क्विकबुक्स में शॉपिफाई विक्रेताओं के लिए COGS: एक व्यावहारिक गाइड

आपके स्टोर ने मार्च में पैसा नहीं खोया। आपकी बहीखाता पद्धति ने आग लगाने की तरह इन्वेंट्री के एक कंटेनर को रिकॉर्ड किया।

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मार्च के लिए आपका P&L $19,000 का नुकसान दिखाता है। अप्रैल आपका अब तक का सबसे अच्छा महीना दिखाता है। दोनों के बीच आपके स्टोर में कुछ भी नहीं बदला - वही उत्पाद, वही विज्ञापन खर्च, लगभग वही बिक्री। एकमात्र अंतर यह है कि मार्च में, आपने अपने आपूर्तिकर्ता को स्टॉक के एक कंटेनर के लिए तार भेजा था, और अप्रैल में, आपने नहीं भेजा।

यदि आपने ऐसे महीने को देखा है और चुपचाप यह निष्कर्ष निकाला है कि आपकी किताबों पर भरोसा नहीं किया जा सकता है, तो आपने QuickBooks में Shopify विक्रेताओं द्वारा की जाने वाली सबसे आम COGS त्रुटि पाई है: इन्वेंट्री खरीद को उस दिन खर्च के रूप में रिकॉर्ड करना जब पैसा निकलता है। ऐसा करें, और आपका मासिक लाभ आपकी बिक्री को ट्रैक करना बंद कर देता है और आपकी खरीद अनुसूची को ट्रैक करना शुरू कर देता है। बड़ी खरीद, भयानक महीना। कोई खरीद नहीं, नकली महान महीना। जब आप "मैंने क्या कमाया?" पूछ रहे होते हैं तो संख्याएँ "मैंने क्या खर्च किया?" का उत्तर दे रही होती हैं।

यह पोस्ट समय को ठीक करती है। आप देखेंगे कि COGS वास्तव में यांत्रिक रूप से कैसे काम करता है, ई-कॉमर्स स्टोर के लिए इसमें क्या शामिल है (और क्या नहीं), और विक्रेताओं द्वारा स्टोर स्केल पर इसे ट्रैक करने के तीन व्यावहारिक तरीके - एक काम किए गए उदाहरण महीने और जर्नल प्रविष्टियों के साथ जिन्हें आप कॉपी कर सकते हैं।

झूठ: "COGS वह सब कुछ है जो मैंने इस महीने इन्वेंट्री पर खर्च किया है"

यहाँ वह विश्वास है जो मार्च-हानि-अप्रैल-रिकॉर्ड पैटर्न उत्पन्न करता है: बेचे गए माल की लागत वह पैसा है जो आपने अपने आपूर्तिकर्ता को भेजा था।

यह विश्वास रखना आसान है, क्योंकि यह मेल खाता है कि पैसा कैसे चला गया। आपने उत्पादों पर $19,000 खर्च किए। उत्पाद माल हैं। निश्चित रूप से वह आपकी बेचे गए माल की लागत है।

लेकिन COGS एक नकद अवधारणा नहीं है - यह एक मिलान अवधारणा है। एक उत्पाद की लागत उसी महीने में आती है जिस महीने में उसे बेचा जाता है। जब आप मार्च में 6,000 यूनिट खरीदते हैं और उन्हें पांच महीनों में बेचते हैं, तो मार्च ने 6,000 यूनिट की लागत का उपभोग नहीं किया। मार्च ने उन इकाइयों का उपभोग किया जिन्हें मार्च ने *बेचा*।

आगमन पर पूरी खरीद को व्यय के रूप में दर्ज करें और आपने एक महीने में पांच महीने की उत्पाद लागत का शुल्क लिया है। मार्च का सकल मार्जिन एक आपदा जैसा दिखता है, गर्मियों के महीनों में ऐसा लगता है कि आप ऐसे उत्पाद बेच रहे हैं जिनकी लागत कुछ भी नहीं थी, और कोई भी व्यक्तिगत महीना आपको यह नहीं बताता है कि आपका स्टोर वास्तव में कितना कमाता है। यह वह संख्या है जिस पर एक ऋणदाता, एक अधिग्रहणकर्ता, या आपके अपने मूल्य निर्धारण निर्णय निर्भर करते हैं - और यह आपकी किताबों में मौजूद नहीं है।

COGS वास्तव में कैसे काम करता है: इन्वेंट्री एक संपत्ति है जब तक कि वह बिक न जाए

सही यांत्रिकी में दो चालें होती हैं, और QuickBooks में प्रत्येक के लिए एक खाता होता है।

मूव वन: जब आप स्टॉक खरीदते हैं, तो यह इन्वेंट्री एसेट खाते में जाता है - खर्च में नहीं। आपने वह पैसा खोया नहीं है। आपने नकदी को गोदाम में रखे उत्पाद में बदल दिया है, और आपके स्वामित्व वाला उत्पाद एक संपत्ति है, ठीक वैसे ही जैसे नकदी थी। आपका P&L हिलता नहीं है।

मूव टू: जब कोई यूनिट बिकती है, तो उसकी लागत इन्वेंट्री से COGS में चली जाती है। बिक्री एक साथ दो चीजें बनाती है: राजस्व (ग्राहक ने जो भुगतान किया) और बेचे गए माल की लागत (उस यूनिट की आपको क्या लागत आई)। दोनों एक ही महीने में आते हैं - जो कि पूरा बिंदु है। COGS घटाकर राजस्व आपका सकल लाभ है, और अब यह एक वास्तविक संख्या है, भले ही कंटेनर कब उतरे हों।

बस इतना ही। यह पूरा मॉडल है:

इवेंट	QuickBooks में क्या होता है
आप स्टॉक खरीदते हैं	इन्वेंट्री (संपत्ति) बढ़ जाती है। नकदी कम हो जाती है। P&L अप्रभावित रहता है।
एक यूनिट बिकती है	राजस्व दर्ज किया जाता है। उस यूनिट की लागत इन्वेंट्री → COGS में चली जाती है।
स्टॉक बिना बिका पड़ा रहता है	यह बैलेंस शीट पर एक संपत्ति के रूप में बना रहता है। कोई P&L प्रभाव नहीं।

चाहे स्टॉक एक बार में एक ऑर्डर के हिसाब से COGS में जाए या एक मासिक बैच में, यह एक ट्रैकिंग-विधि का प्रश्न है - जिसे नीचे कवर किया गया है। लेकिन गंतव्य हमेशा एक ही होता है: लागत तब पहचानी जाती है जब आइटम बिकता है, न कि जब आप इसे खरीदते हैं। (यदि आप COGS को लगातार बनाम आवधिक बैचों में दर्ज करने के बीच निर्णय ले रहे हैं, तो यह आवधिक- बनाम-शाश्वत प्रश्न है - हम इसे ई-कॉमर्स इन्वेंट्री लेखांकन विधियों पर हमारे गाइड में बताते हैं।)

Shopify स्टोर के लिए COGS में क्या शामिल है (और क्या नहीं)

COGS में एक बेचने योग्य यूनिट को आपके गोदाम की शेल्फ तक पहुंचाने के लिए आवश्यक हर लागत शामिल होनी चाहिए - और उस बिंदु के बाद कुछ भी नहीं। अधिकांश Shopify विक्रेताओं के लिए, इसका मतलब है कि तीन चीजें शामिल हैं:

• उत्पाद लागत - वह जो आपने आपूर्तिकर्ता को यूनिट के लिए भुगतान किया।
• इनबाउंड फ्रेट - आपके आपूर्तिकर्ता से आपके गोदाम या 3PL तक स्टॉक पहुंचाने की लागत, चाहे वह कंटेनर, हवाई माल ढुलाई या कूरियर से हो।
• आयात शुल्क और टैरिफ - रास्ते में सीमा शुल्क।

उत्पाद लागत प्लस इनबाउंड फ्रेट प्लस शुल्क, शिपमेंट में यूनिटों में विभाजित, आपको प्रति यूनिट लैंडेड लागत देता है - वह संख्या जिस पर सभी COGS गणित चलता है। यदि आप आयात करते हैं, तो इसे ठीक से गणना करना इस पोस्ट में किसी भी चीज़ से अधिक महत्वपूर्ण है; हमने आयात करने वाले विक्रेताओं के लिए लैंडेड लागत लेखांकन पर हमारे गाइड में एक पूर्ण वॉकथ्रू लिखा है।

जितना ही महत्वपूर्ण यह है कि COGS से बाहर क्या रहता है:

• पिक, पैक और पूर्ति शुल्क - आपका 3PL ऑर्डर शिप करने के लिए जो शुल्क लेता है वह माल की लागत नहीं, बल्कि पूर्ति की लागत है। यह एक परिचालन व्यय है। (3PL चालान अपनी लाइन-बाय-लाइन रीडिंग के लायक हैं - देखें 3PL मूल्य निर्धारण वास्तव में कैसे काम करता है।)
• ग्राहकों को आउटबाउंड शिपिंग - वही तर्क। परिचालन व्यय (कुछ स्टोर इसे सकल लाभ के ठीक नीचे पूर्ति लागत के रूप में दिखाते हैं; किसी भी तरह से, यह COGS नहीं है)।
• Shopify और भुगतान प्रसंस्करण शुल्क - बिक्री लागत, उत्पाद लागत नहीं।
• विज्ञापन खर्च, पैकेजिंग इंसर्ट, सॉफ्टवेयर - परिचालन व्यय, ये सभी।

यह लाइन मायने रखती है क्योंकि सकल मार्जिन को एक प्रश्न का उत्तर देना चाहिए: उत्पाद की स्वयं की लागत क्या है? COGS में पूर्ति और बिक्री की लागतें डालें और आप अपने मार्जिन की तुलना किसी भी चीज़ से नहीं कर सकते - न तो अन्य दुकानों से, न ही अपने स्वयं के इतिहास से, न ही किसी एक्वायरर की अपेक्षाओं से। हमारा ई-कॉमर्स खाता प्रविष्टि टेम्पलेट में COGS और ऑपरेटिंग अनुभाग पहले से बने हुए हैं ताकि ये शुरू से ही सही बक्सों में आ सकें।

स्टोर स्केल पर COGS ट्रैक करने के तीन तरीके

मॉडल को जानना एक बात है। प्रति माह 1,500 ऑर्डर पर COGS रिकॉर्ड करना दूसरी बात है। व्यवहार में, Shopify विक्रेता तीन विधियों में से एक का उपयोग करते हैं।

विधि 1: मासिक COGS जर्नल प्रविष्टि

कार्य-कुशल। महीने में एक बार, आप एक स्प्रेडशीट में COGS की गणना करते हैं और इसे QuickBooks में एक एकल जर्नल प्रविष्टि के रूप में रिकॉर्ड करते हैं:

1. प्रति SKU एक लैंडेड लागत बनाए रखें। प्रति SKU एक स्प्रेडशीट कॉलम: प्रति यूनिट आपूर्तिकर्ता लागत + आवंटित माल ढुलाई + आवंटित शुल्क। जब एक नया शिपमेंट अलग लागत पर आता है तो इसे अपडेट करें।
2. महीने के लिए प्रति SKU बेची गई इकाइयों को खींचें। Shopify की बिक्री-दर-उत्पाद रिपोर्ट आपको यह सीधे देती है।
3. गुणा करें और योग करें। लैंडेड लागत × बेची गई इकाइयाँ, प्रति SKU, कुल।
4. एक जर्नल प्रविष्टि रिकॉर्ड करें: COGS को डेबिट करें, इन्वेंट्री को क्रेडिट करें, कुल के लिए।

महीने के दौरान की गई खरीद बिल दर्ज होने पर इन्वेंट्री संपत्ति खाते में जाती है। महीने के अंत की प्रविष्टि ठीक वही बेचती है जो बिकी है।

ताकतें: किसी भी ऑर्डर वॉल्यूम पर काम करता है, कुछ भी खर्च नहीं होता है, आपको लैंडेड लागत पर नियंत्रण रखता है। कमजोरियाँ: यह मैन्युअल है, यह मासिक है (मध्य-महीने मार्जिन दृश्यता नहीं), और इसकी सटीकता आपकी लैंडेड-लागत स्प्रेडशीट के वर्तमान होने पर निर्भर करती है। इन्वेंट्री बैलेंस को सही करने के लिए एक त्रैमासिक चक्र गणना छोटी त्रुटियों को बढ़ने से रोकती है।

लगभग 200 से 5,000 ऑर्डर प्रति माह के बीच अधिकांश दुकानों के लिए, यह ईमानदार सिफारिश है। एक बार स्प्रेडशीट बन जाने के बाद यह महीने में एक घंटा लगता है।

विधि 2: QuickBooks Online की अंतर्निहित इन्वेंट्री ट्रैकिंग

QBO प्लस और एडवांस्ड इन्वेंट्री को मूल रूप से ट्रैक कर सकते हैं: आप प्रति उत्पाद एक लागत निर्धारित करते हैं, QBO हाथ में मात्रा रखता है, और हर बिक्री FIFO का उपयोग करके स्वचालित रूप से COGS पोस्ट करती है।

छोटे पैमाने पर - कुछ SKUs, मामूली ऑर्डर वॉल्यूम - यह काम करता है। Shopify स्टोर पैमाने पर, तीन घर्षण दिखाई देते हैं। स्वचालित COGS पोस्टिंग को सक्रिय करने के लिए हर ऑर्डर को QBO में एक आइटमयुक्त, उत्पाद-मैप किए गए लेनदेन के रूप में आना चाहिए, जिसका अर्थ है कि आपके कैटलॉग में साफ SKU मिलान के साथ प्रति-ऑर्डर सिंक। QBO की लागत ट्रैकिंग आपकी खरीद बिलों से शुरू होती है, इसलिए लैंडेड लागत तभी शामिल होती है जब आप लगातार माल ढुलाई और शुल्क को आइटम लागतों पर आवंटित करते हैं - अधिकांश विक्रेता ऐसा नहीं करते हैं। और एक बड़ा ट्रैक किया गया कैटलॉग QBO फ़ाइल को भारी बनाता है और हर गलत मैप किया गया SKU एक डेटा समस्या है।

ताकतें: COGS स्वयं पोस्ट होता है, ऑर्डर दर ऑर्डर, बिना महीने के अंत की प्रविष्टि के। कमजोरियाँ: प्रति-ऑर्डर आइटमयुक्त सिंक, हर बिल पर अनुशासित लैंडेड-लागत प्रविष्टि, और निरंतर SKU स्वच्छता की मांग करता है। ~50 SKUs और मध्यम वॉल्यूम के तहत उचित; उससे परे तेजी से नाजुक।

विधि 3: समर्पित इन्वेंट्री सॉफ़्टवेयर

एक निश्चित बिंदु से परे — कई गोदाम, बंडल और किट, असेंबली, हजारों एसकेयू — इन्वेंट्री प्रबंधन स्प्रेडशीट और क्यूबीओ की मूल ट्रैकिंग दोनों से आगे निकल जाता है। Cin7, Katana, या inFlow वर्ग के उपकरण मात्रा और लागत को अपने मुख्य कार्य के रूप में ट्रैक करते हैं और क्विकबुक्स को सारांशित COGS और इन्वेंट्री-वैल्यू प्रविष्टियाँ भेजते हैं।

ताकत: समस्या के लिए निर्मित; लैंडेड लागत, असेंबली और मल्टी-लोकेशन को ठीक से संभालता है। कमजोरियां: वास्तविक मासिक लागत, वास्तविक कार्यान्वयन प्रयास, बनाए रखने के लिए एक और सिंक। इन्वेंट्री जटिलता बाधा होने पर सही उत्तर — उससे पहले नहीं।

एक काम किया उदाहरण महीना

काल्पनिक स्टोर, गोल संख्याएँ। आप सिरेमिक ड्रिंकवेयर के तीन एसकेयू बेचते हैं। मार्च में, एक शिपमेंट आता है: $42,000 का उत्पाद, $4,800 समुद्री माल भाड़ा, $1,200 शुल्क — कुल $48,000 लैंडेड लागत।

जब शिपमेंट आता है (आपूर्तिकर्ता और माल भाड़ा बिलों के माध्यम से दर्ज किया गया):

डेबिट इन्वेंट्री $48,000 · क्रेडिट देय खाते / नकद $48,000

मार्च का P&L: अछूता। आपकी बैलेंस शीट अब स्टॉक को संपत्ति के रूप में वहन करती है।

मार्च के दौरान, आप तीन एसकेयू में 1,620 यूनिट $51,000 के राजस्व के लिए बेचते हैं। महीने के अंत में, आप Shopify से प्रति एसकेयू बेची गई यूनिट निकालते हैं और लैंडेड लागत से गुणा करते हैं:

एसकेयू	लैंडेड लागत/यूनिट	बेची गई यूनिट	बेचे गए माल की लागत
मग, 12 औंस	$6.40	900	$5,760
टंबलर, 16 औंस	$8.10	520	$4,212
कैराफे सेट	$19.50	200	$3,900
कुल		1,620	$13,872

महीने के अंत की जर्नल प्रविष्टि:

डेबिट बेचे गए माल की लागत $13,872 · क्रेडिट इन्वेंट्री $13,872

मार्च का सकल लाभ: $51,000 - $13,872 = $37,128, 72.8% का सकल मार्जिन। शिपमेंट का शेष $34,128 बैलेंस शीट पर रहता है, जो अप्रैल, मई और जून की बेचे जाने वाली COGS बनने का इंतजार कर रहा है।

अब उसी महीने को गलत तरीके से चलाएं — आगमन पर पूरी $48,000 की लागत। मार्च में $51,000 का राजस्व $48,000 के "लागत" के मुकाबले दिखाया गया है: 5.9% का मार्जिन। अप्रैल, समान बिक्री और कोई खरीद नहीं के साथ, लगभग 100% दिखाता है। वही स्टोर, वही उत्पाद, और दो संख्याएँ जो दोनों बेकार हैं। यह सब अंतर है जो समय बनाता है।

बिक्री पक्ष कहाँ फिट बैठता है

उपरोक्त प्रत्येक विधि एक ही चीज़ पर निर्भर करती है: यह जानना कि प्रति एसकेयू, प्रति माह वास्तव में क्या बिका, और आपके COGS का मिलान करने के लिए क्विकबुक्स में साफ राजस्व होना। यदि आपके Shopify ऑर्डर QBO में एकमुश्त जमा के रूप में आते हैं — या बिल्कुल नहीं — तो COGS प्रविष्टि के पास भरोसेमंद कुछ भी नहीं होता है, और सकल मार्जिन चाहे आपका लैंडेड-कॉस्ट स्प्रेडशीट कितना भी अच्छा क्यों न हो, वह एक कल्पना ही रहता है।

वह राजस्व पक्ष वह हिस्सा है जो पहले स्वचालित करने लायक है, और यह वह हिस्सा है जिसे लेजरपोर्ट संभालता है: Shopify से क्विकबुक्स में ऑर्डर, रिफंड, शुल्क और भुगतान सिंक किए जाते हैं, जिसमें उत्पाद सही QBO आइटम पर मैप किए जाते हैं और आय खाते जहां आप चाहते हैं वहां मैप किए जाते हैं। लेजरपोर्ट आपके COGS की गणना नहीं करता है - वह आपकी लैंडेड-कॉस्ट गणित या आपका इन्वेंट्री टूल है - लेकिन यह सुनिश्चित करता है कि उन लागतों का मिलान करने वाला राजस्व महीने दर महीने सटीक है। प्रति माह 30 ऑर्डर तक के स्टोर के लिए एक मुफ्त योजना है, और सशुल्क योजनाएं $25/माह से शुरू होती हैं।

देखें कि लेजरपोर्ट आपके सकल मार्जिन के राजस्व पक्ष को कैसे साफ रखता है →

आपका वह संस्करण जो P&L पर भरोसा करता है

छह महीने बाद, मार्च का कंटेनर आता है और आपका P&L हिलता भी नहीं है। सकल मार्जिन मार्च में 72%, अप्रैल में 71%, मई में 73% दिखाता है — इतना सटीक कि दो अंकों की गिरावट आपको अपनी किताबों पर शक करने के बजाय माल ढुलाई दरों की जांच करने पर मजबूर कर देती है। जब आपका CPA हाथ में इन्वेंट्री के बारे में पूछता है, तो यह बैलेंस शीट का नंबर होता है, कोई अनुमान नहीं।

इस पोस्ट के मैकेनिक्स ही पूरी चाल हैं: इन्वेंट्री एसेट में खरीदारी, प्रति SKU एक लैंडेड लागत, जिस महीने यूनिट बिकती है उस महीने लागत को पहचानना। अपनी क्षमता से मेल खाने वाली ट्रैकिंग विधि चुनें — अधिकांश स्टोर के लिए मासिक जर्नल एंट्री पर्याप्त है — और खरीदारी का शेड्यूल आपके P&L को लिखना बंद कर देता है। COGS एक स्वच्छ ई-कॉमर्स लेज़र का एक स्तंभ है; पूरी तस्वीर के लिए, ई-कॉमर्स अकाउंटिंग पर हमारी पूरी गाइड से शुरुआत करें।