这款电子商务客户咨询问卷可将尽职调查电话转变为确认电话 — 六个部分，所有问题均可复制粘贴。
您正在与同一位潜在客户进行第二次尽职调查电话。第一次通话效果很好 — 建立了良好的融洽关系，明确了痛点，一个 Shopify 店铺的交易量很大，已进入 QuickBooks Online。您当晚起草了提案。
然后收到了后续邮件：“哦 — 我们还在 Etsy 上销售，这重要吗？而且我们去年春天添加了 Afterpay。”这很重要。Etsy 是第二个渠道，有自己的费用和存款；Afterpay 是一个支付网关，有自己的收款计划，但收款都进入同一个银行账户。您的范围、工具计划和价格都是基于一个缺少两个关键事实的图景构建的。所以您又在这里，进行第二次通话，重新了解情况。
大多数公司通过努力提高尽职调查电话的效率来应对 — 更尖锐的问题、更长的通话时间、由合伙人参与。这建立在一个值得命名的谎言之上：一次好的尽职调查电话可以发现所有问题。事实并非如此，也无法做到，因为客户不会主动提供他们认为不相关的事实。没有人会主动向他们的会计师提及 Afterpay — 这只是客户的付款方式。
解决这个问题的真相是：电子商务客户并非一个开放式的谜团。存在一套可知的、有限的咨询事实 — 平台、网关、渠道、交易量范围、实体和税务状况、文件状态、访问列表 — 而一份书面的电子商务客户咨询问卷可以在通话前收集其中 90% 的信息。这篇博文就是这份问卷，分为六个部分，每个问题都可以复制粘贴到您的咨询表格或通话前邮件中。
为什么会有第二次尽职调查电话
尽职调查电话是一种即兴发挥。您问您记得问的问题，客户回答他们认为相关的问题，而你们双方都未触及的部分则保持不可见，直到它导致问题 — 通常是提案出问题，有时是合作关系出问题。
书面咨询则颠倒了这一过程。客户独自回答，打开他们的 Shopify 管理后台和银行对账单 — 通过核对而不是回忆。“您在多少个州注册了？”会得到一个来自税务申报门户的真实答案，而不是凭记忆回答的“嗯，几个？”
而且由于事实是有限的，问卷不需要很巧妙 — 它需要完整。六个部分涵盖了所有内容。这是第 1 阶段 55 分钟入职流程 中通话前邮件的扩展版本，在您甚至还没有确定工作范围之前发送。
电子商务客户咨询问卷，分节详解
将所有六个部分作为一个文档发送。下面的每个问题都写成按原样粘贴。
第 1 节：平台和销售渠道
在您花费时间重写提案之前，先问一下 Etsy 的问题。
- 您目前在哪些平台销售？（Shopify、WooCommerce、Amazon、Etsy、eBay、Walmart、TikTok Shop、其他）
- 列出所有店铺的网址 — 包括不活跃但仍有历史销售额的店铺。
- 您是否以与在线商店不同的条款进行批发或 B2B 销售？
- 您是否通过线下渠道销售 — POS、市集、快闪店、实体店？
- 您是否有订阅或经常性收入的产品？
- 在过去的 24 个月里，您是否添加或关闭了任何销售渠道？
最后一个问题可以涵盖在 3 月份关闭但仍需要记录其历史记录的渠道。
第 2 节：支付网关和收款周期
每个支付网关都是一个独立的存款流需要对账。漏掉一个，银行数据最终会告诉您，但清理成本很高。
- 您使用哪些支付处理器？（Shopify Payments、PayPal、Stripe、Amazon Pay、其他）
- 您是否提供先买后付？（Afterpay、Klarna、Affirm、Shop Pay Installments）
- 对于每个支付网关：它多久结算一次 — 每天、每周、每月？
- 哪个银行账户接收结算款？一个账户还是几个账户？
- 是否有任何支付网关持有准备金或滚动余额？
- 您是否销售或接受礼品卡或商店积分？
第 3 节：交易量和季节性范围
是大概范围，不是精确数字 — 客户可以在三十秒内回答，范围就足够用于估算。
- 每月订单量，大约：少于 100 / 100–500 / 500–2,000 / 2,000–5,000 / 超过 5,000
- 年度收入范围：低于 25 万美元 / 25 万–100 万美元 / 100 万–500 万美元 / 超过 500 万美元
- 您有多少个 SKU：少于 50 / 50–500 / 超过 500
- 年度收入的多少比例来自您最繁忙的季度，以及是哪几个月？
- 大约有多少百分比的订单最终被退款或退货？
- 您是否以美元以外的货币销售，或运往国际？
第 4 节：QuickBooks 文件状态
本部分决定您是报价上线还是报价上线加清理 — 这是最昂贵但又最容易在后期才发现的问题。
- 您使用 QuickBooks Online 还是 QuickBooks Desktop？哪个订阅级别？
- 谁一直在记账，记了多久？（您自己、簿记员、之前的公司、没有人）
- 每个银行账户最近一次对账是在哪个月？
- 您的店铺数据目前是如何进入 QuickBooks 的？（同步应用、CSV 导入、手动输入、仅银行数据流）
- 现在安装了哪些同步应用 — 以及过去安装过哪些，哪怕只是短暂安装过？
- 您的会计科目表是否有用于结算的清算账户？您知道它当前的余额吗？
此处答案直接用于Shopify-QuickBooks 文件诊断 — 请在报价前运行它，因为包含重复计税收入或遗留同步应用程序残留的文件属于清理服务范围，需要单独进行范围界定和定价，而不是在第一个月意外承担。
第 5 节：税务状况
初次接洽时并非税务建议 — 库存。您需要确定现有情况，以及至关重要的是，谁对此负责。
- 您的公司类型是什么？您的财政年度结束日期是何时？
- 您在哪些州注册了销售税？请全部列出。
- 目前谁负责申报销售税 — 您未来的公司、您本人，还是像 Avalara 或 TaxJar 这样的服务商？
- 每个州的申报周期是怎样的 — 每月、每季度还是每年？
- 您是否处理工资发放？您是否向承包商发放 1099 表格？
- 您目前如何核算库存和销货成本 (COGS)，如果有的话？
- 往年报表是否已申报且是最新的？由谁准备的？
加粗的问题是伪装的业务范围界定问题。“客户申报”和“公司申报”是不同的委托协议，假设一种情况而客户承担另一种情况，会导致销售税在两个季度内无人负责。
第 6 节：访问权限和凭证清单
最后一个部分不是问题 — 而是请求。将其作为客户在通话前完成的清单发送，这样通话就不会花费在等待某人重置密码上。经验法则：先只读访问。请求在所有存在的地方拥有报告级别访问权限，仅在工作需要时升级到管理员权限。
- 向我们的公司登录名（不是共享密码）发送 QuickBooks Online 会计师邀请。
- 授予 Shopify 协作访问权限给我们公司 — 并授予我们在您销售的其他任何平台上的员工访问权限。
- 为每个支付网关（Stripe、PayPal、BNPL 仪表板）提供报告或只读访问权限。
- 提供银行只读访问权限，或提供接收付款的每个账户最近 12 个月的对账单。
- 如果您自己申报销售税，请共享您的销售税申报门户的访问权限。
- 确认我们可以联系您以前的会计师或簿记员，并分享他们的详细信息。
每个答案的变化
您不采取行动的初次接洽回答只是琐事。以下是将回答映射到业务范围的方法：
| 回答 | 它改变了什么 |
|---|---|
| 多个平台或商店 | 范围和工具 — 您需要多店合并，而不是单一连接器，并且委托协议按渠道定价 |
| BNPL 或多个网关 | 每个网关一个清算账户，每个支付流一个对账步骤 — 按月工作相应报价 |
| 最高交易量级别（每月 5,000 笔订单以上） | 手动和 CSV 方法已不可行；同步工具及其级别现在是提案中的一个项目 |
| 严重的季节性波动 | 高峰月份的错误量和支持负载激增 — 现在就设定预期和人员配置，而不是等到 11 月 |
| QuickBooks Desktop | 在做任何事情之前先进行迁移对话 — 大多数同步工具，包括 LedgerPort，都只能在 Online 版本中使用 |
| 未对账的月份或之前的同步应用程序 | 首先进行单独范围界定的清理工作；接入一个损坏的文件会使混乱自动化 |
| 多个注册州，客户文件 | 在委托协议中划定一个咨询界限——书面形式，第一天就确定 |
| 礼品卡或商店积分 | 在映射时做出负债账户的政策决定，因为售出的礼品卡不是收入 |
每一行都是一个范围、价格或工具决策——这才是良好客户接洽问题的试金石：如果没有任何答案会改变委托，那就删掉它。
如何使用：发送、审查、确认
工作流程分为三个步骤。
将其与您的提案材料一起发送。 问卷在通话前与您的委托概述一起发出，坦诚地说明：“这是我们确保提案首次就准确的方式。”认真的潜在客户会完成它；那些不做的客户则在告诉您三月份文件请求将会如何。
在通话前进行审查。 仔细阅读完成的表格，您将了解平台、网关、交易量级别、文件风险和税务风险。如果第 4 部分发出警报，请运行文件诊断。起草范围。这是您的会计团队每次都会对每个潜在客户运行的新电子商务客户清单——相同的六个部分，每次都一样，初级员工也能正确操作。
让通话成为确认，而非发现。 您以“您使用 Shopify 和 Etsy，Afterpay 和 Shopify Payments，每月约 2000 个订单，在六个州注册，并且您自己申报销售税——我还有什么遗漏吗？”开始。客户会听到一个已经了解他们业务的公司。通话将重点放在判断上——范围、时间表、清理对话——而不是库存。
这种重构就是全部回报。事实总是在纸面上可收集的；簿记委托的客户接洽表只是将它们收集在可核查的地方，而不是猜测的地方。如果您正在将电子商务构建成一项常规服务线，而不是一项逐个客户的实验，那么这份问卷就是前门：接洽工具，让每次委托都从相同的完整图景开始。
淘汰第二次尽职调查电话
本文开头提到的 Etsy 和 Afterpay 通话不会发生在那些进行书面接洽的公司身上。这两个事实都写在第 1 节和第 2 节，由客户在他们家里的餐桌上回答，在一周后才有人安排任何事情。
本周将这六个部分粘贴到您的接洽表中。然后，当第一个完成的问卷返回时，预订一次 CPA 入职电话——我们将与您一起审查答案，将其映射到范围和工具，并与您一起将客户从完成的接洽引导到第一次对账付款。
