एक घंटे के भीतर क्विकबुक्स में एक नया शॉपिफाई क्लाइंट ऑनबोर्ड करें

शॉपिफाई क्लाइंट के बीच भिन्नता आपकी सोच से कम है — और इसका हर हिस्सा टेम्प्लेट किया जा सकता है। यह पांच-चरणीय प्रक्रिया है, समय के साथ।

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ऑनबोर्डिंग कॉल 2:00 बजे है। आपने पूरा दोपहर ब्लॉक कर दिया है — क्योंकि आखिरी वाले ने पूरा दोपहर खा लिया था, और इसे एक घंटा लगना था।

यदि आपने कुछ शॉपिफाई क्लाइंट्स को ऑनबोर्ड किया है, तो आपने इसका कोई न कोई संस्करण जिया है। आपने कॉल पर ही खातों के चार्ट का आधा हिस्सा फिर से बनाया। आपने कभी नहीं भेजे गए शॉपिफाई सहयोगी अनुरोध के लिए बीस मिनट इंतजार किया। आपको कॉल के बीच में पता चला कि "क्विकबुक्स" का मतलब डेस्कटॉप था। हर जुड़ाव खरोंच से शुरू होने जैसा लगा, क्लाइंट की घड़ी पर, आप स्पष्ट रूप से इसे समझ रहे थे।

अधिकांश फर्मों का निष्कर्ष महंगा होता है: हर ई-कॉमर्स क्लाइंट अद्वितीय है — आप ऑनबोर्डिंग को मानकीकृत नहीं कर सकते। यह झूठ है। शॉपिफाई क्लाइंट्स के बीच भिन्नता लगभग पूरी तरह से दो चीजें हैं — खातों के चार्ट की मैपिंग और ऐतिहासिक डेटा की तारीख सीमा। दोनों को टेम्प्लेट किया जा सकता है। काम का शेष 80% आपके द्वारा ऑनबोर्ड किए जाने वाले हर क्लाइंट के लिए समान है।

यह गाइड वह 80% है, जिसे लिखा गया है: पांच चरणों में शॉपिफाई क्लाइंट को क्विकबुक्स में कैसे ऑनबोर्ड करें, 55 मिनट का हैंड्स-ऑन समय, तीसरे क्लाइंट तक जूनियर स्टाफ को सौंपने के लिए पर्याप्त दोहराने योग्य।

शॉपिफाई क्लाइंट ऑनबोर्डिंग में अपेक्षा से अधिक समय क्यों लगता है

ऑनबोर्डिंग इसलिए नहीं बिगड़ती क्योंकि काम कठिन है। वे इसलिए बिगड़ती हैं क्योंकि कॉल से पहले होने वाले निर्णय और एक्सेस अनुरोध कॉल के दौरान होते हैं।

अपने सबसे खराब वाले पर समय की खपत के बारे में सोचें। क्रेडेंशियल्स की प्रतीक्षा करना। क्लाइंट को देखते हुए यह बहस करना कि कौन सा खाता व्यापारी शुल्क रखेगा। इनमें से कोई भी लेखांकन कठिनाई नहीं है — यह अनुक्रमण विफलता है।

समाधान संरचनात्मक है: जुड़ाव को चरणों में विभाजित करें, हर निर्णय को सबसे पहले संभव चरण में रखें, और ऊपर वाले चरण को चेक ऑफ किए बिना नीचे वाले चरण को कभी शुरू न करें। यह पूरी विधि है। नीचे दिए गए समय वास्तविक हैं एक बार जब इनपुट समय पर आ जाते हैं: 10 + 5 + 20 + 5 + 15 — 55 मिनट।

एक ईमानदार चेतावनी: यह घड़ी मानती है कि क्लाइंट की मौजूदा क्विकबुक्स फ़ाइल प्रयोग करने योग्य है। यदि इसमें महीनों का दोहरा-गिना हुआ आय या एक क्लियरिंग खाता है जिसे कभी शून्य नहीं किया गया है, तो वह एक अलग जुड़ाव है — इसे सफाई गाइड का उपयोग करके अलग से स्कोप करें, फ़ाइल को ठीक करें, फिर यहां वापस आएं। एक टूटी हुई फ़ाइल पर ऑनबोर्डिंग केवल गंदगी को स्वचालित करती है।

चरण 1: कॉल-पूर्व तैयारी — 10 मिनट

इस चरण में सब कुछ एक ईमेल है जो आप एक सप्ताह पहले भेजते हैं। आप क्या एकत्र कर रहे हैं:

1. शॉपिफाई स्टोर यूआरएल और एडमिन एक्सेस। कनेक्शन को स्टोर तक एडमिन या मालिक-स्तरीय एक्सेस वाले किसी व्यक्ति द्वारा अधिकृत किया जाना चाहिए। या तो क्लाइंट कॉल पर अधिकृत करता है, या वे कॉल से पहले आपकी फर्म को सहयोगी एक्सेस प्रदान करते हैं। कॉल से पहले पुष्टि करें।
2. क्विकबुक्स ऑनलाइन एक्सेस - और यह पुष्टि कि यह ऑनलाइन है। डेस्कटॉप समर्थित नहीं है, और लाइव पता लगाना क्लासिक ऑनबोर्डिंग को पटरी से उतार देता है। क्लाइंट को आपकी फर्म के लॉगिन पर एक एकाउंटेंट आमंत्रण भेजें, और पुष्टि करें कि स्टोर किस क्विकबुक्स कंपनी से सिंक होना चाहिए - लेजरपोर्ट में, एक बार व्यवसाय के लिए एक लेखांकन कनेक्शन बन जाने के बाद इसे बाद में बदला नहीं जा सकता है। यह निर्णय प्रति क्लाइंट फ़ाइल स्थायी है।
3. बैकफ़िल करने की ऐतिहासिक अवधि। किताबों को शॉपिफाई डेटा से कितना पीछे तक पुनर्निर्माण करने की आवश्यकता है? एक तारीख मांगें - "जनवरी 1 से" "कुछ समय" से बेहतर है। लेजरपोर्ट का टाइम मशीन 24 महीने तक का ऐतिहासिक ऑर्डर डेटा आयात करता है, इसलिए दो साल के अंदर कुछ भी टूलिंग है, डेटा एंट्री नहीं।

जब तक आप जवाबों की प्रतीक्षा करते हैं, तब तक उस कलाकृति को तैयार करें जो चरण 3 को तेज़ बनाती है: आपके फर्म का मानक ई-कॉमर्स चार्ट ऑफ अकाउंट्स। मैपिंग शॉपिफाई डेटा को मौजूदा क्विकबुक्स खातों में असाइन करता है - यह उन्हें बनाता नहीं है। यदि क्लाइंट के चार्ट में क्लियरिंग अकाउंट या शुल्क व्यय खाता गायब है, तो उन्हें कॉल से पहले क्विकबुक्स में जोड़ें। (अभी तक कोई मानक चार्ट नहीं है? इस टेम्पलेट से इसे एक बार बनाएं और इसे हर क्लाइंट पर पुन: उपयोग करें।)

चरण 2: कनेक्शन और अनुमतियाँ — 5 मिनट

दो कनेक्शन, दोनों एक पृष्ठ से, दोनों OAuth द्वारा अधिकृत - क्लाइंट सीधे क्विकबुक्स और शॉपिफाई के अंदर एक्सेस को मंजूरी देता है, और कोई पासवर्ड कभी भी टूल या आपकी फर्म के साथ साझा नहीं किया जाता है। यह वह उत्तर है जब कोई क्लाइंट पूछता है कि एक्सेस अनुरोध क्यों सुरक्षित है, और यह कॉल पर जोर से कहने लायक है।

लेजरपोर्ट में क्रम है: क्लाइंट का व्यवसाय बनाएं (एक व्यवसाय = एक शॉपिफाई स्टोर एक क्विकबुक्स कंपनी के साथ जुड़ा हुआ), फिर साइडबार में कनेक्शन खोलें।

पहले क्विकबुक्स कनेक्ट करें: कनेक्ट क्विकबुक्स पर क्लिक करें, साइन इन करें, कंपनी चुनें, अधिकृत करें। वह क्षण जिस पर दोहरी जांच की जानी चाहिए वह कंपनी चयन है - अधिकृत पर क्लिक करने से पहले पुष्टि करें कि यह सही क्विकबुक्स फ़ाइल है, क्योंकि इसे बाद में बदला नहीं जा सकता है।

फिर स्टोर: कनेक्ट शॉपिफाई स्टोर पर क्लिक करें, स्टोर यूआरएल दर्ज करें (client-store.myshopify.com), और क्लाइंट शॉपिफाई साइड पर ऐप इंस्टॉल करें पर क्लिक करता है। यदि क्लाइंट ने इसके बजाय शॉपिफाई ऐप स्टोर से लेजरपोर्ट इंस्टॉल किया है, तो स्टोर पहले से ही जुड़ा हुआ है और यह चरण गायब हो जाता है।

इसके बाद डैशबोर्ड तीन-आइटम सेटअप चेकलिस्ट दिखाता है — अपना स्टोर कनेक्ट करें, क्विकबुक्स कनेक्ट करें, ऑटो-सिंक सक्षम करें। अभी ऑटो-सिंक को बंद रखें। आप चाहते हैं कि कुछ भी अपने आप सिंक होने से पहले ऐतिहासिक बैकफ़िल और पहला सत्यापन हो जाए; ऑटो-सिंक को सक्षम करना अंतिम बॉक्स है जिसे आप स्टेज 5 में चेक करते हैं।

चरण 3: खातों का चार्ट मैपिंग — 20 मिनट

यह वह चरण है जो ग्राहकों के बीच भिन्न होता है, जो इसे सबसे अधिक टेम्प्लेट करने योग्य चरण बनाता है। जो मैपिंग निर्णय वास्तव में मायने रखते हैं वे पांच हैं: शुल्क कहाँ जाते हैं, रिफंड कहाँ जाते हैं, उपहार कार्ड कहाँ जाते हैं, बिक्री कर कहाँ जाता है, और शिपिंग कहाँ जाती है। बाकी सब कुछ उत्पाद-स्तरीय विवरण है जिसे टूलिंग संभालती है।

यहाँ एक मानक मैपिंग है जो अधिकांश Shopify ग्राहकों के लिए मान्य है:

शॉपिफाई तत्व	क्विकबुक्स खाता	खाता प्रकार
उत्पाद बिक्री	बिक्री राजस्व	आय
ग्राहकों से लिया गया शिपिंग	शिपिंग आय	आय
छूट	दी गई छूट	आय (विपरीत)
धनवापसी	रिफंड और भत्ते	आय (विपरीत)
एकत्रित बिक्री कर	बिक्री कर देय	अन्य वर्तमान देयता
बेचे गए उपहार कार्ड	उपहार कार्ड देनदारी	अन्य वर्तमान देयता
शॉपिफाई भुगतान / गेटवे शुल्क	व्यापारी प्रसंस्करण शुल्क	व्यय
भुगतान समाशोधन	शॉपिफाई क्लियरिंग	अन्य चालू संपत्ति

इनमें से दो पंक्तियाँ वे हैं जहाँ ई-कॉमर्स में नए फाइलें हमेशा गलत होती हैं, इसलिए उन्हें नीति के रूप में बताएं: बेचे गए उपहार कार्ड देनदारी हैं, राजस्व नहीं — राजस्व रिडेम्पशन पर होता है। और रिफंड कॉन्ट्रा-राजस्व में रहते हैं, कभी भी बिक्री में नेट नहीं होते हैं, इसलिए ग्राहक की वास्तविक रिटर्न दर दिखाई देती रहती है।

यांत्रिक रूप से, मैपिंग दो सुविधाओं के कारण तेजी से होती है। ऑटो-मैप ग्राहक के शॉपिफाई उत्पादों की तुलना उनके क्विकबुक्स आइटम से करता है और उन्हें जहाँ भी SKU या नाम मेल खाते हैं, लिंक करता है — एक क्लिक कैटलॉग के थोक को संभालता है, और आप शून्य से बनाने के बजाय समीक्षा और ओवरराइड करते हैं। जो कुछ भी बचता है वह अनमैप्ड के रूप में दिखाई देता है; उन्हें ड्रॉपडाउन से मैन्युअल रूप से असाइन करें, केवल अनमैप्ड पर फ़िल्टर किया गया।

फर्मों के लिए, गुणक मास्टर टेम्प्लेट है: लेजरपोर्ट का सीपीए पार्टनर प्रोग्राम कई ग्राहकों में खातों के मानक चार्ट के कॉन्फ़िगरेशन को लागू करने का समर्थन करता है — क्लाइंट एक पर आपने जो 20 मिनट बिताए हैं, वह क्लाइंट दो के लिए शुरुआती बिंदु बन जाता है, न कि पुनर्निर्माण।

एक निर्णय जानबूझकर लेना है: अनमैप्ड-आइटम हैंडलिंग। आप एक फ़ॉलबैक आइटम सेट कर सकते हैं ताकि जिन उत्पादों को आपने मैप नहीं किया है, उनमें ऑर्डर विफल होने के बजाय सिंक हो जाएं। वह प्रति-उत्पाद रिपोर्टिंग की लागत पर लचीलापन है — एक हजार कम-मूल्य वाले SKU वाले ग्राहक के लिए उचित, एक जो उत्पाद-स्तरीय मार्जिन चाहता है उसके लिए गलत। इसे प्रति ग्राहक, जानबूझकर तय करें। (पूर्ण यांत्रिकी: उत्पाद मैपिंग और खाता मैपिंग।)

चरण 4: ऐतिहासिक बैकफ़िल — शुरू करने के लिए 5 मिनट

मैपिंग सेट होने के साथ, इतिहास को पुश करें। मैनुअल सिंक पेज (क्विकबुक्स पर भेजें शीर्षक से) ग्राहक के उत्पादों, ग्राहकों, ऑर्डर और भुगतानों को प्रति-पंक्ति सिंक स्थिति के साथ सूचीबद्ध करता है; सहमत ऐतिहासिक विंडो का चयन करें और पुश करें, या सभी को पुश करें। टाइम मशीन 24 महीने पीछे तक कवर करती है — यही कारण है कि स्टेज 1 ने एक तारीख मांगी थी।

पुश पृष्ठभूमि में चलता है जबकि एक प्रगति मोडल प्रत्येक रिकॉर्ड के लैंडिंग या विफल होने को दिखाता है। ट्रिगर करने के लिए आपके पांच मिनट का समय; वॉल-क्लॉक पूर्णता मात्रा के साथ भिन्न होती है — यह ऑनबोर्डिंग कॉल में प्राकृतिक कॉफी ब्रेक है।

इसके चलने के दौरान जानने योग्य दो बातें। पहला, डिडुप गारंटी: सिंक किए गए स्थिति वाले रिकॉर्ड किसी भी री-पुश पर छोड़ दिए जाते हैं, और विफल रिकॉर्ड डुप्लिकेट होने के बजाय पुनः प्रयास किए जाते हैं — मैपिंग को ठीक करने के बाद फिर से पुश करना हमेशा सुरक्षित होता है। दूसरा, क्या देखना है: कोई भी ऑर्डर जिसमें एक ऐसी इकाई हो जिसे आपने मैप नहीं किया है, वह एक त्रुटि लॉग करेगा और क्विकबुक्स में पोस्ट नहीं करेगा। यह सही व्यवहार है — एक होल्ड किया गया ऑर्डर ठीक करने योग्य है, एक गलत तरीके से पोस्ट किया गया ऑर्डर एक क्लीनअप है — और स्टेज 5 इसी की जाँच करता है।

चरण 5: पहली सुलह जाँच — 15 मिनट

किसी क्लाइंट को "सिंक चला" पर कभी भी लाइव न करें। उन्हें "आउटपुट सत्यापित" पर लाइव करें। दो जाँचें, क्रम में।

जाँच एक: ऑडिट लॉग। हर सिंक प्रयास एक लॉग एंट्री लिखता है जिसमें एक स्थिति होती है — सिंक किया गया, त्रुटि, लंबित, या होल्ड पर। ऑडिट लॉग खोलें और स्थिति को त्रुटि पर फ़िल्टर करें: ध्यान देने योग्य हर चीज़ की यह पूरी सूची है, और एक खाली सूची वह है जो क्लीन दिखती है। किसी भी त्रुटि पंक्ति का विस्तार करें और विवरण कॉलम बताता है कि क्या विफल हुआ। पहले सिंक पर आपको वास्तव में दो ही दिखाई देंगे: उत्पाद मैप नहीं किया गया (मैपिंग पर वापस जाएं, इसे मैप करें) और क्विकबुक्स में ग्राहक नहीं मिला — और दूसरे के लिए एक सेटिंग फिक्स है: यदि क्लाइंट को प्रति-ग्राहक ट्रैकिंग की आवश्यकता नहीं है, तो ग्राहक रणनीति को जेनेरिक पर स्विच करें ताकि सभी बेमेल ग्राहक एक ही क्विकबुक्स ग्राहक को रूट हो जाएं।

किसी भी फिक्स के बाद, मैन्युअल सिंक से प्रभावित रिकॉर्ड को फिर से पुश करें, त्रुटि पर फिर से फ़िल्टर करें, और पुष्टि करें कि सूची खाली है। (ऑडिट लॉग पढ़ना और फ़िल्टर करना हर फ़िल्टर को कवर करता है।)

जाँच दो: एक भुगतान को शुरू से अंत तक ट्रेस करें। एक हालिया शॉपिफाई भुगतान चुनें और उसे क्विकबुक्स के माध्यम से फॉलो करें: सकल बिक्री अंदर, व्यय खाते में शुल्क, प्रति-राजस्व में वापसी, और एक शुद्ध राशि जो पेनी तक बैंक जमा से मेल खाती है, क्लियरिंग खाते के चक्र में शून्य हो जाता है। एक भुगतान जो पूरी तरह से बंधा हुआ है, वह मैपिंग, शुल्क पृथक्करण और क्लियरिंग प्रवाह को एक ही ट्रेस में साबित करता है। (भुगतान और जमा क्यों भिन्न होते हैं — और स्वचालित विधि उन्हें कैसे बांधे रखती है — भुगतान सुलह गाइड में कवर किया गया है।)

दोनों जाँचें पास हो गईं? ऑटो-सिंक सक्षम करें — सेटअप चेकलिस्ट पर तीसरा बॉक्स — और क्लाइंट यहां से अपने आप चलता है।

हैंडऑफ़ चेकलिस्ट

ऑनबोर्डिंग चलाने वाले स्टाफ सदस्य इस पार्टनर को सौंपते हैं। हर चेक किया गया बॉक्स का मतलब है कि क्लाइंट को लाइव चिह्नित किया गया है; कोई भी अनचेक किया गया बॉक्स का मतलब है कि जुड़ाव पूरा नहीं हुआ है, चाहे कॉल कितनी भी सहज क्यों न लगी हो।

• क्विकबुक्स ऑनलाइन और शॉपिफाई दोनों कनेक्शन पेज पर कनेक्टेड दिखाते हैं
• प्राधिकरण से पहले QuickBooks कंपनी की पुष्टि करें (इसे बाद में बदला नहीं जा सकता)
• चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स मैपिंग फर्म के मानक टेम्पलेट से मेल खाती है; विचलन प्रलेखित
• शुल्क, रिफंड, उपहार कार्ड, बिक्री कर, और शिपिंग प्रत्येक को उपरोक्त तालिका के अनुसार मैप किया गया
• अनमैप्ड-आइटम हैंडलिंग जानबूझकर तय की गई (फ़ॉलबैक चालू या बंद) और नोट की गई
• सहमत पूर्ण तिथि सीमा के लिए ऐतिहासिक विंडो को आगे बढ़ाया गया
• ऑडिट लॉग को त्रुटि पर फ़िल्टर करने पर शून्य पंक्तियाँ मिलती हैं
• एक भुगतान का शुरू से अंत तक पता लगाया गया: सकल → शुल्क → रिफंड → शुद्ध = बैंक जमा, शून्य की गई निकासी
• ऑटो-सिंक सक्षम
• क्लाइंट फ़ाइल फर्म के खाते के तहत जोड़ी गई जिसमें स्टाफ भूमिकाएँ सौंपी गई हैं

वह अंतिम बॉक्स ही इसे सौंपने योग्य बनाता है। क्योंकि हर क्लाइंट एक फर्म लॉगिन के तहत एक अलग व्यवसाय है, एक स्टाफ सदस्य क्लाइंट फ़ाइल पर पूरी प्रक्रिया चला सकता है बिना बिलिंग या किसी अन्य क्लाइंट के कॉन्फ़िगरेशन को छुए — जो उस बिंदु पर है जहाँ ऑनबोर्डिंग पार्टनर का काम नहीं रह जाता है।

आपका दूसरा क्लाइंट 25 मिनट लेता है

यहाँ बताया गया है कि यह टेम्पलेट होने के बाद क्या होता है। दूसरा Shopify क्लाइंट लगभग 25 मिनट लेता है, क्योंकि प्री-कॉल ईमेल पहले से लिखा हुआ है, मानक चार्ट पहले से बना हुआ है, और मास्टर टेम्पलेट आपके मैपिंग को लागू करता है बजाय इसके कि आप इसे फिर से बनाएँ। पाँचवाँ 15 मिनट लेता है, और एक स्टाफ सदस्य इसे तब चलाता है जब आप किसी बिल योग्य काम पर होते हैं।

यह क्लाइंट प्रकार की अर्थशास्त्र को बदल देता है। जो फर्में ई-कॉमर्स एंगेजमेंट से बचती हैं वे अमानकीकृत ऑनबोर्डिंग की परेशानी के बारे में गलत नहीं हैं - वे इस बारे में गलत हैं कि इसे मानकीकृत नहीं किया जा सकता है। एक दोहराने योग्य 55-मिनट ऑनबोर्डिंग ही ई-कॉमर्स क्लाइंट को एक लाभदायक खंड बनाती है बजाय एक लॉस लीडर के, और जो एंगेजमेंट की कीमत सफाई घंटों के बजाय मूल्य पर आधारित करना उचित ठहराती है।

टूलिंग उसी तरह स्केल होती है: पार्टनर प्रोग्राम इसी वर्कफ़्लो के इर्द-गिर्द बनाया गया है — एक डैशबोर्ड से पदानुक्रमित क्लाइंट प्रबंधन, फर्म स्तर पर थोक बिलिंग, राजस्व साझाकरण या पास-थ्रू क्लाइंट छूट (आपकी पसंद), और व्हाइट-ग्लव ऑनबोर्डिंग जहाँ लेजरपोर्ट टीम क्लाइंट को कनेक्ट करती है और आपके साथ पहले सिंक को मिलाती है।

पहले वाले को हमारे साथ चलाएँ

अब आपके पास पाँच चरण, मानक मैपिंग तालिका और हैंडऑफ़ चेकलिस्ट हैं — कागज़ पर पूरा 55 मिनट। इसे वास्तविक बनाने का सबसे तेज़ तरीका है कि इसे किसी ऐसे व्यक्ति के साथ एक बार चलाया जाए जिसने इसे कुछ सौ बार किया हो।

सी पी ए ऑनबोर्डिंग कॉल बुक करें → और हम आपके साथ आपके पहले Shopify क्लाइंट को देखेंगे — कनेक्शन, मैपिंग, बैकफ़िल, और भुगतान ट्रेस — ताकि आपका दूसरा वास्तव में 25 मिनट ले।