E-ticarette İadeler ve Geri Ödemeler Nasıl Muhasebeleştirilir

Bir iade, negatif bir satış değildir. Tek bir trençkot giymiş dört ayrı muhasebe olayıdır.

---

Ocak ayının ikinci haftası. Dördüncü çeyrek şimdiye kadarki en iyi çeyreğinizdi — yalnızca Aralık ayı, geçen yılın ilk yarısının tamamından daha fazla gelir elde etti. Sonra iade süresi başladı.

Şimdi iadeler yağıyor ve defterler anlamsızlaşmaya başladı. Ödemeleriniz satışlarınızdan belirgin şekilde daha az. İşlediğiniz iadelerin yarısı Aralık ayına ait siparişlere ait — kapandığını düşündüğünüz bir ay. Ve hesabınızdan çıkanları müşterilere iade ettiklerinizle topladığınızda, sayılar uyuşmuyor, çünkü orijinal satışlardan kaynaklanan işlem ücretleri hiçbir yere yok olmuş gibi görünüyor.

Eğer bunlara bakıp bir şeyleri mi bozduğunuzu merak ettiyseniz, bozmadınız. Sadece e-ticarette iadelerin nasıl muhasebeleştirileceğini kimsenin size öğretmediğini ve neredeyse herkesin başladığı sezgisel yaklaşımın belirli, düzeltilebilir bir şekilde yanlış olduğunu keşfediyorsunuz.

İşte sezgi, açıkça ifade edilmiş: "Bir iade sadece negatif bir satıştır. Çıkarın ve devam edin."

Yalan bu. Müşterinin deneyimi simetrik olduğu için doğru hissettiriyor — para girişi, para çıkışı. Ancak defterleriniz müşterinin deneyimini kaydetmiyor. Dört ayrı finansal olayı kaydediyorlar ve bir iade her birini farklı şekilde tersine çeviriyor. Bazıları tam olarak, bazıları kısmen ve biri hiç tersine çevrilmiyor.

E-ticarette İadeler Nasıl Muhasebeleştirilir: Bir İade, Dört Defter Kaydı

Bunu açıkça kurgusal bir siparişle somutlaştıralım.

Aralık ayında bir müşteri toplam 120 ABD dolarına bir ceket satın aldı: ürün için 112 ABD doları, satış vergisi için 8 ABD doları. İşlemciniz satıştan size 3,50 ABD doları işlem ücreti aldı. Ceketin size toptan 45 ABD dolarına mal oldu, bunu satılan malın maliyeti olarak kaydettiniz.

Ocak ayında müşteri ürünü iade ediyor. İşte defterlerinizde gerçekten olması gerekenler.

1. Gelir: karşı-gelir, silinmiş gelir değil

İlk içgüdünüz orijinal satışı silmek veya azaltmak olabilir. Yapmayın. O Aralık ayı satışı gerçekten gerçekleşti — onu silmek brüt gelir rakamınızı, iade oranınızın görünürlüğünü ve denetim izlerinizi yok eder.

Bunun yerine, 112 ABD doları, gelirin altında yer alan ve borç bakiyesi taşıyan — genellikle "İadeler ve İadeler" veya "Satış İadeleri ve İzinleri" olarak adlandırılan — bir karşı-gelir hesabına kaydedilir. Brüt gelir olduğu gibi kalır, iadeler kendi satırında gösterilir ve net gelir farktır. Artık mağazanızın 112 ABD doları satış ve 112 ABD doları iade yaptığını görebilirsiniz, bu da "0 ABD doları gerçekleşti" bilgisinden çok farklı bir bilgidir.

2. İşlem ücretleri: geri gelmeyen para

Bu, çoğu Ocak mutabakatını bozan ana unsurdur. Shopify Payments dahil çoğu işlemci, müşteriyi iade ettiğinizde işlem ücretini geri ödemez.

Böylece müşteri tam 120 ABD dolarını geri alır, ancak sizin Aralık ayından kalan 3,50 ABD dolarlık ücret gideriniz devam eder. Bunu tersine çevirecek bir kayıt yok - ücret basitçe gerçek bir maliyet olarak defterlerinizde kalır. Bu da her iadenin sessizce size para mal olduğu ve iadelerin yoğun olduğu bir haftadaki ödemenin "satışlar eksi iadeler" tahmininden daha az olacağı anlamına gelir. Bu fark bir hata değildir. Bu ücretlerdir.

3. Satış vergisi: bir yükümlülüğün tersine çevrilmesi, gelirin değil

8 ABD doları satış vergisi hiçbir zaman sizin paranız olmadı. Onu topladığınızda, bir satış vergisi ödenecek yükümlülük hesabına gitti - eyalet için onu tutuyordunuz.

Siparişi iade ettiğinizde, bu yükümlülüğün tersine çevrilmesi gerekir: satış vergisi ödenecek 8 ABD doları borçlandırılır, böylece artık ona borçlanmazsınız. Bu adımı atlayın ve artık var olmayan bir satış üzerinden vergi ödersiniz. Eyaletler bu parayı geri verme konusunda meşhur derecede rahat değiller, bu yüzden en iyisi onu en baştan göndermemektir.

4. Stok ve COGS: yalnızca mallar satılabilir durumda geri dönerse

Ceket satılabilir durumda geri gelirse, maliyet tarafını tersine çevirirsiniz: stok 45 ABD doları borçlandırılır, satılan malın maliyeti 45 ABD doları alacaklandırılır. Ceket tekrar bir varlık olur.

Hasarlı, giyilmiş olarak geri gelirse veya hiç geri gelmezse, hiçbir ters kayıt yapmazsınız - 45 ABD doları, o işlemin gerçek maliyeti olarak Satılan Malın Maliyeti'nde kalır. Bu, yazılımın sizin için tam olarak yapamayacağı bir takdir kararıdır, bu nedenle iade sürecinizde muhasebenize beslenen bir "satılabilir veya değil" kontrol noktasına ihtiyacınız vardır.

Ceketin satılabilir olduğunu varsayarsak, 120 ABD dolarlık iademiz için tam resim burada:

Bacak	Hesap	Borç	Alacak
Gelir	İadeler ve İptaller (gelir karşıtı)	$112.00
Satış vergisi	Satış Vergisi Ödenecek	$8.00
Nakit çıkışı	Ödeme işlemcisi takas hesabı		$120.00
Stok	Stok	$45.00
SMm	Satılan Malın Maliyeti		$45.00

Ve ücret? Bu kayıtta hiçbir yerde yok - orijinal 3,50 ABD doları, Aralık ayının koyduğu yerde kalır. Net sonuç: 120 ABD doları nakitten çıktınız, 3,50 ABD doları ücretten sonsuza dek çıktınız ve 45 ABD dolarlık bir ceket geri aldınız. Bir iade aslında budur.

[RESİM: Tek bir iadenin dört oka ayrıldığını gösteren diyagram - gelir, ücretler, satış vergisi, stok - her biri farklı bir hesaba iniyor]

Ocak Ayında Karşılaşılan Özel Durumlar

Temiz dört bacaklı versiyon, tek ürünlü bir siparişin tam iadesini kapsar. Gerçek Ocak ayları daha karışıktır. E-ticaret mağazalarının aslında karşılaştığı iade muhasebesi burada.

Kısmi iadeler

120 ABD dolarlık bir siparişin 40 ABD dolarını iade ederseniz, her bacak orantılı olarak ölçeklenir - kısmi gelir karşıtı, kısmi satış vergisi ters kaydı - stok hariç, ki bu genellikle hiç hareket etmez, çünkü kısmi bir iade tipik olarak müşterinin malları elinde tuttuğu anlamına gelir. Geç teslimat için 40 ABD dolarlık bir memnuniyet iadesi geliri, vergiyi ve nakdi etkiler. Satılan Malın Maliyeti'ni asla etkilemez.

Dönemler Arası İadeler: Aralık Ayı Satışı, Ocak Ayında İade Edildi

Ocak ayı defterlerinin "bozulmasının" en büyük nedeni budur. Satış Aralık ayında yaşanır; iade Ocak ayında yaşanır. Bunları birbirine karşı netleştirmek için Aralık ayını yeniden açmazsınız - iade, Ocak ayının gelir karşıtı olarak kaydedilen bir Ocak olayıdır.

Sonuç: Ocak ayının net geliri kötü görünüyor, çünkü Aralık ayının satışları olmadan Aralık ayının hacminin iadelerini taşıyor. Bu bir muhasebe hatası değil. Bu gerçek ve bunu net görmek önemlidir. Bu aynı zamanda Aralık ayı rakamlarınızın nihayetinde elinizde kalanları biraz abarttığı anlamına gelir - 4. çeyreğin brüt geliri üzerinden Ocak ayı stok bahisleri yapmadan önce hatırlamaya değer.

Chargeback'ler ve İadeler

Bir chargeback, tavırlı bir geri ödeme değildir - bu farklı bir mekanizmadır. Müşterinin bankası parayı işlemci aracılığıyla geri çeker, genellikle ek olarak bir anlaşmazlık ücreti ödersiniz (ki bu, geri ödemenin kendisinin aksine, yalnızca kazanırsanız geri alabileceğiniz bir ücrettir) ve tüm bu süreç haftalarca çözülmeden kalabilir.

Chargeback'leri geri ödemelere dahil etmek yerine kendi hesaplarına kaydedin. Ücret mekaniği farklıdır, zamanlaması farklıdır ve artan chargeback oranı, görebilmek isteyeceğiniz operasyonel bir alarmdır.

İptaller ise tamamen üçüncü bir türdür ve senkronizasyon yazılımının farkı nasıl modellediğini görmek önemlidir. LedgerPort'ta, "İptal edilen siparişler için QB siparişlerini geçersiz kıl" ayarı, zaten senkronize edilmiş bir sipariş iptal edildiğinde QuickBooks işlemini geçersiz kılar - silme veya geri ödeme değil, geçersiz kılma işlemi, böylece gelir düşerken kayıt denetim iziniz için hayatta kalır; hiç senkronize edilmeden iptal edilen siparişler ise basitçe atlanır. Buna karşılık, bir geri ödeme her zaman orijinal satışa karşı bağlantılı ters bir belge üretir. Ve nakit geri ödemek yerine mağaza kredisi verirseniz, bu dördüncü bir olaydır: hediye kartları ve mağaza kredisi, yukarıdaki satış vergisi ayağına uygulanan ve artık borçlu olduğunuz ürünlere uygulanan mantıkla gelir olarak değil, yükümlülük olarak kaydedilir.

Yeniden Stoklama Ücretleri

Eğer %10 stok ücreti alırsanız, 120 dolarlık siparişimiz için 108 dolar iade edersiniz ancak karşı-gelir kaydı yine de tam ürün tutarına dayanır - elinizde kalan 12 dolar kendi gelir kalemi (stok ücreti geliri) olarak veya geri ödemenin azaltılması olarak kaydedilir. Her iki durumda da, bunun sessizce "yeterince yakın" bir geri ödeme tutarına karışmasına izin vermeyin, çünkü bu, geri ödeme toplamınız ile nakit çıkış toplamınızın her zaman mutabık kalması arasındaki farktır.

Bu Durumu Yönetilebilir Kılan Yapı

Ocak ayında geri ödeme muhasebesini tek tek girişlerle düzeltmezsiniz. Yapı ile düzeltirsiniz, bir kez kurulur. Üç parça:

Özel bir karşı-gelir hesabı. Eğer geri ödemeler şu anda görünmez bir şekilde gelir çizginizi azaltıyorsa, gelir altında "Geri Ödemeler ve İadeler" oluşturun ve her geri ödemeyi oraya yönlendirin. Kâr ve Zararınız anında size geri ödeme oranınızı söylemeye başlar - çoğu mağaza sahibi bu sayıya şaşırır.

Aylık iade özeti girişleri. Her iade için dörtlü defter kaydına ihtiyacınız yok. İhtiyacınız olan şey, her ayın iadelerinin gelir, vergi, envanter ve ücretler olduğu gibi bırakılarak dörtlü defterde doğru bir şekilde özetlenmesidir; böylece ay kendi başına ayakta durur. Bu aynı zamanda dönemler arası iadeleri de önemsiz hale getirir: Ocak ayının özeti, Aralık ayının iadelerini içerir.

İadeleri bekleyen ödeme eşleştirmesi. İade ağırlıklı bir ödeme, iade edilmeyen ücretler nedeniyle asla satış eksi iadelerle eşit olmayacaktır. Mutabakat süreciniz, banka mevduatıyla karşılaştırmadan önce her ödemeyi satış, iade ve ücretlere ayırmalıdır — tam yöntem, Shopify ödemelerini QuickBooks'ta mutabakatı hakkındaki kılavuzumuzda yer almaktadır. Ve bu yapıyı yıl sonundan önce oluşturursanız, vergi dönemi bir arkeoloji projesi olmaktan çıkar — Shopify mağazaları için vergi hazırlık kontrol listemiz, temiz iade verilerinin nerede fayda sağladığını gösterir.

Otomasyonun Bunu Nereden Algıladığı

Yukarıdakilerin hepsi elle yapılabilir. Aynı zamanda yazılımın yapması gereken, dört şeyi aynı anda yapan tekrarlayan iş türüdür ve bu da bir senkronizasyon aracının değerini kazandığı yerdir.

LedgerPort'un iade yönetimi, Shopify ve WooCommerce mağazaları için bu yapıyı otomatik olarak uygular: iadeler satışların üzerine yazmak yerine bir karşı-gelir hesabına kaydedilir, satış vergisi ters ibrazları iade başına hesaplanır, iade edilmeyen işlem ücretleri ayrı tutulur, böylece ödemeler hala eşleşir ve dönemler arası iadeler kapalı defterlerinize dokunmadan doğru aya yerleşir. Scale planında, ödeme kayıtları zaten ayrılmış ücretler ve iadelerle birlikte gelir — fiyatlandırma ücretsiz başlar, ücretli planlar ayda 25 dolardan başlar ve 14 günlük para iade garantisi sunar.

QuickBooks tarafı, muhasebecinizin elle yapacağını yansıtır. Faturalar olarak eşitlenen siparişler, orijinal faturaya bağlı bir kredi makbuzu alır; satış makbuzları olarak eşitlenen siparişler, orijinal satışa bağlı bir iade makbuzu alır. Her iki durumda da, orijinal Aralık işlemi dokunulmadan kalır — bu, yukarıdaki dörtlü yapıdan gelen ve yazılım tarafından uygulanan "satışı silme" kuralıdır. Kısmi iadeler, yalnızca iade edilen tutar için, Shopify'da iade edilen tutara uyacak şekilde ayrılmış satır öğeleri, vergi ve nakliye ile bir işlem oluşturur.

Açmak tek bir ayardır: Sync Config » Orders altında, tetikleyiciler olarak Refunded, Partially Refunded veya her ikisini de işaretleyin.

Güvenmeden önce bilmeniz gereken birkaç dürüst ödünleşme var. Bir geri ödeme yalnızca QuickBooks'ta zaten var olan bir siparişe eklenebilir — orijinal satış hiç senkronize edilmediyse, önce siparişi senkronize edene kadar geri ödemenin üzerine ineceği bir şey olmaz. Bir geri ödeme, verildikten sonra Shopify'da düzenlenirse, tekrar göndermediğiniz sürece senkronize edilen miktar yanlış gelebilir. Ve geri ödeme tetikleyicilerinden hiçbiri etkinleştirilmezse, geri ödemeler tamamen senkronizasyondan hariç tutulur ve QuickBooks bakiyeniz Shopify'dan sessizce uzaklaşır. Bunların hiçbiri defterleri yeniden inşa etme sorunları değildir: biri kaydığında, belirli siparişi manuel olarak yeniden senkronize edersiniz ve LedgerPort eksik geri ödeme işlemini oluşturur.

WooCommerce'te: iadeler ağ geçidine özel bir işlemdir

Yukarıdaki hikaye Shopify sürümüdür. WooCommerce'de geri ödemeler kendi başlarına birinci sınıf senkronize edilmiş bir varlıktır: LedgerPort eklentisi, geri ödeme verme işleminin siparişteki bir düzenlemeden çıkarılmak yerine kendi senkronizasyon olayını tetiklemesi için özel bir refund.created webhook'u kaydeder. Ve farklı ağ geçitleri geri ödemeleri farklı şekilde ödediği için, geri ödeme senkronizasyonu Sync Config » Payments'de ağ geçidine göre yapılandırılır: mağazanızda algılanan her ödeme ağ geçidi, kendi geri ödeme etkinleştirme anahtarına, kendi takas hesabına ve kendi geri ödeme referans numaralandırmasına — bir önek/sonek biçimi veya WooCommerce geri ödeme kimliği — sahiptir, böylece QuickBooks'taki her geri ödeme onu oluşturan tam mağaza olayına geri izlenebilir.

Operasyonel faydası doğrulamadır. Manuel Senkronizasyon sayfasının Ödemeler sekmesi, metin aramasını iki açılır filtreyle — ödeme ağ geçidi ve senkronizasyon durumu — değiştirir, böylece "henüz QuickBooks'a ulaşmamış her Stripe ödemesi" iki açılır sorgusudur. Geri ödemelerin yoğun olduğu bir hafta boyunca, karşı-gelir akışının her ağ geçidi için varsayıldığı yerine gerçekten çalıştığını doğrulamak için kullanılan filtre çifti aynıdır.

Dürüst bir uyarı: hiçbir araç size iade edilen bir ceketin satılabilir olup olmadığını söyleyemez. Stok ayağı hala iade masasında insan kararı gerektirir. Otomasyonun kaldırdığı şey, o karardan sonraki her şeydir.

İadeler Asla Keyifli Olmaz. Amaç Bu Değil.

İşte tüm bunların trajikomik gerçeği: mükemmel defterlerle bile, Ocak ayı geri ödemeleri hala can yakıyor. Hala en iyi çeyreğinizin nakitini geri veriyorsunuz, hala işlem ücretlerini yiyorsunuz, hala geri ödeme dalgası geçerken net gelirin düştüğünü izliyorsunuz.

Değişen şey, acının okunabilir hale gelmesidir. Ödeme eşleşir. Vergi yükümlülüğü doğrudur. Aralık ayı kapalı kalır. Geri ödeme oranı, midenizdeki kötü bir his yerine bir rapordaki sayıdır. Geri ödemeler kriz olmaktan sıkıcı olmaya dönüşür — ve muhasebede sıkıcı olmak hedefin tamamıdır.

Ocak ayınız şu anda bu gönderinin başındaki gibi görünüyorsa — azalan ödemeler, Ocak ayını rahatsız eden Aralık iadeleri, eksik ücretler — dört ayaklı yapı çözümdür ve bir sonraki iade dalgasından önce çalışır duruma getirebilirsiniz. LedgerPort ile ücretsiz başlayın ve bir sonraki iadenin sizin için doğru bir şekilde kaydedilmesini sağlayın →