이커머스 회계 자동화는 전환 스위치가 아니라 순서입니다. 스위치를 켜는 순서에 따라 숫자가 더 빨라지거나 단순히 더 빨리 틀리게 됩니다.
매월 14일 밤 9시 40분, 스프레드시트 탭 5월 — 최종 v3에서 지난달 손익계산서를 작성하고 있습니다. 올해 매출은 60% 증가했습니다. 장부를 마감하는 프로세스는 2년 전, 50만 달러를 벌었을 때와 정확히 동일합니다. 주문 내역을 내보내고, 지급 내역을 내보내고, 붙여넣고, 정렬하고, 찡그려보고, 일치하지 않는 세 줄을 조정하고, 다음 달에 제대로 수정하겠다고 스스로에게 약속합니다.
조언을 읽었습니다. "회계 자동화" — 그 문장을 도구 목록과 시간 절약에 대한 모호한 약속과 함께 백 번 보았습니다. 그 누구도 당신이 최종 v3를 바라볼 때 중요한 유일한 질문에 답해주지 않았습니다. 정확히 무엇을, 어떤 순서로 자동화해야 할까요?
그 모든 조언 아래에는 거짓말이 숨어 있으며, 명확하게 말할 가치가 있습니다: "회계 자동화는 앱을 연결하는 것을 의미하며 모든 것이 저절로 처리됩니다." 하나의 통합, 하나의 녹색 체크 표시, 완료.
그렇게 작동하지 않습니다. 이커머스 회계 자동화는 한 가지가 아니라 — 서로 쌓여 있는 네 가지 별개의 계층이며, 각 계층은 아래 계층이 올바르게 작동하는지에 달려 있습니다. 올바른 순서로 자동화하면 장부가 저절로 마감됩니다. 잘못된 순서로 자동화하면 손으로 하는 것보다 더 빠르게 잘못된 숫자를 생성하는 기계를 만든 것입니다.
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귀하의 장부 처리 프로세스가 확장 중단되는 순간
구조적인 문제는 다음과 같습니다. 수요에 따라 매출이 증가하지만, 수동 장부 프로세스는 주문량에 따라 증가합니다. 모든 주문은 한 줄입니다. 모든 지급은 작은 조정 퍼즐입니다. 모든 환불은 처리해야 할 예외입니다.
월 200건의 주문에서는 스프레드시트 의식이 저녁 한 번의 비용이 듭니다. 월 1,000건의 주문에서는 주말 한 번의 비용이 듭니다. 월 3,000건에서는 작업이 아니라 백로그가 됩니다. 그리고 결국 생성하는 숫자는 세 주 전에 끝난 달을 설명합니다. 당신은 뒷유리를 보며 사업을 조종하고 있습니다.
이 지점에는 세 종류의 가게 주인이 살고 있습니다. 어떤 주인은 스프레드시트를 계속 갈아엎으며 월별 패닉을 사업 운영 비용으로 받아들입니다. 어떤 주인은 이 엉망인 일을 장부 담당자에게 넘기는데, 장부 담당자는 이제 시간당 요금을 받고 같은 수작업을 수행합니다. 그리고 어떤 주인은 자동화를 하는데, 그중 일부는 올바른 순서로, 대부분은 리스티클에서 추천하는 앱을 연결하고 희망하면서 자동화를 합니다.
마지막 두 그룹의 차이는 이 게시물의 나머지 부분에 있습니다.
이커머스 회계 자동화가 실제로 다루는 내용
먼저, 용어를 명확히 합시다. 카테고리 이름이 혼란의 절반을 야기하기 때문입니다. 사람들이 전자상거래 회계 소프트웨어를 검색할 때, 그들은 보통 이미 회계 소프트웨어(QuickBooks Online, 원장, 기록 시스템)를 소유하고 있습니다. 그들이 실제로 필요로 하는 것은 원장 주변의 기계 장치입니다. 우리는 이전에 최고의 Shopify 회계 소프트웨어에 대한 솔직한 분석에서 이를 동기화 계층이라고 불렀습니다. 즉, 스토어와 장부 사이를 연결하는 번역기입니다.
제대로 이해된 전자상거래 회계 자동화는 해당 기계 장치의 네 가지 계층으로 구성됩니다.
계층 1 — 거래 기록. 모든 판매, 환불 및 조정을 자동으로 올바른 형식으로 원장에 기록하는 것입니다. 대부분의 성장하는 스토어의 경우, 이는 3,000개의 개별 영수증이 QuickBooks를 막히게 하는 대신 하루에 하나의 깨끗한 분개 항목을 만드는 일일 요약을 의미합니다.
계층 2 — 수수료 분리. 플랫폼이 입금하는 금액과 실제로 벌어들인 금액을 분리하는 것입니다. Shopify는 총 판매액에서 환불 및 처리 수수료를 뺀 금액을 한 번에 지급합니다. 원장에서는 이를 분리해야 합니다. 그렇지 않으면 수익이 과소평가되고 수수료가 보이지 않게 됩니다.
계층 3 — 조정 일치. 각 지급액을 해당 은행 입금액과 연결하여 은행 피드에 $8,412.67가 표시될 때, 장부에는 그 모든 센트의 내역을 설명하는 일치하는 항목이 포함되도록 합니다.
계층 4 — 재무 보고. 손익 계산서, 마진 분석, 판매세 부채 보기. 이것은 모두가 원하는 계층이며, 직접 자동화할 수 없는 유일한 계층입니다. 보고서는 계층 1부터 3까지의 산술 연산일 뿐이기 때문입니다.
수수료 분리는 한 번 더 다룰 가치가 있습니다. 왜냐하면 "동기화되었다"와 "정확하다"가 갈라지는 지점이기 때문입니다. 동기화는 매핑만큼만 정확합니다. 매핑은 도구에 각 제품, 수수료 및 결제 방법이 어떤 QuickBooks 계정에 속하는지 알려주는 표입니다. 이것이 LedgerPort에서 어떻게 보이는지 보여드리겠습니다. LedgerPort는 저희 도구입니다(저희가 만들었으니, 판단은 알아서 하세요).
네 가지 계층을 염두에 두세요. 여러분이 가진 모든 자동화 질문은 다음 제목의 질문을 포함하여, 자신이 어떤 계층을 가리키고 있는지에 대한 질문입니다.
최고의 이커머스 회계 통합은 무엇인가요?
이것은 해당 카테고리에서 가장 많이 묻는 질문 중 하나이며, 솔직한 답변은 질문이 잘못되었다는 것입니다. "최고의 통합"에 대한 순위 목록은 없습니다. 통합은 서로 다른 계층에서 서로 다른 작업을 수행하기 때문입니다. 올바르게 질문하면 다음과 같이 됩니다. 스택의 각 계층에서 무엇을 무엇에 연결해야 합니까?
원장 자체. QuickBooks Online은 미국 스토어의 기본값이며 훌륭한 원장입니다. Xero는 일반적인 대안입니다. 이 선택은 사람들이 생각하는 것보다 덜 중요합니다. 둘 다 유능한 원장입니다. 다른 모든 것은 이것에 연결됩니다.
동기화 계층. 이것은 계층 1-3을 수행하는 카테고리입니다. A2X, Synder, Webgility, MyWorks, LedgerPort. "최고"가 상황에 따라 진정으로 달라지는 곳이기도 합니다. Shopify-Amazon 판매자를 위한 최고의 선택은 QBO에서 두 개의 스토어를 운영하는 판매자를 위한 최고의 선택이 아닙니다. 우리는 우리의 것이 지는 부분을 포함하여 모든 다섯 가지를 솔직하게 비교했습니다. 요약에서.
결제 처리업체. Shopify Payments, PayPal, Stripe. 회계상의 이유로 이들을 선택하는 것은 아니지만, 각 결제 처리업체는 별도의 수수료 및 지급 스트림이며, 동기화 계층은 주 결제 처리업체뿐만 아니라 사용하는 모든 결제 처리업체를 처리해야 합니다.
재고 및 매출 원가. 더 높은 볼륨에서는 전용 재고 시스템이 원장에 비용 데이터를 공급하여 마진이 제품의 실제 비용을 반영하도록 합니다. 월 몇천 건 미만의 주문을 처리하는 대부분의 스토어는 아직 별도의 통합으로 이를 필요로 하지 않습니다.
따라서 통합을 평가할 때 첫 번째 질문은 "좋은가?"가 아닙니다. "이것이 어떤 계층이며, 그 아래 계층이 견고한가?"입니다. 조정되지 않은 장부에 앉아 있는 훌륭한 보고 통합은 허구의 대시보드입니다.
자동화해야 할 올바른 순서 (그리고 이를 뒤집었을 때 발생하는 문제점)
계층은 메뉴가 아닙니다. 그것들은 종속 체인이며, 순서가 전부입니다:
1. 먼저 거래 기록을 자동화합니다. 판매, 환불 및 조정이 원장에 완전히 일관되게 기록될 때까지 다운스트림의 어떤 것도 신뢰할 수 없습니다. 실제로는 가장 극적이지 않은 단계입니다. LedgerPort에서는 프로젝트가 아니라 설정 페이지입니다.
2. 두 번째로 수수료 분리를 자동화합니다. 거래가 흐른 후에는 올바른 위치로 흐르도록 하십시오. 수수료는 수익에서 제외하고, 환불은 올바른 기간에 처리하고, 모든 결제 처리업체를 계상하십시오. 이것은 이전의 매핑 작업이며, 처음에 고통스럽지만 완료됩니다.
3. 세 번째로 조정 일치를 자동화합니다. 명확하고 수수료가 분리된 항목을 사용하면 지급액과 은행 입금액을 일치시키는 것이 기계적이 됩니다. 입금액은 총액에서 환불 및 수수료를 뺀 금액이며, 장부에는 이제 줄별로 표시됩니다. 해당 계산의 전체 내용을 원하시면, QuickBooks에서 Shopify 지급액 조정에 대한 전체 가이드를 작성했습니다.
레이어 3은 전체 스택에 대한 신뢰가 쌓이는 곳이기도 합니다. 왜냐하면 아무것도 조용히 누락되지 않는 한 조정은 기계적일 뿐이기 때문입니다. 그리고 모든 동기화 도구는 때때로 레코드를 놓칩니다. 신뢰할 수 있는 시스템과 끊임없이 관리해야 하는 시스템을 구분하는 것은 이러한 실패가 눈에 보이는지 여부입니다. LedgerPort에서는 모든 동기화 시도가 감사 로그에 네 가지 상태 중 하나로 행을 기록합니다: 동기화됨 (QuickBooks에 있음), 오류 (이유가 첨부되어 실패함), 대기 중 (처리되지 않은 큐에 있음), 또는 보류 중 (아직 지불되지 않은 주문과 같은 트리거 조건을 기다림). 일일 확인은 약 1분 정도 걸립니다: 로그를 열고 상태를 오류로 필터링하면 주의가 필요한 모든 것이 표시됩니다. 대부분의 날에는 빈 목록입니다. 무언가가 거기에 표시되면 행을 클릭하면 "제품이 매핑되지 않았습니다", "QuickBooks에서 고객을 찾을 수 없습니다"와 같은 실제 이유가 확장됩니다. 거의 모든 이유는 특정 수정으로 매핑됩니다. 수정을 하고, 수동 동기화에서 체크박스와 선택 항목 동기화 클릭으로 영향을 받은 레코드를 다시 푸시합니다. 예약된 다음 실행을 기다릴 필요가 없습니다. 일부 실패 클래스는 단일 설정으로 제거할 수도 있습니다:
4. 그런 다음 보고서를 신뢰하십시오. 레이어 1-3이 정직해지는 순간 레이어 4는 자동화됩니다. 그것은 슬로건이 아니라 산술입니다.
이제 그것을 반대로 하십시오. 대부분의 사람들이 실제로 하는 일이기 때문입니다. 고전적인 실패는 레이어 4를 먼저 자동화하는 것입니다. 즉, 보고 대시보드를 정리되지 않은 장부에 연결하는 것입니다. 대시보드는 수수료를 수익으로 충실하게 차트로 표시합니다. 환상적으로 보입니다. 틀렸고, 확신에 차서 틀렸으며 실시간으로 업데이트됩니다.
더 미묘한 실패는 레이어 2를 건너뛰는 것입니다. 거래는 동기화되고, 수수료는 입금에 묶여 있으며, 6개월 후 회계사는 처리 수수료 비율만큼 수익이 과소 계상된 이유를 묻습니다. 잘못된 숫자를 자동화했으며 자동화는 지치지도, 이상한 행을 흘겨보지도, 스스로를 잡지도 못했습니다. 자동화를 시퀀스가 아닌 스위치로 취급하는 실제 비용입니다. 스프레드시트 오류는 한 번 발생하지만 자동화된 오류는 매일 밤 발생합니다.
이커머스 플랫폼을 위한 자동화된 재무 보고
레이어 1-3으로 실제로 구매한 것은 다음과 같습니다. 조용한 별표 없이 조치할 수 있는 보고서입니다.
실제 손익 계산서, 매장별. 기록이 자동화되고 수수료가 분리되면 손익 계산서는 월간 건설 프로젝트가 아니라 쿼리가 됩니다. 여러 상점을 운영하면 차이가 누적됩니다. 각 상점의 장부는 격리되어 있으므로 "지난달에 어떤 상점이 돈을 벌었습니까?"라는 질문에 할당 논쟁 대신 답이 있습니다.
실제 마진. 수수료 분리는 "수익에서 비용을 뺀 대략적인 금액"과 처리 수수료가 모든 것의 2.9%라는 사실을 아는 것의 차이입니다. 스토어는 잘못 배치했던 전체 비율의 마진을 발견합니다.
원장에서 읽을 수 있는 판매세 부채. 모든 주문이 세금이 분리되어 게시될 때, 기간별 부채는 4월의 고고학 발굴이 아니라 보고서입니다.
사람들이 놓치는 한 가지 전제 조건이 있습니다. 보고서는 자동화가 실제로 다루는 기간 동안에만 신뢰할 수 있습니다. 6월에 자동화하면 연간 누계 손익계산서는 여전히 절반은 스프레드시트입니다. 이것이 바로 적절한 동기화 계층이 백필을 허용하는 이유입니다. LedgerPort에서는 수동 동기화 페이지가 주문, 결제 및 고객 기록을 주문 시 QuickBooks로 푸시하고 이미 동기화된 항목은 건너뛰므로 중복이 생성되지 않습니다.
즉, 전자상거래 플랫폼을 위한 자동화된 재무 보고는 구매하는 기능이 아닙니다. 그것은 그 아래의 세 가지 계층이 순서대로 자동화될 때 나타나는 속성입니다.
성장하는 이커머스 기업을 위한 회계 자동화 기능
도구를 평가하고 있다면 대부분의 기능 페이지는 노이즈입니다. 성장하는 전자상거래 회사에 중요한 회계 자동화 기능은 계층과 성장이 각 계층에 미치는 영향에 매핑되는 기능입니다.
- 볼륨 처리. 월 300건의 주문에서는 매력적인 주문별 동기화가 대규모에서는 QuickBooks의 3,000줄의 혼란이 됩니다. 일일 요약 게시, 즉 하루에 하나의 분개 항목을 찾으십시오. 일반적으로 더 높은 등급의 기능입니다(가격에 현재 등급이 있습니다).
- 다중 스토어 지원. 두 번째 스토어가 로드맵에 있다면 도구가 이를 일반 설정으로 취급하는지 또는 두 번째 구독으로 취급하는지 확인하십시오. 이것은 설정 변경과 두 번째 청구서의 차이입니다.
- 실패를 표시하는 오류 처리. 모든 동기화 도구는 때때로 실패합니다. 매핑되지 않은 제품, API 히컵. 문제는 실패가 이유와 재시도 경로가 있는 보이는 감사 로그에 기록되는지, 아니면 조용히 사라지는지입니다. 조용히 실패하는 도구는 아무 도구도 없는 것보다 나쁩니다. 확인을 멈추기 때문입니다.
- 회계사 액세스. CPA는 로그인 정보를 빌리지 않고도 매핑 및 동기화 기록을 볼 수 있어야 합니다.
그리고 정직한 균형추: 아직 자동화가 필요하지 않을 수 있습니다. 월 약 30~50건의 주문 이하에서는 확실한 회계 관행에 기반한 규율된 수동 프로세스가 잘 작동하며, 이익 계산은 미미합니다. 자동화된 장부 관리의 이점은 볼륨과 함께 복합적으로 작용하며, 낮은 볼륨에서는 복합될 것이 많지 않습니다. 이것이 바로 LedgerPort의 무료 플랜이 해당 규모에서 존재하는 이유입니다. 자동화는 주문 건수가 병목 현상이 되는 지점에서 제 역할을 합니다.
스프레드시트 의식과 완전 자동화 사이에는 중간 단계가 있으며, 이는 소규모에서도 계산 방식을 바꿉니다. 수동이라고 해서 복사-붙여넣기를 의미할 필요는 없습니다. LedgerPort의 무료 요금제에서 동기화는 의도적으로 수동으로 이루어지지만, 그 아래의 메커니즘은 동일합니다. 매핑은 여전히 적용되고, 수수료는 여전히 분리되며, 항목은 올바른 형식으로 게시됩니다. 워크플로는 프로세스가 아닌 페이지입니다. 수동 동기화를 열면 아직 동기화되지 않은 주문 목록이 표시되며, 각 주문에는 확인란이 있습니다. 해당 주의 주문을 선택하거나 전체 선택을 클릭하고 선택한 항목 동기화를 클릭하면 각 행의 상태가 동기화됨 또는 오류(이유 첨부)로 변경되는 것을 볼 수 있습니다. 이것이 전부입니다. 내보내기, 붙여넣기, FINAL v3 없음. 월 25건의 주문이라면 금요일 5분 습관이며, 실제로 중요한 작업인 레이어 2 매핑을 미리 처리하므로 볼륨이 결국 자동 동기화로 전환될 때 설정을 변경하는 것이지 프로젝트를 시작하는 것이 아닙니다.
장부를 직접 만드는 대신 읽는 창업자
이 게시물 상단의 창업자와 동일한 창업자를 네 달 후 올바른 순서로 이 작업을 수행하는 것을 상상해 보세요. 14일이 아닌 2일입니다. 커피, 노트북, QuickBooks가 열려 있습니다.
지난달은 이미 처리되었습니다. 매일 깔끔한 요약으로 게시되며, 수수료는 수수료 계정에, 환불은 올바른 기간에, 각 지급액은 밤새 은행 입금액과 일치합니다. 스프레드시트가 없기 때문에 FINAL v3라는 탭은 없습니다. 손익계산서는 구축하는 것이 아니라 은행 잔고를 읽는 것처럼 읽는 것입니다.
마진이 1.2포인트 하락한 것을 발견하고 약 90초 만에 배송 프로모션으로 추적합니다. 이것이 전부입니다. 월간 위기가 하락한 것은 다음과 같습니다. 항목 하나, 2일에 발견되었으며, 이에 대해 조치를 취할 29일이 남아 있습니다.
그 창업자와 FINAL v3를 찡그리며 보는 창업자 사이의 거리는 재능이나 규율이 아닙니다. 올바른 순서로 자동화된 네 가지 계층, 즉 기록, 수수료, 조정, 그리고 무료로 제공되는 보고서입니다.
LedgerPort는 QuickBooks Online의 Shopify 및 WooCommerce 스토어에 대해 처음 세 가지 계층을 자동화합니다. 설정에는 약 15분이 걸리며, 무료 요금제는 월 최대 30건의 주문을 처리하고, 유료 요금제는 14일간 질문 없는 환불 보증을 제공합니다. 오늘 밤 레이어 1부터 시작하고 2일에 다음 손익계산서를 읽으세요.
