E-ticaret Müşterileri Olan YMM Firmaları İçin Vergi Sezonu Hazırlığı

Ocak yığılması bir personel sorunudur. Vergi sezonunda masanıza düşen her e-ticaret patlaması, Ekim ayında görünür ve normal oranlarda düzeltilebilirdi.

---

Geçen Ocak ayının üçüncü haftası. Üç e-ticaret müşterisi dosyalarını aynı beş günlük pencerede teslim etti ve üçü de ayakkabı kutusu kalitesindeydi: biri mutabakatı yapılmamış dört aylık ödemelerle, biri QuickBooks geliri yeni gelen 1099-K'nın kırk bin dolar altında kalan, biri de Aralık ayı geliri olarak tamamen kaydedilmiş bir tatil hediye kartı kampanyasıyla. Aynı hafta uyum takvimi patladı - W-2'ler, 1099 beyannameleri, dördüncü çeyrek bordro beyannameleri, ilk uzatma konuşmaları. Kıdemlileriniz triyaj yaptı. Siz yeniden fiyatlandırdınız. Biri hafta sonu çalıştı.

Eğer kadronuzda e-ticaret müşterileriyle vergi sezonunu yürütüyorsanız, o haftanın bir versiyonunu yaşamışsınızdır. Ve çoğu firma aynı şeyi düşünerek ayrılır: vergi sezonu kaosu mevsimsel havadurumu gibidir. Her yıl gelir, önlenemez, bu yüzden personel alırsınız, hafta sonları çalışırsınız ve bahara kadar hayatta kalırsınız.

Bu bir yalandır. Hava durumu, uyum takvimi için doğru bir metafordur - son tarihler gerçekten sabittir. Müşterilerinizin dosyalarının durumu için tam olarak yanlış bir metafordur. E-ticaret vergi sezonu patlamaları Ocak sürprizleri değildir. Bunlar, Ekim ayında tamamen görülebilen Aralık sorunlarıdır - sezon dışında, normal oranlarda, sizin programınıza göre bulup düzeltebileceğiniz dört özel, tespit edilebilir kusur. Yapamayacağınız şey, takvim yanarken Ocak ayında panik oranlarında onları düzeltmektir.

Ocak ayının iki versiyonu arasındaki fark, bu ay harcanan, müşteri başına yaklaşık bir saattir.

Ekim Denetimi: E-ticaret Müşterileri İçin Vergi Sezonu Hazırlığı Şimdi Başlıyor

E-ticaret müşterileri için vergi sezonu hazırlığı Aralık ayında bir sözleşme mektubuyla başlamaz. Ekim ayında müşteri defterine bir göz atarak başlar, her düzeltme hala rutin bir işken.

Mekanikler basittir. Her e-ticaret müşterisi için, bir dosyanın sağlam, sürüklenen veya bozuk olup olmadığını yaklaşık bir saat içinde size söyleyen sabit bir kontrol dizisi olan Shopify QuickBooks dosya tanılama aracını çalıştırın. Sonra triyaj yapın:

• Yeşil - ödemeler mutabık, gelir brüt, yükümlülükler olması gereken yerde. Kasım teyit geçişine kadar işlem yok.
• Sarı - bir veya iki kusur, yakın aylarla sınırlı. Düzeltmeyi Ekim ayına planlayın; günler değil, saatler sürer.
• Kırmızı — yılın çoğunda süren yapısal sorunlar. Hala zaman varken şimdi bir temizlik çalışması planlayın. Mali müşavirin Shopify müşterisinin QuickBooks dosyasını temizleme rehberi tüm süreci kapsar.

Üç renk, bir elektronik tablo ve aniden Ocak ayı iş yükünüz Ekim ayında bilinen bir nicelik haline gelir. Bütün numara bu. Takip edenler, denetimin aradığı dört kusur — dört Aralık sorunu — ve her biri için Ekim ayındaki çözümün ne olduğudur.

Aralık Sorunu #1: Mutabakatı Yapılmamış Ödeme Ayları

Aralık ayında nasıl ortaya çıkar: yıl sonu kapanışı, banka mevduatlarını satışlarla eşleştiremez. Her mevduat bir pakettir — birkaç günlük siparişler, ücretler düşülmüş, iadeler düşülmüş — ve mutabakatı yapılmamış aylar için hiçbir paket içeriğinin ne olduğunu kimse söyleyemez. Birisi izi yeniden oluşturana kadar iade başlayamaz ve Ocak ayında bu kişi en pahalı müsait personelinizdir.

Ekim çözümü: şimdi boşluk aylarını bulun. Gösterge, saklama hesabıdır — ödemeler arasında sıfıra dokunmalı ve mutabakatı hiç yapılmamış bir ay, mutabakatı hiç yapılmamış bir aydır. Platform raporlarının çekilmesi kolayken ve kimse cevabı beklemezken, bu ayları ödeme ödeme işleyin.

QuickBooks'ta geçmişin tamamen eksik olduğu yerlerde — yılın ortasında mağazasını bağlayan veya önceki muhasebecisinin senkronizasyonu atladığı bir müşteri — geri doldurma veri girişi değil, araçlardır. LedgerPort'un Zaman Makinesi, 24 aya kadar geçmiş sipariş verisini QuickBooks'e aktarır, zaten senkronize edilmiş kayıtlar atlanır, böylece yeniden çalıştırma asla yinelenen kayıtlar oluşturmaz. Eksik bir çeyrek, kırk saatlik yeniden yapılanma olmaktan çıkar ve bir öğleden sonra doğrulama haline gelir.

Sonra tekrarlanmasını önleyin: müşteriyi bir ay sonu kapanış kontrol listesine alın, böylece Ekim ayındaki çözüm Aralık ayına kadar sessizce çürümez.

Aralık Sorunu #2: 1099-K Uyuşmazlığı

Ocak ayında nasıl ortaya çıkar: 1099-K, işlenen brüt işlemleri göstererek gelir, defterler daha küçük bir şey gösterir ve IRS'nin otomatik eşleştirme sistemi, bildirilen gelirin 1099-K brütünün önemli ölçüde altında kaldığı iadeleri işaretler. Şimdi, dosyalama son teslim tarihi eklenmiş iki sayı arasındaki köprüyü yeniden inşa ediyorsunuz.

Ekim çözümü: sayıyı bilmek için forma ihtiyacınız yok. Platformun ödeme raporları zaten yılbaşından bu yana işlenen brüt hacmi gösteriyor. Çekin, aynı dönem için kaydedilen gelirle karşılaştırın ve Ekim ayında bu müşterinin Ocak ayında bir uyumsuzluk içerip içermediğini bileceksiniz. Gelir, banka mevduatlarına kuruşu kuruşuna eşitse, gelir net olarak kaydediliyor — ücretler görünmez, brüt düşük gösterilir — ve boşluk yapısal, idari değil. Her ay hala rutin bir yevmiye kaydı iken, şimdi ay ay brüte çıkarın.

Uyumsuzluğun tam anatomisi — formun neyi saydığı, neyi görmezden geldiği ve çalışma kağıtlarınızın ihtiyaç duyduğu mutabakatı nasıl oluşturacağınız — 1099-K ve QuickBooks'te Shopify rehberimizde yer almaktadır.

Aralık Sorunu #3: Gelir Olarak Kaydedilen Hediye Kartı Yükümlülükleri

Aralık ayında ortaya çıkışı: en acımasız zamanlamaya sahip kusur budur, çünkü Dördüncü Çeyrek hızlandığı zamandır. Hediye kartı satışı gelir değildir — bu bir yükümlülüğe karşı alınan nakittir. Gelir, kullanımda gerçekleşir. Hediye kartı satışlarını doğrudan gelire kaydeden bir müşteri, tatil hediye kartı tanıtımıyla tam olarak aynı miktarda Aralık ayı gelirini fazla gösterecek, ardından kartlar geri geldiğinde Ocak ve Şubat aylarında eksik gösterecektir. Fazla gösterme bir vergi yılına, kullanımlar ise bir sonrakine denk gelir.

Ekim düzeltmesi: gerçek faaliyeti olan bir hediye kartı yükümlülük hesabı olup olmadığını kontrol edin. Hediye kartları mağazada satılıyorsa ve yükümlülük hesabı boşsa, bu yıl satılan her kart gelirde oturuyor demektir. Yılın başından bugüne kadar olan bakiyeyi şimdi yeniden sınıflandırın ve — daha da önemlisi — Dördüncü Çeyrek hacmi gelmeden önce eşlemeyi düzeltin, böylece tatil sezonu Ocak ayında çözülecek daha büyük bir yığını biriktirmek yerine kendi başına doğru bir şekilde gönderilir. Kullanılmayan bakiyeler ve kırılmalar, müşterinin özel durumuna bağlı vergi muamelesi sorularını beraberinde getirir; Ekim ayındaki göreviniz yükümlülüğü görünür kılmak ve vergi sohbetinin temiz sayılarla önünde gerçekleşmesine izin vermektir.

Aralık Sorunu #4: Beyan Edilmemiş Satış Vergisi

Aralık ayında ortaya çıkışı: kitaplarda değil — postada. Bir müşteri bir eyalette kayıtlı, vergi topladı ve kimse beyannameleri sunmadı. Veya platform bazı kanallarda pazar yeri kolaylaştırıcısı olarak toplama yaparken, müşteri diğerlerinde doğrudan yükümlülükleri üstlendi ve ikisinin aynı şey olduğu varsayıldı. Bildirimler, zaten cezalar eklenmiş olarak, kapasitenizin olmadığı tam haftalarda gelir.

Ekim düzeltmesi: bu bir süreç kontrolüdür, vergi görüşü değildir. Müşteri başına basit bir üç sütunlu görünüm oluşturun: nerede kayıtlılar, nerede vergi toplanıyor (ve kim tarafından — müşteri veya platform) ve nerede beyannameler aslında sunuluyor. Üç sütun uyuşmalıdır. Uyuşmadığı yerlerde — beyannameler olmadan tahsilatlar, tahsilatlar olmadan kayıtlar, kimsenin doğrulamadığı pazar yeri kolaylaştırıcısı varsayımları — Ekim ayında Aralık ayı sorunu bulmuşsunuz demektir. Müşterinin ne kadar borçlu olduğu, nerede ve hangi eşiklerin altında olduğu, müşterinin özel vergi durumuna ilişkin bir sorudur; çözmek için zaman varken uyumsuzluğu ortaya çıkarmak size ait olan kısımdır, bu ay.

Müşteri İletişim Takvimi

Denetim yalnızca müşteriler harekete geçerse faydalı olur ve Dördüncü Çeyrek'teki e-ticaret müşterileri her zamankinden daha fazla dikkati dağılmış durumdadır. Bu yüzden onlara bir bulgular notu göndermeyin — onlara bir takvim gönderin.

Ay	Ne olur	Müşteri ne duyar
Ekim	Her dosyayı denetle, önceliklendir, sarı dosyaları düzelt, kırmızı temizlikleri kapsam	"X bulduk, normal oranlarla şimdi düzeltiyoruz, bendenizden istediklerimiz bunlar."
Kasım	Onay geçişi: mutabakatlar güncel, eşlemeler doğrulanmış, satış vergisi tablosu çözülmüş	"Her şey yolunda. Bir veya iki onay ve hazırsınız."
Aralık	Dondur. Hesap planı değişiklikleri, yeni uygulamalar, yoğun hacim sırasında yeniden eşleme yok	"Satış yap. Kayıtlara dokunma. Ocak ayında görüşürüz."
Ocak	Teslim et. Dosyalar hazır; hazırlık birinci günden başlıyor	"Beyannameniz hazırlanıyor."

Aralık ayındaki donma vurgulanmayı hak ediyor çünkü sezgisel olmayan bir durum: e-ticaret müşterisinin defterlerinde yapısal bir şeyi değiştirmenin en kötü ayı, en çok hacim yaptıkları aydır. Mart ayında başarısız olan bir yeniden eşleme yavaş bir ayı bozar; Aralık ayındaki aynı başarısızlık, yılın en büyük ayını, kimsenin fark edecek zamanı olmadığı tam anda bozar. Ekim, Aralık'ın sıkıcı olabilmesi için vardır.

Ayrıca müşterinin kendi ödevini kendi ellerine koymasına yardımcı olur. Shopify mağazaları için vergi hazırlık kontrol listesi, bu gönderinin mağaza sahibi arkadaşıdır — bunu Ekim ayında müşterilere e-ticaret müşteri vergi hazırlık kontrol listesinin kendi tarafları olarak gönderin, böylece Kasım ayı onay geçişi keşfetmek yerine onaylar.

Kapasite Matematiği

İşte bu, kolay bir ortak toplantısı sohbeti haline getiren aritmetik.

Ekim denetimi, müşteri başına yaklaşık bir saat sürer. Yirmi e-ticaret müşterisi kabaca yirmi saattir — en yavaş çeyreğinizde, gerçekte olduğu danışmanlık işi olarak faturalandırılabilir bir kıdemlinin yarım haftalık zamanı. Sarı dosya düzeltmeleri, her biri birkaç saat ekler, yine Ekim'de, yine standart oranlarda.

Ocak ayı alternatifi farklı fiyatlandırılır. Vergi sezonunda keşfedilen kırmızı bir dosya bir saat sürmez — on ila yirmi sürer, kimin boş kalabilirse onun tarafından, etkili saatlik fırsat maliyetinizin zirveye ulaştığı anda yapılır. Ocak ayındaki her triyaj saati, zaten sattığınız bir hazırlık saatini yerinden eder. Ve iş daha kötüdür: teslim tarihi altında yeniden yapılanma yerine programa göre bakım, artık endişeli, sinirli ve kimsenin bunu daha önce fark etmediğini merak eden bir müşteri için.

Aynı kusurlar. Aynı düzeltmeler. Tek değişken, onları hangi çeyrekte bulduğunuzdur — ve bu değişken tamamen size aittir.

Geçen Ocak ayında, üç ayakkabı kutusu dosyası bir hafta içinde geldi ve tüm sezonunuzun tonunu belirledi. Gelecek Ocak ayında bunu yapacak dosyalar şu anda müşteri listenizde mevcut — ve hangileri olduklarını bilmenin maliyeti her biri bir saattir. Eğer o denetimi ödeme faturaları, eşleme ve platform tarafından halledilen geçmişe dönük doldurma ile çalıştırmayı tercih ederseniz, bir CPA işe alım görüşmesi planlayın ve sezon başlamadan önce ilk müşteri dosyanızı sizinle birlikte — teşhisten yeşile — üzerinden geçirelim.