ई-कॉमर्स के लिए नकद बनाम उपार्जन लेखांकन: कब स्विच करें

आपका बैंक बैलेंस और आपका लाभ दो अलग-अलग संख्याएँ हैं। नकद-आधारित पुस्तकें दिखावा करती हैं कि वे एक ही हैं - और इन्वेंट्री व्यवसायों के लिए, वह दिखावा महंगा हो जाता है।

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सितंबर में, आपने चौथी तिमाही की इन्वेंट्री के लिए अपने आपूर्तिकर्ता को $45,000 का तार भेजा। यह एक स्मार्ट कदम था - लीड टाइम लंबा है, और हॉलिडे स्टॉक को अक्टूबर तक पानी में होना चाहिए था।

फिर आपकी सितंबर की लाभ और हानि रिपोर्ट आई, और उसमें कहा गया कि आपके स्टोर ने मुश्किल से ब्रेक-ईवन किया। बिक्री ठीक थी। ऑर्डर बढ़ गए थे। लेकिन पी एंड एल ने एक ऐसा महीना दिखाया जो अंत की शुरुआत जैसा लग रहा था, और जब आपके ऋणदाता ने अगले सप्ताह वित्तीय जानकारी मांगी, तो आपने उन्हें समझाने वाले पैराग्राफ लिखने में खुद को पाया। यदि आपने कभी पी एंड एल के साथ माफी मांगी है, तो आप पहले से ही उस समस्या को जानते हैं जिसके बारे में यह पोस्ट है।

रिपोर्ट बिल्कुल गलत नहीं थी। यह उस प्रश्न से भिन्न प्रश्न का उत्तर दे रही थी जो आप पूछ रहे थे। यही एक वाक्य में नकद बनाम एक्क्रूअल ईकॉमर्स बहस है: नकद-आधारित पुस्तकें पैसे के प्रवाह को मापती हैं, एक्क्रूअल पुस्तकें व्यवसाय के प्रदर्शन को मापती हैं - और इन्वेंट्री रखने वाले स्टोर के लिए, वे दो कहानियाँ एक ही महीने में दसियों हज़ार डॉलर तक भिन्न हो सकती हैं।

दो विधियाँ वास्तव में क्या मापती हैं

परिभाषाएँ छोटी हैं, इसलिए उन्हें रास्ते से हटा दें।

नकद आधार: आप आय तब दर्ज करते हैं जब पैसा आता है और व्यय तब दर्ज करते हैं जब पैसा निकलता है। आपका पी एंड एल अनिवार्य रूप से आपकी बैंक गतिविधि का एक वर्गीकृत संस्करण है।

एक्क्रूअल आधार: आप राजस्व तब दर्ज करते हैं जब वह अर्जित होता है - जब ऑर्डर दिया जाता है और आप उसे पूरा करने का दायित्व लेते हैं - और व्यय तब दर्ज करते हैं जब वे होते हैं, उस राजस्व से मेल खाते हैं जिसने उन्हें उत्पन्न करने में मदद की।

बिना इन्वेंट्री वाले फ्रीलांसर के लिए, दोनों विधियाँ लगभग समान संख्याएँ उत्पन्न करती हैं, और नकद सरलता के लिए जीतता है। ई-कॉमर्स एक अलग जानवर है, क्योंकि स्टोर के पैसे के चलने के तरीके के बारे में लगभग सब कुछ गलत समय पर होता है।

नकद आधार विशेष रूप से इन्वेंट्री व्यवसायों को क्यों धोखा देता है

आम ढाँचा "नकद सरल है, एक्क्रूअल अधिक सटीक है" है। सच है, लेकिन बहुत कोमल है। इन्वेंट्री रखने वाले स्टोर के लिए, नकद आधार थोड़ा गलत नहीं है - यह व्यवस्थित रूप से भ्रामक है, तीन विशिष्ट तरीकों से।

1. इन्वेंट्री खरीद आपके "लाभ" को कम कर देती है

नकद आधार पर, जिस महीने आप इन्वेंट्री के लिए भुगतान करते हैं, वह महीना होता है जब वह व्यय बन जाता है। वह $45,000 सितंबर का तार सितंबर के पी एंड एल में पूरी तरह से हिट होता है - भले ही खरीदे गए सामान अक्टूबर, नवंबर और दिसंबर में राजस्व उत्पन्न करेंगे।

तो सितंबर एक आपदा जैसा लगता है, और चौथी तिमाही एक चमत्कार जैसी लगती है: वे छुट्टियों की बिक्री बिना किसी मेल खाते उत्पाद लागत के आती है, क्योंकि लागत पहले ही महीनों पहले "खर्च" हो चुकी थी। आपके मार्जिन भयानक और असंभव रूप से अच्छे के बीच झूलते हैं, और कोई भी संख्या वास्तविक नहीं है। उपार्जन इसे खरीदे गए माल को एक संपत्ति के रूप में मानकर और केवल तब लागत के रूप में व्यय करके ठीक करता है जब प्रत्येक इकाई वास्तव में बिकती है - QuickBooks में Shopify विक्रेताओं के लिए COGS के हमारे गाइड में कवर की गई मिलान तर्क।

2. भुगतान का समय राजस्व को महीनों के बीच बदल देता है

आपका प्रोसेसर आपको वह पैसा नहीं देता है जिस क्षण कोई ग्राहक चेक आउट करता है। Shopify पेमेंट्स, PayPal, और बाकी सब कुछ एक अंतराल पर वितरित करते हैं - जिसका अर्थ है कि मार्च के अंतिम कुछ दिनों की बिक्री आपके बैंक में अप्रैल में आती है। नकद आधार पर, वह राजस्व आपकी किताबों के अनुसार अप्रैल से संबंधित है।

परिणाम: हर महीने का नकद-आधारित राजस्व वास्तव में इस महीने और पिछले महीने की बिक्री का मिश्रण होता है, जो आपके भुगतान शेड्यूल के अनुसार स्थानांतरित होता है। एक महीने का मजबूत अंत अगले में जमा हो जाता है। महीने-दर-महीने की तुलनाएं चुपचाप कुछ भी मतलब नहीं रखतीं।

3. प्रीपेड सब्सक्रिप्शन एक दिन में एक साल का राजस्व बुक करते हैं

यदि आप वार्षिक प्रीपेड या सब्सक्राइब-एंड-सेव प्लान बेचते हैं, तो नकद आधार पूरे प्रीपेड को उस दिन आय के रूप में दर्ज करता है जिस दिन इसे एकत्र किया जाता है - बारह महीने की देनदारी एक दिन के राजस्व के रूप में दर्ज की जाती है। एक अच्छा अभियान एक स्पाइक महीना पैदा करता है जिसे आप कभी दोहरा नहीं पाएंगे, उसके बाद कोई मेल खाता आय नहीं होने पर पूर्ति लागत के महीनों का पालन किया जाएगा। इसे ठीक से करने की यांत्रिकी - आस्थगित राजस्व, जैसे ही आप वितरित करते हैं, पहचाना जाता है - हमारे ई-कॉमर्स सब्सक्रिप्शन के लिए आस्थगित राजस्व के गाइड में एक पूर्ण कार्य उदाहरण प्राप्त करें।

तीनों विकृतियों को एक साथ रखें और आपको परिचित अनुभव मिलता है: एक P&L जो उन कारणों से बेतहाशा झूलता है जिनका व्यवसाय वास्तव में कैसे कर रहा है, इससे कोई लेना-देना नहीं है।

एक महीना, दो पी एंड एल

यहां पूरी दलील एक ही तालिका में है। स्टोर काल्पनिक है और संख्याएं जानबूझकर गोल हैं: एक मोमबत्ती ब्रांड जो प्रति माह $60,000 का ऑर्डर करता है, 35% उत्पाद लागत चलाता है, सितंबर में अपनी बड़ी चौथी तिमाही की इन्वेंट्री खरीद करता है।

सितंबर में क्या हुआ:

• $60,000 के ऑर्डर दिए गए। भुगतान अंतराल का मतलब है कि इस महीने बैंक में केवल $57,000 प्रोसेसर का पैसा ही आया।
• सब्सक्रिप्शन पुश से वार्षिक प्रीपेड में $6,000 एकत्र किए गए। इसका एक महीना - $500 - वास्तव में सितंबर में अर्जित किया गया था।
• Q4 स्टॉक के लिए आपूर्तिकर्ता को $45,000 का भुगतान किया गया। सितंबर में बिकीं वस्तुओं की लागत $21,000 थी ( $60,000 का 35%)।
• $12,000 परिचालन व्यय, बिल और महीने में भुगतान किया गया, दोनों विधियों के तहत समान।

लाइन आइटम	नकद आधार	उपार्जन आधार
बिक्री राजस्व	$57,000 (भुगतान प्राप्त)	$60,000 (ऑर्डर दिए गए)
सब्सक्रिप्शन राजस्व	$6,000 (नकद एकत्र)	$500 (एक महीना अर्जित)
बेचे गए माल की लागत	$45,000 (आपूर्तिकर्ता को भुगतान)	$21,000 (वास्तव में बेची गई वस्तुएं)
परिचालन व्यय	$12,000	$12,000
सितंबर लाभ	$6,000	$27,500

वही स्टोर। वही महीना। वही ऑर्डर उन्हीं ग्राहकों को भेजे गए। एक बहीखाता कहता है कि आपने $6,000 कमाए; दूसरा कहता है $27,500।

और यहाँ वह हिस्सा है जो चुभता है: नवंबर में, विकृति उलट जाती है। नकदी-आधारित पी एंड एल में लगभग कोई उत्पाद लागत नहीं होने के मुकाबले छुट्टियों का राजस्व दिखाई देगा - स्टॉक सितंबर में ही खर्च हो गया था - और इतना अच्छा मार्जिन रिपोर्ट करेगा कि यह खतरनाक है। इसके मुकाबले कीमत तय करें, इसके मुकाबले काम पर रखें, या इसके मुकाबले विज्ञापन बजट खर्च करें, और आप एक काल्पनिक संख्या के साथ वास्तविक निर्णय ले रहे हैं।

[छवि: एक ही काल्पनिक स्टोर के लिए साइड-बाय-साइड मासिक लाभ बार, सितंबर से दिसंबर तक - नकदी आधार शून्य से बढ़कर बढ़ा हुआ, उपार्जन आधार स्थिर]

अधिकांश विक्रेता नकद पर क्यों शुरू करते हैं - और एक्क्रूअल कब वैकल्पिक नहीं रह जाता है

नकदी आधार के प्रति निष्पक्ष होने के लिए: लगभग हर कोई वहीं से शुरू करता है, और बचाव योग्य कारणों से। यह सरल है। इसके लिए किसी इन्वेंट्री ट्रैकिंग, किसी स्थगित राजस्व अनुसूची, किसी प्राप्य की आवश्यकता नहीं है। यह वही है जो क्विकबुक्स प्रभावी रूप से आपको देता है यदि आप बैंक-फ़ीड लेनदेन को वैसे ही स्वीकार करते हैं जैसे वे आते हैं। और बहुत छोटे विक्रेताओं के लिए, नकदी-आधारित *कर* उपचार वास्तव में फायदेमंद हो सकता है - आप आम तौर पर उस आय पर कर का भुगतान नहीं करते हैं जो आपको अभी तक प्राप्त नहीं हुई है। (चाहे आप पात्र हों, और आपके चुनाव का क्या मतलब है, यह आपके राजस्व, आपकी इकाई और बदलते नियमों पर निर्भर करता है - यह एक ब्लॉग-पोस्ट निष्कर्ष नहीं, बल्कि अपने सीपीए से पुष्टि करने वाली बातचीत है।)

समस्या यह है कि नकदी आधार को सहनीय बनाने वाली स्थितियाँ ठीक वही स्थितियाँ हैं जिन्हें विकास हटा देता है। व्यवहार में, उपार्जन कुछ पहचानने योग्य क्षणों में वैकल्पिक होना बंद कर देता है:

• बड़े पैमाने पर इन्वेंट्री। एक बार जब आपकी इन्वेंट्री खरीद महीने के पी एंड एल को प्रभावित करने के लिए पर्याप्त बड़ी हो जाती है - मोटे तौर पर, एक बार एक एकल खरीद आदेश मासिक राजस्व का एक सार्थक अंश होता है - नकदी-आधारित लाभ वास्तविकता के साथ सहसंबंधित होना बंद कर देता है। यह ऊपर दी गई सितंबर तालिका है, जो हर तिमाही में हो रही है।
• आप चाहते हैं कि व्यवसाय का मूल्यांकन किया जाए या उसे वित्त पोषित किया जाए। खरीदार और उनके एकाउंटेंट उपार्जन संख्याओं से काम करते हैं, पूर्ण विराम। नकदी-आधारित बही-खाते सामान्य कारणों में से एक हैं जिनके कारण परिश्रम में देरी होती है या पुनर्मूल्यांकित प्रस्ताव दिखाई देते हैं - हम अपने स्टोर को बेचने के लिए उचित परिश्रम-तैयार बही-खाते में पूरी तैयारी को कवर करते हैं। ऋणदाता और निवेशक समान अपेक्षाओं के साथ समान दर्शक हैं; ई-कॉमर्स के लिए वित्त पोषण-तैयार बही-खाते देखें।
• अग्रिम भुगतान किया गया राजस्व वास्तविक धन बन जाता है। एक बार जब सब्सक्रिप्शन या प्री-ऑर्डर बिक्री का एक सार्थक हिस्सा बन जाते हैं, तो नकदी आधार सिर्फ आपकी किताबों को विकृत नहीं करता है - यह एक वास्तविक देनदारी को छुपाता है। आपके बैंक बैलेंस का कुछ हिस्सा भविष्य में ग्राहकों को पूरा करने के लिए बकाया है, और आपकी किताबों को ऐसा कहना चाहिए।
• किसी और को आपकी संख्याएँ पढ़नी हैं। एक भागीदार, एक अंशकालिक सीएफओ, एक बहीखाता लेखक जो आपको अन्य स्टोरों के मुकाबले बेंचमार्क करता है। उपार्जन साझा भाषा है।

हाइब्रिड जो अधिकांश स्टोर वास्तव में चलाते हैं

यहाँ वह हिस्सा है जो उन विक्रेताओं को आश्चर्यचकित करता है जो सोचते हैं कि यह एक बाइनरी विकल्प है: **आपकी बहीखाता विधि और आपकी कर चुनाव को मेल खाने की आवश्यकता नहीं है।**

एक बहुत ही सामान्य सेटअप — और अक्सर एक अच्छा ई-कॉमर्स सीपीए जो सिफारिश करेगा — वह है नकदी-आधारित कर चुनाव के साथ उपार्जन-आधारित बही। आप उपार्जन पर अपने दिन-प्रतिदिन के लेखांकन को चलाते हैं ताकि आपका पी एंड एल पठनीय हो और आपके मार्जिन वास्तविक हों। कर समय पर, आपका सीपीए रिटर्न के लिए नकदी आधार पर परिवर्तित हो जाता है यदि वह चुनाव अभी भी आपको लाभान्वित करता है। क्विकबुक्स ऑनलाइन यांत्रिक भाग को आसान बनाता है: इसकी रिपोर्ट एक ही अंतर्निहित डेटा के नकदी और उपार्जन दृश्यों के बीच टॉगल होती है।

वह टॉगल केवल तभी काम करता है जब अंतर्निहित डेटा उपार्जन-शैली में दर्ज किया गया हो — जब चीजें अर्जित और उपगत हुई हों, उस तारीख को। आप नकदी दृश्य में उपार्जन रिकॉर्ड को सारांशित कर सकते हैं; आप उन रिकॉर्ड से उपार्जन दृश्य नहीं बना सकते जो केवल यह जानते हैं कि पैसा कब चला। इसीलिए व्यावहारिक सलाह है: उपार्जन-आकार की बही रखें, और कर चुनाव को एक अलग, पेशेवर निर्णय बनने दें। प्रक्रिया आपकी है; चुनाव आपके सीपीए का निर्णय है।

स्विच करने की वास्तविक लागत क्या है

ईमानदारी अनुभाग। नकदी से उपार्जन में जाना कोई सेटिंग परिवर्तन नहीं है, और जो कोई भी आपको बताता है कि यह एक दोपहर का काम है, वह कुछ बेच रहा है।

एक वास्तविक रूपांतरण में शुरुआती शेष राशि स्थापित करना शामिल है जिसे नकदी आधार ने कभी ट्रैक नहीं किया: इन्वेंट्री संपत्ति के रूप में हाथ में, प्राप्य और देय खाते, यदि आपके पास प्रीपेड हैं तो आस्थगित राजस्व, उपार्जित व्यय। इसमें आमतौर पर ऐतिहासिक डेटा पर एक सफाई पास शामिल होता है, क्योंकि आपके मौजूदा रिकॉर्ड केवल भुगतान की तारीखें जानते हैं। इसका मतलब है कि आपकी पुरानी रिपोर्ट और आपकी नई रिपोर्ट कुछ समय के लिए तुलनीय नहीं होंगी — रूपांतरण तिथि पर प्रवृत्ति रेखाएं टूट जाती हैं। और इसका मतलब है सीपीए घंटे; वास्तविक इन्वेंट्री वाले स्टोर के लिए रूपांतरण आमतौर पर एक उचित जुड़ाव होता है, न कि एक एहसान।

एक चल रही लागत भी है: उपार्जन बही में अधिक अनुशासन की आवश्यकता होती है। COGS को इसके पीछे एक वास्तविक इन्वेंट्री आंकड़े की आवश्यकता होती है। प्रीपेड को मान्यता अनुसूची की आवश्यकता होती है। इनमें से कोई भी कठिन नहीं है, लेकिन यह सब आवर्ती है।

ईमानदार प्रतिभार: लागत सामने-भारित है और विकृति चक्रवृद्धि है। हर तिमाही आप इंतजार करते हैं, सुलझाने के लिए और अधिक गलत समय का इतिहास और उस सितंबर $6,000 जैसे नंबरों के खिलाफ लिए गए अधिक निर्णय जुड़ जाते हैं।

आपके दैनिक सारांश पहले से ही एक्क्रूअल-आकार के हैं

एक और रीफ्रेम, और यदि आप इस ब्लॉग की विधियों का पालन कर रहे हैं तो यह अच्छी खबर है।

स्टोर की बिक्री को ठीक से रिकॉर्ड करने का मानक तरीका — बिक्री तिथि को दिनांकित एक दैनिक सारांश प्रविष्टि, जिसमें सकल बिक्री, वापसी, शुल्क और करों को अलग किया गया है, साथ ही एक क्लियरिंग खाता जो भुगतान आने तक के अंतर को पाटता है — उपार्जन-आकार की बहीखाता पद्धति है। राजस्व तब दर्ज किया जाता है जब वह अर्जित होता है। भुगतान अंतराल को चुपचाप महीनों के बीच राजस्व को स्थानांतरित करने के बजाय स्पष्ट रूप से संभाला जाता है। यदि आपने हमारे गाइड में दृष्टिकोण लागू किया है क्विकबुक्स में शॉपिफाई बिक्री रिकॉर्ड करना, तो आपने पहले से ही उपार्जन लेखांकन का राजस्व पक्ष बनाया है, भले ही आपने इसे ऐसा कहा हो या नहीं।

यहीं पर ऑटोमेशन इस विशेष कहानी में अपना स्थान अर्जित करता है। लेजरपोर्ट शॉपिफाई और वूकॉमर्स ऑर्डर को क्विकबुक्स ऑनलाइन में बिक्री की तारीख के अनुसार सिंक करता है, जिसमें शुल्क राजस्व से अलग होते हैं और रिफंड को रिफंड के रूप में दर्ज किया जाता है - और इसके स्केल प्लान पर, पेआउट जर्नल प्रोसेसर जमाओं को उनके अंदर के ऑर्डर से जोड़ते हैं। दूसरे शब्दों में, बिक्री डेटा डिफ़ॉल्ट रूप से, हर दिन, आपके द्वारा इसे असेंबल किए बिना, एक्क्रूअल-शेप्ड में लैंड करता है।

सीमा कथन, क्योंकि हम आपके ऋणी हैं: कोई भी सिंक टूल आपकी लेखा विधि को नहीं बदलता है। आपकी इन्वेंट्री और COGS प्रविष्टियाँ, आपकी स्थगित राजस्व अनुसूची, और आपकी कर चुनाव आपके और आपके CPA के लिए काम बने रहते हैं। क्या स्वच्छ, बिक्री-दिनांकित ऑर्डर डेटा हटाता है वह नकदी-से-एक्क्रूअल रूपांतरण का सबसे बड़ा काम - राजस्व पक्ष का पुनर्निर्माण - और इसे सही रखने की चल रही अनुशासन लागत है।

वह संख्या जो आपको लगा कि आपके पास है

आपने लाभप्रदता की समस्या के बारे में सोचकर यह पोस्ट खोली - सितंबर जो मुश्किल से ब्रेक-ईवन पर था। आपके पास वास्तव में एक माप समस्या थी: ऐसी किताबें जिन्होंने आपके वायर ट्रांसफर की रिपोर्ट की और उन्हें प्रदर्शन कहा।

यदि आपका P&L उन तरीकों से बदलता है जिनसे आपका व्यवसाय नहीं बदलता है, तो इस पोस्ट से दो-कॉलम अभ्यास को अपने सबसे खराब महीने पर चलाएं - ऑर्डर दिए गए बनाम भुगतान प्राप्त हुए, माल बेचा बनाम आपूर्तिकर्ता भुगतान। कॉलम के बीच का अंतर वह है जो नकदी आधार आपको स्पष्टता में लागत दे रहा है। इस बात की बड़ी तस्वीर के लिए कि टुकड़े एक साथ कैसे फिट होते हैं, ई-कॉमर्स अकाउंटिंग पिलर गाइड से शुरू करें - और यदि राजस्व पक्ष वह हिस्सा है जिससे आप डरते हैं, तो लेजरपोर्ट बिक्री को स्वचालित रूप से एक्क्रूअल-शेप्ड तरीके से रिकॉर्ड करता है, मुफ्त में शुरू होता है।