ई-कॉमर्स के लिए वर्ष-अंत इन्वेंटरी गणना और राइट-डाउन

गिनती यह साबित करने के लिए नहीं है कि आपका सिस्टम काम करता है। यह मापने के लिए है कि यह कितनी दूर बह गया है - और बहाव ही मूल्यवान हिस्सा है।

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पिछले जनवरी में, आपके सीपीए ने 31 दिसंबर तक आपकी इन्वेंट्री का मूल्य मांगा था। आपने शॉपिफाई की मात्रा रिपोर्ट निर्यात की, लागत से गुणा किया, और उसे भेज दिया। मार्च में, एक अलग प्रश्न का पीछा करते हुए, आपने गर्मियों से ही बिना बिकने वाले पानी से क्षतिग्रस्त स्टॉक का एक शेल्फ खोजा - अभी भी पूरी कीमत पर किताबों में है। आपने अपने सीपीए को जो संख्या दी वह गलत थी, इसने आपके टैक्स रिटर्न को फ़ीड किया, और किसी ने कुछ भी नहीं गिना।

यह वह स्थिति है जिससे यह पोस्ट आपको बाहर निकालती है। साल के अंत की इन्वेंट्री गणना हर साल का वह एक क्षण है जब आपकी किताबें आपके शेल्फ से सहमत होनी चाहिए, और इसे ठीक से करना उचित है: चौथी तिमाही के अराजकता के आसपास नियोजित, इस तरह से निष्पादित किया गया कि संख्याएं भरोसेमंद हों, और इस तरह से बुक किया गया कि विचलन शर्मिंदगी के बजाय जानकारी बन जाए।

यह परिचालन गाइड है। यदि आप अभी भी तय कर रहे हैं कि इन्वेंट्री को आपकी किताबों में कैसे रखा जाना चाहिए - आवधिक बनाम सतत, फिफो बनाम भारित औसत - पहले ई-कॉमर्स इन्वेंट्री लेखांकन विधियों पर हमारा गाइड पढ़ें। और यदि सीओजीएस का समय अनिश्चित है, तो शॉपिफाई विक्रेताओं के लिए सीओजीएस गाइड उन यांत्रिकी को कवर करता है जिन्हें यह पोस्ट मानता है।

आप लगातार सिस्टम के साथ भी गिनती क्यों करते हैं

यहां वह झूठ है जो गिनती को छोड़ देता है: "मेरा सिस्टम वास्तविक समय में इन्वेंट्री को ट्रैक करता है, इसलिए भौतिक गणना अनावश्यक है।"

यह एक उचित विश्वास है। आपने प्रति-ऑर्डर ट्रैकिंग में निवेश किया है - प्रत्येक बिक्री एक एसकेयू को घटाती है, प्रत्येक रसीद एक को बढ़ाती है। सॉफ्टवेयर जो पहले से जानता है उसकी पुष्टि के लिए गोदाम में क्यों घूमें?

क्योंकि हर ट्रैकिंग सिस्टम बहता है, बिना किसी अपवाद के। एक प्राप्त करने वाला क्लर्क 23 पैक करने वाले आपूर्तिकर्ता के रूप में 24 के एक केस को स्कैन करता है। एक वापसी को वापस कर दिया जाता है लेकिन कभी भी फिर से स्टॉक नहीं किया जाता है। दो इकाइयां हैंडलिंग में टूट जाती हैं और बिना किसी लेनदेन के फेंक दी जाती हैं। इनमें से कोई भी सिस्टम विफलता नहीं है - वे एक डेटाबेस और एक भौतिक शेल्फ के बीच सामान्य घर्षण हैं, और वे चुपचाप जमा होते हैं।

सच तो यह है कि गिनती और सिस्टम अलग-अलग काम करते हैं। सिस्टम ट्रैक करता है कि शेल्फ पर क्या *होना चाहिए*; गिनती स्थापित करती है कि क्या *है*। उनके बीच का अंतर - विचरण - आपकी क्षमता पर कोई फैसला नहीं है। यह एक नैदानिक ​​पठन है, और यह एकमात्र रिपोर्ट है जिसे आपका सॉफ़्टवेयर अपने बारे में उत्पन्न नहीं कर सकता है। एक स्टोर जो सालाना गिनती करता है, वह अपनी सिकुड़न दर जानता है और क्या यह बढ़ रही है। एक स्टोर जो कभी गिनती नहीं करता है, वह सबसे खराब संभव क्षण में संख्याओं के बह जाने का पता लगाता है - एक ऑडिट, एक ऋण आवेदन, या खरीदार की परिश्रम समीक्षा।

साल के अंत की इन्वेंट्री गणना की योजना बनाना: शुरुआती दिसंबर की विंडो

डिफ़ॉल्ट प्रवृत्ति 31 दिसंबर को गिनने की होती है, क्योंकि उस तारीख को किताबों की आवश्यकता होती है। डिफ़ॉल्ट परिणाम थकी हुई कर्मचारियों द्वारा छुट्टियों के बीच की गई गिनती है, या इसे पूरी तरह से छोड़ दिया गया है।

अधिकांश दुकानों के लिए बेहतर जवाब दिसंबर का पहला सप्ताह है। ब्लैक फ्राइडे और साइबर मंडे के ऑर्डर शिप हो चुके हैं, मध्य-दिसंबर की शिपिंग-समय-सीमा की भीड़ चरम पर नहीं पहुंची है, और आपकी टीम अभी भी खड़ी है। तब गिनें, और कागज पर 31 दिसंबर तक संख्या को आगे बढ़ाएं: गिनी गई मूल्य, गिनती की तारीख के बाद की रसीदें, गिनती की तारीख के बाद बेची गई इकाइयों की लागत घटाकर। आपकी बिक्री और खरीद रिकॉर्ड तीन शांत हफ्तों को नव वर्ष की पूर्व संध्या को संभालने वाले गोदाम वॉक की तुलना में कहीं अधिक मज़बूती से संभालते हैं। अपने सीपीए के लिए रोल-फॉरवर्ड को फ़्लैग करें - यह मानक अभ्यास है, लेकिन वे काम देखना चाहेंगे।

दीवार-से-दीवार या चक्र गिनती? एक दीवार-से-दीवार गिनती सब कुछ फ्रीज कर देती है और सब कुछ एक साथ गिन लेती है - एक कठिन दिन, एक साफ 'एज़-ऑफ' तिथि, बचाव के लिए सबसे आसान संस्करण। चक्र गिनती पूरे वर्ष काम फैलाती है, हर हफ्ते या महीने में एसकेयू के एक हिस्से को गिनते हुए। यदि आप पहले से ही अच्छे अनुशासन और पूर्ण कैटलॉग के प्रलेखित कवरेज के साथ चक्र गिनती चलाते हैं, तो आपका सीपीए इसे वर्ष के अंत में फ्रीज के बदले स्वीकार कर सकता है। यदि वर्ष का अंत ही एकमात्र समय है जब कोई कुछ भी गिनता है, तो दीवार-से-दीवार आपका उत्तर है - और अगले साल चक्र गिनती अपनाने पर विचार करें ताकि दिसंबर आपके पास एकमात्र ग्राउंड ट्रुथ न रह जाए।

गिनती के दिन से पहले, वह तैयारी करें जिससे गिनती का मतलब हो: ज्ञात गड़बड़ियों को कम करें (असंसाधित रिटर्न, अन-प्राप्त पीओ जो लिम्बो में बैठे हैं, "बाद में इससे निपटें" शेल्फ), और सुनिश्चित करें कि आपकी प्रति-एसकेयू लागत फ़ाइल वर्तमान है, क्योंकि पुरानी लागतों पर मूल्यवान एक पूर्ण मात्रा गिनती अभी भी एक गलत संख्या है।

जो स्टॉक आप देख नहीं सकते उसकी गिनती: 3पीएल समस्या

यदि आपका इन्वेंट्री तृतीय-पक्ष पूर्ति प्रदाता पर बैठा है, तो आप इसे स्वयं नहीं गिन सकते हैं - लेकिन यह अभी भी आपकी संपत्ति है, और "डैशबोर्ड 4,180 यूनिट कहता है" एक गिनती नहीं है। अपने गोदाम से, लिखित रूप में तीन चीजें मांगें:

1. उनका भौतिक गिनती कार्यक्रम और उसमें आपका स्थान। अधिकांश 3पीएल वार्षिक भौतिक या रोलिंग चक्र गिनती चलाते हैं। पूछें कि आपके एसकेयू को अंतिम बार भौतिक रूप से कब गिना गया था और रिपोर्ट प्राप्त करें - लाइव सिस्टम नंबर नहीं, गिनती रिकॉर्ड।
2. एसकेयू और स्थिति के अनुसार, एक दिनांकित इन्वेंट्री स्नैपशॉट। गिनती की तारीख के अनुसार ऑन-हैंड बेचने योग्य, क्षतिग्रस्त, क्वारंटाइन/होल्ड, और प्रक्रिया में रिटर्न। गैर-बिकने योग्य बकेट वे जगहें हैं जहाँ राइट-डाउन छिपे होते हैं, और डैशबोर्ड आपको केवल बेचने योग्य संख्या दिखाने से प्यार करते हैं।
3. वर्ष के लिए उनका निपटान लॉग। आपके द्वारा नष्ट की गई, दान की गई या आपके बदले में निपटाए गए इकाइयाँ। यदि वे पूरे वर्ष क्षतिग्रस्त रिटर्न का निपटान कर रहे हैं और आपने इसे कभी बुक नहीं किया है, तो आपकी किताबें भूतिया स्टॉक ले जा रही हैं।

प्रतिक्रियाओं को उसी संदेह के साथ मानें जो आप उनके मासिक चालान पर लागू करेंगे - गोदाम के रिकॉर्ड पहले गोदाम की सेवा करते हैं। यदि 3PL की गिनी हुई संख्या आपके सिस्टम से भिन्न है, तो वह भिन्नता वास्तविक है और किसी भी अन्य की तरह आपकी किताबों में जाती है।

उस स्टॉक को न भूलें जिसके बगल में कोई खड़ा नहीं है: पारगमन में इन्वेंट्री जिसका आप मालिक हैं (भुगतान किया गया, पानी पर, अभी तक प्राप्त नहीं हुआ है) आपके वर्ष-अंत की संख्या में आता है, जो आपूर्तिकर्ता चालान और शिपिंग दस्तावेजों द्वारा समर्थित है, न कि गिनती शीट द्वारा।

निष्पादन: फ्रीज, गिनती, सत्यापित करें

यांत्रिकी सरल हैं; अनुशासन उत्पाद है।

विंडो को फ्रीज करें। एक ब्लॉक चुनें - एक शाम, एक रविवार - जब कुछ भी नहीं चलता है। कोई प्राप्ति नहीं, कोई पिकिंग नहीं, कोई रिटर्न प्रोसेसिंग नहीं। एक गिनती जो आदेशों के दरवाजे से बाहर शिपिंग करते समय ली जाती है, वह चलती कार की तस्वीर होती है। यदि पूर्ण विराम असंभव है, तो इन-मोशन स्टॉक (पैक किए गए ऑर्डर, अनओपन की गई रसीदें) को एक चिह्नित क्षेत्र में स्टेज करें और इसे अलग से गिनें।

अंधा गिनें। गिनती शीट या स्कैनर सत्रों में स्थान और SKU दिखाना चाहिए - अपेक्षित मात्रा नहीं। एक गणक जो "सिस्टम कहता है 46" देख सकता है, वह 46 पाएगा। ब्लाइंड काउंट धीमे और ईमानदार होते हैं; यही सौदा है।

जहां यह मायने रखता है वहां दो लोगों का उपयोग करें। गणक और रिकॉर्डर अलग-अलग भूमिकाओं के रूप में, और आपके उच्चतम-मूल्य वाले SKUs के लिए, दो स्वतंत्र गणनाओं की बाद में तुलना की जाती है। यही कारण है कि बैंक तिजोरी को दोहरी-नियंत्रित करते हैं - एक गिनती जिसे केवल एक व्यक्ति सत्यापित कर सकता है, वह एक ट्रांसपोज़्ड अंक दूर है।

उन्हें स्वीकार करने से पहले आउटलायर्स को फिर से गिनें। कोई भी SKU जो आपके द्वारा पहले से निर्धारित सीमा (जैसे, 2% या एक निश्चित इकाई गणना) से परे भिन्नता दिखाता है, उसे दूसरी, स्वतंत्र गिनती मिलती है। अधिकांश बड़ी भिन्नताएं गिनती की त्रुटियां हैं, वास्तविक नुकसान नहीं - उन्हें अभी पकड़ें, जर्नल प्रविष्टि में नहीं।

मात्रा ही नहीं, स्थिति लिखें। गिनती आपके वर्ष में एक बार की भौतिक निरीक्षण है। कुचले हुए बक्से, धूप से फीका पड़ा पैकेजिंग, पिछले साल का मौसमी स्टॉक - इसे शीट पर फ़्लैग करें। मात्रा सिकुड़न प्रविष्टि को फ़ीड करती है; स्थिति राइट-डाउन को फ़ीड करती है।

गिनती में जो मिला उसे बुक करना

अब गिनती लेखांकन बन जाती है। एक अच्छी गिनती से दो अलग-अलग समायोजन निकलते हैं, और वे दो अलग-अलग सवालों के जवाब देते हैं।

सिकुड़न: वे इकाइयाँ जो किताबों में हैं लेकिन शेल्फ पर नहीं हैं। गिनी हुई मात्राओं को लागत पर मूल्य दें, पुस्तक मूल्य से तुलना करें, और वास्तविकता के लिए इन्वेंट्री को नीचे (या कभी-कभी ऊपर) समायोजित करें। अपने COGS अनुभाग में एक समर्पित सिकुड़न खाते को डेबिट करें, इन्वेंट्री को क्रेडिट करें। इसे सामान्य COGS में दफनाने की इच्छा का विरोध करें - एक नामित पंक्ति आपको इस वर्ष के बहाव की अगले वर्ष के बहाव से तुलना करने देती है। यदि आपके चार्ट में एक नहीं है, तो हमारे ई-कॉमर्स चार्ट ऑफ अकाउंट्स टेम्पलेट में यह शामिल है।

राइट-डाउन: ऐसी इकाइयाँ जो मौजूद हैं लेकिन अपने मूल्य के बारे में झूठ बोलती हैं। बंद किया गया SKU जो केवल 70% छूट पर बिकेगा, पानी से क्षतिग्रस्त शेल्फ, एक उदार 3PL द्वारा "बेचने योग्य" के रूप में वर्गीकृत रिटर्न। लेखांकन इन्वेंट्री को उसकी लागत या जो वह यथार्थवादी रूप से वसूल कर सकता है, के निचले स्तर पर महत्व देता है - इसलिए जो स्टॉक अपनी लागत वसूल नहीं कर सकता उसे उस मूल्य पर लिख दिया जाता है जो वह कर सकता है। इन्वेंट्री राइट-डाउन व्यय को डेबिट करें, इन्वेंट्री को क्रेडिट करें। प्रक्रिया सरल है; कर उपचार में समय और निपटान के बारे में वास्तविक नियम हैं, इसलिए फाइल करने से पहले अपने सीपीए से पुष्टि करें - राइट-डाउन द्वारा उत्पन्न कटौती, और कब, यह उनकी कॉल है, न कि इस पोस्ट की।

शुरू से अंत तक एक काम किया हुआ उदाहरण

काल्पनिक स्टोर, गोल संख्याएँ। आपकी किताबें कहती हैं कि गिनती की तारीख पर इन्वेंट्री $150,000 है। दिसंबर 3 की गिनती, वर्तमान लैंडेड लागत पर मूल्यवान, $147,000 आती है - $3,000 का अंतर, लगभग 2%।

आप इसे बुक करने से पहले इसका पता लगाते हैं। एक आपूर्तिकर्ता ने अक्टूबर पीओ पर एक केस कम भेजा जिसे प्राप्त करने वाले ने कभी नहीं पकड़ा: $1,100। आपके 3PL का निपटान लॉग Q3 में नष्ट किए गए क्षतिग्रस्त रिटर्न दिखाता है, कभी बुक नहीं किया गया: $600। वर्ष के दौरान फेंका गया टूट-फूट बिना प्रविष्टि के: $400। शेष $900 का कोई कागजी निशान नहीं है - गलत गिनती या चोरी, और आपको कभी पता नहीं चलेगा कि कौन सा है। यह सब सिकुड़न है:

डेबिट इन्वेंट्री सिकुड़न (COGS) $3,000 · क्रेडिट इन्वेंट्री $3,000

गिनती ने स्थिति की समस्याओं को भी चिह्नित किया: एक बंद रंग के 120 यूनिट, किताबों में $2,400 पर, जनवरी की क्लीयरेंस में लगभग $800 के लायक:

डेबिट इन्वेंट्री राइट-डाउन $1,600 · क्रेडिट इन्वेंट्री $1,600

इन्वेंट्री अब $145,400 पढ़ती है - एक संख्या जिसे आपने गिना, मूल्यवान और लाइन दर लाइन बचाव कर सकते हैं। इसे पोस्ट-काउंट रसीदों और बिक्री के साथ 31 दिसंबर तक आगे बढ़ाएं, और आपके सीपीए को जनवरी का ईमेल एक वाक्य लेता है।

2% का विचलन आपको क्या बताने की कोशिश कर रहा है

यहां बताया गया है कि अंतर का पता लगाना इसे केवल बुक करने से बेहतर क्यों है: विचरण का प्रत्येक टुकड़ा एक अलग टूटी हुई प्रक्रिया की ओर इशारा करता है।

$1,100 का प्राप्त अंतर कहता है कि आपकी इनबाउंड प्रक्रिया पैकिंग स्लिप पर भरोसा करती है। मामलों को डॉक पर स्पॉट-चेक वजन या गिनती की आवश्यकता होती है, क्योंकि एक शॉर्ट-शिप जिसे आप क्लेम विंडो में नहीं पकड़ते हैं, वह एक नुकसान है जिसे आपने स्वीकार कर लिया है। चुपचाप नष्ट किए गए रिटर्न का $600 कहता है कि आपके रिवर्स लॉजिस्टिक्स में एक बुककीपिंग छेद है - निपटान नीचे की ओर हो रहे हैं जो कभी आपके लेजर में नहीं आते हैं, जो आज एक रिकॉर्ड समस्या है और हमेशा के लिए एक मूल्यांकन समस्या है। और अस्पष्टीकृत $900 प्रक्रिया विश्वास की आपकी सीमा है: यदि यह साल दर साल बढ़ता है, तो कुछ - या कोई - को करीब से देखने की आवश्यकता है।

एक स्टोर जो एकमुश्त "समायोजन" बुक करता है वह कुछ भी नहीं सीखता है और अगले साल सब कुछ दोहराता है। विचरण गिनती का वास्तविक उत्पाद है। इसे पढ़ें।

वह संख्या जिसका परीक्षण अंततः कोई और करेगा

इसे ठीक से करने का एक और कारण: इन्वेंट्री आमतौर पर ई-कॉमर्स बैलेंस शीट पर सबसे बड़ी संपत्ति होती है, और सबसे महत्वपूर्ण लोग - ऋण सीमा का आकलन करने वाले ऋणदाता, अधिग्रहण का मूल्य निर्धारण करने वाले खरीदार - इसे तब तक दोषी मानते हैं जब तक कि गिना न जाए। एक परिश्रम टीम पूछेगी कि इन्वेंट्री को अंतिम बार भौतिक रूप से कब सत्यापित किया गया था और विचरण को कैसे बुक किया गया था; "हमने कभी नहीं गिना" सौदे को फिर से मूल्यवान बनाता है, क्योंकि खरीदार उस चीज़ को छूट देते हैं जिसे वे सत्यापित नहीं कर सकते। प्रलेखित विचरण के साथ वार्षिक गणना केवल स्वच्छता नहीं है। यह प्रमाण है कि आपकी किताबें एक वास्तविक व्यवसाय का वर्णन करती हैं।

गिनती सत्यापित करती है। डेटा फ़ीड करता है।

दिसंबर की गणना आपको साल में एक भरोसेमंद स्नैपशॉट देती है। बाकी 364 दिनों में इन्वेंट्री सटीकता का क्या होता है, यह आपके खातों में प्रवाहित होने वाले लेनदेन डेटा पर निर्भर करता है - हर बिक्री जिससे स्टॉक कम होना चाहिए, हर वापसी जिससे एक इकाई रिटर्न के माध्यम से वापस जानी चाहिए। यदि ऑर्डर एकमुश्त जमा के रूप में क्विकबुक्स तक पहुंचते हैं, या वापसी कभी नहीं आती है, तो आपकी पुस्तक मात्रा तेजी से बढ़ती है और अगले साल का विचरण बढ़ता है।

वह डेटा परत वही है जिसे लेजरपोर्ट संभालता है: शॉपिफाई और वू कॉमर्स ऑर्डर, रिफंड और शुल्क क्विकबुक्स ऑनलाइन पर आपके द्वारा चुने गए सिंक विधि के साथ सिंक किए जाते हैं, जिसमें उत्पाद सही QBO आइटम पर मैप किए जाते हैं ताकि बेची गई इकाइयों की गणना साफ इनपुट पर हो। यह आपके अलमारियों को नहीं गिनेगा - आपकी अलमारियों को कुछ भी नहीं गिनता है सिवाय आपके - लेकिन यह गणनाओं के बीच पुस्तक-बनाम-शेल्फ तुलना के पुस्तक पक्ष को ईमानदार रखता है। प्रति माह 30 ऑर्डर तक एक मुफ्त योजना है; सशुल्क योजनाएं $25/माह से शुरू होती हैं।

गणना को दिसंबर के पहले सप्ताह के लिए कैलेंडर पर रखें, इससे पहले कि शिपिंग की समय सीमा इसे खा जाए। आपको जो 2% मिलेगा वह उस रविवार का भुगतान करेगा जिसकी यह लागत है।

देखें कि लेजरपोर्ट आपकी इन्वेंट्री गणना के लेनदेन पक्ष को कैसे साफ रखता है →