E-ticaret için Hediye Kartı Muhasebesi: Yükümlülükten Gelire

En iyi hediye kartı ayınız, muhasebenizde en kolay yanlış yapılabilecek aydır — çünkü o paranın hiçbiri henüz gelir değil.

---

23 Aralık ve mağazanız şimdiye kadarki en iyi hediye kartı satışını tamamladı: üç haftada 9.000 dolarlık kart satıldı. Nakit banka hesabınızda. Kontrol paneliniz harika görünüyor. Ayı, Aralık ayının yılı taşıdığı hissiyle kapatıyorsunuz.

Sonra Ocak iki kez yaşanır. İlk olarak, kullanımlar gelir — bu kartlarla kısmen veya tamamen ödenen siparişler, gerçek envanterin kapıdan çıkması ancak ödemelerin şaşırtıcı derecede küçük kalması. İkinci olarak, muhasebeciniz cevaplayamadığınız bir soru sorar: "Aralık ayının gelirinin ne kadarı hediye kartıydı ve ne kadarı kullanıldı?" Eğer 9.000 doları Aralık ayı satışları olarak saydıysanız *ve* Ocak ayı siparişlerini Ocak ayı satışları olarak sayıyorsanız, aynı parayı iki kez tanıdınız — ve zaten kapanmış bir yılda geliri fazla göstermiş oldunuz.

Buna neden olan sezgi basittir ve kusursuz hissettirir: "Param banka hesabıma girdi, yani bu bir satış."

Bu, hediye kartı muhasebesinin merkezindeki yalandır. Nakit geldi, ancak ürün çıkmadı. Aslında sattığınız şey bir sözdü — ve muhasebenizde, henüz yerine getirmediğiniz bir söz gelir değildir. Bir borçtur.

Tek Cümlede Hediye Kartı Muhasebesi: Bir Söz Sattınız

Bir müşteri 100 dolarlık bir hediye kartı aldığında, ürün satın almamıştır. Daha sonra seçecekleri ürünler için ön ödeme yapmışlardır. Onu seçene kadar, onlara 100 dolarlık mal borçlusunuz — bu da 100 doları gelir tablonuzdaki gelir değil, bilanço hesabınızdaki bir yükümlülük yapar.

Satış anındaki kayıt:

• Borç: Nakit (veya ödeme işlemcinizin takas hesabı) — 100 $
• Alacak: Hediye Kartı Yükümlülüğü (Diğer Cari Yükümlülük hesabı) — 100 $

Gelir hesabı kullanılmaz. Hiçbir mal hareket etmediği için satılan malın maliyeti kaydedilmez. ABD'deki çoğu eyalette, kart satışı üzerinden de satış vergisi toplanmaz — vergi genellikle kartın kendisi satın alındığında değil, gerçek ürünler için harcandığında uygulanır. (Kurallar eyalete göre değişir; bulunduğunuz yargı bölgesini YMM'nizle onaylayın.)

Bu, iade ve geri ödemeleri yöneten aynı mantıktır: muhasebeniz paranın nasıl *hissettirdiğini* kaydetmez — neyin yasal olarak olduğunu kaydeder. Ve olan şey, bir müşterinin size nakit vermesi ve sizin de onlara bir senet vermenizdir.

Yaşam Döngüsü: Satış, Kullanım, Kısmi Kullanım

Gelir, sözü tuttuğunuz anda ortaya çıkar. İşte açıkça kurgusal yuvarlak sayılarla tam döngü.

15 Aralık — kart satışı. Bir müşteri 100 dolarlık hediye kartı satın alır. Kasa 100 dolar, Hediye Kartı Yükümlülüğü 100 dolar artar. Günün geliri: 0 dolar.

10 Ocak — kısmi kullanım. Kart sahibi 60 dolarlık bir kazak alır ve kartla ödeme yapar. Şimdi — ve ancak şimdi — bir şeyler kazanmış olursunuz:

• Borç: Hediye Kartı Yükümlülüğü — 60 dolar
• Alacak: Satış Geliri — 60 dolar (artı satış vergisi ayağı: 60 dolarlık satış üzerinden, herhangi bir siparişte olduğu gibi vergi toplama ve tahakkuk ettirme)
• Kazak için MMS'yi Kaydedin, çünkü stok nihayet hareket etti.

Neler olmadığını fark edin: nakit gelmedi. Nakit Aralık ayında geldi. Kullanım, Aralık ayındaki nakdin nihayet "gelir" adını kazandığı muhasebe olayıdır.

Geri kalanı orada duruyor. Kartta hala 40 dolar var, bu yüzden 40 dolar yükümlülük hesabında kalır — belki aylar boyunca, belki sonsuza dek. Herhangi bir anda hediye kartı yükümlülük bakiyeniz, her bir ödenmemiş kartın toplam harcanmamış değerine eşit olmalıdır. Bu, muhasebecinizin istediği sayıdır ve çoğu mağazanın üretemediği sayıdır.

Çift sayım hatası modu artık kolayca görülebilir. Aralık ayında 100 dolar ve Ocak ayında 60 dolar gelir kaydettiyseniz, 100 dolarlık bir kart üzerinden 160 dolar gelir elde etmiş olursunuz. Bunu yoğun bir 4. çeyrek ile çarparsanız, binlerce dolar gelir — ve bunun vergisi — üzerinden aşırı beyanda bulunursunuz.

Olay	Nakit	Hediye kartı yükümlülüğü	Gelir
Satılan kart (100 dolar)	+$100	+$100	$0
60 dolar kullanıldı	$0	−60 dolar	+$60
Devreden bakiye	—	$40	—

Bilmeye değer bir ek ayrıntı daha: bir sipariş kısmen bir hediye kartı ve kısmen bir kredi kartı ile ödendiğinde — 40 dolarlık kart bakiyesi artı Visa'dan 110 dolar ile ödenen 150 dolarlık bir sipariş — gelir 150 dolar olur, yükümlülük 40 dolar düşer ve ödemenizde yalnızca 110 dolar görünür. İşte bu yüzden hediye kartı ağırlıklı haftalar ödemelerin satışlara göre "eksik" görünmesine neden olur. Eksik değiller. Ödemenin bir kısmı, zaten tahsil edilmiş bir vaatti.

Mağaza Kredisi: Aynı Yükümlülük, İki Farklı Kaynak

Mağaza kredisi bir kez var olduğunda, bir hediye kartı gibi davranır: elinizde tuttuğunuz müşteri parasıdır, bir yükümlülük hesabında yaşar ve kullanımda gelire dönüşür. Farklı olan şey nereden geldiğidir — ve bu, girdinin *diğer* tarafını değiştirir.

İade işleminden mağaza kredisi. Bir müşteri 80 dolarlık bir siparişi iade eder ve nakit yerine kredi verirsiniz. İadeyi normal şekilde kaydedersiniz — İadeler ve İptaller karşı-gelir hesabınıza borç — ancak kapıdan çıkan nakdi alacaklandırmak yerine, Mağaza Kredisi Yükümlülüğüne 80 dolar alacak kaydedersiniz. Hesabınızdan nakit çıkmadı, ancak gelecekteki ürünler için 80 dolar borçlusunuz. (İadenin işlem ücreti ve satış vergisi ayakları, herhangi bir iadedeki gibi davranmaya devam eder — iade ve iptal kılavuzu dördünün de tamamını kapsar.)

İyi niyetten doğan mağaza kredisi. Bir sevkiyat geç geldi ve siz 20 dolarlık bir "özür" kredisi veriyorsunuz. Geri alınacak orijinal bir satış olmadığı için bu, gelir karşıtı bir işlem değildir; müşteriyi elde tutmanın maliyetidir. Çoğu mağaza, promosyon veya müşteri iyi niyeti gider hesabını borçlandırır ve Mağaza Kredisi Yükümlülüğü'nü 20 dolar alacaklandırır. Yeminli mali müşaviriniz biraz farklı bir işlem tercih edebilir, ancak prensip aynıdır: iyi niyet kredisi bir pazarlama maliyetidir, satış ayarlaması değil.

Farklı kaynaklar, aynı hedef. Her iki kredi de hediye kartlarıyla aynı yükümlülük sınıfında yer alır, harcandığında gelire dönüşür ve takip edilebilir olmaları gerekir - çünkü "ne kadar mağaza kredisi var?" sorusu bir kredi verenin, bir alıcının veya bir denetçinin er ya da geç soracağı bir sorudur.

Kırılma: Geri Dönmeyen Para (Bir YMM ile Ele Alın)

Hediye kartlarının ve kredilerinin belirli bir yüzdesi asla kullanılmayacaktır. Kartlar kaybolur, bakiyeler unutulur, 3,17 dolarlık kalıntılar terk edilir. Muhasebeciler buna kırılma der ve bu, hediye kartı muhasebesinin üzerinde asla doğaçlama yapmamanız gereken tek kısmıdır.

Mağaza sahibi düzeyinde bilinmesi gereken iki şey:

1. Kırılma er ya da geç gelire dönüşür - keyfi değil, bir programa göre. Mevcut ABD GAAP'sine göre, kırılmayı makul bir şekilde tahmin edebilen şirketler, kartlar kullanıldıkça orantılı olarak bunu muhasebeleştirir; diğerleri ise kullanımın uzaklaşmasını bekler. Kart bayat görünüyor diye yükümlülüğü sadece gelire aktaramazsınız.
2. Bazı eyaletler parayı istiyor. Birçok eyaletteki ihbar edilmemiş mülkiyet (devir) yasaları, kullanılmayan bakiyelerin bir durgunluk süresinden sonra eyalete devredilmesini gerektirebilir. Kartlarınızın kapsanıp kapsanmadığı, eyaletinize ve programın nasıl yapılandırıldığına bağlıdır.

Pratik sonuç: yükümlülük bakiyesini doğru tutun ve yeminli mali müşavirinizin kırılma politikasını belirlemesine izin verin. Onlara verileri getirin - verilen, kullanılan ve yaşlarına göre bekleyen kartlar - ve onlar muhasebeleştirme kurallarını halledeceklerdir. Bu, "yeminli mali müşavirinizle teyit edin" alanına tam olarak girer ve bu yazı vergi tavsiyesi değildir.

Bu Shopify ve WooCommerce'de Nasıl İşlenir

Teori platformdan bağımsızdır. Karmaşa platforma özgüdür.

Shopify

Shopify'ın raporlaması, insanları şaşırtacak şekilde, ayrımı doğru bir şekilde ele alır: hediye kartı satışları Satış raporlarından hariç tutulur ve finans özetlerinde ayrı olarak izlenir, kullanımlar ise siparişlerde bir ödeme yöntemi olarak gösterilir. Başka bir deyişle, Shopify zaten kart satışını "satış değil" ve kullanımı ödeme aracı olarak düşünür - kitaplarınızın ihtiyaç duyduğu aynı model.

İşlerin yolunda gitmediği yer ise daha sonraki aşamalardır. Bir kart satın alımından elde edilen nakit, satış tarihinde ödemenizde görünür, ancak "satış" kullanım tarihinde raporlarda görünür ve nakit hareket ettirmeyen bir ödeme aracıyla kısmen ödenir. Shopify ayrıca, takip edilecek ikinci bir yükümlülük akışı ekleyerek, hem bir iade seçeneği hem de müşteri bakiyeleri olarak yerel olarak mağaza kredisi de sunar. Shopify verilerinizi QuickBooks'e gönderen herhangi bir sistem, kart ağı ödeme aracından hediye kartı ödeme aracını ayırt etmezse, geliriniz ve ödemeleriniz her iki yönde de aynı anda tutarsız olacaktır.

WooCommerce

WooCommerce'in yerel bir hediye kartı sistemi yoktur, bu nedenle muhasebe tamamen hangi eklentiyi çalıştırdığınıza bağlıdır — PW Gift Cards, YITH ve Advanced Coupons'un hediye kartı ve mağaza kredisi araçları en sık göreceğiniz isimlerdir. Defterleriniz için önemli olan uygulama detayı: eklentinin kullanılan kartı bir ödeme yöntemi olarak mı yoksa bir kupon olarak mı ele aldığıdır.

Fark kozmetik değil. Kupon tarzı bir kullanım, 60 dolarlık kazak siparişini indirimli bir satış olarak kaydeder — gelir azalır, yükümlülük ele alınmaz — bu da geliri düşürür ve hediye kartı yükümlülüğünün defterlerinizde sonsuza dek kalmasına neden olur. Ödeme tarzı bir kullanım, tam geliri kartı ödeme aracı olarak kaydeder, ki aslında olan budur. Hediye kartı eklentiniz kullanımları kupon olarak modelliyorsa, muhasebeniz her kullanım için manuel bir düzeltme girişi gerektirir, aksi takdirde rakamlarınız her ay biraz daha sapar. (Özellikle Advanced Coupons, mağaza kredisini çıplak bir kupon kodu yerine uygun bir müşteri bakiyesi olarak izler, bu da yükümlülük modeline çok daha temiz bir şekilde uyar.)

Hepsi QuickBooks'te Nereye Varır

QuickBooks Online'da tüm sistem, muhtemelen henüz sahip olmadığınız tek bir hesaba dayanır: "Hediye Kartı ve Mağaza Kredisi Yükümlülüğü" gibi bir isimle anılan bir Diğer Cari Yükümlülük hesabı. Bazı mağazalar bunu böler — hediye kartları için bir hesap, iade kredileri için bir hesap, iyi niyet kredileri için bir hesap — böylece bilanço kaynakları ayrı ayrı gösterir. E-ticaret için hesap şablonumuz, bunu sıfırdan kuruyorsanız yükümlülük yapısını içerir.

Ardından, üç akış şu şekilde eşleşir:

1. Kart veya kredi verildi → yükümlülük hesabına alacak kaydedilen satış makbuzu / yevmiye kaydı. Asla gelir hesabına değil.
2. Kart kullanıldı → sipariş, tam gelir olarak kaydedilir, yükümlülüğü borçlandıran bir hediye kartı ödeme satırı ile, böylece makbuz alınan nakit tutarına göre dengelenir.
3. Ay sonu kontrolü → yükümlülük hesabı bakiyesi, platformunuza göre ödenmemiş kart ve kredi bakiyelerine eşit olmalıdır. Eşit değilse, bir şey yukarı akışta kullanımları indirim olarak veya kart satışlarını gelir olarak kaydediyor demektir.

Bu üçüncü adım, kurulumunuzun dürüst testidir. "Hediye kartlarını hallettiğini" düşünen çoğu mağaza, bunu ilk çalıştırdıklarında başarısız olur.

Yükümlülüğü Hacimde Dürüst Tutmak

Yılda on hediye kartı için, tüm bunları elle jurnalleyebilirsiniz. Dördüncü çeyrek hacminde — yüzlerce kart, kısmi kullanımlar, bölünmüş ödemeler, iade kredileri ve iyi niyet kredilerinin hepsi aynı anda hareket ederken — manuel girişler muhasebe görevi olmaktan çıkar ve sürekli bir hata kaynağı haline gelir. Bu, senkronizasyon yazılımının ya doğru modellediği ya da sessizce bozduğu bir problem kategorisidir.

Ayrıca, dürüst olmak gerekirse, her aracın ele alamadığı bir avantajdır. LedgerPort, hediye kartlarını ve mağaza kredilerini oldukları gibi - gelir olarak değil, yükümlülük hareketleri olarak ele alır - siparişler Shopify veya WooCommerce'den QuickBooks'e senkronize oldukça otomatik olarak yükümlülük hesabına düzenler ve geri öder. Bu, Enterprise planı özelliğidir, çünkü buna ihtiyaç duyan mağazalar gerçek hediye kartı hacmi hareket ettiren mağazalardır; eğer bu sizseniz, yukarıdaki bölümdeki ay sonu kontrolü, yalnızca eşleşen bir sayı haline gelir.

Eğer bundan daha erkenyseniz, temellerle başlayın: yükümlülük hesabını oluşturun, kart satışlarını gelir olarak kaydetmeyi bırakın ve ödenmemiş bakiye kontrolünü aylık kapanışınıza dahil edin. Daha geniş sistem - ödemeler, ücretler, satılan malın maliyeti ve hediye kartlarının bunlar arasındaki yeri - e-ticaret muhasebesine ilişkin kapsamlı kılavuzumuzda ele alınmaktadır.

Her iki durumda da, Aralık ayındaki 9.000 ABD doları gerçek paradır ve gerçek bir kazançtır. Sadece Aralık geliri değildir. Bu, Ocak ayının, Şubat ayının ve müşterileriniz geri ödeme almaya geldiğinde tuttuğunuz sözün karşılığıdır.