ई-कॉमर्स क्लाइंट्स आपकी अकाउंटिंग फर्म के मार्जिन को नष्ट कर रहे हैं

ई-कॉमर्स अकाउंटिंग फर्म की लाभप्रदता एक क्लाइंट-प्रकार की समस्या की तरह दिखती है। यह नहीं है - और जिन फर्मों ने यह पता लगा लिया है, वे उसी काम के लिए प्रीमियम चार्ज कर रही हैं जिससे आप बचते रहे हैं।

आपकी फर्म के हाल के इतिहास में कहीं एक ऐसा एंगेजमेंट है जिसके बारे में आप ज्यादा बात नहीं करते हैं। शायद एक शॉपिफाई स्टोर, या वूकॉमर्स शॉप जिसमें स्ट्राइप अकाउंट जुड़ा हो। आपने इसे एक सामान्य छोटे-व्यवसाय क्लाइंट की तरह कोट किया था। आपने 20 घंटे बिल किए। आपने 45 खर्च किए।

भुगतान बैंक जमा से मेल नहीं खाते थे। शुल्क नेट भुगतानों के अंदर छिपे हुए थे। पिछला बुककीपर भुगतानों को राजस्व के रूप में पोस्ट कर रहा था, इसलिए वास्तविक काम शुरू होने से पहले फ़ाइल को फिर से काम करने की आवश्यकता थी। जब अगला ई-कॉमर्स रेफरल आया, तो आपने विनम्रता से मना करने का एक तरीका ढूंढ लिया।

यदि यह मोटे तौर पर आपकी कहानी है, तो यह पोस्ट उस निष्कर्ष के बारे में है जो आपने इससे निकाला है - क्योंकि निष्कर्ष, एंगेजमेंट नहीं, वही है जो आपको महंगा पड़ रहा है। इन क्लाइंट्स पर मार्जिन क्लाइंट प्रकार द्वारा निर्धारित नहीं होता है। यह उस इंफ्रास्ट्रक्चर द्वारा निर्धारित होता है जिसे अधिकांश फर्मों ने अभी तक नहीं बनाया है। जिन फर्मों ने इसे बनाया है, वे उसी काम के लिए अधिक शुल्क ले रही हैं और इसे तेजी से पूरा कर रही हैं।

वह शांत निर्णय जो अधिकांश फर्मों ने पहले ही ले लिया है

कोई भी "हम ई-कॉमर्स क्लाइंट्स नहीं लेते" की घोषणा नहीं करता है। यह चुपचाप होता है। शॉपिफाई रेफरल को धीमा जवाब मिलता है। डिस्कवरी कॉल "क्षमता बाधाओं" को सामने लाता है। फर्म की वेबसाइट पर सेवा उद्योगों की सूची है, और ऑनलाइन खुदरा उनमें से एक नहीं है।

उस शांत निर्णय के पीछे का तर्क आमतौर पर प्रकृति के नियम के रूप में बताया जाता है: ई-कॉमर्स क्लाइंट स्वाभाविक रूप से कम-मार्जिन वाले होते हैं। यह काम की प्रकृति है। कहीं और विशेषज्ञता करना बेहतर है।

यह झूठ है - और यह सटीक होना लायक है कि यह झूठ क्यों है, न कि केवल गलत। यह एक झूठ है क्योंकि यह एक सत्य अवलोकन (इस एंगेजमेंट में पैसा खो गया) लेता है और एक झूठा कारण (क्लाइंट प्रकार) जोड़ता है। ई-कॉमर्स में अकाउंटिंग तीन राजस्व केंद्रों वाले रेस्तरां या रिटेंशन वाले ठेकेदार की तुलना में अधिक जटिल नहीं है। राजस्व, शुल्क, रिफंड, देनदारियां - आपने इससे भी कठिन काम संभाला है।

जो अलग है वह अकाउंटिंग के नीचे डेटा इंफ्रास्ट्रक्चर है। और यह एक हल करने योग्य समस्या है, न कि इस क्षेत्र की एक निश्चित लागत।

ई-कॉमर्स अकाउंटिंग फर्म की लाभप्रदता क्यों ढह जाती है

तीन संरचनात्मक कारण घंटों को बढ़ाते हैं - जिनमें से कोई भी आपकी टीम की क्षमता के बारे में नहीं है।

1. भुगतान संरचना खाता-बही को छुपाती है। Shopify शुद्ध राशि जमा करता है: सकल बिक्री घटा रिफंड, घटा प्रसंस्करण शुल्क, घटा समायोजन, कभी-कभी दो महीनों के हिस्सों में फैला हुआ। QuickBooks को शुल्क और रिफंड को अलग करके सकल राजस्व चाहिए। ये दो अलग-अलग भाषाएँ हैं, और प्रत्येक भुगतान एक अनुवाद अभ्यास है। हाथ से किया गया, एक एकल भुगतान को समझने में 20-30 मिनट लग सकते हैं — और एक मध्यम आकार का स्टोर प्रति माह दर्जनों उत्पन्न करता है।

2. कोई भी दो ग्राहक एक स्टैक साझा नहीं करते हैं। एक ग्राहक केवल Shopify भुगतान चलाता है। अगला Shopify भुगतान, PayPal और Afterpay लेता है। तीसरा Shopify और Amazon पर बेचता है और दोनों के माध्यम से निपटान करता है। प्रत्येक गेटवे का अपना शुल्क तर्क, निपटान समय और रिपोर्टिंग प्रारूप होता है। क्लाइंट एक के लिए आपके द्वारा बनाया गया वर्कफ़्लो क्लाइंट दो को शायद 40% स्थानांतरित करता है।

3. कुछ भी टेम्प्लेट नहीं होता है। यही वह है जो वास्तव में मार्जिन को मारता है। फर्म की अर्थशास्त्र पुनरावृत्ति पर निर्भर करती है — दसवां पेरोल ग्राहक पहले वाले का एक अंश होता है क्योंकि प्रक्रिया मानकीकृत होती है। जब प्रत्येक ई-कॉमर्स ग्राहक एक विशेष समाधान पहेली होता है, तो आप कभी भी सीखने की अवस्था का लाभ नहीं उठा पाते हैं। आपके तीसरे Shopify ग्राहक पर घंटा 45 आपके पहले वाले पर घंटा 45 जैसा लगता है।

उन सबको एक साथ रखें और राइट-ऑफ दुर्भाग्य नहीं हैं। वे कस्टम एंगेजमेंट चलाने के अनुमानित आउटपुट हैं, जो पुनरावृत्ति वाले लोगों के लिए मूल्य निर्धारण वाले व्यवसाय मॉडल में हैं।

एक खराब शॉपिफाई एंगेजमेंट का विश्लेषण

उस एंगेजमेंट पर पोस्ट-मॉर्टम को ईमानदारी से चलाएं और एक पैटर्न उभरता है। गोल संख्याओं का उपयोग करें: आपने क्लाइंट के राजस्व आकार के आधार पर 8 घंटे में मासिक क्लोज का कोटेशन दिया था। यहीं पर वास्तविक समय लगा।

कार्य	कोटेड	वास्तविक
लेन-देन वर्गीकरण	2 घंटे	3 घंटे
भुगतान समाधान	2 घंटे	9 घंटे
शुल्क और वापसी पृथक्करण	1 घंटा	4 घंटे
विसंगतियों की जांच	1 घंटा	5 घंटे
रिपोर्टिंग और समीक्षा	2 घंटे	2 घंटे
कुल	8 घंटे	23 घंटे

ध्यान दें कि क्या नहीं बढ़ा: वास्तविक लेखांकन। वर्गीकरण 50% से अधिक चला — एक नए ग्राहक के लिए सामान्य। रिपोर्टिंग कोट पर आई। ओवररन पूरी तरह से अनुवाद परत में केंद्रित हैं: लेखांकन को संभव बनाने के लिए गंदे प्लेटफ़ॉर्म डेटा को एक स्थिति में लाना।

आपने लेखांकन को गलत नहीं समझा। आपने दिखाई देने वाले काम का कोटेशन दिया और एक अदृश्य डेटा-प्लंबिंग प्रोजेक्ट को विरासत में लिया। हर जली हुई फर्म ने एक ही उचित, अपूर्ण निदान किया — यही कारण है कि फिक्स "तीन गुना कोट करें और उम्मीद करें" नहीं है, यह एंगेजमेंट से प्लंबिंग प्रोजेक्ट को हटाना है।

सीपीए के लिए शॉपिफाई अकाउंटिंग कैसी दिखती है, व्यवस्थित

ई-कॉमर्स ग्राहकों के साथ जीतने वाली फर्मों — वे जो उनके चारों ओर पूरे अभ्यास का निर्माण कर रही हैं — ने तेज कर्मचारियों को काम पर नहीं रखा। उन्होंने एक संरचनात्मक दांव लगाया: ई-कॉमर्स लेखांकन को एक पुनरावृत्ति वर्कफ़्लो के रूप में मानें, और अनुवाद परत को सॉफ़्टवेयर में धकेलें।

ठोस रूप से, सिस्टम के तीन भाग हैं।

एक कॉन्फ़िगरेशन, हर जगह लागू। प्रत्येक क्लाइंट के चार्ट ऑफ अकाउंट्स मैपिंग को खरोंच से डिजाइन करने के बजाय, व्यवस्थित फर्म इसे मानकीकृत करती हैं। लेजरपोर्ट का सीपीए पार्टनर प्रोग्राम ठीक इसी के इर्द-गिर्द बनाया गया है: एक मास्टर टेम्प्लेट आपको अपनी फर्म के मानक चार्ट ऑफ अकाउंट्स कॉन्फ़िगरेशन को क्लाइंट्स पर लागू करने देता है, इसलिए क्लाइंट सिक्स क्लाइंट वन के लिए आपके द्वारा किए गए निर्णयों को इनहेरिट करता है। पदानुक्रमित क्लाइंट प्रबंधन जोड़ें — एक ही फर्म लॉगिन से हर क्लाइंट की सिंक गतिविधि और कॉन्फ़िगरेशन दिखाई देती है — और फर्म स्तर पर संभाली जाने वाली थोक बिलिंग, और "अनुकूलित जुड़ाव" की समस्या एक ऐसे पोर्टफोलियो में घुलने लगती है जिसे आप प्रशासित करते हैं। यह प्रोग्राम व्हाइट-ग्लव ऑनबोर्डिंग भी चलाता है: लेजरपोर्ट टीम प्रत्येक क्लाइंट के स्टोर और क्विकबुक्स फ़ाइल को कनेक्ट करती है, मैपिंग सेट करती है, और क्लाइंट को वापस सौंपने से पहले पहले सिंक के मिलान को सत्यापित करती है।

क्लाइंट्स स्विच करने योग्य वर्कस्पेस के रूप में, अलग लॉगिन के रूप में नहीं। व्यवहार में, पोर्टफोलियो प्रबंधन इस तरह दिखता है: प्रत्येक क्लाइंट लेजरपोर्ट में एक व्यवसाय है — एक स्टोर एक क्विकबुक्स ऑनलाइन कंपनी के साथ जोड़ा गया है, जो दूसरों से पूरी तरह से अलग है। आप डैशबोर्ड के ऊपरी-बाएँ कोने में व्यवसाय के नाम पर क्लिक करते हैं, स्विचर खाते में प्रत्येक क्लाइंट को सूचीबद्ध करता है, और आप जिस पर आपको आवश्यकता है उस पर क्लिक करते हैं — इसके कनेक्शन, सिंक लॉग और सेटिंग्स किसी भी चीज़ से लॉग आउट किए बिना लोड होते हैं। एक नया क्लाइंट जोड़ना वही मेनू है: व्यवसाय जोड़ें, उसका नाम दें, मुद्रा और समय क्षेत्र सेट करें, स्टोर कनेक्ट करें। (पूर्ण वॉकथ्रू: एकाधिक व्यवसायों का प्रबंधन कैसे करें →) स्टाफ एक्सेस समान तर्क का पालन करता है — आप व्यवस्थापक या सदस्य भूमिकाओं वाले टीम के सदस्यों को आमंत्रित कर सकते हैं, इसलिए एक जूनियर बिलिंग या सिंक कॉन्फ़िगरेशन को छूने में सक्षम हुए बिना किसी क्लाइंट फ़ाइल पर सिंक चला सकता है और मैपिंग की समीक्षा कर सकता है।

सुलह समीक्षा के रूप में, निर्माण के रूप में नहीं। भुगतान स्वचालित रूप से विघटित होने के साथ — सकल बिक्री, रिफंड, शुल्क और समायोजन प्रत्येक सही खाते में उतरते हैं — मासिक क्लोज काम करने के बजाय मशीन के काम की जाँच बन जाता है। ऊपर दी गई तालिका में वह 9-घंटे की सुलह पंक्ति वह पंक्ति है जिस पर ऑटोमेशन सबसे अधिक हमला करता है।

इनमें से कोई भी निर्णय को समाप्त नहीं करता है। इन्वेंट्री विधियाँ, बिक्री कर नेक्सस, इकाई प्रश्न — वह अभी भी आप हैं, और यह वह हिस्सा है जिसके लिए भुगतान करना सार्थक है। सिस्टम बस आपको पहले एक मानव सीएसवी पार्सर होने में हर महीने 15 घंटे खर्च करने से रोकता है। (किसी ऐसे क्लाइंट का कार्यभार संभालना जिसके खाते पहले से ही खराब हैं? यह अपने आप में एक प्लेबुक है — क्विकबुक्स फ़ाइल के शॉपिफाई क्लाइंट को साफ करने के लिए सीपीए की गाइड देखें, और इसे मानकीकृत ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के साथ जोड़ें ताकि सफाई फिर कभी न हो।)

मूल्य निर्धारण का अवसर जो सबके सामने छिपा है

यह वह हिस्सा है जिसे "कम-मार्जिन आला" भीड़ कभी नहीं देखती है: विशेषज्ञता मूल्य निर्धारण शक्ति बनाती है, और ई-कॉमर्स मालिक इसके लिए भुगतान करने के लिए असामान्य रूप से तैयार हैं।

उस नजरिए से सोचिए कि दुकान के मालिक की तरफ से बाजार कैसा दिखता है। ज्यादातर स्थानीय फर्में अपनी किताबें नहीं छूती हैं - आप जानते हैं क्यों। इसलिए जब उन्हें कोई ऐसी फर्म मिलती है जो शॉपिफाई को धाराप्रवाह बोलती है, आत्मविश्वास से कोट करती है, और 10 तारीख तक अपनी किताबें बंद कर देती है, तो कीमत तय करने वाला चर नहीं रह जाती है। ई-कॉमर्स में विशेषज्ञता रखने वाली फर्में समान दायरे के लिए सामान्य दरों से नियमित रूप से 30-40% अधिक कीमत लेती हैं - इसलिए नहीं कि घंटे लंबे होते हैं, बल्कि इसलिए कि विशेषज्ञता दुर्लभ है और विकल्प (ग्राहक के पैसे पर सीखने वाला सामान्य व्यक्ति) सभी के लिए बदतर है।

एक अकेले ग्राहक के लिए गणित चलाएं। एक सामान्य फर्म $1,000/माह के क्लोज का कोट करती है, इसे देने में 23 घंटे खर्च करती है, और ओवरहेड से पहले लगभग $43/घंटा कमाती है। एक व्यवस्थित फर्म उसी क्लोज के लिए $1,350 का कोट करती है - प्रीमियम पोजिशनिंग - इस पर 7 घंटे खर्च करती है, और लगभग $190/घंटा कमाती है। वही ग्राहक। वही डिलीवरेबल। अंतर यह है कि एक फर्म ने घंटे बेचे और अनुवाद परत को संभाला; दूसरे ने विशेषज्ञता बेची और इसे स्वचालित किया। यह अंतर यह भी है कि फ्लैट-रेट और मूल्य निर्धारण इस जगह में इतने अच्छे क्यों काम करते हैं - हम ई-कॉमर्स अकाउंटिंग सेवाओं का मूल्य निर्धारण कैसे करें में मॉडल को तोड़ते हैं।

और मांग पक्ष लगातार बढ़ रहा है: हर साल अधिक खुदरा बिक्री ऑनलाइन होती है, जबकि इसे सक्षम रूप से सेवा देने वाली फर्मों की आपूर्ति स्थिर रहती है। कमी और तात्कालिकता एक फर्म के लिए सबसे अच्छा मूल्य निर्धारण वातावरण है। इन प्रतिबद्धताओं में शामिल व्यापक परिदृश्य के लिए, हमारी ई-कॉमर्स अकाउंटिंग की पूरी गाइड और ऑटोमेशन वर्कफ़्लो को कैसे नया आकार देता है देखें।

जिन क्लाइंट्स से आप बचते रहे हैं

तो यहाँ उस जुड़ाव का विडंबनापूर्ण अंत है जिसके बारे में आप बात नहीं करते हैं।

आपने इससे जो सबक सीखा - ई-कॉमर्स से बचें - वह बिल्कुल उल्टा था। जुड़ाव इस बात का सबूत नहीं था कि ई-कॉमर्स ग्राहक कम मार्जिन वाले होते हैं। यह इस बात का सबूत था कि ई-कॉमर्स ग्राहकों का मूल्य लगभग हर फर्म द्वारा गलत तरीके से तय किया जाता है जो उनकी सेवा करती है, क्योंकि लगभग हर फर्म एक बुनियादी ढांचे की लागत को अवशोषित कर रही है जिसे सॉफ्टवेयर द्वारा अवशोषित किया जाना चाहिए।

जिन ग्राहकों से आप बचते रहे हैं, वे आपकी संभावित सूची में सबसे अधिक मार्जिन वाले अवसर हैं। गणित के काम करने से पहले आपको बस अलग-अलग उपकरणों की आवश्यकता थी।

यदि आप 5 ई-कॉमर्स ग्राहकों का प्रबंधन भी करते हैं - या आपने उन्हें दूर भी किया है - तो देखें कि आपकी तरह की फर्में स्वतः-चालू पर सामंजस्य परत कैसे चलाती हैं, या साझेदार ऑनबोर्डिंग वार्तालाप शुरू करें और किसी भी चीज़ के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले, पहले ग्राहक की फ़ाइल को आपके साथ, मैपिंग और सभी के साथ सेट करें।