शॉपिफाई-डेस्कटॉप प्रश्न के लिए एक गाइड, एक विक्रेता द्वारा लिखा गया है जो इस पृष्ठ पर आपको कुछ भी नहीं बेच सकता है - जो ठीक यही कारण है कि यह उपयोगी हो सकता है।
आप चालीस मिनट से इस पर लगे हुए हैं। हर "सर्वश्रेष्ठ शॉपिफाई क्विकबुक्स इंटीग्रेशन" सूची आशाजनक लगती है जब तक कि आप आवश्यकता पृष्ठ नहीं खोलते, और वहां यह है, छोटे अक्षरों में या मूल्य-तालिका फुटनोट में: केवल क्विकबुक्स ऑनलाइन। टैब के बाद टैब। आप सोचने लगते हैं कि क्या आप गलत खोज रहे हैं।
आप नहीं हैं। तो आइए प्रकटीकरण को वहीं रखें जहाँ यह है - सबसे ऊपर, फ़ुटर में नहीं: हम लेजरपोर्ट बनाते हैं, एक शॉपिफाई और वूकॉमर्स → क्विकबुक्स सिंक टूल, और लेजरपोर्ट क्विकबुक्स डेस्कटॉप का समर्थन नहीं करता है। किसी वर्कअराउंड के साथ नहीं, किसी उच्च स्तर पर नहीं, "जल्द ही आ रहा है" नहीं - हम इसका समर्थन नहीं करते हैं। यदि आप डेस्कटॉप चलाते हैं और आप डेस्कटॉप चलाते रहते हैं, तो हम आपका उत्तर नहीं हो सकते हैं, और इस पोस्ट में कुछ भी इसे नहीं बदलता है।
जो इसे हमारे लिए लिखने के लिए एक अजीब पोस्ट बनाता है, और आपके लिए पढ़ने के लिए एक उपयोगी पोस्ट बनाता है। हमारे पास अधिकांश निम्नलिखित के लिए आपको किसी उत्पाद की ओर निर्देशित करने के लिए कोई उत्पाद नहीं है। हम जो कर सकते हैं वह आपको वह नक्शा देना है जो अधिकांश विक्रेता नहीं देंगे: लगभग हर आधुनिक सिंक टूल ने वही QBO-ओनली विकल्प क्यों चुना जो हमने किया, शॉपिफाई + क्विकबुक्स डेस्कटॉप के लिए आपके तीन वास्तविक विकल्प वास्तव में क्या हैं, और किसी की बिक्री एजेंडा के बिना उनके बीच निर्णय कैसे लें।
लगभग हर आधुनिक सिंक टूल QBO-ओनली क्यों है
यह आलस्य या फैशन नहीं है। यह आर्किटेक्चर है।
क्विकबुक्स ऑनलाइन एक क्लाउड उत्पाद है जिसमें एक क्लाउड एपीआई है। एक सिंक टूल एक बार प्रमाणित होता है, और उस बिंदु से इसके सर्वर आपके लेजर से सीधे बात कर सकते हैं - जर्नल एंट्री पोस्ट करना, डुप्लिकेट के लिए जांच करना, मैपिंग अपडेट करना - आपके मशीन पर कोई सॉफ़्टवेयर स्थापित किए बिना और आपके कंप्यूटर चालू है या नहीं इस पर कोई निर्भरता नहीं है। एकीकरण हर ग्राहक के लिए समान रूप से काम करता है, और विक्रेता इसे केंद्रीय रूप से मॉनिटर, ठीक और सुधार सकता है।
क्विकबुक्स डेस्कटॉप विपरीत आकार का है। आपकी किताबें स्थानीय मशीन या होस्टेड सर्वर पर एक कंपनी फ़ाइल में रहती हैं। SaaS टूल के लिए कोई क्लाउड दरवाज़ा नहीं है जिस पर वह दस्तक दे सके। इंटीग्रेशन का मतलब एक स्थानीय कनेक्टर स्थापित करना और बनाए रखना है जो कंपनी फ़ाइल के बगल में बैठता है और हर एक्सचेंज को मध्यस्थ करता है - जो ऑपरेटिंग-सिस्टम की विचित्रताओं, डेस्कटॉप संस्करण संगतता, फ़ाइल लॉकिंग, अनुमतियों और आईटी समर्थन सतह को खींचता है जो प्रत्येक ग्राहक के व्यक्तिगत सेटअप के साथ बढ़ता है।
एक विक्रेता के लिए, यह एकीकरण नहीं है; यह मौलिक रूप से भारी इंजीनियरिंग और समर्थन के लिए एक दीर्घकालिक प्रतिबद्धता है। अधिकांश आधुनिक सिंक टूल - हमारे सहित - ने उस प्रतिबद्धता को देखा और उसे अस्वीकार कर दिया, इसके बजाय उस प्लेटफ़ॉर्म पर दांव लगाया जिसमें Intuit स्वयं स्पष्ट रूप से निवेश कर रहा है। परिणाम वह दीवार है जिससे आप शाम भर टकरा रहे हैं: QBO सिंक टूल का एक भीड़भाड़ वाला, प्रतिस्पर्धी पारिस्थितिकी तंत्र, और डेस्कटॉप पक्ष पर शायद ही कोई गंभीर बचा हो।
यहाँ उन चालीस मिनट की टैब में छिपा झूठ है: "डेस्कटॉप के लिए एक चालाक आधुनिक सिंक टूल होना चाहिए - मुझे यह अभी तक नहीं मिला है।" उनके शेल्फ नहीं हैं। सच यह है कि आपका निर्णय वास्तव में सिंक टूल चुनने के बारे में बिल्कुल नहीं है। यह पहले लेजर प्लेटफ़ॉर्म चुनने के बारे में है - और एक बार जब आप इसे उस तरह से देखते हैं, तो आपके पास वास्तव में तीन वास्तविक विकल्प हैं।
विकल्प 1: वेबगिलिटी — गंभीर डेस्कटॉप-सपोर्टिंग टूल
यदि आप डेस्कटॉप पर बने रहते हैं और आप Shopify अनुवाद करने वाला सॉफ़्टवेयर बनाए रखना और समर्थित करना चाहते हैं, तो शॉर्टलिस्ट लगभग एक नाम लंबी है: Webgility।
यह सादे श्रेय का हकदार है। जबकि श्रेणी के बाकी लोग (फिर से: हम सहित) केवल QBO पर गए, Webgility ने डेस्कटॉप और एंटरप्राइज समर्थन में निवेश करना जारी रखा। यदि आपका व्यवसाय ठोस कारणों से डेस्कटॉप पर चलता है - और बहुत से चलते हैं - तो Webgility सिर्फ सबसे अच्छा विकल्प नहीं है; यह एकमात्र गंभीर विकल्प के करीब है।
हालांकि, आप क्या खरीद रहे हैं, यह जान लें। Webgility एक हल्का भुगतान अनुवादक नहीं है - यह एक व्यापक संचालन मंच है जो ऑर्डर, इन्वेंट्री और लेखांकन तक फैला हुआ है, और यह उसी तरह से कीमत और कार्यान्वित है। विशेष रूप से डेस्कटॉप पर, एकीकरण में आपके कंपनी फ़ाइल से बात करने वाले स्थानीय रूप से स्थापित घटक शामिल होने की उम्मीद है। यह डेस्कटॉप की प्रकृति है, न कि Webgility की कोई खामी - यह वही कठिन काम है जिसे हर कोई अस्वीकार कर चुका है - लेकिन इसका मतलब है कि सेटअप एक दोपहर के बजाय एक परियोजना है, और यह योजना और ऑनबोर्डिंग सहायता को पुरस्कृत करता है।
हमने अपनी Webgility समीक्षा में पूरी तस्वीर लिखी है - एक ईमानदार समीक्षा, दूसरे पैराग्राफ में हितों के टकराव की घोषणा की गई है - और विशेष रूप से डेस्कटॉप-बनाम-QBO कांटे का वजन करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए एक सीधी LedgerPort बनाम Webgility तुलना। संक्षिप्त संस्करण: एक प्रतिबद्ध डेस्कटॉप दुकान के लिए, Webgility खरीद के लायक है। उनकी वर्तमान मूल्य निर्धारण सीधे जांचें; किसी भी समीक्षा में प्रकाशित संख्याएँ पुरानी हो जाती हैं।
विकल्प 2: मैन्युअल वर्कफ़्लो और IIF इम्पोर्ट
डू-इट-योरसेल्फ पथ मौजूद है, और कम मात्रा में यह वास्तव में काम करने योग्य है। यह दो फ्लेवर में आता है।
मैनुअल जर्नल प्रविष्टियाँ। प्रत्येक Shopify भुगतान के लिए, आप भुगतान रिपोर्ट निर्यात करते हैं, जमा को उसके घटकों में तोड़ते हैं - सकल बिक्री, रिफंड, Shopify शुल्क, कर - और हाथ से डेस्कटॉप में एक सारांशित जर्नल प्रविष्टि पोस्ट करते हैं। यह वही सारांशित प्रविष्टि संरचना है जो एक अच्छा सिंक टूल स्वचालित रूप से पोस्ट करेगा; आप बस सिंक टूल बन रहे हैं। प्रति माह कुछ भुगतानों पर, यह एक या दो घंटे का सावधानीपूर्वक काम है। विफलता मोड अवधारणा नहीं है - यह स्थिरता है। जिस महीने आप छोड़ देते हैं वह वह तिमाही बन जाती है जिससे आप डरते हैं।
IIF आयात। डेस्कटॉप का मूल आयात प्रारूप, IIF, आपको फ़ाइलों के रूप में लेनदेन लाने की सुविधा देता है, न कि कीस्ट्रोक्स के रूप में। आप Shopify से निर्यात करते हैं, डेटा को IIF के लेआउट में बदलते हैं — आमतौर पर एक स्प्रेडशीट टेम्प्लेट या एक छोटे रूपांतरण उपयोगिता के माध्यम से — और आयात करते हैं। दो ईमानदार चेतावनियाँ। पहला, IIF एक पुराना प्रारूप है जिसमें न्यूनतम सत्यापन होता है: डेस्कटॉप जो आप उसे देते हैं उसे बहुत कम विरोध के साथ आयात करेगा, और एक खराब फ़ाइल खराब लेनदेन पोस्ट करेगी जिसमें कोई अनुकूल पूर्ववत नहीं होगा। हर आयात से पहले कंपनी फ़ाइल का बैकअप लें; यह व्यामोह नहीं है, यह मानक संचालन प्रक्रिया है। दूसरा, आपके द्वारा बनाया गया टेम्प्लेट एक बार की लागत नहीं है। Shopify के रिपोर्ट कॉलम बदलते हैं, आपकी शुल्क संरचना बदलती है, आप एक बिक्री चैनल जोड़ते हैं — और मैपिंग चुपचाप टूट जाती है, जो ज़ोर से टूटने से भी बदतर है।
विकल्प 2 की वास्तविक कीमत रखरखाव है। सिस्टम ठीक उसी तरह काम करता है जैसे उसे चलाने वाला व्यक्ति, हर एक महीने, हमेशा के लिए। यदि वह व्यक्ति आप हैं, तो अपने घंटों का ईमानदारी से मूल्य निर्धारण करें — यह वही समय-गुणा-आवृत्ति गणित है जो स्वचालित बहीखाता को स्वयं के लिए भुगतान करने देता है QBO पक्ष पर, साथ ही एक अतिरिक्त नाजुकता कर भी।
विकल्प 3: क्विकबुक्स ऑनलाइन में माइग्रेट करें
तीसरा विकल्प प्लेटफ़ॉर्म अंतर से लड़ना बंद करना है: लेज़र को वहां ले जाएं जहां टूलिंग है।
कब यह सही है: आप निर्भरता के बजाय जड़ता से डेस्कटॉप पर हैं (उस अंतर पर नीचे और अधिक), आपका एकाउंटेंट QBO में सहज है या पहले से ही अन्य ग्राहकों के साथ वहां काम करता है, और जो चीज आप वास्तव में चाहते हैं — स्वचालित, सटीक Shopify सिंक न्यूनतम आईटी के साथ — लगभग पूरी तरह से दीवार के QBO पक्ष पर रहता है।
प्रक्रिया स्तर पर माइग्रेशन में क्या शामिल है:
- एक कटओवर तिथि चुनें। एक वित्तीय वर्ष या तिमाही की शुरुआत आपकी रिपोर्टिंग को साफ रखती है और आपके एकाउंटेंट को एक स्पष्ट "पहले" और "बाद" देती है।
- पहले डेस्कटॉप फ़ाइल को साफ करें। खातों का मिलान करें, पुराने खुले लेनदेन को हल करें, अपनी सूचियों को छांटें। माइग्रेशन आपके डेटा की तरह ही आपके मैस को भी वफादारी से कॉपी करता है।
- माइग्रेशन चलाएं। Intuit अपने स्वयं के डेस्कटॉप-टू-ऑनलाइन माइग्रेशन टूलिंग को बनाए रखता है, और यह एक कंपनी फ़ाइल के कोर को ले जाता है — यह जानने के लिए Intuit के वर्तमान माइग्रेशन संसाधनों की जांच करें कि आपके संस्करण में वास्तव में क्या परिवर्तित होता है और क्या नहीं, क्योंकि विशिष्टताएं बदलती हैं और वे अपने स्वयं के टूल पर अधिकार हैं।
- पुराने फ़ाइल के विरुद्ध सत्यापित करें। नई लेज़र पर भरोसा करने से पहले कटओवर तिथि के अनुसार दोनों प्रणालियों में बैलेंस शीट और पी एंड एल की तुलना करें।
- यदि आप सतर्क हैं तो एक महीने के लिए समानांतर-चलाएं, फिर अपने एकाउंटेंट को जल्दी शामिल करें — आदर्श रूप से पहले कदम से पहले, क्योंकि उन्होंने एक दर्जन फ़ाइलों का माइग्रेशन किया होगा और जानेंगे कि आपकी फ़ाइल कहां अटकेगी।
इसके बाद क्या संभव हो जाता है: पूरा आधुनिक सिंक इकोसिस्टम खुल जाता है। सारांशित भुगतान प्रविष्टियां स्वचालित रूप से पोस्ट की जाती हैं, सकल बिक्री से अलग की गई फीस, सेंट तक मिलान होने वाली जमा — टूलिंग की पूरी श्रेणी जिसके बारे में आपने चालीस मिनट की खोज में पाया कि यह डेस्कटॉप के लिए मौजूद नहीं है। हमने अपने सर्वश्रेष्ठ Shopify लेखांकन सॉफ्टवेयर राउंडअप में उस परिदृश्य को ईमानदारी से मैप किया है, जिसमें प्रतिस्पर्धी भी शामिल हैं।
माइग्रेशन एक वास्तविक काम है — इसे एक केंद्रित सप्ताह और एक महीने की दोहरी-जाँच कहें, न कि एक दोपहर। लेकिन यह एक ऐसा काम है जिसे आप एक बार करते हैं, जबकि रखरखाव की लागत आप अन्यथा मासिक भुगतान करते।
डेस्कटॉप पर वास्तव में किसे रहना चाहिए
यहां कोई एफयूडी नहीं है: क्विकबुक्स डेस्कटॉप एक सक्षम सॉफ्टवेयर है, और कुछ व्यवसायों के लिए यह सही विकल्प है। यदि ऐसा है तो आपको शायद बने रहना चाहिए:
- आप डेस्कटॉप-विशिष्ट सुविधाओं पर निर्भर हैं। एंटरप्राइज में उन्नत इन्वेंट्री वर्कफ़्लो, असेंबली और विनिर्माण बिल्ड, ग्रैन्युलर जॉब कॉस्टिंग, उद्योग-विशिष्ट संस्करण — यदि ये आपके संचालन को चलाते हैं, तो क्यूबीओ के समकक्ष उनसे मेल नहीं खा सकते हैं, और कोई भी सिंक टूल आपके परिचालन रीढ़ को खोने लायक नहीं है।
- आपके एकाउंटेंट का अभ्यास इसके चारों ओर बनाया गया है। यदि आपकी फर्म डेस्कटॉप में उत्कृष्ट काम करती है और आपकी सहभागिता उनके वर्कफ़्लो पर निर्भर करती है, तो वह संबंध टूलिंग सुविधा से अधिक मूल्यवान हो सकता है।
- आपका वातावरण स्थानीय नियंत्रण की मांग करता है। कुछ व्यवसायों के पास कनेक्टिविटी, नीति, या डेटा-स्थानीयता के कारण लेज़र को अपनी मशीनों पर रखने के कारण होते हैं। सॉफ्टवेयर उद्योग के क्लाउड पर जाने के कारण वे कारण समाप्त नहीं होते हैं।
यदि आप इस समूह में हैं: आप पीछे नहीं हैं, आप पिछड़ नहीं रहे हैं, और आपका रास्ता विकल्प 1 या विकल्प 2 है — सबसे अधिक संभावना वेबगिलिटी यदि मात्रा सॉफ्टवेयर को उचित ठहराती है, तो मैन्युअल वर्कफ़्लो यदि यह नहीं करता है।
यदि इनमें से कोई भी लागू नहीं होता है तो आप शायद जड़ता के कारण डेस्कटॉप पर हैं — फ़ाइल 2016 में शुरू हुई थी, "हमने इसे हमेशा इस्तेमाल किया है," और कोई भी डेस्कटॉप-विशिष्ट सुविधा का नाम नहीं बता सकता है जिसे आप वास्तव में याद करेंगे। जड़ता मानवीय है और माइग्रेशन की परेशानी वास्तविक है। लेकिन आप हर महीने उस जड़ता के लिए भुगतान कर रहे हैं, या तो एक साधारण सिंक आवश्यकता के लिए वेबगिलिटी-स्केल टूलिंग में या मैन्युअल घंटों में, एक ऐसे प्लेटफ़ॉर्म पर बने रहने के लिए जिसका आप वास्तव में डेस्कटॉप-नेस का उपयोग नहीं कर रहे हैं।
ईमानदार निचली रेखा
आप एक सिंक टूल की तलाश में यहां आए थे। आपने वास्तव में जो पाया वह एक सिंक टूल के कपड़े पहने एक प्लेटफ़ॉर्म निर्णय है।
यदि डेस्कटॉप आपके व्यवसाय के लिए लोड-बेयरिंग है, तो बने रहें, और वेबगिलिटी का मूल्यांकन करें — यह गंभीर विकल्प है, और हम इसे एक प्रतियोगी के रूप में कहते हैं जिसका कुछ भी हासिल करने के लिए नहीं है। यदि आप इतने छोटे हैं कि सावधानीपूर्वक मासिक जर्नल प्रविष्टियों का एक घंटा इसे कवर करता है, तो विकल्प 2 वैध रूप से ठीक है। और यदि उस अंतिम अनुभाग का ऑडिट केवल जड़ता पाया गया है, तो माइग्रेशन सप्ताह शायद वर्कअराउंड के एक और वर्ष से अधिक मूल्यवान है।
केवल उस तीसरे मामले में हम फिर से तस्वीर में प्रवेश करते हैं। यदि आप क्विकबुक्स ऑनलाइन पर उतरते हैं, तो सिंक समस्या जिसके साथ आपने आज रात अपनी खोज शुरू की थी, वह आसान हिस्सा बन जाती है — यह वही है जो हमारे जैसे उपकरण पूरे दिन करते हैं, और आप ईकॉमर्स अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर गाइड में या लेजरपोर्ट बनाम वेबगिलिटी में आमने-सामने हमारी तुलना कर सकते हैं। तब तक, आपको हमारी आवश्यकता नहीं है। आपको पहले सही लेजर की आवश्यकता है।
यह पूरा नक्शा है। तीन विकल्प, चौथे का कोई भूत नहीं — और अब टैब का चालीस मिनट बंद हो सकता है।
