ギフトカードの売上が最も多い月は、帳簿上最も間違いやすい月です。なぜなら、そのお金はまだ収益になっていないからです。
12月23日、あなたの店は過去最高のギフトカード販売を記録しました。3週間で9,000ドルのカードが売れました。現金はあなたの銀行口座にあります。ダッシュボードは素晴らしい状態です。あなたは、12月が年間を牽引したと感じながら月を締めくくります。
そして、1月が2度起こります。まず、償還が行われます。これらのカードで一部または全額が支払われた注文で、実際の在庫が出荷されますが、支払い額は奇妙に少なく見えます。次に、会計士が答えられない質問をします。「12月の収入のうち、いくらがギフトカードで、いくらが償還されましたか？」もしあなたが12月の売上として9,000ドルを計上し、1月の注文を1月の売上として計上しているなら、あなたは同じお金を2度認識したことになり、すでに締め切られた年の収入を過大計上したことになります。
この原因となる直感は単純で、完璧に思えます：「お金が私の銀行口座に入ったので、それは売上です。」
それがギフトカード会計の中心にある嘘です。現金は入ってきましたが、商品は出ていきませんでした。あなたが実際に売ったのは約束であり、あなたの帳簿上では、まだ果たされていない約束は収入ではありません。それは負債です。
ギフトカード会計を一言で言うと：あなたは約束を売った
顧客が100ドルのギフトカードを購入したとき、彼らは商品を買いませんでした。彼らは後で選ぶ商品の前払いをしたのです。彼らが商品を選ぶまで、あなたは彼らに100ドル相当の商品を負っています。そのため、100ドルは損益計算書上の収益ではなく、貸借対照表上の負債となります。
販売時点での仕訳：
- 借方：現金（または決済処理業者のクリアリング口座） — 100ドル
- 貸方：ギフトカード負債（その他の流動負債勘定） — 100ドル
収益勘定は一切触れられません。商品は動いていないため、売上原価は記録されません。米国のほとんどの州では、カード販売時に消費税も徴収されません。通常、税金はカード自体が購入されたときではなく、実際の製品に対してカードが使用されたときに適用されます。（州によって規則が異なります。CPAに管轄区域を確認してください。）
これは、払い戻しと返品を管理するのと同じ論理です。あなたの帳簿は、お金がどのように感じられたかを記録するのではなく、法的に何が起こったかを記録します。そして起こったことは、顧客が現金を手渡し、あなたがIOU（借用証書）を手渡したということです。
ライフサイクル：販売、償還、一部償還
約束を果たした時点で収益が発生します。以下は、明らかに架空の丸められた数字を使った完全なプロセスです。
12月15日 — カード販売。 お客様が100ドルのギフトカードを購入。現金 100ドル増、ギフトカード負債 100ドル増。その日の収益：0ドル。
1月10日 — 部分的引き換え。 カード保有者が60ドルのセーターを購入し、カードで支払います。ここで — そしてここで初めて — 何らかの収益が発生します：
- 借方： ギフトカード負債 — 60ドル
- 貸方： 売上収益 — 60ドル （これに加えて、販売税の処理：通常の注文と同様に、60ドルの売上に対して税金を徴収し、計上します）
- セーターの売上原価を記録します。在庫が最終的に移動したためです。
何が起こらなかったかに注目してください：現金は入ってきませんでした。現金は12月に受け取りました。引き換えは、12月の現金が最終的に「収益」という名前を得る会計イベントです。
残額はそのまま残ります。 カードにはまだ40ドル残っているため、40ドルは負債勘定に残ります — 数ヶ月、あるいは永遠に。いつでもギフトカード負債残高は、すべての未払いのカードの未使用額の合計と一致するはずです。それが会計士が求める数字であり、ほとんどの店舗が提示できない数字です。
二重計上の失敗モードが容易に理解できるようになりました。12月に100ドル、1月にも60ドルの収益を計上した場合、100ドルのカードに対して160ドルを認識したことになります。これを忙しい第4四半期に掛け合わせると、数千ドル単位で所得 — およびその税金 — を過大評価していることになります。
| イベント | 現金 | ギフトカード負債 | 収益 |
|---|---|---|---|
| カード販売（100ドル） | +$100 | +$100 | $0 |
| 60ドル引き換え | $0 | −60ドル | +$60 |
| 繰越残高 | — | $40 | — |
もう一つ知っておくべきしわ寄せがあります：注文がギフトカードとクレジットカードで一部支払われた場合 — 40ドルのカード残高とVisaで110ドルで支払われた150ドルの注文 — 収益は150ドル、負債は40ドル減少し、入金には110ドルしか表示されません。ギフトカードが多い週の入金が売上に対して「少ない」ように見えるのはこのためです。少なくありません。支払いの一部は、すでに支払いを受けていた約束でした。
ストアクレジット：同じ負債、2つの異なるソース
ストアクレジットは、一度存在すればギフトカードとまったく同じように機能します：それはあなたが保持している顧客のお金であり、負債勘定にあり、引き換え時に収益に変換されます。異なるのはその出所です — そしてそれはエントリのもう一方の側を変更します。
払い戻しによるストアクレジット。 お客様が80ドルの注文を返品し、現金ではなくクレジットを発行します。返品は通常の通りに記録します — 払い戻しおよび返品の控除収益勘定への借方 — しかし、現金が出ていくことへの貸方ではなく、ストアクレジット負債に80ドルを貸方記入します。あなたの口座から現金は出ていきませんが、将来の商品に対して80ドルの負債を負うことになります。（返品の処理手数料と販売税の処理は、どの払い戻しでも同様に機能します — 払い戻しおよび返品ガイドですべて4つを説明しています。）
好意によるストアクレジット。 発送が遅れたため、$20 の「申し訳ありません」クレジットを発行します。元となる販売取引がないため、これは収益の相殺ではなく、顧客維持のためのコストです。ほとんどの店舗では、販促費または顧客好意費用勘定を貸方記入し、ストアクレジット負債を $20 貸方記入します。会計士が若干異なる処理を好むかもしれませんが、原則は同じです。好意クレジットはマーケティング費用であり、販売調整ではありません。
異なるソース、同じ宛先。どちらのクレジットもギフトカードと同じ負債クラスに分類され、両方とも使用時に収益に転換され、両方とも追跡可能である必要があります。「未払いのストアクレジットはいくらですか？」という質問は、貸付業者、購入者、または監査人が最終的に尋ねる質問だからです。
破損：二度と戻ってこないお金（CPAに相談してください）
ギフトカードとクレジットの一部は、決して換金されません。カードが紛失したり、残高が忘れられたり、$3.17 の端数が放棄されたりします。会計士はこれを消滅益と呼び、ギフトカード会計で自分で判断すべきではない唯一の部分です。
店舗オーナーレベルで知っておくべき 2 つのこと：
- 消滅益は最終的に収益になります — 気まぐれではなく、スケジュールに従って。 現在の米国 GAAP では、消滅益を合理的に見積もることができる企業は、カードが換金されるにつれて比例して認識します。それ以外の場合は、換金がリモートになるまで待ちます。カードが古く見えるという理由だけで、負債を収益に振り替えることはできません。
- 一部の州はお金が欲しいのです。 多くの州の未請求資産（エスクロー）法により、休眠期間後に換金されていない残高を州に引き渡す必要がある場合があります。カードが対象となるかどうかは、お住まいの州とプログラムの構造によって異なります。
実践的な結論：負債残高を正確に保ち、消滅益ポリシーは会計士に設定してもらいましょう。発行済み、換金済み、および年齢別の未払いのカードのデータを持参すれば、認識ルールを処理してくれます。これは完全に「会計士に確認する」領域であり、この記事は税務アドバイスではありません。
ShopifyとWooCommerceでの流れ
理論はプラットフォームに依存しません。混乱はプラットフォーム固有です。
Shopify
Shopify のレポートは、人々を驚かせることに、この分割を正しく処理します。ギフトカードの販売は売上レポートから除外され、財務概要で個別に追跡されますが、換金は注文の支払い方法として表示されます。言い換えれば、Shopify はすでにカード販売を「販売ではない」と見なし、換金を代金引換と見なしています。これは、あなたの帳簿が必要とするのと同じモデルです。
問題が発生するのは下流です。カード購入からの現金は販売日に支払いに入金されますが、「販売」は換金日にレポートに表示され、現金が動かない代金引換の一部で支払われます。Shopify は、払い戻しオプションおよび顧客残高として、ストアクレジットもネイティブに発行します。これにより、追跡する負債ストリームが 2 つになります。Shopify のデータを QuickBooks に投稿するものが、ギフトカードの代金引換とカードネットワークの代金引換を区別しない場合、あなたの収益と支払いは両方向で同時に一致しなくなります。
WooCommerce
WooCommerceにはネイティブのギフトカードシステムがないため、会計処理は、どの拡張機能を使用しているかに完全に依存します。PW Gift Cards、YITH、Advanced Couponsのギフトカードおよびストアクレジットツールが最もよく見かける名前です。会計上の重要な実装の詳細：プラグインが償還されたカードを支払い方法として扱うか、クーポンとして扱うか。
その違いは見た目だけではありません。クーポン形式の償還は、60ドルのセーターの注文を割引された販売として記録します（収益は減少し、負債は扱われません）。これにより、収入が過小評価され、ギフトカードの負債が永久に帳簿に残ります。支払い形式の償還は、カードを代金として全額収益として記録します。これが実際に起こったことです。ギフトカードプラグインが償還をクーポンとしてモデル化している場合、簿記では償還ごとに手動で調整エントリが必要になります。そうしないと、毎月数字が少しずつずれていきます。（Advanced Couponsは、特にストアクレジットを単なるクーポンコードではなく、適切な顧客残高として追跡するため、負債モデルに非常にきれいにマッピングされます。）
QuickBooksでのすべて
QuickBooks Onlineでは、システム全体が、おそらくまだ持っていないであろう1つの勘定科目に依存しています。それは、「ギフトカードとストアクレジットの負債」のような名前のその他の流動負債勘定科目です。店舗によっては、ギフトカード用、払い戻しクレジット用、グッドウィルクレジット用と分けて、貸借対照表でソースを個別に表示します。当社のeコマース向け勘定科目表テンプレートには、新規に設定する場合の負債構造が含まれています。
次に、3つのフローは次のようにマッピングされます。
- カードまたはクレジットの発行 → 負債勘定科目にクレジットされた売上レシート/仕訳伝票。収入勘定科目には決してなりません。
- カードの償還 → 注文は全額収益として計上され、負債を借方記入するギフトカード支払い明細が付記されるため、レシートは実際に受け取った現金とバランスが取れます。
- 月末チェック → 負債勘定科目の残高は、プラットフォームごとの未払いカードおよびクレジットの残高と一致する必要があります。一致しない場合は、アップストリームで償還が割引として計上されているか、カード販売が収入として計上されています。
3番目のステップは、セットアップの正直なテストです。ギフトカードを「扱っている」と思っているほとんどの店舗は、それを実行した最初のときに失敗します。
大量取引における負債の正確な管理
年に10枚のギフトカードであれば、すべて手作業で仕訳できます。第4四半期のボリューム（数百枚のカード、部分的な償還、分割払い、払い戻しクレジット、グッドウィルクレジットがすべて同時に動く）では、手動エントリは簿記作業ではなくなり、エラーの恒常的な発生源になります。これは、同期ソフトウェアが正しくモデル化するか、静かに壊れるかのどちらかである問題のカテゴリです。
また、率直に言って、すべてのツールが対応できるわけではないという利点があります。LedgerPortは、ギフトカードとストアクレジットを、収入ではなく負債の動きとして扱います。ShopifyまたはWooCommerceからQuickBooksに注文が同期されると、負債勘定との間で自動的に発行および償還されます。これはエンタープライズプランの機能です。なぜなら、それが必要なストアは、実際のギフトカードの取引量が多いストアだからです。もしあなたがそうなら、上記のセクションの月末チェックは、単に一致する数字になります。
それよりも早い段階であれば、基本から始めましょう。負債勘定を作成し、カード販売を収入として記録するのをやめ、未払い残高のチェックを月次決算に組み込みましょう。より広範なシステム（支払い、手数料、売上原価、およびそれらの中でのギフトカードの位置づけ）については、当社のeコマース会計ガイドで詳しく説明しています。
いずれにしても、12月の9,000ドルは本物の現金であり、本物の勝利です。それは単に12月の収益ではありません。それは1月と2月の収益であり、顧客が回収に戻ってくるたびにあなたが守る約束です。
