The Accounting tab in LedgerPort’s Sync Config is exclusive to Shopify connections. It covers settings that do not apply to WooCommerce and that most Shopify merchants will need to review at least once during setup: how taxes are transferred to QuickBooks, how to handle rounding differences, and optional classification rules that let you route revenue from different Shopify channels, locations, customer groups, or order tags into separate QuickBooks accounts, classes, or locations.
Most merchants will only need the Tax Settings and Advanced sections. The four mapping features – Channel, Location, Customer Segment, and Order Tag – are for businesses that want QuickBooks to reflect their operational structure (retail vs. wholesale, store A vs. store B, online vs. POS) without requiring manual reclassification inside QBO after the fact.
Go to LedgerPort » Sync Config and click the Accounting tab. This tab only appears when the active connection is a Shopify store.
After making changes on the Accounting tab, a floating Save Bar appears at the bottom of the screen. Click Save changes to apply.
Tax Settings
By default, QuickBooks applies its own tax rates to invoices, which causes a problem when syncing from Shopify: Shopify already calculated and collected the exact tax from the customer, and having QuickBooks recalculate it on top creates a mismatch. The Show taxes as line items option solves this by transferring Shopify’s pre-calculated tax amount as a dedicated line item on the QBO invoice and marking every other line item as non-taxable, so QuickBooks does not apply additional tax on top.
To enable tax line items:
- You can check Show taxes as line items.
- In the Tax Product field, select the QuickBooks product or service item you want to use to represent the tax line. This is typically a non-inventory item named something like “Sales Tax” that you have set up in QuickBooks in advance.
- Optionally, enter a Tax Description to customize the label that appears on the invoice line (for example, “Shopify Sales Tax”).
Note: The Tax Product must exist in your QuickBooks account before it will appear in the dropdown. If the list is empty, create the item in QuickBooks first, then return here.
Rounding Adjustments
Even when taxes are synced correctly, fractional rounding can produce tiny discrepancies between the Shopify order total and the sum of line items in QuickBooks typically a few cents. If left unaddressed, these discrepancies cause invoices to show an outstanding balance that does not match the real payment, which can trigger false payment mismatches in your books.
Enabling rounding adjustments tells LedgerPort to post any remainder to a dedicated QuickBooks product so the invoice total balances exactly.
To enable rounding adjustments:
- You can Check the box that says Enable rounding adjustments.
- Select a Rounding Product from the dropdown – a QuickBooks item you have created specifically to absorb rounding differences (commonly named “Rounding Adjustment” or similar). The amounts posted here are typically less than $0.01 per order.
Note: This setting only affects invoices or sales receipts created by LedgerPort going forward. It does not retroactively adjust already-synced records.
Channel Mapping
Shopify sells across multiple channels – your online store, Shopify POS, Instagram, Facebook, and so on. By default, LedgerPort posts all channel revenue to the same QuickBooks accounts. If you want to see a breakdown by channel in QuickBooks (for example, to compare POS revenue versus online revenue), channel mapping lets you assign each Shopify channel to a specific QuickBooks Bank Account, Class, or Location, so that classification is applied automatically when orders sync.
To set up channel mapping:
- You can check Enable channel mapping.
- In the input row that appears, select a Shopify channel from the first dropdown, the list pulls in the channels currently published on your Shopify store.
- Assign a QuickBooks Class, QuickBooks Location, or QuickBooks Bank Account (you can set one, two, or all three).
- Click Add. The mapping appears in the table below.
- Repeat for each channel you want to classify separately.
To remove a mapping, click the trash icon on that row.
Note: You must select a Shopify channel and at least one QuickBooks destination before the Add button becomes active.
Shopify Location Mapping
If your Shopify store operates from multiple physical locations — separate warehouses, retail stores, or fulfillment centers — Shopify associates each order with the location that fulfills it. By default, those location differences are invisible in QuickBooks. Location mapping lets you carry that information across by assigning each Shopify location to a QuickBooks Location or Class, so you can run location-level reports in QBO without manually recoding entries.
To set up location mapping:
- Check Enable Shopify location mapping.
- In the input row, select a Shopify location from the first dropdown — the list reflects the active locations on your Shopify account.
- एक QuickBooks स्थान, एक QuickBooks वर्ग, या दोनों असाइन करें।
- Click Add. The mapping appears in the table below.
- प्रत्येक Shopify स्थान के लिए दोहराएँ जिसे आप अलग से ट्रैक करना चाहते हैं।
नोट: Shopify स्थान आपके लाइव Shopify खाते से खींचे जाते हैं। यदि कोई स्थान ड्रॉपडाउन में दिखाई नहीं दे रहा है, तो पुष्टि करें कि यह Shopify Admin » Locations में सक्रिय है।
ग्राहक खंड मैपिंग
Shopify आपको ग्राहक खंड बनाने की सुविधा देता है — सहेजे गए समूह जो खरीद इतिहास, टैग, भूगोल, या ग्राहक प्रकार (उदाहरण के लिए, थोक बनाम खुदरा) जैसे मानदंडों पर आधारित होते हैं। यदि वे खंड आपके लेखांकन के लिए सार्थक हैं, तो ग्राहक खंड मैपिंग उस वर्गीकरण को QuickBooks में प्रत्येक खंड से ऑर्डर को स्वचालित रूप से QBO वर्ग या स्थान असाइन करके ले जाता है।
यह विशेष रूप से B2B व्यापारियों के लिए उपयोगी है जो QuickBooks में थोक और खुदरा राजस्व को अलग-अलग ट्रैक करना चाहते हैं, या लॉयल्टी टियर वाले व्यवसायों के लिए जो QBO में प्रत्येक इनवॉइस को मैन्युअल रूप से टैग किए बिना प्रत्येक टियर पर स्वतंत्र रूप से रिपोर्ट करना चाहते हैं।
ग्राहक खंड मैपिंग सेट करने के लिए:
- ग्राहक खंड मैपिंग सक्षम करें पर टिक करें।
- पहले ड्रॉपडाउन से एक ग्राहक खंड चुनें।
- एक QuickBooks वर्ग, एक QuickBooks स्थान, या दोनों असाइन करें।
- जोड़ें पर क्लिक करें।
- वर्गीकृत करने के लिए प्रत्येक खंड के लिए दोहराएँ।
नोट: ग्राहक खंड आपके Shopify खाते से खींचे जाते हैं। खंड यहां ड्रॉपडाउन में दिखाई देने से पहले Shopify में मौजूद होने चाहिए।
ऑर्डर टैग मैपिंग
ऑर्डर टैग वे लेबल होते हैं जिन्हें आप या आपके ऑटोमेशन Shopify ऑर्डर से जोड़ते हैं — उदाहरण के लिए, प्रचार ऑर्डर, उपहार कार्ड खरीद, B2B ऑर्डर, या आपके द्वारा परिभाषित किसी अन्य समूहीकरण को चिह्नित करने के लिए। ऑर्डर टैग मैपिंग उन टैग को QuickBooks वर्गीकरण में बदल देता है, किसी भी ऑर्डर को स्वचालित रूप से QBO वर्ग या स्थान असाइन करता है जिसमें एक विशिष्ट टैग होता है।
उदाहरण के लिए: यदि आपकी टीम "partner-referral" जैसे टैग के साथ पार्टनर रेफरल प्रोग्राम के माध्यम से रखे गए सभी ऑर्डर को टैग करती है, तो आप पार्टनर-सोर्स्ड राजस्व को ट्रैक करने के लिए उस टैग को एक समर्पित QuickBooks वर्ग में मैप कर सकते हैं, बिना QBO के अंदर किसी मैन्युअल काम के।
ऑर्डर टैग मैपिंग सेट करने के लिए:
- ऑर्डर टैग मैपिंग सक्षम करें पर टिक करें।
- इनपुट पंक्ति में, ऑर्डर टैग फ़ील्ड में सटीक Shopify ऑर्डर टैग टेक्स्ट टाइप करें। टैग केस-संवेदी होते हैं — उन्हें ठीक उसी तरह दर्ज करें जैसे वे Shopify में दिखाई देते हैं।
- एक QuickBooks वर्ग, एक QuickBooks स्थान, या दोनों असाइन करें।
- जोड़ें पर क्लिक करें।
- रूट करने के लिए प्रत्येक टैग के लिए दोहराएँ।
नोट: ऑर्डर टैग मैपिंग सटीक-मिलान टेक्स्ट पर काम करती है। यदि किसी ऑर्डर में कई टैग हैं, तो LedgerPort सूची में पहले टैग के लिए मैपिंग लागू करेगा जिसके लिए नियम कॉन्फ़िगर किया गया है।
उन्नत सेटिंग्स
उन्नत अनुभाग चार विशिष्ट ऑर्डर घटकों — शिपिंग, छूट, टिप्स, और ग्राहक-सामना करने वाले इनवॉइस डिस्प्ले — को QuickBooks में कैसे रिकॉर्ड किया जाता है, इसे नियंत्रित करता है। ये सेटिंग्स हर सिंक्रनाइज़ किए गए ऑर्डर पर लागू होती हैं और आपके पहले सिंक से पहले इनकी समीक्षा की जानी चाहिए।
शिपिंग
Shopify प्रत्येक ऑर्डर पर शिपिंग को एक अलग राशि के रूप में चार्ज करता है। आपके पास दो विकल्प हैं कि LedgerPort इसे QuickBooks में कैसे रिकॉर्ड करता है:
- लाइन आइटम : शिपिंग को QBO चालान या बिक्री रसीद पर एक अलग लाइन के रूप में जोड़ा जाता है, आपके द्वारा चुने गए क्विकबुक्स उत्पाद का उपयोग करके। यदि आप रिपोर्ट में शिपिंग राजस्व या लागतों को एक विशिष्ट लाइन के रूप में ट्रैक करना चाहते हैं तो इसे चुनें। चुने जाने पर, एक शिपिंग के लिए क्विकबुक्स उत्पाद ड्रॉपडाउन दिखाई देता है, उस उत्पाद (आमतौर पर एक सेवा आइटम) का चयन करें जो शिपिंग का प्रतिनिधित्व करता है।
- शिपिंग फ़ील्ड : शिपिंग को चालान पर क्विकबुक्स के मूल शिपिंग राशि फ़ील्ड में दर्ज किया जाता है। एक सरल चालान लेआउट के लिए इसे चुनें जहाँ शिपिंग राशि चालान लाइन के बजाय, कर के साथ नीचे दिखाई देती है।
छूट
शॉपिफाई छूट राशि को क्विकबुक्स में कहीं दर्ज करने की आवश्यकता है। आपके विकल्प:
- लाइन आइटम : छूट को चालान पर एक नकारात्मक लाइन आइटम के रूप में जोड़ा जाता है। यह छूट को QBO रिपोर्ट में दिखाई देने योग्य और अलग से ट्रैक करने योग्य बनाता है। चुने जाने पर, छूट के लिए क्विकबुक्स उत्पाद ड्रॉपडाउन दिखाई देता है।
- मूल आइटम के भीतर : छूट को मूल आइटम मूल्य में अवशोषित कर लिया जाता है, जिससे एक अलग लाइन जोड़ने के बजाय लाइन आइटम राशि कम हो जाती है। यह एक क्लीनर चालान उत्पन्न करता है लेकिन दी गई कुल छूटों पर रिपोर्ट करना कठिन बना देता है।
टिप्स
यदि आपका शॉपिफाई स्टोर या पीओएस टिप्स स्वीकार करता है, तो आपके पास दो विकल्प हैं:
- लाइन आइटम : टिप्स को चालान पर एक अलग सकारात्मक लाइन आइटम के रूप में जोड़ा जाता है। दिखाई देने वाले ड्रॉपडाउन में टिप्स के लिए एक क्विकबुक्स उत्पाद चुनें।
- टिप्स फ़ील्ड : टिप्स को लेनदेन पर क्विकबुक्स के मूल टिप्स फ़ील्ड में दर्ज किया जाता है।
स्टोरफ़्रंट एकीकरण
स्टोरफ़्रंट एकीकरण आपके क्विकबुक्स चालानों को आपके शॉपिफाई ग्राहक खातों से जोड़ता है, जिससे ग्राहकों को सीधे आपके शॉपिफाई स्टोर के ग्राहक पोर्टल से अपने बकाया चालान देखने और भुगतान करने की अनुमति मिलती है। यह वैकल्पिक है और केवल तभी उपयोगी है जब आपके ग्राहक अपने शॉपिफाई खातों में लॉग इन करते हैं और आप चालान जारी करते हैं (बी2बी और थोक स्टोर में आम)।
स्टोरफ़्रंट एकीकरण को सक्षम करने के लिए:
- ग्राहक खातों पर क्विकबुक्स चालान दिखाएं को चेक करें।
- प्रदर्शित करने के लिए लेनदेन ड्रॉपडाउन में, चुनें कि ग्राहकों को कौन सा लेनदेन प्रकार दिखाई दे सकता है: चालान, बिक्री रसीद, या दोनों।
- वैकल्पिक रूप से भुगतान स्थिति प्रदर्शित करें को चेक करें ताकि यह दिखाया जा सके कि प्रत्येक चालान का भुगतान किया गया है, आंशिक रूप से भुगतान किया गया है, या बकाया है।
- वैकल्पिक रूप से अभी भुगतान करें बटन सक्षम करें को चेक करें ताकि प्रत्येक प्रदर्शित चालान पर एक भुगतान लिंक जोड़ा जा सके। सक्षम होने पर, एक भुगतान लिंक प्रदाता चुनें, वर्तमान में क्विकबुक्स उपलब्ध है, जो क्विकबुक्स के मूल भुगतान पोर्टल लिंक का उपयोग करता है।
नोट: स्टोरफ़्रंट एकीकरण के लिए आपकी शॉपिफाई थीम को ग्राहक खाता पृष्ठों का समर्थन करने की आवश्यकता है। यदि ग्राहक आपके स्टोर के खातों अनुभाग तक नहीं पहुंच सकते हैं, तो यह सेटिंग सक्षम होने पर भी चालान दिखाई नहीं देंगे।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मुझे सिंक करना शुरू करने से पहले इन सभी सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है? नहीं। टैक्स सेटिंग्स और एडवांस्ड विकल्प (शिपिंग, डिस्काउंट, टिप्स) पहली सिंक से पहले समीक्षा करने लायक हैं, क्योंकि वे प्रभावित करते हैं कि प्रत्येक ऑर्डर कैसे रिकॉर्ड किया जाता है। मैपिंग सुविधाएँ — चैनल, स्थान, ग्राहक सेगमेंट और ऑर्डर टैग — वैकल्पिक हैं और इन्हें किसी भी समय जोड़ा जा सकता है। वे केवल उन ऑर्डरों पर लागू होते हैं जो मैपिंग सहेजने के बाद सिंक होते हैं।
मेरा चैनल या स्थान ड्रॉपडाउन में नहीं दिख रहा है। मुझे क्या जांचना चाहिए? लेजरपोर्ट इन सूचियों को सीधे आपके Shopify खाते से खींचता है। पुष्टि करें कि चैनल या स्थान Shopify एडमिन में सक्रिय है। यदि इसे हाल ही में जोड़ा गया था, तो अपनी वर्तमान सिंक कॉन्फ़िगरेशन सेटिंग्स को सहेजने का प्रयास करें और ताज़ा लुकअप को ट्रिगर करने के लिए अकाउंटिंग टैब को फिर से खोलें।
क्या एक ही ऑर्डर एक साथ कई मैपिंग नियमों से मेल खा सकता है? एक ऑर्डर एक चैनल मैपिंग नियम, एक स्थान मैपिंग नियम, एक ग्राहक सेगमेंट मैपिंग नियम और एक ऑर्डर टैग मैपिंग नियम के साथ एक साथ मेल खा सकता है, और प्रत्येक एक अलग क्लास या स्थान लागू कर सकता है। यदि कई नियम एक ही फ़ील्ड को असाइन करते हैं (उदाहरण के लिए, दो नियम दोनों QBO क्लास सेट करने का प्रयास करते हैं), तो अंतिम मिलान नियम को प्राथमिकता दी जाती है।
उन ऑर्डरों का क्या होता है जो किसी भी मैपिंग नियम से मेल नहीं खाते हैं? वे अकाउंटिंग टैब से बिना किसी क्लास, स्थान या बैंक खाते के वर्गीकरण के सामान्य रूप से सिंक होते हैं। आपकी अन्य सिंक कॉन्फ़िगरेशन सेटिंग्स अभी भी लागू होती हैं।
मैंने शो टैक्सेस ऐज़ लाइन आइटम्स को सक्षम किया है लेकिन मेरा टैक्स प्रोडक्ट ड्रॉपडाउन खाली है। ड्रॉपडाउन केवल उन आइटम्स को दिखाता है जो आपके QuickBooks खाते में पहले से मौजूद हैं। QuickBooks में एक नॉन-इन्वेंटरी आइटम बनाएं (उदाहरण के लिए, "सेल्स टैक्स") और इसे चुनने के लिए यहां वापस आएं।
क्या स्टोरफ्रंट इंटीग्रेशन पे नाउ बटन सक्षम करने के तुरंत बाद काम करता है? बटन प्रत्येक इनवॉइस के लिए एक QuickBooks भुगतान लिंक जेनरेट करता है। लिंक QuickBooks के भुगतान पोर्टल पर जाता है, इसलिए ग्राहकों को वहां भुगतान पूरा करना होगा। यदि आपके QuickBooks खाते में भुगतान प्रसंस्करण सक्षम नहीं है, तो लिंक ठीक से काम नहीं करेगा।
यदि आपको कोई समस्या आती है, तो कृपया यहां क्लिक करके हमसे संपर्क करने में संकोच न करें। हमारी सहायता टीम आपकी सहायता कर सकेगी।
