लेखा फर्मों के लिए बीएफसीएम क्लाइंट-तैयारी चेकलिस्ट

ब्लैक फ्राइडे क्लाइंट की पुस्तकों को नहीं तोड़ता है। यह उन सभी को गुणा करता है जो पहले से ही गलत थे — और गुणन नवंबर में नहीं, सितंबर में तय होता है।

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क्लाइंट का मतलब इसे अच्छी खबर के रूप में था। "हमारा अब तक का सबसे बड़ा ब्लैक फ्राइडे — चालीस प्रतिशत अधिक।" फिर आपने दिसंबर की शुरुआत में फ़ाइल खोली और देखा कि चालीस प्रतिशत अधिक वास्तव में कैसा दिखता है: नौ दिनों के भुगतान जो किसी से मेल नहीं खाते, कुछ हजार व्यक्तिगत बिक्री रसीदें जिन्हें कोई भी जमा से नहीं जोड़ सकता, साइट-व्यापी छूट जो शॉपिफाई और क्विकबुक्स के बीच कहीं गायब हो गई, और एक उपहार-कार्ड पुश जो नवंबर के राजस्व में एक देनदारी के बजाय बैठा है। आपने इसे जनवरी में ठीक किया — वह महीना जब आपके पास इसके लिए बिल्कुल भी समय नहीं था।

अधिकांश फर्म इसे मौसमी मौसम के तहत फाइल करती हैं: बीएफसीएम ग्राहकों का है। धूल जमने के बाद फर्म का काम शुरू होता है। यह विनम्रता की तरह लगता है। यह वास्तव में वह झूठ है जो हर साल आपके सबसे खराब जनवरी को शेड्यूल करता है।

यहाँ यांत्रिक सच्चाई है: मात्रा उन दोषों में से एक भी पैदा नहीं करती है। यह उन्हें गुणा करती है। एक स्टोर की पुस्तकें बीएफसीएम से बचती हैं या नहीं, यह कॉन्फ़िगरेशन पर आधारित होता है जिसे अभी, सितंबर में जांचा जा सकता है — जो इसे बीएफसीएम लेखा फर्म क्लाइंट चेकलिस्ट बनाता है, न कि सफाई गाइड: प्रति क्लाइंट पांच जांच, प्रत्येक में लगभग एक घंटा, जब हर फिक्स अभी भी नियमित काम है।

यदि आप पहले से ही अपनी क्लाइंट बुक में अक्टूबर टैक्स-सीज़न ऑडिट चलाते हैं, तो यह वही रोकथाम पैटर्न है जो एक महीने पहले ले जाया गया है और एक विशिष्ट घटना पर लक्षित है। दोनों स्वाभाविक रूप से श्रृंखला बनाते हैं: सितंबर में बीएफसीएम के लिए झाडू, अक्टूबर में कर सीज़न के लिए ऑडिट, दिसंबर में फ्रीज।

वॉल्यूम कॉन्फ़िगरेशन को गुणा करता है — यह संपूर्ण थ्रेट मॉडल है

ई-कॉमर्स फ़ाइल के खराब होने के हर तरीके प्रति-आदेश होते हैं। एक अनमैप्ड उत्पाद प्रति आदेश एक बार विफल हो जाता है जिसमें वह होता है। एक प्रति-आदेश सिंक प्रति आदेश एक और रसीद पोस्ट करता है। राजस्व के रूप में गलत बुक किया गया एक उपहार कार्ड प्रति बेचे गए कार्ड पर एक बार गलत बुक हो जाता है।

अगस्त की मात्रा में, यह सब पृष्ठभूमि शोर है — लॉग में तीन विफल पंक्तियाँ, एक थोड़ी फूली हुई फ़ाइल, एक छोटा राजस्व अति-कथन। बीएफसीएम सप्ताह पांच दिनों में एक महीने के ऑर्डर चला सकता है। वही कॉन्फ़िगरेशन अब सैकड़ों विफल पंक्तियाँ, हजारों रसीदें, और एक राजस्व गलत विवरण उत्पन्न करता है जो क्लाइंट की कर तस्वीर को बदलने के लिए पर्याप्त है — ठीक उसी सप्ताह के दौरान जब क्लाइंट एक भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए बहुत व्यस्त है।

और यह टैक्स-सीज़न कैलेंडर में दिसंबर की फ्रीज के समान तर्क है: क्लाइंट की किताबों को संरचनात्मक रूप से बदलने का सबसे बुरा समय चरम मात्रा का समय होता है। सितंबर आखिरी शांत महीना है। अक्टूबर के अंत से पहले सब कुछ नीचे पूरा हो जाना चाहिए।

बीएफसीएम लेखा फर्म क्लाइंट चेकलिस्ट: प्रति क्लाइंट पांच जांच

इन्हें क्रम से चलाएं, प्रति ई-कॉमर्स क्लाइंट। पहले चार फ़ाइल जांच हैं; पांचवीं एक बातचीत है।

जांच 1: अगस्त तक की पुस्तकें वर्तमान — गैर-परक्राम्य

इस सूची में कुछ भी पुरानी किताबों के खिलाफ काम नहीं करता है। आप रिकॉर्डिंग विधि का स्ट्रेस-टेस्ट नहीं कर सकते हैं या मैपिंग को सत्यापित नहीं कर सकते हैं जब अंतिम सुलझाया गया महीना मई है - हर जांच के लिए एक ज्ञात-अच्छी बेसलाइन की आवश्यकता होती है, और हर BFCM-सप्ताह विसंगति को दिखाई देने के लिए एक साफ "पहले" की आवश्यकता होती है।

जांच: अगस्त क्लोज पूरा हो गया है और लॉक है। भुगतान ट्रेस किए गए हैं, क्लियरिंग खाता शून्य पर है या नामित इन-ट्रांजिट भुगतानों से बना है, बिक्री कर का मिलान किया गया है। ई-कॉमर्स क्लाइंट्स के लिए महीने के अंत क्लोज चेकलिस्ट ठीक इसी के लिए 30 मिनट की रनशीट है।

यदि यह विफल रहता है: क्लाइंट को अभी, सामान्य दरों पर पकड़ें। सितंबर में तीन महीने पीछे एक क्लाइंट वह क्लाइंट है जिसका नवंबर सत्यापित होने के बजाय पुनर्निर्माण किया जाएगा - और BFCM महीने का पुनर्निर्माण ई-कॉमर्स बुककीपिंग में सबसे महंगा काम है।

जांच 2: रिकॉर्डिंग-विधि तनाव परीक्षण

यह वह जांच है जिसे अधिकांश फर्म छोड़ देती हैं, और यह वह है जो दिसंबर की डरावनी फाइलें उत्पन्न करती है। एक क्लाइंट जो हर ऑर्डर को एक व्यक्तिगत बिक्री रसीद के रूप में क्विकबुक्स में सिंक करता है, वह प्रति माह 400 ऑर्डर पर सहनीय है। BFCM गति पर, प्रति-ऑर्डर पोस्टिंग दिनों में हजारों लेनदेन बन जाती है: कोई भी जमा से मेल नहीं खाता, रिपोर्ट रेंगती है, सुलह फोरेंसिक मिलान तक कम हो जाती है।

जांच: प्रत्येक क्लाइंट के लिए, सिंक विधि और अनुमानित नवंबर मात्रा नोट करें। किसी भी महत्वपूर्ण मात्रा वाले क्लाइंट को अभी भी प्रति-ऑर्डर पोस्टिंग करते हुए दैनिक-सारांश पोस्टिंग में रूपांतरण के लिए फ़्लैग किया जाता है - प्रति दिन एक जर्नल प्रविष्टि, एक क्लियरिंग खाते के माध्यम से भुगतान मिलान तक प्रवाहित होती है। पूरी विधि, काम किए गए उदाहरण और खाता संरचना के साथ, क्विकबुक्स ऑनलाइन में Shopify बिक्री कैसे रिकॉर्ड करें में है।

यदि यह विफल रहता है: सितंबर या अक्टूबर की शुरुआत में परिवर्तित करें, कभी बाद में नहीं। एक विधि रूपांतरण अब एक शांत दोपहर है - रीमैप करें, एक दिन की प्रविष्टि सत्यापित करें, हो गया। मध्य नवंबर में प्रयास किया गया वही रूपांतरण उड़ान में इंजन स्वैप है, क्लाइंट के सबसे बड़े महीने पर, किसी भी गलत आग को पकड़ने के लिए कोई धीमा सप्ताह नहीं है।

जांच 3: त्रुटि बैकलॉग, शून्य तक साफ़ किया गया

सिंक त्रुटियां कॉन्फ़िगरेशन विफलताएं हैं जो प्रति-ऑर्डर पोशाक पहनती हैं - "उत्पाद मैप नहीं किया गया," "ग्राहक नहीं मिला" - और कॉन्फ़िगरेशन विफलताएं ऑर्डर के साथ रैखिक रूप से बढ़ती हैं। अगस्त में चुपचाप विफल होने वाली तीन पंक्तियाँ वही तीन कारण हैं जो BFCM सप्ताह में सैकड़ों बार विफल होंगी।

जांच: प्रत्येक क्लाइंट के सिंक त्रुटि लॉग खोलें और इसे साफ़ करें - लेजरपोर्ट में, ऑडिट लॉग को स्थिति: त्रुटि पर फ़िल्टर करें, और प्रत्येक पंक्ति आपको बताती है कि कौन सा रिकॉर्ड क्विकबुक्स तक नहीं पहुंचा और क्यों। पंक्तियों को नहीं, बल्कि *कारणों* को ठीक करें: मैपिंग जोड़ें, ग्राहक बनाएं, फिर प्रभावित रिकॉर्ड को फिर से पुश करें।

अगर यह विफल रहता है — और एक और बात, भले ही यह सफल हो: क्लाइंट से पूछें कि BFCM के लिए क्या लॉन्च हो रहा है। नए बंडल, सीमित SKUs, और डोरबस्टर उत्पाद अभी तक QuickBooks में मौजूद नहीं हैं, जिसका मतलब है कि दुनिया का सबसे साफ अगस्त लॉग नवंबर के बारे में कुछ नहीं कहता है। BFCM कैटलॉग को जैसे ही बनाया जाए, उसे मैप करें, न कि ब्लैक फ्राइडे की सुबह एक त्रुटि लहर के रूप में खोजें।

जांच 4: छूट और उपहार-कार्ड मैपिंग, एक परीक्षण आदेश के साथ सत्यापित

BFCM छूट का मौसम है, और Q4 उपहार-कार्ड का मौसम है — और दोनों ऐसे खातों को प्रभावित करते हैं जो साल के बाकी समय निष्क्रिय रहते हैं, यही कारण है कि किसी ने उन्हें पिछली सर्दियों के बाद से नहीं देखा है।

जांच, दो भाग। पहला, छूट: पुष्टि करें कि क्लाइंट की साइट-व्यापी और कोड छूट एक दृश्यमान विपरीत-राजस्व लाइन पर पोस्ट होती हैं, न कि एक नेटेड आंकड़े में गायब हो जाती हैं, ताकि सकल बिक्री, छूट और शुद्ध राजस्व प्रत्येक QuickBooks में जीवित रहें। दूसरा, उपहार कार्ड: पुष्टि करें कि कार्ड की बिक्री एक देयता खाते में पोस्ट होती है और कार्ड रिडेम्पशन उसे कम करते हैं — बेचा गया उपहार कार्ड एक वादे के मुकाबले प्राप्त नकद है, राजस्व नहीं, और एक Q4 सेटअप जो कार्ड को सीधे आय में बुक करता है, क्लाइंट के पूरे कार्ड पुश के आकार से वर्ष के सबसे बड़े महीने को बढ़ा-चढ़ाकर बताता है। पूर्ण देयता-से-रिडेम्पशन जीवनचक्र हमारे उपहार कार्ड और स्टोर क्रेडिट लेखांकन गाइड में है।

अगर यह विफल रहता है: मैपिंग को अभी ठीक करें और वर्ष-से-तारीख शेष राशि को ठीक करें, जब वह छोटी हो। टूलिंग को ट्राइएज करते समय जानना उपयोगी है: उपहार कार्ड के लिए स्वचालित देयता हैंडलिंग सिंक टूल में असामान्य है — LedgerPort इसे एंटरप्राइज प्लान पर करता है, ऑर्डर सिंक होने पर देयता खाते से जारी करता है और रिडीम करता है। अन्य सेटअप पर क्लाइंट के लिए, यह जांच मैन्युअल है, और यह वैसे भी नवंबर से पहले देय है।

जांच 5: कैश बातचीत — पीओ-बनाम-भुगतान अंतर

पहली चार जांचें किताबों की रक्षा करती हैं। यह क्लाइंट की रक्षा करती है, और यहीं पर स्वीप सलाहकार कार्य में बदल जाता है।

यहां अंतर है: BFCM इन्वेंट्री का भुगतान सितंबर और अक्टूबर में किया जाता है — खरीद आदेश, जमा, माल ढुलाई — जबकि राजस्व नवंबर के अंत तक नहीं आता है, उसके कुछ दिनों बाद भुगतान होता है, और जनवरी में कुछ रिटर्न के रूप में वापस आ जाता है। परिणाम अक्टूबर में एक नकद गड्ढा है जो ठीक उसी समय आता है जब क्लाइंट का डैशबोर्ड कहता है कि वे अमीर बनने वाले हैं। जो क्लाइंट इसे आते हुए नहीं देखते हैं, वे इसे बुरी तरह से फंड करते हैं: आपातकालीन क्रेडिट, विलंबित आपूर्तिकर्ता भुगतान, या एक रद्द पुन: ऑर्डर जो उन्हें सीजन की दूसरी लहर की लागत देता है।

जांच: क्या यह क्लाइंट जानता है, सप्ताह दर सप्ताह, कि उनके नकदी का निम्नतम बिंदु कहां है? यदि नहीं, तो सितंबर उन्हें 13-सप्ताह की नकदी पूर्वानुमान बनाने का महीना है — एक वास्तविक, बिल योग्य परिणाम, और वह बातचीत जो सबसे अधिक संभावना है कि एक क्लाइंट आपके व्यवसाय को "वह फर्म जिसने इसे आते हुए देखा" कहे।

क्षमता गणित: बीएफसीएम के बाद का काम जनवरी का कार्यभार है

अब वह अंकगणित जो इसे एक अच्छी विचार के बजाय एक भागीदार-बैठक निर्णय बनाता है।

स्वीप में प्रति क्लाइंट लगभग एक घंटा लगता है — इसे एक वरिष्ठ के सितंबर के डेढ़ दिन मानें, जो यह है उस सलाहकार कार्य के रूप में बिल योग्य है। फ़्लैग की गई फिक्स (एक विधि रूपांतरण, एक मैपिंग क्लीनअप) प्रत्येक में कुछ शांत घंटे जोड़ते हैं, वह भी सामान्य दरों पर।

इसे छोड़ दें, और जनवरी के काम की तरह ही दोष वापस आ जाते हैं — प्रति टूटी हुई फ़ाइल दस से बीस पुनर्निर्माण घंटे, ठीक उन्हीं हफ्तों में उतरते हैं जो टैक्स-सीज़न की भीड़ पहले से ही अपने नाम कर चुकी है, उन तैयारी घंटों को विस्थापित करती है जिन्हें आपने पहले ही बेच दिया था। वही दोष, वही सुधार; एकमात्र चर यह है कि आप उन्हें सितंबर की कीमतों पर खरीदते हैं या जनवरी की कीमतों पर।

सितंबर का वह ईमेल जो फर्म की स्थिति निर्धारित करता है

स्वीप तभी सफल होता है जब ग्राहक इसका अनुभव करते हैं — इसलिए इसे केवल चलाएं नहीं, इसकी घोषणा करें। इस महीने भेजा गया एक ईमेल, अधिकांश त्रैमासिक समीक्षाओं से अधिक प्रतिधारण के लिए काम करता है:

विषय: ब्लैक फ्राइडे के लिए [Store] को तैयार करना — हमारा पक्ष

BFCM से पहले हम इस महीने आपकी किताबों पर एक तत्परता जांच चला रहे हैं: अगस्त तक सब कुछ वर्तमान होने की पुष्टि करना, छुट्टियों की मात्रा में आपकी बिक्री QuickBooks पर कैसे पोस्ट होती है इसका परीक्षण करना, किसी भी सिंक त्रुटियों को साफ़ करना, और यह सत्यापित करना कि छूट और उपहार कार्ड सही ढंग से रिकॉर्ड करने के लिए सेट किए गए हैं। इनमें से अधिकांश के लिए आपसे कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है — हम किसी भी चीज़ को फ़्लैग करेंगे जिसमें आवश्यकता होगी।

आपकी तरफ से दो चीजें: जब आपकी BFCM उत्पाद सूची अंतिम हो जाए तो हमें भेजें ताकि लॉन्च से पहले नए आइटम मैप हो जाएं, और अगले दो हफ्तों में अपनी नवंबर तक की नकदी स्थिति देखने के लिए हमारे साथ 30 मिनट का समय निकालें — इन्वेंट्री बिल राजस्व से महीनों पहले आते हैं, और हम चाहेंगे कि आप इस वक्र को अभी देखें।

इसे इस पोस्ट के स्टोर-मालिक संस्करण के साथ जोड़ें — स्टोर मालिकों के लिए BFCM वित्त तैयारी — ग्राहक के अपने होमवर्क के रूप में। सितंबर में यह भेजने वाली फर्म विक्रेता नहीं है जो किताबें बंद करती है। यह वह फर्म है जिसने नवंबर को आते देखा।

यह वह पूरा सौदा है जो यह पोस्ट पेश कर रही है: अभी पांच जांच और एक ईमेल, या जनवरी में चालीस प्रतिशत बढ़ी हुई फ़ाइल। यदि आप प्लेटफ़ॉर्म द्वारा पहले से ही संभाले गए सिंक विधि, मैपिंग और त्रुटि लॉग के साथ स्वीप चलाना पसंद करते हैं, तो CPA ऑनबोर्डिंग कॉल बुक करें — हम आपके पहले ग्राहक को वॉल्यूम आने से पहले आपके साथ सभी पांच जांचों के माध्यम से चलेंगे।