您不必参与其中就能知道账簿有多糟糕。15 分钟的 Shopify QuickBooks 文件诊断，通过只读访问运行，在您报价一小时之前就能告诉您。
提案中说需要十二个小时。您看过损益表，看起来似乎合理，客户也很友善，您按照清理账簿的常规价格进行了报价：一个用专业字体包装的合理猜测。
第二周，您发现了问题。一个清算账户余额有五位数，但从未归零，并且在损益表已礼貌性吸收的数月重复计费收入之下。原本十二小时的项目变成了四十小时的项目，而您已经签了合同。
大多数公司都得出同样的结论：您必须参与其中才能知道 Shopify 账簿有多糟糕。 只有在开始处理交易时，问题才会暴露出来，因此盲目报价只是电子商务工作的成本。
那是谎言。以下是实际情况：Shopify 客户文件以相同的五种方式损坏，而这五种缺陷中的每一种都有一个检测测试，从只读会计师访问开始，只需两到三分钟。十五分钟，五项测试，一个结果 — 一个完整的 Shopify QuickBooks 文件诊断，在您撰写提案之前运行。缺陷本身（以及如何修复它们，以及修复顺序）已包含在清理指南中。本文是其前面的步骤。
开始前的准备工作
两件事，都可以合理地要求任何认真的潜在客户提供：
- QuickBooks Online 的只读会计师访问权限。 他们通过“设置”>“管理用户”>“会计师事务所”邀请您。无需聘用合同 — 这是尽职调查，而拒绝的潜在客户也在告诉您有用的信息。
- 同一时期的 Shopify 销售摘要。 从 Shopify 管理后台导出的一个报告（分析 > 报告 > 财务摘要），涵盖过去十二个月。这只需要他们两分钟时间。
将下面的每个报告设置为相同的日期范围 — 过去十二个月是正确的默认设置 — 并按顺序执行测试。每个测试都有编号，并且足够具体，可以交给员工会计师。这是故意的：一旦您自己运行了此诊断两次，它就变成了一个可委托的清单，而不是合伙人级别的工作。
15 分钟的 Shopify QuickBooks 文件诊断
测试 1：重复计费的收入 — 3 分钟
点击位置： 报告 » 损益表，设置日期范围，注意总收入。将其与 Shopify 财务摘要中的总销售额进行比较。
正常情况如下：账面收入与 Shopify 总销售额相差几个百分点——时间差异和非 Shopify 收入可以解释小额差距。
缺陷情况如下：账面收入大约是平台总销售额的两倍。再点击一下即可确认：打开任何收入账户，查看交易列表。如果银行存款和同步工具的销售收据并列显示，则存款和收据都计入了收入。
严重程度信号：计算两个数据流重叠的月份数。重叠仅限于最近几个月则问题不大；重叠跨越已申报的纳税年度意味着纳税申报是基于双倍收入准备的，范围刚刚改变了类别。
测试 2：净存款收入 — 2 分钟
如果收入不是双倍的，请检查是否被低估了——这两个缺陷是镜像关系。
点击位置：同损益表。将总收入与该期间 Shopify 支付账户的总银行存款进行比较。然后打开交易 » 会计科目表，搜索商家费用或处理费费用账户。
正常情况如下：收入高于存款，费用账户显示稳定的月度活动——对于典型的 Shopify Payments 商店，大约占销售额的 2-3%。
缺陷情况如下：收入与银行存款分毫不差，费用账户为空或不存在。客户一直将净收款记为销售额；总收入和费用支出在整个文件生命周期中都不可见。（收款和销售额之所以从一开始就不匹配，有其自身的原因。）
严重程度信号：持续时间。只要这个错误存在，利润率就是虚假的。如果客户向贷款人展示过这些数字，请注意——这次谈话应在提案阶段进行，而不是在第二周。
测试 3：作为收入入账的销售税 — 3 分钟
点击位置：会计科目表 » 找到销售税负债账户 » 运行报告（账户快速报告）。同时查看税费选项卡。
正常情况如下：负债随着销售额的入账而累积，随着汇款的发出而减少。余额大致跟踪申报周期。
缺陷情况如下：负债账户的活动很少或没有——对于一个明显在收款和汇款的客户。在费用中搜索镜像情况：州汇款记入“销售税费用”账户。两者在损益表上大致抵消，这正是公司内部没有人注意到它的原因。
严重程度信号：计算受影响窗口中的申报周期数。每一个都意味着账簿无法支持。这个缺陷带有其他四个缺陷没有的审计风险，因此在你的判断中要相应地权衡它。
测试 4：净额或已删除的退款 — 3 分钟
点击位置：会计科目表 » 查找“退款与折扣”（收入抵减）科目并运行其快速报告。与 Shopify 财务摘要中的退款行进行比较。
干净的样子：收入抵减活动大致跟踪 Shopify 的退款总额，将总销售额、退款和净销售额作为三条可见的线路。
缺陷的样子：Shopify 显示了有意义的退款；账簿上却什么都没有显示。退款要么被静默地计入存款，要么在“不匹配任何内容”时被删除——审计日志（设置 » 审计日志，按已删除交易筛选）可以在大约六十秒内解决这个问题。
严重性信号：客户认为的退货率与实际退货率之间的差距。一家商店退款 6%，而其所有者认为只有 2%，那么这家商店一直在基于错误的数据做出定价和库存决策——并且审计日志中的删除比静默计入更糟糕，因为它告诉你上一位簿记员是如何处理任何不匹配的情况的。
测试 5：清算账户余额 — 2 分钟
点击位置：会计科目表 » 查找 Shopify 清算账户（或付款暂存处——有时是未存入资金）» 查看余额以及将其接近零的最后一笔交易的日期。
干净的样子：在付款周期之间，余额接近零。定期清零的清算账户是文件内置的检查点。
缺陷的样子：一个巨大、陈旧的余额——几个月了，从未清零过。这是最应该影响你报价的发现，因为从未清零的清算账户意味着从未存在过可以捕捉到其他四个缺陷的检查点。无论你在前四个测试中发现了什么，都要假设下面还有更多。
严重性信号：金额 × 年限。上个季度的四位数余额只需要一下午。超过财年的五位数余额则预示着一个为期四十小时的项目——而这正是盲目报价永远无法收到的通知。
文件评分：绿色、黄色、红色
现在你有五个结果。给它们打分：
| 结论 | 发现 | 含义 |
|---|---|---|
| 绿色 | 零缺陷；周期性清算账户归零 | 账簿结构健全。标准月度服务。 |
| 黄色 | 一两个缺陷，局限于本财年；清算账户余额可解释 | 先进行范围界定的清理，然后是月度服务。 |
| 红色 | 三个或更多缺陷，或任何跨越已申报税年的缺陷，或陈旧的五位数清算账户余额 | 完整的清理项目，单独定价和备案——从不包含在入职服务中。 |
评分是这十五分钟的重点。在报价前审查 Shopify 客户的账簿时，你不是在估算小时数——你是在将文件归类为一种服务类型，而服务类型决定了价格。
如何处理每种结果
绿色：完全跳过清理对话，直接进入标准入职流程 — 客户入职工作流可以将绿色文件直接转化为完全映射、同步的业务，无需绕道。绿色文件也是您保护最终结果的地方：支付-账本同步层（这是像LedgerPort这样的工具所在的位置，将每次支付作为总销售额、退款、费用和税款分配到其映射账户的账本分录）在结构上可以防止所有五种缺陷的产生。自动化绿色文件将保持绿色。
黄色：将范围界定的清理工作报价为一个固定项目，然后在此基础上进行月度业务。您的诊断已经定义了范围 — 您知道哪些缺陷，在哪个时间段内。为QuickBooks清理业务定价涵盖了如何将这些确切的发现转化为一个在与文件接触后仍然有效的数据。
红色：与黄色相同结构，但将诊断发现作为提案。“自三月以来，您的收入被重复计算，销售税已在四个申报期内计入收入，并且您的清算账户已十一个月未归零”是一个没有任何潜在客户会争辩的范围说明 — 您是第一位在付费查看之前就能告诉他们问题所在会计师。然后按顺序运行清理序列。
一个诚实的权衡：诊断可以检测问题；但无法按小时估算。红色文件可能需要二十五小时或六十小时，其差异在于交易量以及您需要追溯多远。但是，为已分类的业务和已定义的缺陷列表报价，与盲目报价是不同的业务 — 这也是将电子商务客户作为亏损领先者与作为您最有利可图的细分市场之间的区别。
对每个潜在客户都运行一次
这个习惯使之复合：诊断对每个电子商务潜在客户运行，在每个提案之前运行，无一例外。十五分钟的员工时间，只读访问，结果是一个单页模板，最终结果附在报价单上。
第二周的发现不再存在 — 不是因为文件变干净了，而是因为您不再在固定价格的业务中第一次遇到他们。您期望诊断能保护您的报价。它实际改变的是您的定位：您成为了一家公司，可以在第一次对话中评估电子商务客户的QuickBooks，而那些在报价前进行评估的公司对整个服务线进行不同的定价。
如果您的管道中现在有Shopify潜在客户，请今天申请会计师访问权限，并在发送报价前运行五项测试。当最终结果为绿色时 — 或者清理工作使文件达到绿色状态 — 注册会计师入职演练涵盖了建立同步层，使每次未来的诊断都变得无聊。
