Shopify Mağazaları İçin Vergi Hazırlığı: Mali Müşavirinizin Defterlerinizden Gerçekten İhtiyaç Duyduğu Şeyler

Ocak ortası. Cumartesi gününün büyük bir kısmını organize olarak geçirdiniz. Shopify Finans Özetinizi dışa aktardınız. QBO kar ve zarar raporunuzu indirdiniz. Bir klasör oluşturdunuz, açıkça etiketlediniz ve her şeyi mali müşavirinize “bu yıl için hazır” yazan bir mesajla gönderdiniz.

İki hafta sonra mali müşaviriniz sizi arar.

“QBO geliriniz, Shopify Ödemeleri'nden gelen 1099-K ile eşleşmiyor. Ücret giderleriniz beklediğim gibi görünmüyor. Beyannameye başlamadan önce bunu çözmek için birkaç saate ihtiyacım olacak.”

Fatura, teklif edilenden 700 dolar daha yüksek geliyor. Kayıtlarınızın yanlış olduğunu öğrenmek için, yılın başında düzeltmenin maliyetinden daha fazlasını ödediniz.

Buraya yol açan varsayım: Shopify raporlarınızı dışa aktarmak ve mali müşavirinize QBO erişimi vermek, vergi hazırlığının anlama geldiği anlamına gelir — işi siz yaptınız, onlar zorlu kısımla ilgilenir. İnanç bu. Aynı zamanda yanlış. Bir Shopify mağazası için vergi hazırlığı belge sahibi olmakla ilgili değildir. Doğru şeyleri söyleyen belgelere sahip olmakla ilgilidir. Standart bir QBO kurulumu neredeyse kesinlikle geliri abartır, ücretleri görünmez kılar ve satış vergisini yanlış hesaba koyar — ve bu belgeleri mali müşavirinize göndermek bunların hiçbirini düzeltmez. Sadece sorunları sizin yerinize onların bulmasını sağlar.

1099-K'nız, QBO'nuz ve Banka Bakiyeniz Neden Üç Farklı Sayı Gösteriyor

Mali müşaviriniz dosyanızı açtığında, aynı hikayeyi anlatması gereken ancak neredeyse hiçbir zaman anlatmayan üç sayıya bakıyor.

Shopify Ödemeleri'nden gelen 1099-K'nız, işlenen brüt işlemleri gösterir — yıl boyunca Shopify'ın ödeme sisteminden geçen her siparişin toplam dolar değeri, herhangi bir kesinti öncesi. Ücretler, iadeler ve topladığınız satış vergisi bu sayının içindedir.

QBO gelir hesabınız, ona eşlenen her neyse onu gösterir. Standart kurulumdaki çoğu mağaza için bu, net banka mevduatıdır — Shopify'ın her şeyi düşüldükten sonra aslında transfer ettiği tutar.

Banka hesabınız net ödemeyi gösterir: brüt satışlar eksi işlem ücretleri, eksi iadeler, eksi Shopify'ın sizin adınıza topladığı satış vergisi, bazen tek bir transferde bir ila on dört günlük siparişleri kapsar.

Üç sayı. Aynı iş. Hiçbiri uyuşmuyor — ve yapısal olarak, hiçbiri uyuşmamalı, çünkü farklı şeyleri ölçüyorlar. Sorun şu ki, QBO dosyanızın her üçü arasındaki farkı açıklaması gerekiyor. Bu açıklama olmadan, mali müşaviriniz bunları mutabakat yapamaz — ve IRS, bildirilen gelirin 1099-K brüt tutarının önemli ölçüde altında olduğu beyannameleri işaretlemek için otomatik bir süreç kullanır. Bu sayılar arasındaki fark, düzensiz Shopify defterlerinin gerçek maliyetinin ortaya çıktığı yerdir ve çoğu sahip, bildirim gelene kadar bunu görmez.

Mali Müşavirinizin Shopify Kayıtlarınızdan Gerçekten İhtiyaç Duyduğu 5 Şey

Aradığınız kontrol listesi mevcut — ancak bu Ocak ayında yapılacaklar listesi değil. Bu, vergi zamanında temiz bir şekilde teslim etmek için yılın her ayında QBO dosyanızın zaten göstermesi gerekenlerin bir listesi.

1. Kaydedilen brüt gelir, banka mevduat tutarı değil.

Gelir hesaplarınız, müşterilerin Shopify'ın herhangi bir kesinti yapmadan önce ödediği tutarı — brüt satış tutarını — yansıtmalıdır. QBO geliriniz banka mevduatlarınızla eşleşiyorsa, gelir net olarak kaydediliyor demektir: ücretler zaten düşülmüş, iadeler zaten geri alınmış, muhtemelen vergi düşülmüş. Bu, geliri eksik gösterir ve ücret giderlerini görünmez kılar.

Net mevduat gelir rakamıyla çalışan bir mali müşavir, aslında ne sattığınızı, satışları işlemeye ne kadar mal olduğunu veya brüt kar marjının düşündüğünüz şey olup olmadığını bilmenin bir yoluna sahip değildir. Bunun için hesap tablosu düzeltmesi tek bir yapısal karardır — brüt geliri ve net mevduatları köprüleyen bir takas hesabı — ki çoğu genel QBO kurulumu bunu asla yapmaz.

2. Ücretler türe göre ayrılmış — tek bir hesaba toplanmamış.

Shopify, farklı bir maliyet yapısına ve farklı bir stratejik anlama sahip üç farklı ücret türü oluşturur:

Bu üçünü tek bir “Shopify Ücretleri” hesabına toplamak, tek başına anlamsız bir sayı üretir. Brüt kar marjı, fiyatlandırma modelinizin öngördüğünden düşük görünüyorsa ve ücretler tek bir sepetteyse, nedenini — veya ödeme işlemcilerini değiştirmmenin bir şeyi değiştirip değiştirmeyeceğini — teşhis etmenin bir yolu yoktur.

3. İadeler doğru muhasebe döneminde kaydedilir.

Bir müşteri bir siparişi iade ettiğinde, Shopify ayrı bir banka işlemi oluşturmaz. İade, bir sonraki mevcut ödemeden düşülür. Bu ödeme Nisan ayında hesaba geçerse ancak iade Mart ayında işlenmişse, nakit etkisi Nisan ayında gerçekleşmiştir — ve muhasebe kaydı Mart ayında değil, orada olmalıdır.

İadeleri orijinal sipariş tarihine kaydetmek bir dönem uyuşmazlığı yaratır: Mart geliri düşer, ancak Mart banka mutabakatı Mart ayında nakit hareket etmediği için hala dengelenmez. Bu uyuşmazlıklar aydan aya birikir. Yıl sonuna kadar, mali müşaviriniz bunlardan on ikisini çözüyor. Tam dönem doğru işlem, iade ve geri ödemelerin muhasebeleştirilmesi rehberimizdedir.

4. Satış vergisi gelir olarak değil, yükümlülük olarak kaydedilir.

Çoğu ABD eyaletinde Shopify, bir pazar yeri kolaylaştırıcısıdır — müşterilerden satış vergisi toplar ve doğrudan eyalet yetkililerine iletir. Bu paraya asla dokunmazsınız. İşletmenize ait değildir. 7$'ı Shopify tarafından toplanan vergi olan 97$'lık bir sipariş, sizin amaçlarınız için 97$'lık bir satış değil, 90$'lık bir satıştır.

Gelir hesapları bu vergiyi içeren brüt sipariş toplamlarını kaydederse, pazar yeri kolaylaştırıcısı olan eyaletlerden gelen her siparişte hayali gelir görünür. Tam bir yıl boyunca ölçeklendiğinde, bu aslında vergilendirilebilir olmayan ve cerrahi olarak çıkarılması için bir mali müşavir gerektirecek anlamlı bir rakamdır.

5. Fatura fiyatını değil, teslim maliyetini yansıtan satılan malın maliyeti (COGS).

Yurt dışından tedarik yapan mağazalar için fatura fiyatı gerçek maliyet değildir. Navlun, ithalat vergileri ve gümrük komisyonculuğu satılan malın maliyetine dahildir — ve tedarikçinin talep ettiğinden genellikle %20-40 oranında eklenir. 5,00$ faturalandırılan ve 0,80$ navlun, 0,60$ vergi ve 0,10$ komisyonculuk ücreti olan bir ürünün deponuza teslim maliyeti aslında 6,50$'dır.

Yalnızca fatura fiyatını kullanmak her satışta brüt karı aşırı gösterir. Bir mali müşavir, karların fiyatlandırma modelinizden neden saptığını sorduğunda, tek yol satın alma kayıtlarından bir yıllık teslim maliyetlerini yeniden oluşturmaktır.

Altıncı şey: kendi koltukları

Yukarıdakilerin hepsi dosyanın gösterdikleriyle ilgilidir. Mali müşavirinizin ihtiyaç duyduğu, sayısal olmayan bir şey daha var: sizin aracılığınızla yönlendirilmeyen erişim. LedgerPort'ta, “mali müşavirinize erişim verin” beş adımlık bir işlemdir — Ayarlar » Ekip » Üye Davet Et » e-postalarını girin ve bir rol seçin » Davet Gönder. E-postayla gönderilen bağlantıya tıklarlar ve belgelerin kendi ifadesiyle, “giriş kimlik bilgilerinizi paylaşmadan” kendi oturum açma bilgilerini alırlar.

Rol, göreve uyar. Yönetici, belgelerin “güvenilir bir muhasebeci veya iş ortağı” için önerdiği şeydir — bağlantılar, senkronizasyon yapılandırması ve eşlemeler üzerinde tam kontrol, ki bu da kurulumunuzu düzelten bir muhasebecinin gerçekten ihtiyaç duyduğu şeydir. Üye, senkronizasyon günlüklerini görebilen, manuel yeniden senkronizasyonları çalıştırabilen ve yapılandırmayı değiştiremeyen bir şekilde eşlemeleri inceleyebilen personel veya bir muhasebeci için uygundur. Görev sona erdiğinde, kaldırma tek bir tıklamayla yapılır ve hemen geçerli olur.

Birden fazla mağazası olan satıcılar için bir satır daha: her biri aynı oturum açma altında tamamen izole bir işletme olarak görünür — kendi bağlantıları, senkronizasyon günlükleri ve ayarları. Mali müşaviriniz, harmanlanmış bir dosyayı çözmek yerine tek bir koltuktan temiz mağaza başına defterler arasında geçiş yapar ve bir işletmede yapılan hiçbir şey diğerini etkilemez.

Shopify Kayıtlarınızın Hazır Olmadığının Üç İşareti (Ve Bunun Maliyeti)

Kimseyi aramadan vergi hazırlığınızı hemen şimdi değerlendirebilirsiniz. QBO'da üç soru:

Herhangi bir ay için QBO geliriniz o ayın banka mevduatlarınızla eşleşiyor mu? Evet ise — eğer aynı rakam ise — gelir net olarak kaydediliyor demektir. Ücretler görünmezdir. Bildirilen geliriniz, 1099-K'nızın gösterdiğinden daha düşük olacaktır ve bu farkın açıklanması gerekecektir.

Shopify'ın abonelik ücreti, işlem ücretleri ve ödeme işlem ücretleri için ayrı QBO hesaplarınız var mı? Hepsi tek bir hesapta ise, mali müşaviriniz gerçek işlem başına maliyeti göremez ve siz de göremezsiniz.

Yıl için 1099-K brüt ile QBO geliriniz arasındaki farkı — belirli hesapları göstererek açıklayabilir misiniz? Cevap "pek sayılmaz" ise, bu işaretlenen farktır.

Her "Bilmiyorum" yanıtı, bu cevapların ne olması gerektiğini yeniden oluşturmak için harcanan saatler — belirli bir mali müşavir faturalandırma riski anlamına gelir. Ve beyannamenizdeki rakamlar belgelenmeden 1099-K'nızdan farklılık gösterirse, IRS farkı açıklamanızı isteyen bir CP2000 bildirimi gönderir.

Çalışmaya değer dördüncü bir kontrol var ve bu QBO'da değil, senkronizasyon ayarlarınızda bulunuyor: yapılandırılmamış vergi oranları. LedgerPort'ta, vergi oranının eşleşen bir yapılandırması olmayan bir sipariş gönderilmez — araç verginin nereye kaydedileceğini belirleyemediği için kasıtlı olarak hata verir. Bu doğru hata modudur, ancak haritalanmamış verginin birisi bakana kadar Hata durumunda sessizce siparişleri biriktirmesi anlamına gelir.

Çözüm bir proje değil, bir ayardır. Senkronizasyon Yapılandırması » Muhasebe altında iki moddan birini seçersiniz: Satır Kalemi Vergisi, burada her Shopify vergi oranı bir QuickBooks vergi koduna eşlenir ve toplanan vergi, belirttiğiniz bir yükümlülük hesabına kaydedilir veya QuickBooks Otomatik Satış Vergisi, hesaplamayı QBO'nun kendi vergi motoruna devreder. Her iki durumda da, etkilenen siparişleri Manuel Senkronizasyondan yeniden senkronize etmek birikmeyi temizler.

Bu, doğrudan kontrol listesindeki dördüncü maddeye bağlanır. Gelir olarak kaydedilen satış vergisi, mali müşavirinizin Mart ayında cerrahi olarak geri almak için saatler harcadığı kusurdur. Senkronizasyon ayarlarındaki bir vergi oranı kontrolü, aynı denetimin beş dakikalık versiyonudur — Kasım ayında sizin tarafınızdan ücretsiz olarak yapılır.

Bunun Neden Olduğu — ve Gelecek Yılı Sıradan Hale Getiren Çözüm

Yukarıdakilerin hiçbiri kişisel bir kusur değildir. Standart bir QBO kurulumu, gelirin brüt gelir olarak geldiğini varsayar: 100$'lık bir satış 100$ gelir olarak kaydedilir, ücretler ödendiğinde kaydedilir. Çoğu işletme bu şekilde çalışır.

Shopify farklı çalışır. İşlem ücretleri, iadeler ve sizin adınıza Shopify tarafından toplanan satış vergileri düşüldükten sonraki brüt satışlar — bir ila on dört günlük siparişleri kapsayan tek bir banka transferi halinde — net bir ödeme gönderir. Bu yapı için tasarlanmamış bir QBO kurulumu, her ay otomatik olarak yukarıdaki beş öğeden en az üçünü yanlış kaydedecektir.

LedgerPort bu eşleştirmeyi otomatik olarak halleder — her Shopify ödemesi, brüt satışları, ücret kalemlerini, geri ödemeleri ve pazar yeri vergisini doğru hesaplarına kaydeder ve takas hesabı manuel çalışma olmadan kapanır. Defterleriniz, yalnızca mali müşavir randevunuzdan önceki ay değil, yılın her ayı vergiye hazır kalır.

“Bu yıl çok geç” — değil

Bunu Ekim veya Kasım ayında düzeltmenin standart itirazı şudur: yıl büyük ölçüde kaydedilmiş, bu yüzden bu vergi sezonunda topallayarak ilerlemek ve Ocak ayında temiz başlamak daha iyidir. Bu mantık, geçmiş verilerin güvenli bir şekilde yeniden gönderilemeyeceğini varsayar. Yeniden gönderilebilir. LedgerPort'un Manuel Senkronizasyon sayfası, geçmişi isteğe bağlı olarak gönderir — Ürünler, Varyasyonlar, Siparişler, Müşteriler ve Ödemeler her biri kendi sekmesini alır ve her birinden kayıt seçer veya her şeyi gönderirsiniz.

İtirazın arkasındaki korku tekrarlardır ve bu yapısal olarak ele alınır: QuickBooks'te zaten bulunan kayıtlar otomatik olarak atlanır ve başarısız bir kaydı yeniden göndermek onu oluşturur/günceller — asla ikiye katlamaz. Geriye dönük gönderilen ödemeler, faturalarına bağlı QBO Ödeme kayıtları olarak gelir, bu nedenle geçmiş, eşleştirilmeyi bekleyen gevşek mevduatlar yerine zaten mutabık kalınmış olarak iner.

Daha derin bir yeniden yapılandırma için, Mali Müşavir ortak programı Zaman Makinesi'ni içerir: Sıfırdan defter yeniden oluşturmak için tasarlanmış, 24 aya kadar geçmiş Shopify siparişi içe aktarma. Pratik sonuç: Ekim ayında kurulumunu düzeltmeye başlayan bir mağaza, vergi sezonuna hala eksiksiz, bağlanabilir bir QBO dosyasıyla girer — ki bu da gelecek Ocak ayını sıradan yapan şeydir.

Eğer standart bir QBO kurulumu ve Shopify ile vergi sezonuna giriyorsanız, yukarıdaki üç soru, herhangi bir şey göndermeden önce cevaplamaya değer. Herhangi biri bir sorun ortaya çıkarırsa, onu sizin adınıza bulması için mali müşavirinize ödeme yapmak yerine siz bulabilirsiniz.

LedgerPort'un Shopify defterlerinizi yıl boyunca vergiye hazır tuttuğunu görün veya ücretsiz başlayın.