贷方从不说您的账簿有问题。他们说“我们无法验证” — 然后报价缩水、变得更贵，或者悄悄消失。
在您询问 75,000 美元的信用额度两天后，银行家回复了一份清单：两年的企业财务报表、已提交的纳税申报表、一份临时的损益表和资产负债表、一份当前的应收账款账龄分析、一份库存摘要。那天晚上，您打开 QuickBooks，以一个拥有贷款权限的陌生人的眼光审视自己的账簿 — 您已经知道哪些月份将无法通过审查。
之所以如此令人沮丧，部分原因在于以前融资只需一键操作。如果您曾经接受过 Shopify Capital 的报价，没有人要求您提供任何报告 — 资金就到账了。大多数电子商务企业贷款要求列表都忽略了原因：每种资金来源都以不同的数据表面进行承保，而您在 QuickBooks 中维护的账簿是您最能控制 — 却准备最少的表面。
导致商店被拒绝的谎言与文件无关。而是这个：“贷方为企业提供资金 — 如果收入和增长是真的，文件只是形式。”事实并非如此。贷方为他们能够验证的内容提供资金，价格取决于验证过程让您看起来有多大的风险。一家真正健康的、但账簿无法验证的商店，不会被视为健康但混乱。它被视为风险，而风险要么被拒绝，要么被收费。
本文将介绍每种资金来源实际审查的内容、导致申请立即失败的三种簿记失败，以及让您的文件准备就绪的 90 天准备期。提前进行一项对冲，因为这是资金和结构领域：贷款产品、担保和条款差异很大 — 在申请前与您的注册会计师和贷方确认具体细节。
电子商务企业贷款要求，按资金来源
“贷方”是四种不同的动物，共用一个词。每种动物都会查看您财务记录的不同部分，这意味着每种动物都会惩罚不同类型的混乱。
基于收入的预付款（Shopify Capital 类型）
平台预付款 — Shopify Capital 和 Wayflyer/Clearco 类提供商 — 几乎不看您的账簿。他们从平台销售数据进行承保：订单速度、季节性、退款和拒付率、您销售了多长时间。这就是为什么报价会出现在您的管理后台而无需申请。平台已经观察了每一笔订单的发生。
收款在后端。无需簿记即可获得的预付款，在持有过程中需要实际的簿记——押金是一项负债，而不是收入，随后的汇款主要是本金，而不是费用。如果记账错误，您就会悄悄损坏下一个贷方将要求查看的 QuickBooks 文件。完整的机制都在我们的 Shopify Capital 会计指南中。
银行和 SBA 类型定期贷款
这是另一个极端：最便宜的资金需要最多的文件。银行承销定期债务通常需要 两年或更长时间的干净财务报表 — 每月损益表、资产负债表、已申报的业务税单以及本年度的临时报表。
从流程层面来看，有两个检查点最为重要。首先是 覆盖率：承销商测试您已证明的现金流是否足以支付拟议的贷款本息，并留有缓冲——银行将其视为债务偿还覆盖率，并且每家银行都有自己的标准。他们无法核实的收入不计入缓冲，无论其多么真实。其次是 税单一致性：您提供的损益表必须与您申报的税单相符。税单是您陈述的宣誓版本。损益表显示的利润明显高于税单，这要么表明簿记混乱，要么表明申请夸大，这两种情况都不会获得资助。
应收账款和库存的信用额度
营运资金贷款通常以您应收的款项和您持有的存货作为担保——这意味着贷方将审查两份特定报告，而不是您的损益表。
您的 应收账款账龄 必须可信：真实的批发客户发票，按当前/30/60/90 天分类，并附有收款历史记录，显示款项实际到账。贷方通常会根据符合条件的应收款项的一小部分进行垫款——而账龄过长、无文件证明或存在于电子表格而非账簿中的应收款项通常不符合条件。如果您的批发订单以普通销售而非发票的形式入账，您将无法显示应收账款账龄；发票和应收账款结构在我们的净账期会计指南中有所介绍。
您的 库存估值 必须以同样的方式进行辩护：一致的成本计算方法、最近的盘点以及账簿上可追溯的数字。“大约 18 万美元，大部分”不是抵押品。方法和权衡在我们的电子商务库存会计方法指南中有所介绍。
金融科技收入分成产品
最新一类贷款机构会绕过您的账簿和平台——它们会连接到您的银行账户并直接承保存款。这听起来像是为混乱的账簿开了绿灯，直到您了解银行流水单向它们展示了什么。（您的资金所在位置也会影响这一图景——我们为电子商务提供的商业银行指南涵盖了账户架构如何改变存款流的外观。）
存款到账时已扣除费用、退款以及任何已预扣的资本类汇款。所有者注资看起来像收入激增；您自己账户之间的转账看起来像不存在的活动；某个月份您以不同的方式批处理付款看起来像收入骤降。对于读取原始存款的算法来说，所有这些噪音都只有一个含义：收入不稳定。而不稳定的收入会以更高的价格获得更小的报价——这不是折扣，只是对混乱的无声征税。
导致申请失败的三种模式
在这四个来源中，相同的三个缺陷造成了大部分损失。承销商会将您的账簿与您的银行对账单、您的平台报告和您的纳税申报表进行交叉核对——当其中任何两项不一致时，他们不会取平均值。他们会根据最差的版本进行定价。
1. 未对账的月份。承销商会抽查几个月并将其与银行对账单进行核对。一个不匹配的月份会引起疑问；三个或四个不匹配的月份则形成一种模式，而这种模式表明文件中的任何内容都不可靠。对账是使每个其他数字都可检查的属性——这正是它成为第一个被检查的原因。
2. 按存款划分的收入与按账簿划分的收入。如果您的账簿是根据银行存款生成的，“收入”实际上是销售额减去费用、减去退款、减去支付前扣除的任何款项。您的 Shopify 报告显示 120 万美元；您的损益表显示 106 万美元；您的纳税申报表显示第三个数字。现在承销商有三个收入数字，并且没有理由相信最大的那个。与支付级别对账相符的总收入可以缩小这一差距——完整的方法在我们关于在 QuickBooks 中对账 Shopify 支付的支柱文章中。
3. 混合的个人支出。汽车租赁费、家庭电话费、信用卡上的食品杂货费。损益表中每一笔个人支出都会低估您要求贷方提供贷款的收入——与企业买家不同，银行承销商几乎没有兴趣根据您的注释重建“企业实际赚了多少”。他们根据报告的收入提供贷款。混合支出也会产生反作用：个人存款夸大了银行流水承保，之后可能会被视为您无法证实的收入。
两个相同的商店，一个可融资
以上所有内容都归结为一个比较。两个虚构的商店，在关键方面故意相同：年销售额 120 万美元，实际所有者收益约 14 万美元，三年的经营历史，相同的品类。两者都申请相同的 75,000 美元额度。
| 承销商检查的内容 | A店 | B店 |
|---|---|---|
| 收入基础 | 银行存款记为销售额 | 总销售额，与支付对账相符 |
| 对账 | 4个月未对账 | 每月均已结账并与银行对账 |
| 账簿 vs. 税务申报 | 损益表显示利润比已申报的税表多 31,000 美元 | 四舍五入后相符 |
| 应收账款账龄 | 批发业务在电子表格中跟踪 | 基于发票的应收账款，按账龄分类，并附有收款历史 |
| 库存 | “约 180,000 美元” | 176,400 美元——成本一致，计入第二季度 |
| 个人支出 | 混入运营支出，无文件证明 | 独立账户，清晰的损益表 |
A店并非经营得更差。它是一份更差的文件。承销商无法根据与纳税申报表不符的收益来确定承保，无法以账簿上没有的应收账款作为贷款抵押，并且认为基于存款的收入比实际情况更少且更不稳定。可能的结果不是戏剧性——而是被拒绝，或者获得一个足够小且昂贵的报价，以至于相当于被拒绝。
B店以更优惠的价格，经过更少的沟通，获得了贷款。是同一家店。问题从来不在于生意本身；而在于生意记录是否可验证。（此处所有数字均为整数且为虚构——您的贷款机构的标准和计算方式由其自行决定。）
[图片：并排展示两个相同的店面，一个站在坚实的账本上，一个站在一堆散乱的收据上]
90 天申请前准备期
准备好融资的账簿不是在银行家发邮件的那一周才匆忙准备的。从申请日期倒推，清理需要三个按顺序进行的月份。
第1-30天：使数字匹配。核对每一个未结月份，支付级别，从银行到账簿。如果您的收入一直基于存款，请将其重建为总收入，并区分费用和退款——这是列表中最高杠杆的修复措施，因为这是每个资本来源都会接触到的。这也是自动化发挥作用的地方：LedgerPort将Shopify和WooCommerce的销售额以总额记入QuickBooks，将每次支付与银行进行核对，并且可以回填历史月份，这样清理工作就不会手动进行。该软件修复了数据层；它不会编写您的申请——这种劳动分工是诚实的。
第31-60天：使数字清晰。从损益表中剔除个人支出（并保持剔除——使用单独的信用卡，单独的账户）。标准化记账方式，使近几个月的账目看起来一致，而不是每个季度都重新发明；在LedgerPort中，这是一个一次性的账户映射决定，后续的每个订单都遵循此决定。将批发业务纳入发票，以便存在应收账款账龄报告，并进行库存盘点和成本核算方法，以便在对质时能够辩护。
第61-90天：使数字与记录一致。与您的注册会计师一起，将账簿与最后一次提交的纳税申报表进行核对——如果无法核对，请与他们一起决定如何呈现差异，然后再由贷款机构发现。准备好文件包：24个月的月度损益表，当前的资产负债表，应收账款账龄报告，库存摘要，中期报表。然后自己进行承保计算：您现在能够证明的现金流是否能够承担您即将申请的付款，并留有余地？如果诚实的答案是否定的，那么在这里得知比在拒绝信中得知要好。
如果出售公司在您的视野中，请注意，这个准备期是较长准备期的缩短版——买方的尽职调查比任何贷款机构都深入，而且相同的账簿服务于两者。我们的尽职调查就绪账簿指南涵盖了更广泛的审查。
最便宜的资金流向最干净的账簿
所有四个主要资金来源中都存在一个模式：贷方能验证的信息越少，资金成本就越高——从基于您无法编辑的数据定价的平台预付款，到基于您完全控制的账簿定价的银行债务。清晰的账簿不仅能让您获得批准。它们还能降低您的成本。
A店和B店经营相同的业务。其中一家花了三个月时间才使记录与实际情况相符，并获得了资金。如果您的七月份记录仍未核对，并且您的收入仍然是存入银行的任何金额，那么这就是您与更好的报价之间的差距——而且其数据层是可自动化的。LedgerPort 提供免费套餐，保持销售额按总额计算，并将每次付款与银行挂钩，因此贷方打开的文件就像B店的一样。
其他所有事项——您选择的结构、您签署的担保、利息如何影响您的税款——都应与您的注册会计师和贷方进行讨论。带着能够回答问题而不是提出问题的账簿去进行这些讨论。
本文提供有关簿记和贷款流程的一般信息，并非财务、税务或法律建议。
