一月份的堆积不是人员配置问题。报税季期间落在您桌上的每一次电子商务的爆发，在 10 月份都是可见的——并且可以以正常费率修复。
上个月一月的第三周。三家电子商务客户在同一五天窗口内提交了他们的文件，而且这三家都属于“鞋盒”级别：一家有四个月的付款无人对账，一家其 QuickBooks 收入比刚收到的 1099-K 低四万美元，一家在假日季的礼品卡推广全部记为十二月收入。同一周，合规日历爆炸——W-2 表格、1099 表格申报、第四季度工资税申报、首次延期对话。您的资深员工进行了分类处理。您重新报价。有人周末加班。
如果您在报税季期间处理有电子商务客户的业务，您一定经历过类似的一周。而且大多数公司都会得出同样的结论：报税季的混乱是季节性的天气。它每年都会来，无法阻止，所以您需要增加人手，周末加班，然后熬到春天。
这是谎言。天气是合规日历的恰当比喻——截止日期确实是固定的。但它不是客户文件状况的恰当比喻。电子商务报税季的爆发不是一月份的惊喜。它们是十二月的问题，在十月份完全可见——四个具体、可检测的缺陷，您可以在淡季以正常费率、按您的时间表找到并修复。您无法在日历燃烧的一月份以恐慌费率来修复它们。
您一月份两种情况的区别在于，本月每位客户大约需要一小时的时间。
十月审计：电子商务客户的报税季准备工作现已开始
电子商务客户的报税季准备工作不是在十二月从业务协议开始。它始于十月份对客户账簿的检查，此时每一次修复仍然是常规工作。
操作很简单。对于每位电子商务客户，运行 Shopify QuickBooks 文件诊断程序——一套固定的检查，大约一小时内即可告知您文件是健全、漂移还是损坏。然后进行分类处理：
- 绿色 — 付款已对账，收入已计入总额，负债已妥善处理。在十一月确认检查前无需采取行动。
- 黄色 — 一两个缺陷，仅限于最近几个月。安排在十月份修复；只需几小时，而不是几天。
- 红色 — 结构性问题贯穿全年。现在就着手清理，趁还有时间。 注册会计师清理 Shopify 客户 QuickBooks 文件指南 涵盖了整个流程。
三种颜色，一个电子表格，突然间你一月份的工作量在十月份就已成定局。这就是全部的诀窍。接下来是审计要查找的四种缺陷——十二月出现的四种问题——以及十月份针对每种问题的实际解决方案。
十二月问题 #1：未对账的付款月份
十二月如何显现： 年底结账无法将银行存款与销售额匹配。每笔存款都是一个包裹——几天的订单，减去费用，减去退款——对于未对账的月份，没有人能说出任何包裹包含什么。在有人重建交易记录之前，报税无法开始，而在十二月份，这个人是你最昂贵的人力。
十月解决方案： 现在找出缺失的月份。线索是往来账户——它应该在两次付款之间归零，任何一个月没有归零的月份都是从未对账的月份。按付款逐笔处理这些月份，同时平台报告易于提取，并且没有人等待答案。
当 QuickBooks 中完全缺少历史记录时——客户在年中连接了他们的商店，或者他们之前的簿记员跳过了同步——回填是工具，而不是数据录入。LedgerPort 的 Time Machine 将长达 24 个月的历史订单数据推送到 QuickBooks，已同步的记录将被跳过，因此重新运行永远不会产生重复项。缺失一个季度不再需要四十小时的重建，而只需要一个下午的验证。
然后防止其再次发生：让客户遵循 月度结账清单，这样十月份的解决方案就不会在十二月份悄悄地被遗忘。
十二月问题 #2：1099-K 不匹配
一月如何显现： 收到 1099-K 表格显示已处理的总交易额，账簿显示的总额较小，并且 IRS 的自动匹配会标记那些报告收入远低于 1099-K 总额的申报表。现在，您需要在截止日期前重建这两个数字之间的联系。
十月解决方案： 您不需要表格就知道这个数字。平台支付报告已显示了年初至今的总处理量。提取它，并与同一时期的账面收入进行比较，您将在十月份就知道该客户的一月份是否会出现不匹配。如果收入与银行存款分文不差，则收入是以净额记录的——费用不可见，总额被低估——并且差距是结构性的，而不是人为的。现在按月增加总额，同时每个月仍然是常规的日记账分录。
不匹配的完整解剖——表格计算了什么，忽略了什么，以及如何构建您的工作底稿所需的对账——都在我们关于 1099-K 和 QuickBooks 中的 Shopify 的指南中。
十二月问题 #3：礼品卡负债记为收入
十二月显现：这是时机最糟糕的缺陷，因为第四季度是其加速增长的时候。礼品卡销售并非收入——而是负债的现金流入。收入在兑换时产生。将礼品卡销售直接记入收入的客户，十二月的收入将虚增其节日礼品卡推广的金额，然后在兑换卡片的一月和二月收入减少。虚增部分落在当前纳税年度，兑换部分落在下一个纳税年度。
十月修复：检查是否有实际活动的礼品卡负债账户。如果商店出售礼品卡而负债账户为空，则当年出售的每张卡片都已计入收入。立即重新分类当年至今的余额，更重要的是，在第四季度交易量到来之前修复映射，以便假期季能够正确入账，而不是在十二月积累更多需要抵销的金额。未兑换余额和损耗的税务处理问题取决于客户的具体情况；您十月的工作是让负债可见，并让税务对话在清晰的数字面前进行。
十二月问题 #4：未申报的销售税
十二月显现：不在账簿上——而在邮件中。客户在一个州注册，收取了税款，但没有人申报。或者平台作为市场促进者在某些渠道收取税款，而客户在其他渠道承担直接义务，并且两者被假定为同一件事。通知随罚款一起到来，恰好在你没有能力回应的几周内。
十月修复：这是一个流程检查，而不是税务意见。为每个客户创建一个简单的三列视图：他们注册在哪里，税款在哪里收取（以及由谁收取——客户还是平台），以及实际在哪里申报。这三列应一致。不一致的地方——例如，有收款但未申报，有注册但未收款，或者市场促进者假设未经核实——您将在十月发现十二月的问题。客户欠款多少、在哪里欠款、以及在哪个门槛下欠款，是他们具体税务情况的问题；在有时间冷静解决问题时暴露不匹配之处是您本月的工作。
客户沟通日历
审计只有在客户采取行动时才有效，而第四季度的电子商务客户是最分心的。所以不要给他们发一份调查结果备忘录——给他们发一份日历。
| 月份 | 发生了什么 | 客户听到什么 |
|---|---|---|
| 十月 | 审计所有文件，分类，修复黄色文件，范围界定红色清理 | “我们发现了X，我们正在以正常费率修复它，这是我们需要您提供的。” |
| 十一月 | 确认通过：对账已更新，映射已验证，销售税网格已解决 | “一切都已核对。一两个确认即可完成。” |
| 十二月 | 冻结。在高峰期不更改会计科目表，不添加新应用，不重新映射 | “销售。不要碰账簿。一月见。” |
| 一月 | 交付。文件已准备就绪；准备工作从第一天开始 | “您的退税正在进行中。” |
十二月的冻结值得强调，因为它违背直觉：电子商务客户账簿上结构性变更最糟糕的一个月，恰恰是他们交易量最大的月份。三月份的重新映射如果出错，只会影响一个淡季；而十二月份同样的失误则会影响一年中最大的交易月份，而且是在没有人有时间注意到的确切时刻。十月之所以存在，就是为了让十二月变得平淡无奇。
将客户自己的准备工作交到他们手中也有帮助。Shopify商店税务准备清单是本文档的商店所有者配套指南——在十月份将其发送给客户，作为他们电子商务客户税务准备清单的一部分，这样十一月份的确认工作就是确认，而不是发现问题。
容量计算
以下是使之成为轻松的合作伙伴会议对话的算术。
十月份的审计大约需要每个客户一小时。二十个电子商务客户大约需要二十小时——相当于一位资深员工半周的时间，在你最慢的季度里，可以按咨询工作的实际费用计费。黄色文件修复工作每项会增加几小时，也安排在十月份，同样按标准费率收费。
一月份的替代方案收费不同。在报税季发现的红色文件，花费的不是一小时——而是十到二十小时，由能抽身的人来完成，而且是在你有效的小时机会成本达到顶峰的时候。一月份的每一次紧急处理都会挤占你已经售出的准备时间。而且工作更糟糕：在截止日期前进行重建，而不是按计划进行维护，客户现在会感到焦虑、恼火，并想知道为什么没有人早点发现这个问题。
同样的缺陷。同样的修复。唯一的变化是你在哪个季度发现它们——而这个变化完全由你决定。
去年一月份，一周内收到了三个鞋盒文件，这为你的整个报税季定下了基调。明年一月份会重复同样情况的文件，现在就在你的客户名单中——只需每份文件一小时，就能知道是哪些文件。如果你希望通过平台处理 the payout journals、the mapping 和 the historical backfill 来运行审计，请预约 CPA 入职电话会议，我们将在报税季开始前与你一起完成第一个客户文件的诊断到绿色状态——全程指导。
