जब Shopify में रिफंड जारी किया जाता है, तो LedgerPort स्वचालित रूप से QuickBooks में संबंधित लेनदेन बना सकता है। आपके ऑर्डर कैसे सिंक होते हैं, इसके आधार पर, वह लेनदेन या तो क्रेडिट मेमो या रिफंड रसीद होगा।
रिफंड सिंकिंग को सही ढंग से सेट अप करने से आपका QuickBooks बैलेंस सटीक बना रहता है और आपको मैन्युअल रूप से रिफंड प्रविष्टियाँ बनाने से बचाता है।
शुरू करने से पहले
- रिफंड सिंकिंग के लिए यह आवश्यक है कि मूल ऑर्डर पहले QuickBooks में सिंक किया गया हो। LedgerPort रिफंड को मूल लेनदेन से जोड़ता है।
- QuickBooks में बनाए गए रिफंड लेनदेन का प्रकार आपकी ऑर्डर सिंक विधि पर निर्भर करता है:
- सेल्स रसीद ऑर्डर QuickBooks में रिफंड रसीद उत्पन्न करते हैं।
- इनवॉइस ऑर्डर QuickBooks में क्रेडिट मेमो उत्पन्न करते हैं।
- यदि आप निश्चित नहीं हैं कि आप किस सिंक विधि का उपयोग कर रहे हैं, तो सिंक कॉन्फ़िगरेशन » ऑर्डर पर जाएं और सिंक विधि सेटिंग की जांच करें। पूर्ण स्पष्टीकरण के लिए ऑर्डर सिंक विधियों को समझना देखें।
रिफंड सिंकिंग कैसे काम करती है
जब Shopify में रिफंड संसाधित किया जाता है, तो LedgerPort रिफंड का पता लगाता है और QuickBooks में मिलान लेनदेन बनाता है:
- पूर्ण रिफंड पूर्ण ऑर्डर राशि के लिए रिफंड रसीद या क्रेडिट मेमो बनाता है।
- आंशिक रिफंड केवल रिफंड की गई राशि के लिए रिफंड रसीद या क्रेडिट मेमो बनाता है। QuickBooks में मूल लेनदेन अपरिवर्तित रहता है।
लाइन आइटम, कर राशि और शिपिंग रिफंड को QuickBooks लेनदेन पर तोड़ा जाता है ताकि यह Shopify में रिफंड की गई राशि से मेल खा सके।
रिफंड सिंकिंग को सक्षम करना
रिफंड सिंकिंग आपके भुगतान स्थिति ट्रिगर सेटिंग्स के माध्यम से नियंत्रित की जाती है।
- बाएं साइडबार से, सिंक कॉन्फ़िगरेशन पर क्लिक करें।
- ऑर्डर टैब पर क्लिक करें।
- सिंक ट्रिगर अनुभाग तक स्क्रॉल करें।
- भुगतान स्थिति के तहत, पूर्ण रिफंड किए गए ऑर्डर को सिंक करने के लिए रिफंड किया गया, आंशिक रिफंड को सिंक करने के लिए आंशिक रूप से रिफंड किया गया, या दोनों को चेक करें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
सक्षम होने के बाद, Shopify में जारी किए गए रिफंड अगले सिंक चक्र पर उठाए जाएंगे और संबंधित लेनदेन स्वचालित रूप से QuickBooks में बन जाएगा।
नोट: अधिकांश स्टोर को रिफंड किया गया और आंशिक रूप से रिफंड किया गया दोनों को सक्षम करना चाहिए यदि वे चाहते हैं कि सभी रिफंड गतिविधि QuickBooks में दिखाई दे। यदि आप इन्हें बंद छोड़ देते हैं, तो रिफंड सिंक नहीं होंगे और आपका QuickBooks बैलेंस Shopify से मेल नहीं खाएगा।
क्रेडिट मेमो (इनवॉइस ऑर्डर)
यदि आपके ऑर्डर इनवॉइस के रूप में सिंक होते हैं, तो रिफंड QuickBooks में क्रेडिट मेमो बनाते हैं।
क्रेडिट मेमो मूल इनवॉइस से जुड़ा होता है और बकाया राशि को कम करता है। यदि इनवॉइस का भुगतान पहले ही किया जा चुका है, तो QuickBooks ग्राहक के खाते के विरुद्ध क्रेडिट को उपलब्ध दिखाएगा।
क्या बनाया जाता है:
- मूल इनवॉइस के समान ग्राहक के तहत एक क्रेडिट मेमो।
- Shopify में रिफंड की गई राशि से मेल खाने वाले लाइन आइटम।
- कर और शिपिंग समायोजन यदि वे रिफंड का हिस्सा थे।
रिफंड रसीदें (सेल्स रसीद ऑर्डर)
यदि आपके ऑर्डर सेल्स रसीदों के रूप में सिंक होते हैं, तो रिफंड क्विकबुक्स में एक रिफंड रसीद बनाते हैं।
रिफंड रसीद ग्राहक को वापस जाने वाले पैसे को रिकॉर्ड करती है और उस लेन-देन के लिए आपकी आय को कम करती है।
क्या बनाया जाता है:
- मूल सेल्स रसीद से जुड़ी एक रिफंड रसीद।
- Shopify में रिफंड की गई राशि से मेल खाने वाले लाइन आइटम।
- यदि लागू हो तो टैक्स और शिपिंग समायोजन।
रिफंड सिंक स्थिति की जाँच करना
शॉपिफाई में रिफंड संसाधित होने के बाद, आप अपने लॉग से पुष्टि कर सकते हैं कि यह सही ढंग से सिंक हुआ है।
- बाएँ साइडबार से, सिंक लॉग पर क्लिक करें।
- एंटिटी प्रकार फ़िल्टर का उपयोग करें और ऑर्डर (या यदि अलग से सूचीबद्ध है तो रिफंड) चुनें।
- रिफंड से जुड़े ऑर्डर नंबर की तलाश करें।
- लॉग एंट्री सिंक किया गया दिखाएगी यदि रिफंड लेन-देन सफलतापूर्वक बनाया गया था, या यदि कुछ गलत हुआ तो कारण के साथ त्रुटि दिखाएगी।
रिफंड को मैन्युअल रूप से सिंक करना
यदि कोई रिफंड स्वचालित रूप से सिंक नहीं हुआ, या यदि आपको मांग पर एक को पुश करने की आवश्यकता है:
- बाएँ साइडबार से, मैन्युअल सिंक पर क्लिक करें।
- ऑर्डर पर क्लिक करें।
- ऑर्डर खोजने के लिए स्थिति फ़िल्टर का उपयोग करें, या ऑर्डर नंबर से खोजें।
- ऑर्डर का चयन करें और चयनित सिंक करें पर क्लिक करें।
लेजरपोर्ट ऑर्डर को फिर से संसाधित करेगा और यदि कोई गायब है तो क्विकबुक्स में रिफंड लेन-देन बनाएगा।
सामान्य समस्याएँ
रिफंड सिंक हो गया लेकिन क्विकबुक्स में कोई लेन-देन दिखाई नहीं दिया - जाँचें कि रिफंड जारी होने से पहले मूल ऑर्डर सफलतापूर्वक सिंक हो गया था। यदि मूल ऑर्डर क्विकबुक्स से गायब है, तो लेजरपोर्ट के पास रिफंड संलग्न करने के लिए कुछ भी नहीं है। पहले मूल ऑर्डर को सिंक करें, फिर रिफंड को फिर से सिंक करें।
आंशिक रिफंड ने गलत राशि के लिए क्रेडिट मेमो बनाया - यह आमतौर पर तब होता है जब शॉपिफाई में रिफंड को पहली बार बनाए जाने के बाद संपादित किया गया था। सही राशि की पुष्टि करने के लिए शॉपिफाई में रिफंड विवरण की जाँच करें, फिर मैन्युअल सिंक » ऑर्डर से फिर से सिंक करें।
रिफंड सिंक लॉग में बिल्कुल भी दिखाई नहीं दे रहा है - पुष्टि करें कि सिंक कॉन्फ़िगरेशन » ऑर्डर के तहत आपके सिंक ट्रिगर में रिफंड किया गया या आंशिक रूप से रिफंड किया गया सक्षम है। यदि दोनों में से कोई भी चेक नहीं किया गया है, तो रिफंड पूरी तरह से सिंक से बाहर रखे गए हैं।
यदि आपको कोई समस्या आती है, तो हमसे संपर्क करें और हमारी सहायता टीम आपकी सहायता करने में प्रसन्न होगी।
