Shopifyストアの税務申告：会計士があなたの帳簿から実際に必要とするもの

1月中旬です。土曜日の大部分を整理に費やしました。Shopifyの財務サマリーをエクスポートしました。QBOの損益計算書をダウンロードしました。フォルダを作成し、明確にラベルを付け、「今年はこれで完了です」というメッセージとともに税理士にすべて送信しました。

2週間後、税理士から電話がかかってきます。

「QBOの収益がShopify Paymentsの1099-Kと一致しません。手数料の費用も期待通りに表示されていません。申告書の作成を開始する前に、これを整理するために数時間必要になります。」

請求書は見積もりよりも700ドル高くなりました。税理士に記録が間違っていると指摘されるために、年の初めに修正するよりも多くのお金を払ったことになります。

ここに至った仮定：Shopifyのレポートをエクスポートして税理士にQBOへのアクセスを提供することが税務準備の意味である — あなたは仕事をした、彼らは難しい部分を処理する。それが信念です。それはまた間違っています。Shopifyストアの税務準備は、書類を持っていることではありません。それは、正しいことを言っている書類を持っていることです。標準的なQBOの設定では、ほとんどの場合、収益が過大計上され、手数料が見えず、売上税が間違った口座に置かれています — そしてそれらの書類を税理士に送っても、何も解決しません。それは単に、あなたが問題を見つける代わりに、彼らが問題を見つけるだけです。

1099-K、QBO、銀行残高の数字が一致しない理由

税理士があなたのファイルを開いたとき、彼らはShopifyの収益について同じ話を伝えるはずの3つの数字を見ていますが、それはほとんど決して一致しません。

Shopify Paymentsからの1099-Kには、処理された総取引額が表示されます — 年間のすべての注文の総ドル額で、控除前の金額です。手数料、返金、徴収した売上税はすべてこの数字に含まれています。

QBOの収益口座には、マッピングされたものが表示されます。ほとんどの標準設定のストアでは、それは純銀行預金額です — Shopifyがすべてを差し引いた後に実際に送金した金額です。

銀行口座には純支出額が表示されます：総売上から処理手数料、返金、Shopifyが代わりに徴収した売上税を差し引いた額で、時には1日から14日間の注文が1回の振込に含まれることもあります。

3つの数字。同じビジネス。どれも一致していません。そして構造上、一致すべきではありません。なぜなら、それぞれ異なるものを測定しているからです。問題は、QBOファイルが3つの数字の間のギャップを説明する必要があることです。その説明なしでは、あなたのCPAはそれらを照合できません。そしてIRSは、報告された収入が1099-Kの総収入よりも大幅に低い申告を自動的にフラグ付けします。それらの数字の間のギャップは、整理されていないShopifyの帳簿の真のコストが現れる場所であり、ほとんどのオーナーは通知が届くまでそれに気づきません。

税理士がShopifyの帳簿から本当に必要としている5つのこと

あなたが探していたチェックリストは存在します。しかし、それは1月にやるべきことのリストではありません。それは、税務時にきれいに引き渡せるように、1年中毎月、あなたのQBOファイルがすでに表示しておく必要があるもののリストです。

1. 銀行の入金額ではなく、記録された総収入。

あなたの収入勘定は、顧客が支払った金額、つまりShopifyが何かを差し引く前の総売上高を反映しているはずです。QBOの収入が銀行の入金と一致する場合、収入は純額で記録されています。手数料はすでに差し引かれ、返金はすでに差し戻され、おそらく税金も含まれています。それは収益を過小評価し、手数料費用を不明瞭にします。

純入金額を基に作業するCPAは、実際に何を販売したのか、販売処理にかかったコストはいくらなのか、あるいは総利益率があなたが考えているものなのかを知る方法がありません。これに対する勘定科目表の修正は、単一の構造的な決定です。つまり、総収入と純入金を橋渡しするクリアリング口座ですが、ほとんどの一般的なQBO設定では行われません。

2. 手数料はタイプ別に分離され、1つの勘定にまとめられていない。

Shopifyは3つの異なるタイプの手数料を作成します。それぞれ異なるコスト構造と異なる戦略的意味を持っています。

これら3つを単一の「Shopify手数料」勘定にまとめることは、孤立した数字を生み出します。総利益率が価格設定モデルの予測よりも低く見え、手数料が1つのバケットにある場合、その理由を診断する方法はありません。あるいは、支払い処理業者を切り替えることで何かが変わるかどうかについてもです。

3. 返金は正しい会計期間に記録される。

顧客が注文を返品すると、Shopifyは個別の銀行取引を作成しません。返金は、次に利用可能な支払いから差し引かれます。その支払いが4月に着金しても、返品が3月に処理された場合、現金の効果は4月に発生しました。そして会計エントリは3月ではなく、そこに属します。

返金を元の注文日に計上すると期間の不一致が生じます。3月の収益は減少しますが、現金が3月に動かなかったため、3月の銀行照合は依然として一致しません。これらの不一致は月を追うごとに累積します。年末までに、あなたのCPAはそれら12個を解きほぐすことになります。

4. 売上税は収益ではなく負債として記録される。

ほとんどの米国では、Shopifyはマーケットプレイスのファシリテーターです。つまり、顧客から売上税を徴収し、州当局に直接納付します。そのお金はあなたのビジネスには一切触れません。あなたのビジネスのものではありません。Shopifyが徴収した税金7ドルを含む97ドルの注文は、あなたにとっては97ドルの売上ではなく、90ドルの売上となります。

もし収入勘定がその税金を含む総注文金額を記録している場合、マーケットプレイスがファシリテートする州からのすべての注文に、見かけ上の収入が現れます。年間を通して大規模になると、実際には課税対象とならない収入として、かなりの金額が計上され、それを外科的に削除するには公認会計士が必要になります。

5. 仕入価格ではなく、陸揚げ費用を反映した売上原価。

海外から調達する店舗の場合、請求書価格は実際のコストではありません。運賃、輸入関税、通関手数料は売上原価に含まれるべきであり、通常、サプライヤーが請求した金額に20〜40％追加されます。請求書価格が5.00ドルで、運賃0.80ドル、関税0.60ドル、手数料0.10ドルの製品は、倉庫に陸揚げするのに実際には6.50ドルのコストがかかります。

請求書価格のみを使用すると、すべての売上総利益が過大評価されます。公認会計士が価格設定モデルから利益が乖離している理由を尋ねる頃には、購入記録から1年間の陸揚げ費用を再構築するしかありません。

Shopifyの帳簿が準備できていない3つのサイン（そしてそのコスト）

誰にも連絡せずに、今すぐ税務準備状況を確認できます。QBOでの3つの質問：

QBOのいずれかの月の収益は、その月の銀行預金と一致しますか？ はい — 同じ金額であれば — 収入は純額で記録されています。手数料は表示されません。報告される収入は、1099-Kに表示される金額よりも低くなり、その差額を説明する必要があります。

Shopifyのサブスクリプション料金、取引手数料、支払い処理手数料について、QBOで別々のアカウントを持っていますか？ すべてが1つのアカウントにある場合、公認会計士は真の取引ごとのコストを知ることができず、あなたも知ることができません。

1099-Kの総額と、その年のQBOの収入との差額を、特定のアカウントを指し示すことで説明できますか？ 答えが「あまりよくわからない」場合、それはフラグが立てられる差額です。

「わからない」という回答は、それぞれ特定の公認会計士の請求リスクを表します。その答えが本来あるべき姿を再構築するために費やされる時間です。そして、文書化なしにあなたの申告額が1099-Kと乖離している場合、IRSは差額の説明を求めるCP2000通知を送付します。

なぜこうなるのか — そして来年を平凡にする修正方法

上記のいずれも個人の責任ではありません。標準的なQBOの設定では、収入は総収益として入金されると想定されています。100ドルの売上は100ドルの収入として計上され、手数料は支払時に記録されます。それがほとんどのビジネスの仕組みです。

Shopifyは異なります。それは、総売上から処理手数料、返金、Shopifyが代わりに徴収した売上税を差し引いた純額の支払い — 1日から14日間の注文をカバーする単一の銀行振込にバンドルして — 送信します。その構造に合わせて構築されていないQBOの設定は、毎月、自動的に、上記の5項目のうち少なくとも3項目を誤って記録します。

LedgerPortは、このマッピングを自動的に処理します。Shopifyの各支払いにより、総売上、手数料明細、返金、マーケットプレイス税がそれぞれの勘定科目に計上され、クリアリング口座は手作業なしで閉じられます。あなたの帳簿は、CPAとのアポイントメント前の月だけでなく、年間を通じて税務申告の準備が整った状態を保ちます。

標準的なQBOセットアップとShopifyで税務シーズンを迎える場合、上記3つの質問は、何かを送る前に答える価値があります。もしそれらのいずれかが問題を示唆している場合、CPAに費用を払って見つけてもらうのではなく、自分で見つけることができます。

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