बीएफसीएम तैयारी चेकलिस्ट: पीक सीज़न का वित्तीय पक्ष

विज्ञापन, इन्वेंट्री और साइट की गति सभी की एक चेकलिस्ट होती है। आपकी किताबें नहीं - और वे वह हिस्सा हैं जो तय करता है कि सप्ताहांत वास्तव में लाभदायक था या नहीं।

अपने पिछले ब्लैक फ्राइडे को याद करें। डैशबोर्ड एक आतिशबाजी का शो था - साल का सबसे अच्छा सप्ताहांत, शायद चार दिनों में एक सामान्य महीने का दोगुना। फिर दिसंबर आया और चमक तेजी से फीकी पड़ गई: बैंक बैलेंस बिक्री संख्याओं से कम था, अक्टूबर के इन्वेंट्री ऑर्डर का क्रेडिट कार्ड बिल देय हो गया, और क्विकबुक्स इतना पीछे था कि आपको वास्तव में पता नहीं चला कि सप्ताहांत ने आपको फरवरी तक क्या *कमाया*।

आपके पास पिछले साल बीएफसीएम तैयारी चेकलिस्ट थी। हर किसी के पास होती है - विज्ञापन बजट, इन्वेंट्री गणना, साइट लोड परीक्षण, ईमेल कैलेंडर। लगभग किसी के पास वित्त के लिए बीएफसीएम तैयारी चेकलिस्ट नहीं होती है, क्योंकि संपूर्ण सामग्री उद्योग ऑप्स-और-मार्केटिंग संस्करण लिखता है और वहीं रुक जाता है।

उस अंतर के नीचे का झूठ आरामदायक है: "बीएफसीएम तैयारी एक ऑप्स और मार्केटिंग प्रोजेक्ट है - किताबें दिसंबर में पकड़ सकती हैं।" सच्चाई कम आरामदायक और अधिक उपयोगी है। बीएफसीएम एक नकदी-समय और लेखांकन-भार घटना है, और वित्त पक्ष सितंबर और अक्टूबर में तय किया जाता है, इससे पहले कि पहली छूट लाइव हो। यहाँ वह चेकलिस्ट है जो कोई नहीं लिखता है।

बिक्री से पहले पैसे का लेन-देन

बीएफसीएम का परिभाषित वित्तीय तथ्य: आप इसे आपको भुगतान करने से महीनों पहले भुगतान करते हैं। छुट्टियों की इन्वेंट्री पीओ देर गर्मियों के आसपास रखे जाते हैं और आपके द्वारा बातचीत की गई शर्तों पर भुगतान किए जाते हैं - अक्सर एक भी यूनिट बिकने से पहले। राजस्व नवंबर के अंत में आता है, और *नकदी* उसके कुछ दिनों बाद आती है, भुगतान अंतराल के बाद (नीचे इस पर अधिक)।

यह दो से तीन महीने की खाई है जहाँ नकदी पांच अंकों में बाहर जाती है और शून्य के रूप में वापस आती है। स्टोर बीएफसीएम के दौरान मुसीबत में नहीं पड़ते हैं - वे अक्टूबर में मुसीबत में पड़ते हैं, जब पीओ भुगतान, विज्ञापन-खर्च में वृद्धि, और सामान्य परिचालन लागत सभी सामान्य राजस्व पर ढेर हो जाते हैं।

दो उपकरण इसे संभालते हैं। एक 13-सप्ताह का नकदी प्रवाह पूर्वानुमान खाई को सप्ताह दर सप्ताह दृश्यमान बनाता है, ताकि आप प्रतिबद्ध होने से *पहले* जान सकें कि आप अंतर को कवर कर सकते हैं या आपको अग्रिम रूप से व्यवस्थित क्रेडिट लाइन की आवश्यकता है। और इन्वेंट्री पूर्वानुमान पीओ को ही आकार देता है - आपके वर्ष का सबसे बड़ा नकदी निर्णय - मांग के मुकाबले आशावाद के बजाय।

यदि आप इस पोस्ट से कुछ और नहीं करते हैं: सितंबर में 13-सप्ताह का पूर्वानुमान बनाएं, जिसमें पीओ भुगतान तिथियां और अपेक्षित भुगतान तिथियां हों। अधिकांश बीएफसीएम नकदी आश्चर्य आठ सप्ताह पहले, एक पृष्ठ पर दिखाई देते हैं।

शुल्क सुनामी: आपकी मिश्रित दर कार्ट के साथ बदलती है

यहां वह लाइन आइटम है जो चुपचाप आपके पूरे सप्ताहांत को फिर से मूल्यवान बनाता है: भुगतान शुल्क। छुट्टियों की कार्ट बड़ी होती हैं, अधिक उपहार-संचालित होती हैं, और अभी खरीदें-बाद में भुगतान करें के साथ चेक आउट करने की अधिक संभावना होती है। शॉप पे इंस्टॉलमेंट्स, क्लार्ना और आफ्टरपे सभी मानक कार्ड स्वाइप की तुलना में प्रति ऑर्डर काफी अधिक महंगे होते हैं - इसलिए जैसे-जैसे प्रचार के दौरान बीएनपीएल की हिस्सेदारी बढ़ती है, आपकी मिश्रित शुल्क दर भी इसके साथ बढ़ती है।

एक स्टोर जो सामान्य रूप से लगभग 3% प्रसंस्करण लागत चलाता है, वह बीएनपीएल-भारी सप्ताहांत से 4% के करीब आ सकता है - वर्ष के उच्चतम-वॉल्यूम वाले दिनों में, रियायती मार्जिन पर। यदि आपने अपनी सामान्य शुल्क दर का उपयोग करके अपने बीएफसीएम लाभप्रदता का मॉडल बनाया है, तो आपका मॉडल महंगी दिशा में गलत है।

तैयारी सरल है: मौसम से पहले, आज अपनी मिश्रित दर जानें। एक सामान्य महीना निकालें, कुल प्रसंस्करण शुल्क को सकल बिक्री से विभाजित करें, और संख्या लिख लें। फिर सुनिश्चित करें कि शुल्क दिसंबर में फिर से गणना करने के लिए पर्याप्त दिखाई दे रहे हैं - शॉपिफाई के शुल्क एक से अधिक स्थानों पर छिपे होते हैं, और तृतीय-पक्ष बीएनपीएल शुल्क आपकी शॉपिफाई भुगतान रिपोर्ट में बिल्कुल भी दिखाई नहीं देते हैं। एक शुल्क जिसे आप देख नहीं सकते हैं वह एक शुल्क है जिसे आप मूल्य निर्धारित नहीं कर सकते हैं।

वॉल्यूम हिट होने से पहले छूट लेखांकन सेट करें

बीएफसीएम एक छूट कार्यक्रम है, इसलिए छूट लेखांकन को सही करें जबकि ऑर्डर की मात्रा अभी भी गलतियों को ठीक करने के लिए पर्याप्त कम है। दो नियम मायने रखते हैं।

पहला: छूट प्रति-राजस्व हैं, व्यय नहीं और मौन नहीं। 30% की छूट पर बेची गई $100 की बिक्री को सकल बिक्री के $100 और छूट प्रति-राजस्व खाते में $30 के रूप में पोस्ट किया जाना चाहिए - न कि केवल $70 की बिक्री के रूप में। इसे नग्न तरीके से करें और आपकी जनवरी की रिपोर्ट आपको यह नहीं बता सकती कि प्रचार की वास्तविक लागत क्या थी, जो कि बीएफसीएम विश्लेषण का उत्तर देने वाला एकमात्र प्रश्न है। प्रति-राजस्व खाता अभी बनाएं और पुष्टि करें कि आपकी बिक्री जो भी पोस्ट करती है वह वास्तव में इसका उपयोग करती है।

दूसरा: प्रचार में बेचे गए उपहार कार्ड राजस्व नहीं हैं। वे एक देनदारी हैं - वह पैसा जो आप माल के बदले वापस देने के लिए बाध्य हैं, जो मोचन तक बैलेंस शीट पर बैठा रहता है। एक "$40 के लिए $50 का उपहार कार्ड" अवकाश प्रचार केवल तभी राजस्व को छूता है जब कार्ड खर्च किया जाता है, ज्यादातर जनवरी में। बीएफसीएम के दौरान उपहार कार्ड की बिक्री को आय के रूप में बुक करें और आप अपने सर्वश्रेष्ठ महीने को बढ़ा-चढ़ाकर बताएंगे और अगले महीने को कम करके आंकेंगे - देनदारी-से-मोचन का पूरा जीवनचक्र यहां है, और जिस खाते की इसे आवश्यकता है उसे अक्टूबर में बनाने में पांच मिनट लगते हैं।

वॉल्यूम स्ट्रेस टेस्ट: क्या आपकी विधि 10x दिन झेल पाएगी?

जो कुछ भी आपकी शॉपिफाई बिक्री को क्विकबुक्स में लाता है - मैन्युअल प्रविष्टियां, सीएसवी आयात, प्रति-ऑर्डर सिंक - सामान्य मात्रा में चुना गया था। बीएफसीएम वह दिन है जब वह विकल्प ऑडिट किया जाता है। 60 ऑर्डर प्रतिदिन करने वाला एक स्टोर शिखर दिनों में 600 या उससे अधिक कर सकता है। यदि आपकी विधि प्रति-ऑर्डर है, तो यह सप्ताहांत में क्विकबुक्स पर व्यक्तिगत लेनदेन की बाढ़ है; यदि यह मैन्युअल है, तो यह डेटा-प्रविष्टि बैकलॉग है जिसे आप नए साल में भी साफ कर रहे होंगे।

दैनिक-सारांश दृष्टिकोण ठीक इसी के लिए बनाया गया है: प्रति दिन एक जर्नल प्रविष्टि - सकल बिक्री, छूट, उपहार कार्ड, शुल्क, रिफंड - जो प्रति दिन एक प्रविष्टि बनी रहती है, चाहे आपने 60 ऑर्डर बेचे हों या 6,000। यदि आप विधि बदलने जा रहे हैं, तो अक्टूबर में स्विच करें और इसे पहले कुछ सामान्य हफ्तों के लिए चलाएं। शिखर सप्ताहांत एक नई बहीखाता प्रणाली को डीबग करने का सबसे बुरा संभव समय है।

यह वह जगह भी है जहाँ ऑटोमेशन अपनी कीमत साबित करता है, सच कहूं तो। एक सिंक टूल जो संरचित दैनिक सारांश पोस्ट करता है, वह मात्रा की परवाह नहीं करता है - लेजरपोर्ट की ऑर्डर सिंक विधियां सामान्य दिन की तरह ही 10x दिन पर भी काम करती हैं, और यदि आप इसे सीज़न के बीच में सेट करते हैं तो यह ऐतिहासिक ऑर्डर को बैकफ़िल कर सकता है जो आपने पहले ही ले लिए हैं। लेकिन मैन्युअल या स्वचालित, कागज पर अभी तनाव परीक्षण चलाएं: "अगर हम चार दिनों के लिए 10x हो जाते हैं, तो क्या टूट जाएगा?"

भुगतान अंतराल: बड़ी बिक्री का मतलब है बड़ा एक्सपोज़र विंडो

आपका प्रोसेसर आपको शनिवार की बिक्री शनिवार को नहीं सौंपता है। मानक भुगतान शेड्यूल दिनों पीछे चलते हैं, और "बिक्री" और "निपटाए" के बीच का अंतर वह पैसा है जो प्रोसेसर के पास पड़ा है - आपकी एक्सपोज़र विंडो। सामान्य मात्रा में यह एक राउंडिंग एरर है। बीएफसीएम के दौरान यह आपके व्यवसाय का सबसे बड़ा प्राप्य हो सकता है, ठीक उसी समय जब आपके बिल चरम पर होते हैं।

अक्टूबर में जांचने के लिए तीन चीजें। अपने वास्तविक भुगतान शेड्यूल को जानें और सप्ताहांत और बैंक अवकाश इसे कैसे बदलते हैं - देर से नवंबर सप्ताहांत की वृद्धि आपके अनुमान से दिनों बाद नकदी के रूप में आ सकती है। जानें कि क्या आपका प्रोसेसर रोलिंग रिज़र्व लागू करता है या असामान्य मात्रा में वृद्धि पर होल्ड करता है; एक अचानक 10x सप्ताहांत जोखिम पैटर्न है जिसे सिस्टम फ़्लैग करते हैं। और पहले के 13-सप्ताह के पूर्वानुमान पर अपेक्षित भुगतान तिथियों को रखें, ताकि चरम बिक्री और चरम नकदी के बीच की खाई की योजना बनाई जाए, न कि खोज की जाए।

जनवरी रिटर्न की छाया

हर बीएफसीएम एक छाया डालता है, और यह जनवरी में आता है: छुट्टियों की मात्रा पर बढ़े हुए रिटर्न। नवंबर में आप जो मना रहे हैं उसका कुछ हिस्सा वापस आ जाएगा - और यदि आपकी किताबें दिसंबर की संख्या को अंतिम मानती हैं, तो जनवरी की वापसी की लहर एक रहस्यमय पतन के रूप में पढ़ती है बजाय एक अनुमानित गूंज के।

इसका समाधान रिज़र्व सोच है। पिछले साल की छुट्टियों के बाद की वापसी दर (या अपनी सामान्य दर प्लस एक हॉलिडे कुशन का उपयोग करें) खींचें, और बीएफसीएम राजस्व के उस हिस्से को अनंतिम मानें - नामित, खर्च नहीं किया गया। उपार्जन-आधारित स्टोर अपने सीपीए के साथ औपचारिक रिटर्न रिज़र्व पर चर्चा कर सकते हैं; नकद-आधारित स्टोर कम से कम मानसिक रिज़र्व और नकदी रख सकते हैं। किसी भी तरह, वापसी के अपने लेखांकन यांत्रिकी होते हैं - प्रसंस्करण शुल्क आमतौर पर आपको वापस नहीं किए जाते हैं, जो हर वापसी को एक उलट बिक्री से थोड़ा बदतर बनाता है - और जनवरी रिटर्न सर्वाइवल गाइड की पूरी गाइड जब आप इसमें हों तो लहर को कवर करती है।

तैयारी का कदम एक संख्या है: अनुमानित बीएफसीएम बिक्री पर अनुमानित वापसी डॉलर। इसे अपने राजस्व लक्ष्य के बगल में लिखें।

बीएफसीएम वित्त तैयारी चेकलिस्ट

उपरोक्त सब कुछ, सीज़न से पहले चलाने के लिए सूची में संक्षिप्त किया गया है:

• सितंबर तक की पुस्तकें सुलझाई गईं। तूफान की धारा में प्रवेश करें, पीछे नहीं - जमाओं से मिलान किए गए भुगतान, कोई रहस्यमय शेष राशि नहीं। सफाई कम-मात्रा वाले महीने का काम है; दिसंबर आपको एक की पेशकश नहीं करेगा।
• 13-सप्ताह का नकद पूर्वानुमान बनाया गया, जिसमें पीओ भुगतान तिथियां, विज्ञापन-खर्च रैंप और अपेक्षित भुगतान तिथियां शामिल हैं।
• मिश्रित शुल्क दर आधार रेखा दर्ज की गई, और बीएनपीएल शुल्क कहीं दिखाई दे रहे हैं जहाँ आप उन्हें वास्तव में पढ़ सकते हैं।
• छूट प्रति-राजस्व खाता बनाया गया और उपयोग में पुष्टि की गई।
• गिफ्ट कार्ड देनदारी खाता बनाया गया यदि कोई प्रोमो गिफ्ट कार्ड शामिल करता है।
• रिकॉर्डिंग विधि का 10x दिन के मुकाबले परीक्षण किया गया — स्विचिंग होने पर अक्टूबर तक स्विच और सेटल हो गया।
• भुगतान अनुसूची और होल्ड नीति की पुष्टि आपके प्रोसेसर के साथ की गई।
• रिटर्न रिज़र्व का अनुमान लगाया गया और राजस्व लक्ष्य के बगल में लिखा गया।

आठ बॉक्स। किसी के लिए भी बड़े बजट की आवश्यकता नहीं है; सभी को वॉल्यूम हिट होने से *पहले* करने की आवश्यकता है, जो कि पूरी चाल है।

अक्टूबर में सप्ताहांत जीता जाता है

दिसंबर के दूसरे संस्करण की कल्पना करें: भुगतान उन तारीखों पर आते हैं जिनकी आपके पूर्वानुमान ने भविष्यवाणी की थी, शुल्क पंक्ति दिखाती है कि BNPL की लागत आपको कितनी थी, छूट अपनी रिपोर्ट पंक्ति पर बैठती है, और किताबें इतनी वर्तमान हैं कि आप सप्ताहांत के वास्तविक मार्जिन को तब जान सकते हैं जब वह अभी भी मायने रखता है। समान बिक्री। अलग व्यवसाय।

BFCM तैयारी का वित्त पक्ष यही खरीदता है - अधिक राजस्व नहीं, बल्कि यह जानने की क्षमता कि राजस्व का मूल्य क्या था। यदि जिस चीज़ के बारे में आप सबसे कम आश्वस्त हैं, वह स्वयं किताबें हैं - सितंबर तक सुलझाया गया, 10x दिन का सामना करने के लिए संरचित - वही श्रेणी है जिसे LedgerPort स्वचालित करता है: बिक्री, छूट, शुल्क और वापसी QuickBooks में किसी भी वॉल्यूम पर एक ही स्वच्छ संरचना में पोस्ट की जाती है। सीज़न शुरू होने से पहले अपने स्ट्रेस टेस्ट को चलाने का एक कम जोखिम वाला तरीका फ्री प्लान है →