इन्वेंट्री-भारी ईकॉमर्स के लिए 13-सप्ताह का नकदी प्रवाह पूर्वानुमान

आपका पी एंड एल "क्या मैं लाभदायक हूँ?" का उत्तर देता है। 13-सप्ताह का नकदी प्रवाह पूर्वानुमान उस प्रश्न का उत्तर देता है जो वास्तव में ईकॉमर्स स्टोर को बंद कर देता है: "क्या मैं देय तिथि पर आपूर्तिकर्ता का शेष भुगतान कर सकता हूँ?"

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आपके आपूर्तिकर्ता का ईमेल विनम्र और गैर-परक्राम्य है: आपके शरद ऋतु इन्वेंट्री ऑर्डर का शेष राशि तब देय है जब कंटेनर शिप होता है, अगले शुक्रवार से दो सप्ताह बाद। यह एक ऐसी राशि है जिस पर आपने महीनों पहले सहमति व्यक्त की थी। आप अपना बैंकिंग ऐप खोलते हैं, शेष राशि देखते हैं, और वही मानसिक गणना करते हैं जो आपने सौ बार की है - भुगतान आ रहे हैं, वेतन जा रहा है, वह बिक्री कर फाइलिंग जल्द ही होने वाली है - और आपको एहसास होता है कि आपको वास्तव में पता नहीं है कि पैसा होगा या नहीं।

जो अजीब है, क्योंकि व्यवसाय ठीक है। पिछली तिमाही लाभदायक थी। आपके एकाउंटेंट ने ऐसा कहा था। लेकिन आपने इस पल का दूसरा संस्करण भी जिया है - वह जिसमें मानसिक गणना गलत थी, आपूर्तिकर्ता का भुगतान एक पतले सप्ताह के मुकाबले बाउंस हो गया, और आपने खातों के बीच पैसे स्थानांतरित करने और उस एक विक्रेता को एक माफीनामा ईमेल लिखने में दो दिन बिताए जिसे आप नाराज नहीं कर सकते।

वह विश्वास जो आपको उस पल में वापस डालता रहता है वह सरल है: "मैं लाभदायक हूँ, इसलिए नकदी अपना ख्याल रखेगी।" अधिकांश व्यवसायों के लिए यह केवल आशावादी है। इन्वेंट्री रखने वाले स्टोर के लिए, यह संरचनात्मक रूप से गलत है - क्योंकि लाभ एक तिमाही में सुचारू रूप से जमा होता है, और आपका नकदी बड़ी मात्रा में निकलता है। 13 सप्ताह का नकदी प्रवाह पूर्वानुमान ईकॉमर्स-विशिष्ट समाधान है: एक स्प्रेडशीट, पंद्रह पंक्तियाँ, हर सोमवार को अपडेट की जाती है, जो आपको बुरा सप्ताह दिखाती है जब वह अभी भी छह सप्ताह दूर है।

13 सप्ताह क्यों - और साप्ताहिक क्यों

तेरह सप्ताह एक मनमाना क्षितिज नहीं है। यह एक तिमाही है - जो अधिकांश स्टोरों के लिए लगभग एक पूर्ण इन्वेंट्री चक्र भी है: पीओ ऑर्डर करें, जमा राशि का भुगतान करें, शिपिंग पर शेष राशि का भुगतान करें, माल प्राप्त करें, बेचें, और नकदी एकत्र करें। एक छोटा पूर्वानुमान खरीद आदेश के पूरे जीवन को नहीं देख सकता है। एक लंबा पूर्वानुमान योजना के भेष में अनुमान है।

साप्ताहिक दानेदारता लंबाई से भी अधिक महत्वपूर्ण है। मासिक नकदी पूर्वानुमान - जिस तरह का अधिकांश लेखांकन सॉफ्टवेयर डिफ़ॉल्ट रूप से उत्पन्न करता है - ठीक उसी चीज़ को औसत कर देता है जो इन्वेंट्री-भारी स्टोर को मार देती है। एक महीना जिसमें $95,000 आते हैं और $90,000 जाते हैं, आरामदायक लगता है। लेकिन अगर उस बहिर्वाह का $58,000 दूसरे सप्ताह में आता है, जबकि केवल $21,000 की प्राप्ति होती है, तो आप एक "ठीक" महीने के बीच में आठ दिनों के लिए बहुत नकारात्मक थे। आपका बैंक औसत नहीं करता है। आपका आपूर्तिकर्ता भी नहीं करता है।

साप्ताहिक कॉलम सबसे महीन रिज़ॉल्यूशन हैं जिन्हें आप प्रति सप्ताह 30 मिनट में बनाए रख सकते हैं, और सबसे मोटे रिज़ॉल्यूशन जो अभी भी संकट को पकड़ते हैं। वह पूरा डिज़ाइन है।

ईकॉमर्स पूर्वानुमान बनाने वाली पंक्तियाँ

एक सामान्य छोटे व्यवसाय नकदी पूर्वानुमान आपको यहाँ विफल कर देगा, क्योंकि ई-कॉमर्स धन में समय व्यवहार होता है जिसे सामान्य टेम्पलेट मॉडल नहीं करते हैं। उनमें से पाँच सबसे अधिक नुकसान करते हैं:

भुगतान बिक्री की तारीख पर नहीं, बल्कि भुगतान की अवधि पर आते हैं। इस सप्ताह की आपकी बिक्री इस सप्ताह का नकदी नहीं है। Shopify उन्हें बैच करता है, शुल्क और रिफंड घटाता है, और अपने शेड्यूल पर जमा करता है — यही कारण है कि आपका भुगतान कभी भी आपकी बिक्री के बराबर नहीं होता है। जमा का पूर्वानुमान लगाएं, जिस दिन यह आता है, उसमें से जो वास्तव में निकलता है, उसे घटाकर। यदि आप भुगतान के बजाय बिक्री का पूर्वानुमान लगाते हैं, तो हर कॉलम कुछ दिनों और कुछ प्रतिशत से गलत होता है — एक लाल सप्ताह छिपाने के लिए पर्याप्त है।

इन्वेंटरी पीओ भुगतान लंपी किलर हैं। पेरोल और विज्ञापन खर्च लयबद्ध होते हैं। एक खरीद आदेश ऐसा नहीं होता है: प्लेसमेंट पर जमा, शिपिंग पर बड़ा शेष, कभी-कभी डिलीवरी की शर्तों पर अंतिम ट्रेंच। इन्वेंटरी-भारी स्टोर के लिए, एक एकल मौसमी पीओ तीन या चार सप्ताह की कुल प्राप्ति के बराबर हो सकता है, जो एक विशिष्ट गुरुवार को देय होता है। यह वह पंक्ति है जिससे पूरा पूर्वानुमान आपको बचाने के लिए मौजूद है।

वित्तपोषण प्रेषण साप्ताहिक रूप से निकलते हैं। यदि आपने Shopify Capital-वर्ग का अग्रिम लिया है, तो आपकी बिक्री का एक निश्चित हिस्सा भुगतान आपके बैंक तक पहुँचने से पहले ही निकल जाता है — एक प्रेषण जो ज्यादातर मूलधन है, व्यय नहीं, लेकिन यह किसी भी तरह से 100% नकदी है। इसे अपने स्वयं के बहिर्वाह पंक्ति के रूप में पूर्वानुमानित करें। एक चेतावनी: यदि प्रेषण आपके भुगतान के अंदर काटा जाता है, तो भुगतान का सकल पूर्वानुमान करें और प्रेषण पंक्ति रखें, या शुद्ध का पूर्वानुमान करें और पंक्ति हटा दें — कभी भी दोनों नहीं, या आप बहिर्वाह को दोगुना गिन लेंगे।

बिक्री कर विशिष्ट सप्ताहों में निकल जाता है। पूरी तिमाही में आप जो बिक्री कर एकत्र करते हैं वह आपका नहीं है, और यह केंद्रित प्रेषण सप्ताहों में निकलता है — आपके फाइलिंग शेड्यूल और राज्यों के आधार पर मासिक या त्रैमासिक। 20 तारीख के आसपास भुगतान करने वाला एक मासिक फाइलर हर महीने के समान सप्ताह में चार-आंकड़ों के बहिर्वाह का अनुमान लगा सकता है। उन हफ्तों को स्पष्ट रूप से पूर्वानुमान में रखें। (फाइलिंग की अवधि राज्य और आपके वॉल्यूम के अनुसार भिन्न होती है — अपने सीपीए से अपनी पुष्टि करें।)

गेटवे और बीएनपीएल अपने स्वयं के घड़ियों पर भुगतान करते हैं। PayPal, Klarna, Shop Pay Installments — प्रत्येक अपनी अवधि पर व्यवस्थित होता है, कुछ दिनों के भीतर, कुछ रिजर्व रखते हैं। यदि आपके चेकआउट का एक महत्वपूर्ण हिस्सा उनके माध्यम से चलता है, तो उन्हें Shopify संख्या में मिश्रण के बजाय अपनी स्वयं की समय-सारणी के साथ अपनी स्वयं की प्राप्ति पंक्ति की आवश्यकता होती है।

निर्माण: 15 पंक्तियाँ, 13 कॉलम

एक खाली स्प्रेडशीट खोलें। तेरह कॉलम, प्रति सप्ताह एक, सोमवार से शुरू। पंद्रह पंक्तियाँ:

#	पंक्ति	संख्या कहाँ से आती है
1	Shopify भुगतान	भुगतान शेड्यूल × हाल का साप्ताहिक औसत, मौसमी के लिए समायोजित
2	अन्य गेटवे / बीएनपीएल भुगतान	प्रत्येक प्रदाता की निपटान अवधि
3	थोक / बी2बी संग्रह	खुले चालान, देय तिथि के अनुसार (फिर यथार्थवादी भुगतान तिथि के अनुसार)
4	अन्य नकदी	मार्केटप्लेस भुगतान, छूट, कुछ भी और
5	इन्वेंटरी पीओ भुगतान	पीओ शर्तों से जमा और शेष राशि, देय तिथि के अनुसार
6	माल ढुलाई, शुल्क और सीमा शुल्क	शिपमेंट शेड्यूल; ब्रोकर आगमन के पास चालान करते हैं
7	पेरोल और ठेकेदार	आपका भुगतान कैलेंडर
8	विज्ञापन खर्च	कार्ड निपटान तिथियां, अभियान तिथियां नहीं
9	सॉफ़्टवेयर और निश्चित ओपेक्स	सदस्यता बिलिंग तिथियां
10	किराया / 3PL चालान	पट्टा और 3PL बिलिंग चक्र
11	बिक्री कर प्रेषण	आपका फाइलिंग कैलेंडर
12	वित्तपोषण प्रेषण	अग्रिम शर्तें (ऊपर दी गई दोहरी गणना चेतावनी देखें)
13	शुद्ध नकदी प्रवाह	पंक्ति 1-4 घटा पंक्तियाँ 5-12
14	शुरुआती नकदी	पिछला सप्ताह की अंतिम नकदी
15	अंतिम नकदी	पंक्ति 14 + पंक्ति 13 — एकमात्र संख्या जो मायने रखती है

अब काल्पनिक गोल संख्याओं के साथ इसे चलाएं। मान लीजिए कि आपका स्टोर प्रति माह लगभग $105,000 का व्यवसाय करता है: Shopify भुगतान प्रति सप्ताह $22,000 (मौसमी गिरावट में सप्ताह 5-7 के आसपास $19,000 तक नरम हो रहा है), साथ ही अन्य गेटवे से प्रति सप्ताह $2,500। आप बैंक में $14,000 के साथ शुरुआत करते हैं। आपने अभी-अभी $84,000 का शरद ऋतु इन्वेंट्री पीओ रखा है — सप्ताह 2 में 30% जमा, $33,600 का शेष-शिपिंग-पर-भुगतान सप्ताह 6 के लिए देय है, सप्ताह 7 में $4,500 का माल ढुलाई और शुल्क आ रहा है। पेरोल प्रति सप्ताह $3,600, विज्ञापन $6,000, ओपेक्स $1,400, एक कैपिटल-क्लास प्रेषण लगभग $3,000, 3PL चालान प्रति माह $3,800, और बिक्री कर लगभग $8,400 सप्ताह 3, 7 और 12 में प्रेषित होता है।

यहां बताया गया है कि पंक्तियाँ 13 और 15 पहले नौ हफ्तों में (हजारों में) क्या करती हैं:

सप्ताह	1	2	3	4	5	6	7	8	9
शुद्ध नकदी प्रवाह	+6.7	−14.7	+2.1	+10.5	+3.7	−26.1	−5.1	+10.5	+14.7
अंतिम नकदी	20.7	6.0	8.1	18.6	22.3	−3.8	−8.9	1.6	16.3

यह रहा। सप्ताह 6 और 7 लाल हैं। ऐसा इसलिए नहीं है कि व्यवसाय विफल हो रहा है — सप्ताह 9 फिर से आराम से सकारात्मक है — बल्कि इसलिए कि पीओ शेष राशि, माल ढुलाई बिल, और एक बिक्री कर प्रेषण सभी मौसमी भुगतान गिरावट के अंदर आते हैं। कोई मासिक दृश्य इसे पकड़ नहीं पाता है: तिमाही शुद्ध सकारात्मक है, और यहां तक कि प्रत्येक व्यक्तिगत महीना मोटे तौर पर धुल जाता है। केवल साप्ताहिक संचयी पंक्ति आपको वे आठ दिन दिखाती है जब बैंक शेष राशि शून्य से नीचे चली जाती है।

ऊपर दी गई प्रत्येक संख्या उदाहरणात्मक और जानबूझकर गोल है। बिंदु आंकड़े नहीं हैं — यह है कि आपके स्टोर का सप्ताह 6 का अपना संस्करण है, और अभी यह अदृश्य है।

सोमवार का अपडेट: सुलझाए गए खातों से 30 मिनट

एक बार बनाया गया पूर्वानुमान एक स्मृति चिन्ह है। उपकरण लय है: हर सोमवार की सुबह, 30 मिनट।

दिनचर्या यांत्रिक है। पिछले सप्ताह के पूर्वानुमान कॉलम को वास्तविकताओं से बदलें। ध्यान दें कि आप कहां गलत थे — अपेक्षा से कम भुगतान, एक चालान जो फिसल गया — और जो आपने सीखा है उसके साथ शेष हफ्तों को समायोजित करें। अंत में एक नया सप्ताह 13 जोड़ें। किसी भी लाल या उसके करीब कुछ भी के लिए अंतिम-नकदी पंक्ति की जांच करें। हो गया।

यहां वह हिस्सा है जो तय करता है कि वे 30 मिनट वास्तविक हैं या नहीं: आपका पूर्वानुमान केवल उन पुस्तकों जितना ही अच्छा है जिनसे यह शुरू होता है। "पूर्वानुमान को वास्तविकताओं से बदलें" मानता है कि आपके पास वास्तविकताएं हैं — बैंक से मिलान किए गए भुगतान, राजस्व से अलग की गई फीस, जहां वे हैं वहां रिफंड। यदि आपकी किताबें हफ्तों पीछे चलती हैं, तो हर सोमवार एक पुरातत्व सत्र के साथ शुरू होता है और पूर्वानुमान चौथे सप्ताह तक चुपचाप मर जाता है। साफ, वर्तमान किताबें नींव हैं जिस पर पूरा अभ्यास टिका है — यह वही बुनियादी ढांचा है जिस पर आपके कर और आपके मार्जिन निर्भर करते हैं। यहीं पर एक सिंक टूल अपनी कीमत साबित करता है, ऐसे तरीके से जिसका बुककीपिंग से कोई लेना-देना नहीं है: LedgerPort Shopify और WooCommerce भुगतानों को QuickBooks में स्वचालित रूप से मिलान करता है, जिसका अर्थ है कि सोमवार की "वास्तविकताएं" पहले से ही वहां बैठी हैं जब आप पूर्वानुमान खोलते हैं।

और यदि कोई लेखा फर्म आपकी किताबें चलाती है, तो उनसे यह मांगें - एक रोलिंग 13-सप्ताह का पूर्वानुमान एक सुपुर्दगी योग्य अच्छी ईकॉमर्स फर्म है जो पहले से ही उत्पन्न होती है उनके द्वारा बनाए गए सुलह फ़ाइल से।

लाल सप्ताह के बारे में आप वास्तव में क्या करते हैं

पूर्वानुमान सप्ताह 6 को ठीक नहीं करता है। यह आपको इसे ठीक करने के लिए छह सप्ताह का समय देता है - और मेनू पर लगभग सब कुछ छह सप्ताह बाहर काम करता है और छह दिन बाहर विफल रहता है:

• पीओ को स्थानांतरित करें, पेरोल को नहीं। आपूर्तिकर्ता से शिपमेंट को विभाजित करने के लिए कहें - शिपिंग पर शेष राशि का आधा, डिलीवरी पर आधा - या शिप की तारीख को दो सप्ताह तक स्थानांतरित करें। आपूर्तिकर्ता इसे नियमित रूप से संभालते हैं जब जल्दी पूछा जाता है; वे इसे खराब तरीके से संभालते हैं जब आपका भुगतान पहले से ही देर से होता है।
• जब आपको उनकी आवश्यकता न हो तो शर्तों पर बातचीत करें। 30/70 के बजाय 30/40/30 भुगतान संरचना, या शेष राशि पर नेट-30, दसियों हज़ार को सप्ताह की सीमाओं के पार ले जाती है। शर्तें जीतना सबसे आसान तब होता है जब आपकी किताबें साफ होती हैं और आपकी मांग विशिष्ट होती है: "हमारा नकदी मॉडल संकट दिखाता है - क्या हम शेष राशि को विभाजित कर सकते हैं?"
• संग्रह को आगे बढ़ाएं। यदि आप थोक में बेचते हैं, तो सप्ताह 6 वह कारण है कि आपके बी2बी चालान को नियत तारीखों, अनुस्मारक और क्विकबुक्स में उचित एआर ट्रैकिंग की आवश्यकता क्यों होती है। सप्ताह 9 के बजाय सप्ताह 5 में एकत्र किया गया $8,000 का चालान समस्या का आधा हिस्सा मिटा सकता है।
• हताशा के बजाय शांति से वित्तपोषण की व्यवस्था करें। यदि अंतर वास्तविक है और उपरोक्त सुधार इसे बंद नहीं करते हैं, तो सप्ताह 1 में बातचीत की गई क्रेडिट की एक पंक्ति सस्ती बीमा है; सप्ताह 6 में पाया गया वही पैसा महंगा और जल्दबाजी में है। बस याद रखें कि प्रेषण एक नई पंक्ति 12 बन जाते हैं।

ध्यान दें कि चारों में क्या समान है: वे फोन कॉल हैं, संकट नहीं। वह स्प्रेडशीट का पूरा रिटर्न है। वह स्टोर जो सप्ताह 1 में सप्ताह 6 देखता है, वह आपूर्तिकर्ता से एक नियमित मांग करता है। वह स्टोर जो सप्ताह 6 में सप्ताह 6 की खोज करता है, वह माफी मांगता है।

गुरुवार, दोबारा देखा गया

उस आपूर्तिकर्ता ईमेल पर वापस जाएं। दो सप्ताह में शेष राशि देय है, और आपको पता नहीं था कि पैसा वहां होगा या नहीं। इस स्प्रेडशीट के साथ, वह एक प्रश्न बन जाता है जिसका आप दस सेकंड में उत्तर देते हैं - कॉलम तक स्क्रॉल करें, पंक्ति 15 पढ़ें। या तो यह ठीक है और आप इसके बारे में सोचना बंद कर देते हैं, या यह लाल है और आपके पास एक बुरे गुरुवार के बजाय दो सप्ताह और चार विकल्प हैं।

पंद्रह पंक्तियाँ। तेरह सप्ताह। सोमवार को तीस मिनट - बशर्ते कि इसे खिलाने वाली किताबें पहले से ही सुलझाई गई हों, जो कि एक इनपुट है जिसे स्वचालित करना सार्थक है। यदि आपका भुगतान सुलह अभी भी निर्यात-और-सफाई पर चलता है, तो वह पहला सुधार है; लेजरपोर्ट की मुफ़्त योजना वास्तविकताओं को प्रवाहित करने का एक कम-दांव तरीका है, जबकि आप उनके आसपास पूर्वानुमान बनाते हैं।