जब लेजरपोर्ट शॉपिफाई से क्विकबुक्स में कोई ऑर्डर सिंक करता है, तो उसे यह जानने की आवश्यकता होती है कि क्विकबुक्स साइड पर किस प्रकार का लेनदेन बनाना है। ऑर्डर सिंक विधि यही नियंत्रित करती है।
लेजरपोर्ट पांच विधियों का समर्थन करता है: सेल्स रसीद, इनवॉइस, अनुमान, दैनिक सारांश और टैग-आधारित। प्रत्येक एक अलग प्रकार के स्टोर या वर्कफ़्लो के लिए उपयुक्त है। सही विधि को पहले से चुनना बाद में बहुत सारी सफाई बचाता है।
पांच सिंक विधियों को समझना
सेल्स रसीद
क्विकबुक्स में एक सेल्स रसीद खरीद के समय भुगतान एकत्र होने वाली बिक्री का रिकॉर्ड करती है। यह मानक शॉपिफाई स्टोर के लिए सबसे आम विधि है जहां ग्राहक चेकआउट पर भुगतान करते हैं।
इसका उपयोग करें यदि:
- आपके अधिकांश ऑर्डर शॉपिफाई पेमेंट्स, पेपाल, या किसी अन्य भुगतान गेटवे के माध्यम से तुरंत भुगतान किए जाते हैं।
- आप एक डायरेक्ट-टू-कंज्यूमर स्टोर चलाते हैं और ग्राहकों को क्रेडिट या भुगतान की शर्तें नहीं देते हैं।
- आप क्विकबुक्स में प्रत्येक ऑर्डर के लिए एक सीधा, एक-से-एक रिकॉर्ड चाहते हैं।
प्रत्येक शॉपिफाई ऑर्डर क्विकबुक्स में एक सेल्स रसीद बनाता है, जिसमें लाइन आइटम, कर, शिपिंग और छूट शामिल हैं।
इनवॉइस
क्विकबुक्स में एक इनवॉइस बाद में भुगतान की उम्मीद वाली बिक्री का रिकॉर्ड करता है। जब लेजरपोर्ट किसी ऑर्डर को इनवॉइस के रूप में सिंक करता है, तो यह पहले इनवॉइस बनाता है, फिर जब ऑर्डर शॉपिफाई में भुगतान किया जाता है तो एक भुगतान रिकॉर्ड बनाता है।
इसका उपयोग करें यदि:
- आप थोक या बी2बी बेचते हैं और भुगतान की शर्तें (उदाहरण के लिए, नेट-30 या नेट-60) प्रदान करते हैं।
- आपको उन ग्राहकों के लिए बकाया शेष राशि को ट्रैक करने की आवश्यकता है जो पूर्ति के बाद भुगतान करते हैं।
- आपके एकाउंटेंट को क्विकबुक्स में खुले प्राप्यों को देखना पसंद है।
नोट: यदि आप इनवॉइस का उपयोग करते हैं, तो लेजरपोर्ट प्रति ऑर्डर दो रिकॉर्ड बनाएगा: ऑर्डर दिए जाने पर इनवॉइस, और शॉपिफाई में भुगतान के रूप में चिह्नित होने पर एक भुगतान।
अनुमान
क्विकबुक्स में एक अनुमान एक गैर-पोस्टेड रिकॉर्ड है जिसका उपयोग संभावित या लंबित बिक्री का प्रतिनिधित्व करने के लिए किया जाता है। यह तब तक आपकी पुस्तकों को प्रभावित नहीं करता जब तक कि इसे इनवॉइस या सेल्स रसीद में परिवर्तित नहीं किया जाता।
इसका उपयोग करें यदि:
- आप ऐसे ऑर्डर लेते हैं जो अभी तक पुष्टि या भुगतान नहीं किए गए हैं।
- आपके वर्कफ़्लो में बिक्री को अंतिम रूप देने से पहले ग्राहकों को कोट करना शामिल है।
- आप चाहते हैं कि ऑर्डर वास्तविक राजस्व के रूप में दर्ज होने से पहले समीक्षा के लिए क्विकबुक्स में दिखाई दें।
शॉपिफाई स्टोर के लिए यह सबसे कम आम विधि है। यदि आप अनिश्चित हैं कि आपको इसकी आवश्यकता है या नहीं, तो शायद आपको इसकी आवश्यकता नहीं है।
दैनिक सारांश
प्रत्येक ऑर्डर के लिए एक रिकॉर्ड बनाने के बजाय, दैनिक सारांश मोड दिन के अंत में एक एकल जर्नल प्रविष्टि बनाता है जो उस दिन के सभी ऑर्डर को एकत्रित करता है। व्यस्त अवधि के दौरान भी आपका क्विकबुक्स साफ और प्रबंधनीय बना रहता है।
इसका उपयोग करें यदि:
- आप उच्च मात्रा में ऑर्डर (लगभग 100 या अधिक प्रति दिन) संसाधित करते हैं और क्विकबुक्स में प्रति-ऑर्डर विवरण की आवश्यकता नहीं होती है।
- आपका एकाउंटेंट या बुककीपर व्यक्तिगत लेनदेन के बजाय कुल योग से काम करता है।
- आप सटीकता खोए बिना क्विकबुक्स में अव्यवस्था को कम करना चाहते हैं।
नोट: दैनिक सारांश पोस्टिंग ग्रोथ और स्केल प्लान पर उपलब्ध है। यह स्टार्टर प्लान में शामिल नहीं है।
टैग-आधारित
टैग-आधारित मोड आपको शॉपिफाई ऑर्डर टैग का उपयोग करके यह नियंत्रित करने देता है कि प्रत्येक ऑर्डर क्विकबुक्स में कैसे दर्ज किया जाता है। आप नियम बनाते हैं जो विशिष्ट टैग को विशिष्ट लेनदेन प्रकारों पर मैप करते हैं, इसलिए विभिन्न प्रकार के ऑर्डर बिना किसी मैन्युअल कार्य के अलग-अलग तरीके से संभाले जाते हैं।
उदाहरण के लिए:
- wholesale टैग वाले ऑर्डर इनवॉइस के रूप में सिंक होते हैं।
- retail टैग वाले ऑर्डर सेल्स रिसीप्ट के रूप में सिंक होते हैं।
- do-not-sync टैग वाले ऑर्डर पूरी तरह से छोड़ दिए जाते हैं।
इसका उपयोग करें यदि:
- आपके पास एक मिश्रित-ऑर्डर स्टोर है जो खुदरा और थोक दोनों ग्राहकों को सेवा प्रदान करता है।
- आप कुछ ऑर्डर को सिंक करने से बाहर करना चाहते हैं (रिटर्न, आंतरिक ऑर्डर, टेस्ट ऑर्डर)।
- आपको विभिन्न बिक्री चैनलों या ऑर्डर प्रकारों के लिए विभिन्न क्विकबुक्स वर्कफ़्लो की आवश्यकता है।
ध्यान दें: टैग-आधारित रूटिंग केवल स्केल प्लान पर उपलब्ध है।
सही विधि चुनना
निश्चित नहीं हैं कि कौन सा आपके स्टोर के लिए उपयुक्त है? इसे सोचने का एक त्वरित तरीका यहाँ दिया गया है।
| यदि आप… | इस विधि का उपयोग करें |
|---|---|
| एक मानक डीटीसी स्टोर चलाएं जहां ग्राहक चेकआउट पर भुगतान करते हैं | सेल्स रसीद |
| बी2बी बेचें या ग्राहकों को भुगतान की शर्तें प्रदान करें | इनवॉइस |
| भुगतान की पुष्टि करने से पहले कस्टम या लंबित ऑर्डर लें | अनुमान |
| उच्च मात्रा में ऑर्डर प्रोसेस करें और सारांशित बही-खाता पसंद करें | दैनिक सारांश |
| खुदरा, थोक, या ऐसे ऑर्डर का मिश्रण है जिन्हें बाहर रखा जाना चाहिए | टैग-आधारित |
यदि आप अभी भी अनिश्चित हैं, तो सेल्स रिसीप्ट अधिकांश स्टोर के लिए सही शुरुआती बिंदु है।
आप हमेशा बाद में सिंक कॉन्फ़िगरेशन » ऑर्डर से अपनी सिंक विधि बदल सकते हैं।
अपनी सिंक विधि को कैसे कॉन्फ़िगर करें
- बाएं साइडबार से, सिंक कॉन्फ़िगरेशन पर क्लिक करें।
- ऑर्डर टैब पर क्लिक करें।
- सिंक विधि के तहत, वह विकल्प चुनें जो आपके स्टोर के लिए उपयुक्त हो।
- यदि आपने टैग-आधारित चुना है, तो नीचे दी गई तालिका में अपने टैग नियम जोड़ें। प्रत्येक शॉपिफाई टैग और क्विकबुक्स लेनदेन प्रकार दर्ज करें जिसे वह मैप किया जाना चाहिए।
- यदि आपने दैनिक सारांश चुना है, तो ड्रॉपडाउन के नीचे दिखाई देने वाले खाता मैपिंग फ़ील्ड को कॉन्फ़िगर करें।
- अपने परिवर्तनों को लागू करने के लिए सहेजें पर क्लिक करें।
ध्यान दें: अपनी सिंक विधि को बदलने से पहले से सिंक किए गए ऑर्डर पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है। यह केवल आगे के ऑर्डर पर लागू होता है।
यदि आपको कोई समस्या आती है, तो हमसे संपर्क करें और हमारी सहायता टीम आपकी सहायता करने में प्रसन्न होगी।
