Comptabilité du coût de revient pour les vendeurs importateurs : un guide

La facture de votre fournisseur est le plus petit chiffre que votre produit vous coûtera jamais. Tout ce qui se trouve entre leur quai et votre étagère doit également être inclus dans le coût unitaire.

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La facture de votre fournisseur indique 3,00 $ l'unité. Vous fixez le prix du dessous de plat en fonte à 24,95 $, appelez cela une marge de 88 %, et augmentez les dépenses publicitaires, car avec 88 %, vous pouvez vous permettre presque n'importe quel CPA que l'enchère vous impose.

Ensuite, la facture de fret arrive. Ensuite, la déclaration en douane avec la ligne des droits. Ensuite, la facture de camionnage pour amener le conteneur du port à votre 3PL. Aucune d'entre elles ne dit « dessous de plat », elles sont donc codées dans un compte de dépenses appelé Fret ou Expédition et oubliées. Des mois plus tard — généralement lorsqu'un tarif change ou qu'un CPA demande comment vous avez évalué votre inventaire — vous faites le calcul correctement pour la première fois et découvrez que le dessous de plat n'a jamais coûté 3,00 $. Son coût de revient était de 4,98 $. Votre marge de 88 % était de 80 %, et sur votre SKU le plus lourd, elle n'a jamais été proche.

Si vous avez vécu ce moment — revoir le prix de tout après avoir découvert que votre colonne « coût » était en réalité votre colonne « facture fournisseur » — cet article est la solution. Il couvre ce qui entre dans le coût de revient, comment répartir les coûts d'une expédition sur les SKUS sans les déformer, et la méthode de la feuille de calcul par expédition qui fonctionne réellement à petite échelle.

Ce qu'est réellement le coût de revient

Le coût de revient est tout ce qu'il faut pour mettre une unité vendable sur l'étagère de votre entrepôt, exprimé par unité. Pour un vendeur importateur, cela représente cinq éléments :

• Coût du produit — la facture du fournisseur.
• Fret — maritime ou aérien, plus le trajet intérieur jusqu'à votre entrepôt ou votre 3PL.
• Droits et taxes — ce que les douanes ont facturé lors de la déclaration.
• Assurance cargo — couverture de l'expédition pendant le transport.
• Manutention à l'importation — frais de courtage en douane, camionnage, déchargement de conteneur, frais de réception au 3PL.

Additionnez ces éléments pour une expédition, divisez-les judicieusement sur les unités qu'elle contient, et vous obtenez le coût de revient par unité — le chiffre sur lequel chaque calcul de marge devrait être basé.

La règle comptable qui suit : tout est capitalisé dans le stock, pas comptabilisé comme charge à l'arrivée. La facture de fret n'est pas une charge d'exploitation de mars ; elle fait partie du coût de ces unités, et elle figure au bilan dans votre actif de stock jusqu'à ce que les unités soient vendues. Lorsqu'une unité est vendue, son coût d'acquisition complet — pas seulement la partie fournisseur — est transféré au coût des marchandises vendues. Si le modèle d'achat en tant qu'actif, comptabilisation comme charge à la vente est nouveau pour vous, commencez par notre guide du coût des marchandises vendues pour les vendeurs Shopify — cet article suppose ce modèle et approfondit la couche d'importation.

Le mensonge : « Mon coût est la facture du fournisseur »

La croyance qui produit le problème du dessous de plat est simple : la facture du fournisseur est le coût du produit, et le fret, les droits de douane et la manutention ne sont que des frais généraux — le coût de faire des affaires.

C'est une croyance attrayante car elle correspond à la façon dont les factures arrivent. Seule la facture du fournisseur contient des SKUS et des quantités — donc seule la facture du fournisseur est traitée comme coût du produit.

Mais « frais généraux » est une affirmation selon laquelle un coût n'appartient à aucune unité particulière — et chacun de ces coûts y appartient. Le fret d'un conteneur de dessous de plat existe à cause des dessous de plat. Le comptabiliser séparément fait que deux choses se cassent. Votre compte de résultat devient bruyant : les mois où les conteneurs arrivent semblent pires qu'ils ne l'étaient, et les mois suivants semblent meilleurs — la même distorsion de calendrier d'achat que celle causée par la comptabilisation des stocks à l'arrivée, mais appliquée au fret et aux droits de douane au lieu du produit. Et vos coûts par SKU deviennent silencieusement erronés, car le fret et les droits de douane ne touchent pas tous les produits de la même manière. Un article lourd et bon marché supporte beaucoup plus de fret par dollar de valeur qu'un article léger et cher. Traitez le fret comme des frais généraux et vos SKUS lourds semblent plus rentables qu'ils ne le sont — de façon permanente.

Vous n'avez pas fait la comptabilité par erreur. Vous avez codé les factures comme elles se présentaient. Les factures mentaient simplement sur ce qu'elles étaient.

Répartition d'une expédition : par valeur ou par poids

Une fois que vous acceptez que les coûts d'une expédition appartiennent à ses unités, la question pratique est de savoir comment les répartir lorsqu'un conteneur contient plus d'un SKU. Il existe deux bases standard, et chacune d'elles fausse si vous l'utilisez pour le mauvais coût.

Répartition par valeur répartit un coût proportionnellement à la part de chaque SKU dans le total du produit. C'est la bonne base pour les coûts qui évoluent avec la valeur des marchandises — droits de douane (qui sont principalement facturés en pourcentage de la valeur), assurance et courtage. Elle fausse gravement lorsqu'elle est appliquée au fret d'un conteneur mixte : le fret est un coût de poids et de volume, et la répartition basée sur la valeur décale le fret de vos SKUS lourds et bon marché vers vos SKUS légers et chers. L'article lourd — celui pour lequel le fret existe réellement — finit par être sous-évalué.

Répartition par poids ou volume répartit un coût proportionnellement aux kilogrammes ou aux mètres cubes — la bonne base pour le fret et la manutention physique. Appliquée aux droits de douane, elle fausse dans l'autre sens : les SKUS légers et à droits de douane élevés sont sous-facturés.

La règle pratique : fret et manutention par poids (ou volume, si vos marchandises sont volumineuses plutôt que lourdes) · droits, assurance et courtage par valeur. Si un conteneur est véritablement homogène — un seul SKU, ou plusieurs SKUS de densité et de valeur similaires — une répartition unique basée sur la valeur est suffisante et plus simple. Le conteneur mixte de marchandises lourdes et bon marché et légères et chères est là où une allocation à base unique réécrit silencieusement vos marges.

Une note sur la ligne des droits de douane avant de l'utiliser : les taux des droits de douane changent. Ils varient selon la classification tarifaire et le pays d'origine, et ces dernières années, ils ont évolué plus souvent et plus nettement que tout autre coût à l'entrée. Ne codez pas en dur un pourcentage de droits de douane dans votre modèle de coûts et oubliez-le — prenez les droits de douane réels de chaque entrée en douane, et confirmez le traitement actuel des droits de douane pour vos produits auprès de votre transitaire en douane. Un taux qui était correct lorsque vous avez construit la feuille de calcul peut être erroné dès le prochain conteneur.

La méthode de la feuille de calcul par expédition

À petite échelle — un conteneur tous les mois ou deux, un nombre gérable de SKUS — le coût débarqué n'a pas besoin de logiciel. Il a besoin d'un onglet de feuille de calcul par expédition, construit lorsque les documents d'entrée arrivent. Voici un exemple complet. Magasin fictif, chiffres ronds.

Un conteneur arrive avec trois SKUS d'articles de cuisine :

Référence	Unités	Coût fournisseur	Valeur du produit	Poids unitaire	Poids total
Trivet en fonte	2,000	$3.00	$6,000	1,8 kg	3 600 kg
Tablier en lin	1,500	$8.00	$12,000	0,3 kg	450 kg
Planche de service en chêne	500	$14.00	$7,000	1,5 kg	750 kg
Total	4,000		$25,000		4 800 kg

Les autres coûts de l'expédition : 4 320 $ de fret (maritime plus intérieur), 1 850 $ de droits de douane (pris ligne par ligne sur l'entrée en douane : 540 $ sur les trivets, 960 $ sur les tabliers, 350 $ sur les planches — les droits de douane suivent le taux propre à chaque produit, utilisez donc les chiffres réels par ligne de l'entrée chaque fois que vous les avez), et 750 $ d'assurance, de courtage et de frais de manutention.

Répartir le fret par poids (4 320 $ ÷ 4 800 kg = 0,90 $/kg), les droits de douane selon l'entrée, et les 750 $ par valeur (3 % du coût du produit) :

Référence	Produit	Fret	Droits de douane	Ass. + manut.	Total	Coût débarqué/unité
Trivet en fonte	$6,000	$3,240	$540	$180	$9,960	$4.98
Tablier en lin	$12,000	$405	$960	$360	$13,725	$9.15
Planche de service en chêne	$7,000	$675	$350	$210	$8,235	$16.47
Total	$25,000	$4,320	$1,850	$750	$31,920

Regardez ce que la base de répartition vient de faire. Le coût débarqué du trivet est supérieur de 66 % à son prix facturé ; celui du tablier n'est que de 14 %. Répartissez ce fret par valeur au lieu de cela et le trivet absorbe 0,52 $/unité de fret au lieu de 1,62 $ — sous-estimant son coût réel de plus d'un dollar par unité, sur le SKU où vous pouvez le moins vous le permettre.

La pièce comptable lorsque l'expédition arrive : débit Inventaire 31 920 $, crédit Comptes fournisseurs (ou trésorerie) 31 920 $ — entré via les factures du fournisseur, du fret et du courtier, tous dirigés vers le compte d'actif Inventaire. Le compte de résultat ne bouge pas. Ces chiffres par unité deviennent les coûts débarqués dans votre calcul mensuel du coût des marchandises vendues, et le coût n'affecte le compte de résultat qu'au fur et à mesure que les unités sont vendues.

Une note sur la devise pour les marchandises importées : si votre fournisseur vous facture dans une autre devise, le coût du produit dans votre feuille de calcul est ce que vous avez réellement payé dans la devise dans laquelle vos livres sont tenus — le montant réglé par votre banque, pas le chiffre de la facture converti au taux que vous avez trouvé ce jour-là. Votre banque a déjà répondu à la question de la conversion ; utilisez sa réponse.

Toute la méthode tient en un onglet par expédition, quatre factures et vingt minutes. Son seul vrai mode d'échec est de ne pas le faire – laisser un conteneur arriver et coder la facture de fret à un compte de dépenses "pour l'instant".

Quand une feuille de calcul ne suffit plus

L'onglet par expédition tient étonnamment bien. Il commence à se fissurer lorsque les hypothèses qui le sous-tendent le font : plusieurs conteneurs par mois, des expéditions partielles divisant une commande sur plusieurs entrées, des centaines de SKUS, des lots et des assemblages construits à partir de composants importés, ou des stocks répartis dans différents entrepôts avec des coûts d'arrivée différents. À ce stade, la feuille de calcul n'est plus une méthode – c'est un emploi à temps partiel avec un taux d'erreur.

C'est là qu'un logiciel de gestion des stocks dédié avec un module de coût d'arrivée fait ses preuves : il attache le fret et les droits de douane aux réceptions au fur et à mesure qu'ils se produisent, maintient les coûts par unité dans différents emplacements et envoie des valeurs d'inventaire et de coût des marchandises vendues propres à QuickBooks. Nous avons rédigé une analyse honnête, sans affiliation, des options dans notre guide des logiciels de gestion des stocks pour Shopify et WooCommerce – y compris ceux qui n'en ont vraiment pas encore besoin.

Ce que les coûts de revient erronés dégradent en aval

Il est utile d'être clair sur le rayon d'impact, car les erreurs de coût d'arrivée ne restent pas dans la colonne des coûts.

Vos marges mentent, SKU par SKU. Chaque décision de marge sur coût variable – quels produits développer, lesquels abandonner, combien vous pouvez enchérir par commande – repose sur le coût d'arrivée. Sous-estimez le coût du SKU lourd et vous développerez des publicités pour un produit qui ne fait que se rentabiliser. Notre guide sur la marge sur coût variable par SKU et par canal montre le calcul complet ; le coût d'arrivée en est le fondement, et il hérite de chaque erreur.

La valeur de votre inventaire de fin d'année est fausse. Le stock de votre bilan est évalué au coût – le coût d'arrivée. Si vous évaluez les unités au prix du fournisseur, votre inventaire est sous-évalué, ce qui surévalue le coût des marchandises vendues de tout ce que vous avez vendu et fausse le revenu imposable. Lorsque le comptage et l'évaluation de fin d'année arrivent, l'écart apparaît au moment même où il est le plus coûteux à corriger.

Vos prix reposent sur des mensonges. Le dessous de plat à "3,00 $" obtient un prix de vente que le dessous de plat à 4,98 $ ne peut pas supporter.

La version de vous qui connaît le coût d'une unité

Le prochain conteneur qui arrive prend vingt minutes au lieu de laisser une traînée de factures de fret orphelines. Chaque SKU a un coût d'arrivée que vous défendriez auprès d'un expert-comptable, la marge brute évolue lorsque les coûts évoluent – pas lorsque les conteneurs arrivent – et un changement tarifaire apparaît dans votre feuille de calcul la semaine où il apparaît sur la déclaration, pas au moment de la déclaration fiscale.

Le coût d'arrivée est le côté coût de votre marge. L'autre côté – les revenus, les frais, les remboursements et les paiements qui affluent de votre boutique vers QuickBooks avec précision – est ce que LedgerPort automatise, de sorte que les coûts d'arrivée que vous venez de calculer aient des chiffres de vente clairs pour correspondre. LedgerPort ne calcule pas le coût d'arrivée pour vous ; il s'assure que le reste des calculs de marge n'est pas une fiction. Il existe un plan gratuit pour les boutiques jusqu'à 30 commandes par mois, et les plans payants commencent à 25 $/mois.

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Le coût d'atterrissage est un élément des livres de comptes d'une opération d'importation propre — pour l'ensemble du processus, des paiements à la taxe de vente en passant par les stocks, commencez par notre guide complet de la comptabilité du commerce électronique.