Bu sayfada size hiçbir şey satamayacak bir satıcı tarafından yazılmış Shopify – Masaüstü sorusu rehberi — tam da bu yüzden faydalı olabilir.
Kırk dakikadır bununla uğraşıyorsunuz. Her "en iyi Shopify QuickBooks entegrasyonu" listesi umut verici görünüyor, ta ki gereksinimler sayfasını açana ve orada, küçük puntolarla veya fiyat tablosu dipnotunda şunu görene kadar: Yalnızca QuickBooks Online. Sekme üstüne sekme. Yanlış arama yaptığınızı düşünmeye başlıyorsunuz.
Yanlış yapmıyorsunuz. Bu yüzden açıklamayı ait olduğu yere, yani başa koyalım, alt bilgiye değil: Biz LedgerPort'u, bir Shopify ve WooCommerce → QuickBooks senkronizasyon aracını üretiyoruz ve LedgerPort, QuickBooks Desktop'ı desteklemiyor. Bir geçici çözümle değil, daha üst bir katmanda değil, "yakında" değil — desteklemiyoruz. Eğer Desktop kullanıyorsanız ve kullanmaya devam ediyorsanız, size yardımcı olamayız ve bu yazının hiçbir şeyi değiştirmez.
Bu, bizim için garip bir yazı ve sizin için faydalı bir yazı olmasını sağlıyor. Takip edenlerin çoğu için sizi yönlendirecek bir ürünümüz yok. Yapabileceğimiz şey, çoğu satıcının size vermeyeceği haritayı sunmak: Neden neredeyse her modern senkronizasyon aracı bizim yaptığımız aynı yalnızca QBO seçeneğini yaptı, Shopify + QuickBooks Desktop için gerçek üç seçeneğinizin aslında ne olduğu ve odada kimsenin satış gündemi olmadan aralarında nasıl karar vereceğiniz.
Neden Neredeyse Tüm Modern Senkronizasyon Araçları Yalnızca QBO Destekliyor
Bu tembellik veya moda değil. Bu mimari.
QuickBooks Online, bulut tabanlı bir üründür ve bulut API'sine sahiptir. Bir senkronizasyon aracı bir kez kimlik doğrulaması yapar ve o andan itibaren sunucuları, makinenizde hiçbir yazılım kurulu olmadan ve bilgisayarınızın açık olup olmadığına bağlı olmadan, doğrudan defterinizle konuşabilir — yevmiye kayıtları gönderme, yinelenenleri kontrol etme, eşlemeleri güncelleme. Tek bir entegrasyon her müşteri için aynı şekilde çalışır ve satıcı bunu merkezi olarak izleyebilir, düzeltebilir ve geliştirebilir.
QuickBooks Desktop ise tam tersi bir yapıya sahiptir. Defterleriniz yerel bir makinede veya barındırılan bir sunucudaki bir şirket dosyasında yaşar. Bir SaaS aracının kapısını çalabileceği bir bulut kapısı yoktur. Entegre etmek, şirket dosyasının yanında oturan ve her değişimi aracılık eden yerel bir bağlayıcı kurmayı ve bakımını yapmayı gerektirir — bu da işletim sistemi tuhaflıklarını, Desktop sürüm uyumluluğunu, dosya kilitlemeyi, izinleri ve her müşterinin bireysel kurulumuna göre ölçeklenen bir BT destek yüzeyini beraberinde getirir.
Bir satıcı için bu tek bir entegrasyon değil; temel olarak daha ağır bir mühendislik ve destek türüne uzun vadeli bir bağlılıktır. Çoğu modern senkronizasyon aracı - bizimkiler de dahil - bu bağlılığı gördü ve bunun yerine Intuit'in açıkça yatırım yaptığı platforma güvenerek reddetti. Sonuç, bütün akşam çarptığınız duvardır: kalabalık, rekabetçi bir QBO senkronizasyon aracı ekosistemi ve Masaüstü tarafında ciddi kimse kalmadı.
Bu kırk dakikalık sekmelerin sakladığı Yalan şudur: "Masaüstü için şık, modern bir senkronizasyon aracı olmalı - henüz bulamadım." Onlardan bir raf dolusu yok. Gerçek şu ki, kararınız aslında bir senkronizasyon aracı seçmekle ilgili değil. Öncelikle bir defter platformu seçmekle ilgili - ve bunu bu şekilde gördüğünüzde, gerçekten sadece üç seçeneğiniz var.
Seçenek 1: Webgility — Ciddi Masaüstü Destekli Araç
Masaüstü'nde kalıyorsanız ve Shopify çevirisini yapan, bakımı yapılan, desteklenen bir yazılım istiyorsanız, kısa liste kabaca tek bir isimden oluşur: Webgility.
Bu, açık bir kredi hak ediyor. Kategorinin geri kalanı (tekrar: biz de dahil) yalnızca QBO'ya yönelirken, Webgility Masaüstü ve Kurumsal desteğe yatırım yapmaya devam etti. İşletmeniz sağlam nedenlerle Masaüstü'nde çalışıyorsa - ve pek çoğu çalışıyor - Webgility sadece en iyi seçenek değil; neredeyse tek ciddi seçenek.
Ancak ne satın aldığınızı bilin. Webgility hafif bir ödeme çevirmeni değildir - siparişleri, envanteri ve muhasebeyi kapsayan daha geniş bir operasyon platformudur ve bunun gibi fiyatlandırılır ve uygulanır. Özellikle Masaüstü'nde, entegrasyonun yerel olarak yüklenmiş bir bileşenin şirket dosyanızla konuşmasını içermesini bekleyin. Bu, Webgility'nin hatası değil, Masaüstü'nün doğasıdır - tam olarak herkesin reddettiği zor iştir - ancak kurulumun bir öğleden sonra yerine bir proje anlamına geldiği ve planlama ve işe alım yardımını ödüllendirdiği anlamına gelir.
Tam resmi Webgility incelememizde - dürüst bir tane, ikinci paragrafta çıkar çatışması beyan edilmiş - ve açıkça Masaüstü-vs-QBO çatalını tartmakta olan herkes için doğrudan bir LedgerPort - Webgility karşılaştırmasında yazdık. Kısa versiyonu: bağlı bir Masaüstü mağazası için Webgility satın almaya değer. Mevcut fiyatlarını doğrudan kontrol edin; herhangi bir incelemedeki yayınlanmış sayılar bayatlıyor.
Seçenek 2: Manuel İş Akışları ve IIF İçe Aktarmaları
Kendi kendine yapma yolu mevcuttur ve düşük hacimde gerçekten işe yarar. İki çeşidi vardır.
Manuel defter kayıtları. Her Shopify ödemesi için, ödeme raporunu dışa aktarırsınız, depozitoyu bileşenlerine - brüt satışlar, geri ödemeler, Shopify ücretleri, vergiler - ayırırsınız ve özetlenmiş bir defter kaydını elle Masaüstü'ne girersiniz. Bu, iyi bir senkronizasyon aracının otomatik olarak gireceği aynı özetlenmiş giriş yapısıdır; siz sadece senkronizasyon aracı oluyorsunuz. Ayda bir avuç ödeme için, bir veya iki saatlik dikkatli bir iştir. Hata modu kavram değildir - tutarlılıktır. Atladığınız ay, korktuğunuz çeyrek olur.
IIF içe aktarma. Masaüstü'nün yerel içe aktarma biçimi olan IIF, işlemleri yazmak yerine dosya olarak getirmenizi sağlar. Shopify'dan dışa aktarırsınız, verileri IIF'nin düzenine dönüştürürsünüz — genellikle bir e-tablo şablonu veya küçük bir dönüştürme yardımcı programı aracılığıyla — ve içe aktarırsınız. İki dürüst uyarı. Birincisi, IIF minimum doğrulamaya sahip eski bir biçimdir: Masaüstü, çok az itirazla verdiğinizi içe aktaracaktır ve biçimlendirilmemiş bir dosya, dostça bir geri alma olmadan biçimlendirilmemiş işlemler yayınlar. Her içe aktarmadan önce şirket dosyasını yedekleyin; bu paranoya değil, standart işletim prosedürüdür. İkincisi, oluşturduğunuz şablon tek seferlik bir maliyet değildir. Shopify'ın rapor sütunları kayar, ücret yapınız değişir, bir satış kanalı eklersiniz — ve eşleme sessizce bozulur, bu da yüksek sesle bozulmasından daha kötüdür.
Seçenek 2'nin gerçek maliyeti bakımdır. Sistem, onu çalıştıran kişi kadar tam olarak çalışır, her ay, sonsuza dek. O kişi sizseniz, saatlerinizi dürüstçe fiyatlandırın — bu, otomatik muhasebenin QBO tarafında kendi maliyetini çıkarmasını sağlayan aynı zaman-frekans matematikidir, ek bir kırılganlık vergisi de cabası.
Seçenek 3: QuickBooks Online'a Geçiş Yapın
Üçüncü seçenek, platform boşluğuyla savaşmayı bırakmaktır: araçların olduğu yere defteri taşıyın.
Ne zaman doğru: bağımlılıktan çok ataletle Masaüstü'nde kalıyorsunuz (bu ayrım hakkında daha fazla bilgi aşağıdadır), muhasebeciniz QBO'da rahat veya zaten diğer müşterilerle orada çalışıyor ve aslında istediğiniz şey — minimum BT ile otomatik, doğru Shopify senkronizasyonu — duvarın neredeyse tamamen QBO tarafında yaşıyor.
Taşınmanın süreç düzeyinde neleri içerdiği:
- Kesme tarihi belirleyin. Bir mali yıl veya çeyreğin başlangıcı, raporlamanızı temiz tutar ve muhasebecinize bir belirsiz "önce" ve "sonra" verir.
- Önce Masaüstü dosyasını temizleyin. Hesapları mutabık kılın, eski açık işlemleri çözün, listelerinizi budayın. Taşıma, verileriniz kadar mesajınızı da sadakatle kopyalar.
- Taşımayı çalıştırın. Intuit, kendi Masaüstü'nden Çevrimiçi'ye taşıma araçlarına sahiptir ve bir şirket dosyasının çekirdeğini taşır — tam olarak neyin dönüştüğünü ve sürümünüzde neyin dönüşmediğini öğrenmek için Intuit'in mevcut taşıma kaynaklarını kontrol edin, çünkü ayrıntılar değişir ve kendi araçları konusunda yetkilidirler.
- Eski dosyayla karşılaştırarak doğrulayın. Yeni deftere güvenmeden önce kesme tarihi itibarıyla her iki sistemdeki bilanço ve Kâr/Zarar'ı karşılaştırın.
- Temkinliyseniz bir ay paralel çalıştırın, sonra muhasebecinizi erken dahil edin — ideal olarak ilk adımdan önce, çünkü bir düzine dosyayı taşımış olabilirler ve sizinkinin nerede takılacağını bileceklerdir.
Sonrasında neler mümkün olur: tüm modern senkronizasyon ekosistemi açılır. Otomatik olarak yayınlanan özetlenmiş ödeme girişleri, brüt satışlardan ayrılmış ücretler, kuruşuna kadar eşleşen mevduatlar — Masaüstü için mevcut olmadığını kırk dakika keşfederek harcadığınız tüm araç kategorisi. Bu manzarayı en iyi Shopify muhasebe yazılımı incelememizde dürüstçe haritaladık, rakipler dahil.
Taşınma gerçek bir iştir - bunu bir öğleden sonra değil, odaklanmış bir hafta artı bir aylık çift kontrol olarak adlandırın. Ancak bu, aksi takdirde aylık ödeyeceğiniz bakım maliyetine karşı bir kez yaptığınız bir iştir.
Kimler Gerçekten Masaüstünde Kalmalı
Burada FUD yok: QuickBooks Desktop yetenekli bir yazılımdır ve bazı işletmeler için doğru seçimdir. Muhtemelen kalmalısınız eğer:
- Masaüstüne özgü özelliklere bağımlısınız. Enterprise'daki gelişmiş envanter iş akışları, montajlar ve üretim yapıları, ayrıntılı maliyetlendirme, sektöre özel sürümler - eğer bunlar operasyonunuzu yürütüyorsa, QBO'nun eşdeğerleri bunlarla eşleşmeyebilir ve hiçbir senkronizasyon aracı operasyonel omurganızı kaybetmenize değmez.
- Muhasebecinizin uygulaması bunun etrafında inşa edilmiştir. Eğer firmanız Masaüstü'nde mükemmel işler sunuyorsa ve ilişkiniz iş akışlarına bağlıysa, bu ilişki araç kolaylığından daha değerli olabilir.
- Ortamınız yerel kontrol gerektirir. Bazı işletmelerin defteri kendi makinelerinde tutmak için bağlantı, politika veya veri yerelliği nedenleri vardır. Yazılım endüstrisi buluta taşındığı için bu nedenler sona ermez.
Eğer bu gruptaysanız: geride değilsiniz, yavaş değilsiniz ve yolunuz yukarıdaki Seçenek 1 veya Seçenek 2'dir - hacim yazılımı haklı çıkarıyorsa büyük olasılıkla Webgility, haklı çıkarmıyorsa manuel iş akışları.
Bunlardan hiçbiri geçerli değilse, muhtemelen eylemsizlik nedeniyle Masaüstü'ndesiniz - dosya 2016'da başladı, "hep kullandık" ve kimse gerçekten özleyeceğiniz Masaüstüne özgü bir özellik adlandıramıyor. Eylemsizlik insani bir durumdur ve taşıma zahmeti gerçektir. Ancak her ay bu eylemsizlik için, basit bir senkronizasyon ihtiyacı için Webgility ölçeğinde araçlar veya manuel saatler şeklinde ödeme yapıyorsunuz, Masaüstü'nün özelliklerini gerçekten kullanmadığınız bir platformda kalmak için.
Dürüst Sonuç
Buraya bir senkronizasyon aracı aramak için geldiniz. Aslında bulduğunuz şey, bir senkronizasyon aracının kılığına bürünmüş bir platform kararıdır.
Eğer Masaüstü işiniz için yük taşıyorsa, kalın ve Webgility'yi değerlendirin - bu ciddi seçenektir ve bunu hiçbir çıkarı olmayan bir rakip olarak söylüyoruz. Eğer aylık bir saatlik dikkatli defter girişi bunu karşılıyorsa, Seçenek 2 meşru olarak uygundur. Ve eğer son bölümün denetimi yalnızca eylemsizlik bulduysa, taşıma haftası muhtemelen başka bir yılın geçici çözümlerinden daha değerlidir.
Yalnızca üçüncü durumda tekrar devreye giriyoruz. QuickBooks Online'a geçerseniz, başladığınız senkronizasyon sorunu kolay kısım haline gelir - bizim gibi araçların tüm gün yaptığı şey budur ve e-ticaret muhasebe yazılımı kılavuzunda veya LedgerPort vs. Webgility'de rakiplerimize karşı nasıl durduğumuzu değerlendirebilirsiniz. O zamana kadar bize ihtiyacınız yok. Önce doğru deftere ihtiyacınız var.
Bütün harita bu. Üç seçenek, dördüncü bir hayalet yok - ve şimdi kırk dakikalık sekmeler kapanabilir.
