E-ticaret için Nakit vs Tahakkuk Muhasebesi: Ne Zaman Geçiş Yapılmalı

Banka bakiyeniz ve kârınız iki farklı sayıdır. Nakit esaslı defterler aynıymış gibi davranır — ve envanter işletmeleri için bu iddia pahalıya mal olur.

---

Eylülde, 4. çeyrek envanteri için tedarikçinize 45.000 $ gönderdiniz. Akıllıca bir hamle — teslim süreleri uzun ve tatil stoklarının Ekim ayına kadar yolda olması gerekiyordu.

Sonra Eylül ayı kâr ve zarar raporunuz geldi ve mağazanızın zar zor başa baş noktasına geldiğini söyledi. Satışlar iyiydi. Siparişler artmıştı. Ancak gelir tablosu, sonun başlangıcı gibi görünen bir ay gösteriyordu ve bir sonraki hafta finansal tabloları istediğinde, onlarla birlikte bir paragraf açıklama yazarken buldunuz kendinizi. Hiç bir gelir tablosuna özür eklediyseniz, bu yazının konusunu zaten biliyorsunuz demektir.

Rapor tam olarak yanlış değildi. Sorduğunuz sorudan farklı bir soruyu yanıtlıyordu. İşte bu, nakit vs tahakkuklu e-ticaret tartışmasının tek cümlelik özeti: nakit esaslı defterler paranın hareketini ölçer, tahakkuklu defterler işletmenin performansını ölçer — ve envanter tutan bir mağaza için bu iki hikaye tek bir ayda on binlerce dolarla farklılık gösterebilir.

İki Yöntem Aslında Neyi Ölçer

Tanımlar kısa, o halde onları halledelim.

Nakit esaslı: gelir parayı aldığınızda ve giderler parayı harcadığınızda kaydedilir. Gelir tablonuz esasen banka faaliyetlerinizin kategorize edilmiş bir versiyonudur.

Tahakkuk esaslı: gelir kazanıldığında — sipariş verildiğinde ve yerine getirme yükümlülüğünü üstlendiğinizde — ve giderler oluştuğunda, üretilmesine yardımcı olduğu gelire göre eşleştirilir.

Envanteri olmayan bir serbest çalışan için iki yöntem neredeyse aynı rakamlar üretir ve nakit basitliği nedeniyle kazanır. E-ticaret farklı bir hayvandır, çünkü bir mağazanın parasının nasıl hareket ettiğine dair neredeyse her şey yanlış zamanlanmıştır.

Nakit Esas Neden Özellikle Envanter İşletmelerini Yalan Söyler

Yaygın çerçeveleme "nakit daha basittir, tahakkuk daha doğrudur." Doğru, ama fazla nazik. Envanter tutan bir mağaza için nakit esaslı, hafif derecede yanlış değil — üç özel şekilde sistematik olarak yanıltıcıdır.

1. Envanter alımları "kârınızı" çökertir

Nakit esaslı olarak, envanter için ödeme yaptığınız ay, gider haline gelir. Bu 45.000 dolarlık Eylül havalesi, satın aldığı mallar Ekim, Kasım ve Aralık aylarında gelir elde edecek olsa bile, Eylül ayı gelir tablosuna tam olarak yansır.

Yani Eylül felaket gibi görünüyor ve 4. çeyrek mucize gibi: o tatil satışları, ürün maliyetiyle eşleşmeden geliyor, çünkü maliyet zaten aylar önce "harcandı". Kâr marjlarınız korkunç ve imkansız derecede iyi arasında gidip geliyor ve bu rakamlardan hiçbiri gerçek değil. Tahakkuk, satın alınan envanteri bir varlık olarak ele alıp, her birim gerçekten satıldığında satılan malın maliyeti olarak giderleştirerek bunu düzeltir - bu eşleştirme mantığı, QuickBooks'ta Shopify satıcıları için satılan malın maliyeti rehberimizde ele alınmıştır.

2. Ödeme zamanlaması gelirleri aylara göre kaydırır

İşlemciniz, bir müşteri ödeme yaptığında size anında para vermez. Shopify Payments, PayPal ve diğerleri bir gecikmeyle ödeme yapar — bu da Mart ayının son birkaç günündeki satışların Nisan ayında bankanıza yattığı anlamına gelir. Nakit bazında, bu gelir defterlerinize göre Nisan ayına aittir.

Sonuç: her ayın nakit bazlı geliri, aslında bu ayın ve geçen ayın satışlarının bir karışımıdır ve ödeme programınızın durumuna göre kaydırılır. Bir ayın güçlü bir şekilde bitmesi bir sonraki aya kredilendirilir. Ay bazında karşılaştırmalar sessizce anlamsız hale gelir.

3. Ön ödemeli abonelikler bir yıllık geliri bir günde kaydeder

Yıllık ön ödemeler satıyorsanız veya abonelikli planlar sunuyorsanız, nakit bazlı sistem, tüm ön ödemeyi toplandığı gün gelir olarak kaydeder - on iki aylık yükümlülük, bir günlük gelir olarak kaydedilir. İyi bir kampanya, tekrarlamayacağınız bir zirve ayı üretir, ardından eşleşen gelir olmadan yerine getirme maliyetlerinin olduğu aylar gelir. Bunu doğru yapmanın mekaniği - ertelenmiş gelir, teslim ettikçe tanınan - e-ticaret abonelikleri için ertelenmiş gelir rehberimizde tam bir örnekle açıklanmıştır.

Bu üç çarpıtmayı üst üste koyduğunuzda tanıdık deneyimi yaşarsınız: işin aslında nasıl gittiğiyle hiçbir ilgisi olmayan nedenlerle çılgınca dalgalanan bir gelir tablosu.

Bir Ay, İki Gelir Tablosu

Tüm argüman tek bir tabloda. Mağaza kurgusaldır ve sayılar kasıtlı olarak yuvarlanmıştır: ayda 60.000 $ sipariş alan, %35 ürün maliyetiyle çalışan, büyük 4. çeyrek stok alımını Eylül'de yapan bir mum markası.

Eylül'de ne oldu:

• 60.000 $ sipariş verildi. Ödeme gecikmesi, bu ay bankaya yalnızca 57.000 $ işlemci parası yattığı anlamına geliyor.
• Abonelik kampanyasından yıllık ön ödemelerde 6.000 $ toplandı. Bunun bir aylık kısmı - 500 $ - aslında Eylül ayında kazanılmıştı.
• Tedarikçiye 4.000 $ ödendi, 4. çeyrek stoğu için. Eylül ayında satılan malların maliyeti 21.000 $ idi (60.000 $'ın %35'i).
• 12.000 $ işletme gideri, ay içinde faturalandırıldı ve ödendi, her iki yöntemde de aynı.

Satır kalemi	Nakit bazlı	Tahakkuk bazlı
Satış geliri	57.000 $ (alınan ödemeler)	60.000 $ (verilen siparişler)
Abonelik geliri	6.000 $ (toplanan nakit)	500 $ (kazanılan bir ay)
Satılan malın maliyeti	45.000 $ (tedarikçiye ödendi)	21.000 $ (gerçekten satılan mallar)
İşletme giderleri	$12,000	$12,000
Eylül karı	$6,000	$27,500

Aynı mağaza. Aynı ay. Aynı müşterilere gönderilen aynı siparişler. Bir defter seti 6.000 $ kar ettiğinizi söylerken; diğeri 27.500 $ diyor.

Ve acı veren kısım da şu: Kasım ayında, sapma tersine döner. Nakit esaslı K&Z, neredeyse hiç ürün maliyeti olmadan tatil gelirini gösterecek — stok Eylül ayında giderleştirildi — ve tehlikeli derecede iyi bir kar marjı bildirecek. Buna karşı fiyatlandırma yapın, buna karşı işe alın veya buna karşı reklam bütçesi harcayın ve kurgusal bir sayıyla gerçek kararlar veriyorsunuz.

[RESİM: Aynı kurgusal mağaza için yan yana aylık kar çubukları, Eylül'den Aralık'a — nakit esaslı sıfıra yakın değerden şişirilmişe dalgalanıyor, tahakkuk esaslı sabit]

Neden Çoğu Satıcı Nakit ile Başlar — ve Tahakkuk Ne Zaman İsteğe Bağlı Olmaktan Çıkar

Nakit esasına adil olmak gerekirse: neredeyse herkes oradan başlar ve savunulabilir nedenlerle. Daha basittir. Envanter takibi, ertelenmiş gelir çizelgeleri veya alacaklar gerektirmez. QuickBooks'in banka akışı işlemlerini geldiği gibi kabul ederseniz size sunduğu şey budur. Ve çok küçük satıcılar için, nakit esaslı vergi muamelesi gerçekten avantajlı olabilir — henüz almadığınız gelir üzerinden genellikle vergi ödemezsiniz. (Uygun olup olmadığınız ve seçiminizi ne anlama geldiği, gelirinize, işletmenize ve değişen kurallara bağlıdır — bu, bir blog yazısı sonucu değil, mali müşavirinizle teyit edilmesi gereken bir konuşmadır.)

Sorun şu ki, nakit esasını tolere edilebilir kılan koşullar, büyümenin ortadan kaldığı koşullardır. Uygulamada, tahakkuk seçeneği olmaktan birkaç tanımlanabilir anda çıkıyor:

• Ölçekte envanter. Envanter alımlarınız bir aylık K&Z'yi sallayacak kadar büyük olduğunda — kabaca, tek bir satın alma siparişi aylık gelirin anlamlı bir kesri olduğunda — nakit esaslı kar gerçeklikle olan ilişkisini keser. Bu, yukarıdaki Eylül tablosudur ve her çeyrekte gerçekleşir.
• İşletmenin değerlenmesini veya finanse edilmesini istiyorsunuz. Alıcılar ve muhasebecileri, nokta. Nakit esaslı defterler, durum tespiti sürecinin uzamasının veya yeniden fiyatlandırılmış tekliflerin ortaya çıkmasının en yaygın nedenlerinden biridir — tam hazırlığı satış için durum tespiti hazır defterler bölümünde ele alıyoruz. Borç verenler ve yatırımcılar aynı kitleye aynı beklentilerle sahiptir; e-ticaret için finansmana hazır defterlere bakın.
• Peşin ödenmiş gelir gerçek paraya dönüşür. Abonelikler veya ön siparişler satışların anlamlı bir payını oluşturduğunda, nakit esaslı sadece defterlerinizi bozmakla kalmaz, aynı zamanda gerçek bir yükümlülüğü gizler. Banka bakiyenizin bir kısmı gelecekteki teslimat için müşterilere borçludur ve defterleriniz bunu belirtmelidir.
• Başka birinin sayılarınızı okuması gerekiyor. Bir ortak, bir kısmi CFO, sizi diğer mağazalarla karşılaştıran bir muhasebeci. Tahakkuk, paylaşılan dildir.

Aslında Çoğu Mağazanın Çalıştırdığı Hibrit Sistem

Bunun ikili bir seçim olduğunu düşünen satıcıları şaşırtan kısım şudur: muhasebe yönteminiz ve vergi seçiminiz eşleşmek zorunda değil.

Çok yaygın bir kurulum - ve genellikle iyi bir e-ticaret CPA'sının önereceği kurulum - tahakkuk esaslı defterler ile nakit esaslı vergi seçimidir. Günlük muhasebenizi tahakkuk esasına göre yürütürsünüz, böylece kar ve zarar tablonuz okunabilir ve kar marjlarınız gerçektir. Vergi zamanında, CPA'nız hala size fayda sağlıyorsa, beyanname için nakit esasına döner. QuickBooks Online, mekanik kısmı kolaylaştırır: raporları, aynı temel verinin nakit ve tahakkuk görünümleri arasında geçiş yapar.

Bu geçiş yalnızca temel veriler tahakkuk tarzında kaydedilmişse çalışır - kazanıldığı ve oluştuğu zamana göre tarihlendirilmiş. Tahakkuk kayıtlarını nakit görünümüne özetleyebilirsiniz; yalnızca para hareketinin ne zaman olduğunu bilen kayıtlardan tahakkuk görünümü oluşturamazsınız. Bu nedenle pratik tavsiye şudur: tahakkuk şeklinde defter tutun ve vergi seçimini ayrı, profesyonel bir karar olarak bırakın. Süreç size ait; seçim CPA'nızın kararıdır.

Geçiş Yapmanın Gerçek Maliyeti

Dürüstlük bölümü. Nakitten tahakkuka geçmek bir ayar değişikliği değildir ve bunu öğleden sonra yapılabileceğini söyleyen herkes bir şeyler satıyor demektir.

Gerçek bir dönüşüm, nakit esasının asla takip etmediği başlangıç bakiyelerinin oluşturulmasını gerektirir: elde stok varlık olarak, alacak ve borç hesapları, ön ödemeleriniz varsa ertelenmiş gelir, tahakkuk etmiş giderler. Genellikle geçmiş verilere bir temizlik geçişi anlamına gelir, çünkü mevcut kayıtlarınız yalnızca ödeme tarihlerini bilir. Eski raporlarınızın ve yeni raporlarınızın bir süre karşılaştırılamayacağı anlamına gelir - eğilim çizgileri dönüşüm tarihinde kırılır. Ve CPA saatleri anlamına gelir; gerçek stoğu olan bir mağaza için dönüşüm genellikle bir iyilik değil, uygun bir sözleşmedir.

Ayrıca devam eden bir maliyet de vardır: tahakkuk defterleri daha fazla disiplin gerektirir. Satılan malın maliyetinin arkasında gerçek bir stok rakamı olmalıdır. Ön ödemelerin bir tanıma çizelgesi olmalıdır. Bunların hiçbiri zor değildir, ancak hepsi tekrarlayan niteliktedir.

Dürüst karşı ağırlık: maliyet ön yüklüdür ve çarpıtma birikimlidir. Beklediğiniz her çeyrek, çözülmesi gereken daha fazla yanlış zamanlanmış tarih ve o Eylül ayındaki 6.000 $ gibi sayılara karşı verilen daha fazla karar ekler.

Günlük Özetleriniz Zaten Tahakkuk Şeklinde

Bir yeniden çerçeveleme daha ve bu blog'un yöntemlerini takip ettiyseniz bu iyi bir haberdir.

Mağaza satışlarını doğru bir şekilde kaydetmenin standart yolu - satış tarihine göre tarihlendirilmiş günlük bir özet girişi, brüt satışlar, iadeler, ücretler ve vergiler ayrılmış olarak, ayrıca ödeme gerçekleşene kadar aradaki boşluğu kapatan bir takas hesabı - tahakkuk şeklinde muhasebedir. Gelir kazanıldığında kaydedilir. Ödeme gecikmesi, geliri sessizce aylar arasında kaydırarak değil, açıkça ele alınır. Shopify satışlarını QuickBooks'ta kaydetme kılavuzumuzdaki yaklaşımı uyguladıysanız, buna o zamanlar deseler de demeseler de, zaten tahakkuk muhasebesinin gelir tarafını oluşturmuşsunuz demektir.

Otomasyonun bu özel hikayedeki yerini alması da burasıdır. LedgerPort, Shopify ve WooCommerce siparişlerini satış tarihine göre QuickBooks Online'a senkronize eder, ücretleri gelirden ayırır ve geri ödemeleri geri ödeme olarak kaydeder — ve Scale planında, ödeme kayıtları işlemci mevduatlarını içindeki siparişlere bağlar. Başka bir deyişle, satış verileri, siz bir araya getirmeden, varsayılan olarak her gün tahakkuk şeklinde iner.

Sınırlandırma beyanı, çünkü size bir borcumuz var: hiçbir senkronizasyon aracı muhasebe yönteminizi değiştirmez. Envanter ve satılan malın maliyeti girişleriniz, ertelenmiş gelir çizelgeniz ve vergi seçiminiz sizin ve mali müşavirinizin işi olmaya devam eder. Temiz, satış tarihli sipariş verilerinin ortadan kaldırdığı şey, nakitten tahakkuka dönüşümün en büyük angaryası — gelir tarafını yeniden inşa etmek — ve bunu doğru tutmanın devam eden disiplin maliyetidir.

Sahip Olduğunu Sandığınız Rakam

Bu gönderiyi bir kârlılık sorunu düşünerek açtınız — zar zor başa baş giden Eylül ayı. Aslında sahip olduğunuz şey bir ölçüm sorunuuydu: banka transferlerinizi raporlayan ve bunları performans olarak adlandıran defterler.

Eğer gelir tablonuz işinizin yapmadığı şekillerde dalgalanıyorsa, bu gönderideki iki sütunlu egzersizi kendi en kötü ayınızda uygulayın — verilen siparişler ve alınan ödemeler, satılan mallar ve tedarikçi ödemeleri. Sütunlar arasındaki fark, nakit esaslı muhasebenin size netlik açısından ne kadara mal olduğunu gösterir. Parçaların bir araya nasıl geldiğinin daha büyük resmi için, e-ticaret muhasebesi ana kılavuzundan başlayın — ve gelir tarafı sizi korkutan kısımsa, LedgerPort, satışları otomatik olarak tahakkuk şeklinde kaydeder, ücretsiz başlar.