ग्राहकों में समान रूप से चलाने देता है। यदि आप उस टेम्प्लेट का निर्माण कर रहे हैं, तो इस तरह की लिखित चेकलिस्ट ई-कॉमर्स ग्राहकों के लिए महीने के अंत की क्लोज चेकलिस्ट से शुरू करें और इसे चरण दर चरण अनुवाद करें। इनटेक के लिए भी यही है: एक प्रलेखित शॉपिफाई क्लाइंट ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया लगभग लाइन दर लाइन पीएम ऑनबोर्डिंग पाइपलाइन में गिर जाती है।
एक विशिष्ट फर्म के लिए, टेम्प्लेट की गहराई चार मानदंडों में से एक होना बंद कर देती है और निर्णायक बन जाती है। आपकी प्रक्रिया ही आपका उत्पाद है। उस टूल को खरीदें जो इसे रख सके।
आप जिस भी टूल पर उतरते हैं, वह क्रम वह हिस्सा है जो इस सप्ताह आपके नियंत्रण में है: पहले तीन चेकलिस्ट का दस्तावेजीकरण करें, उनके खिलाफ दूसरी बार डेमो करें, और तीन साल के निर्णय की तरह प्रतिबद्ध करें - क्योंकि यह है। और यदि ई-कॉमर्स ग्राहक वह विशिष्टता हैं जिनकी वे टेम्प्लेट सेवा करते हैं, तो रनशीट के *नीचे* टूलिंग - क्लाइंट-डेटा परत जिस पर आपके क्लोज टेम्प्लेट निर्भर करते हैं - उसका अपना निर्णय है; हमारा सीपीए और फर्मों के लिए पृष्ठ कवर करता है कि हम उस स्टैक में कैसे फिट होते हैं।
