सीपीए के लिए 15-मिनट का Shopify QuickBooks फ़ाइल निदान

आपको यह जानने के लिए एंगेजमेंट में होने की ज़रूरत नहीं है कि फ़ाइल कितनी खराब है। रीड-ओनली एक्सेस से चलने वाला 15-मिनट का शॉपिफाई क्विकबुक्स फ़ाइल डायग्नोस्टिक, आपको बताता है — इससे पहले कि आपने एक घंटा भी कोट किया हो।

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प्रस्ताव में बारह घंटे बताए गए थे। आपने पी एंड एल को देखा था, यह उचित लग रहा था, प्रॉस्पेक्ट सुखद था, और आपने इसे उसी तरह से कीमत लगाई थी जैसे आप अधिकांश क्लीनअप की कीमत लगाते हैं: एक पेशेवर फ़ॉन्ट में लिपटी एक उचित अनुमान।

दूसरे सप्ताह में आपको यह मिला। एक क्लियरिंग अकाउंट जिसमें पाँच अंकों का बैलेंस था जो कभी शून्य नहीं हुआ था, महीनों की दोहरी गिनती वाली आय के नीचे बैठा था जिसे पी एंड एल ने विनम्रता से अवशोषित कर लिया था। बारह घंटे की परियोजना एक चालीस घंटे की परियोजना बन गई, और आपने पहले ही नंबर पर हस्ताक्षर कर दिए थे।

अधिकांश फर्मों को उस अनुभव से एक ही बात विश्वास करने को मिलती है: आप तब तक यह नहीं जान सकते कि शॉपिफाई फ़ाइल कितनी खराब है जब तक आप एंगेजमेंट में नहीं आ जाते। नुकसान केवल तभी प्रकट होता है जब आप लेनदेन पर काम करना शुरू करते हैं, इसलिए ब्लाइंड कोटिंग ई-कॉमर्स काम करने की लागत है।

यह झूठ है। यहाँ यांत्रिक सत्य है: शॉपिफाई क्लाइंट फ़ाइलें उन्हीं पाँच तरीकों से टूटती हैं, और उन पाँच दोषों में से प्रत्येक के लिए एक डिटेक्शन टेस्ट है जिसमें रीड-ओनली अकाउंटेंट एक्सेस से दो से तीन मिनट लगते हैं। पंद्रह मिनट, पाँच टेस्ट, एक निर्णय — एक पूर्ण शॉपिफाई क्विकबुक्स फ़ाइल डायग्नोस्टिक, प्रस्ताव लिखने से पहले चलाया जाता है। दोष स्वयं (और उन्हें कैसे ठीक करें, किस क्रम में) क्लीनअप गाइड में कवर किए गए हैं। यह पोस्ट वह कदम है जो इसके सामने आता है।

शुरू करने से पहले आपको क्या चाहिए

दो चीजें, दोनों किसी भी गंभीर प्रॉस्पेक्ट से अनुरोध करना उचित है:

1. क्विकबुक्स ऑनलाइन का रीड-ओनली अकाउंटेंट एक्सेस। वे आपको सेटिंग्स » मैनेज यूज़र्स » अकाउंटिंग फ़र्म्स से आमंत्रित करते हैं। किसी एंगेजमेंट लेटर की आवश्यकता नहीं है — यह परिश्रम है, और जो प्रॉस्पेक्ट इसे मना करते हैं वे भी आपको कुछ उपयोगी बता रहे हैं।
2. उसी अवधि के लिए उनका शॉपिफाई बिक्री सारांश। शॉपिफाई एडमिन (एनालिटिक्स » रिपोर्ट्स » फाइनेंस समरी) से एक एक्सपोर्ट, पिछले बारह महीनों को कवर करता है। उनके समय के दो मिनट।

नीचे दी गई प्रत्येक रिपोर्ट को समान तिथि सीमा पर सेट करें — पिछले बारह महीने डिफ़ॉल्ट हैं — और टेस्ट को क्रम में करें। प्रत्येक को क्रमांकित और इतना विशिष्ट किया गया है कि इसे किसी स्टाफ अकाउंटेंट को सौंपा जा सके। यह जानबूझकर है: एक बार जब आप इस डायग्नोस्टिक को स्वयं दो बार चला लेते हैं, तो यह एक सौंपने योग्य चेकलिस्ट है, न कि पार्टनर का काम।

15-मिनट की शॉपिफाई क्विकबुक्स फ़ाइल डायग्नोस्टिक

टेस्ट 1: दोहरी गिनती वाली आय — 3 मिनट

कहां क्लिक करें: रिपोर्ट्स » लाभ और हानि, दिनांक सीमा निर्धारित करें, कुल आय (Total Income) नोट करें। इसे Shopify वित्त सारांश से सकल बिक्री (gross sales) के बगल में रखें।

स्वच्छ दिखता है: Shopify सकल बिक्री के कुछ प्रतिशत के भीतर बुक आय — समय के अंतर और गैर-Shopify राजस्व छोटे अंतराल की व्याख्या करते हैं।

दोष दिखता है: प्लेटफ़ॉर्म सकल बिक्री के लगभग दोगुनी पर बुक आय। एक और क्लिक में पुष्टि करें: किसी भी आय खाते को खोलें और लेनदेन सूची देखें। यदि बैंक-फ़ीड जमा और सिंक टूल से बिक्री रसीदें अगल-बगल पोस्ट हो रही हैं, तो जमा और रसीद दोनों राजस्व में आ रही हैं।

गंभीरता संकेत: उन महीनों की गणना करें जहां दोनों धाराएं ओवरलैप होती हैं। हाल के महीनों तक सीमित ओवरलैप नियंत्रित है; ओवरलैप जो दायर कर वर्ष को पार करता है, उसका मतलब है कि रिटर्न दोगुनी राजस्व पर तैयार किया गया था, और दायरा सिर्फ श्रेणी बदल गया है।

टेस्ट 2: नेट-डिपाजिट राजस्व — 2 मिनट

यदि आय दोगुनी नहीं है, तो जांचें कि क्या यह इसके बजाय कम बताई गई है — ये दोनों दोष एक-दूसरे के दर्पण प्रतिबिंब हैं।

कहां क्लिक करें: समान P&L। अवधि के लिए Shopify भुगतान खाते से कुल बैंक जमा की तुलना में कुल आय की तुलना करें। फिर लेनदेन » खातों के चार्ट (Chart of accounts) खोलें और एक व्यापारी शुल्क (merchant fees) या प्रसंस्करण शुल्क व्यय खाते (processing fees expense account) की खोज करें।

स्वच्छ दिखता है: जमा से ऊपर राजस्व, एक शुल्क व्यय खाते के साथ जो स्थिर मासिक गतिविधि दिखाता है — एक विशिष्ट Shopify भुगतान स्टोर के लिए बिक्री का लगभग 2-3%।

दोष दिखता है: राजस्व जो पैसे के लिए बैंक जमा से मेल खाता है, और एक शुल्क खाता जो खाली है या मौजूद नहीं है। ग्राहक ने शुद्ध भुगतान को बिक्री के रूप में बुक किया है; सकल राजस्व और शुल्क व्यय दोनों फ़ाइल के जीवनकाल के लिए अदृश्य रहे हैं। (भुगतान और बिक्री पहले स्थान पर कभी मेल क्यों नहीं खाते, यह अपने आप में एक शारीरिक पाठ है।)

गंभीरता संकेत: अवधि। हर महीने यह चला, मार्जिन कल्पना थे। यदि ग्राहक ने ये संख्याएं किसी ऋणदाता को दिखाई हैं, तो इसे नोट करें — वह बातचीत प्रस्ताव चरण में आती है, न कि दूसरे सप्ताह में।

टेस्ट 3: बिक्री कर को आय के रूप में बुक किया गया — 3 मिनट

कहां क्लिक करें: खातों का चार्ट » बिक्री कर देयता खाते (sales tax liability account) को ढूंढें » रिपोर्ट चलाएं (खाता QuickReport)। जब आप वहां हों तो करों (Taxes) टैब पर एक नज़र डालें।

स्वच्छ दिखता है: बिक्री पोस्ट होने पर देयता जमा होती है और भुगतान भेजे जाने पर कम हो जाती है। शेष राशि मोटे तौर पर फाइलिंग चक्र को ट्रैक करती है।

दोष दिखता है: देयता खाते में बहुत कम या कोई गतिविधि नहीं — एक ऐसे ग्राहक के लिए जो स्पष्ट रूप से संग्रह और भुगतान कर रहा है। दर्पण छवि के लिए खर्चों में खोजें: "बिक्री कर व्यय" खाते में बुक की गई राज्य भुगतान। दोनों P&L पर मोटे तौर पर रद्द हो जाते हैं, जो ठीक यही कारण है कि व्यवसाय के अंदर किसी ने कभी ध्यान नहीं दिया।

गंभीरता संकेत: प्रभावित विंडो में फाइलिंग अवधियों की गणना करें। प्रत्येक एक रिटर्न है जिसे किताबें समर्थन नहीं दे सकतीं। यह दोष ऑडिट एक्सपोजर वहन करता है जो अन्य चार नहीं करते हैं, इसलिए इसे अपने फैसले में तदनुसार भारित करें।

टेस्ट 4: रिफंड को नेट किया गया या हटा दिया गया — 3 मिनट

कहां क्लिक करें: चार्ट ऑफ अकाउंट्स » रिफंड और भत्ते (कॉन्ट्रा-राजस्व) खाते की तलाश करें और उसकी क्विकरिपोर्ट चलाएं। Shopify वित्त सारांश पर रिफंड लाइन से तुलना करें।

स्वच्छ दिखता है: कॉन्ट्रा-राजस्व गतिविधि जो मोटे तौर पर Shopify के रिफंड योगों को ट्रैक करती है, सकल बिक्री, रिफंड और शुद्ध बिक्री को तीन दृश्य रेखाओं के रूप में छोड़ देती है।

दोष दिखता है: Shopify सार्थक रिफंड दिखाता है; किताबें कुछ नहीं दिखाती हैं। रिफंड या तो जमा में चुपचाप नेट किए गए थे या हटा दिए गए थे जब वे "किसी से मेल नहीं खाते थे" - ऑडिट लॉग (सेटिंग्स » ऑडिट लॉग, हटाए गए लेनदेन के लिए फ़िल्टर करें) लगभग साठ सेकंड में तय करता है कि कौन सा।

गंभीरता संकेत: ग्राहक की मानी हुई रिटर्न दर और वास्तविक दर के बीच का अंतर। एक स्टोर जो 6% रिफंड कर रहा है, जबकि उसका मालिक 2% मानता है, खराब डेटा पर मूल्य निर्धारण और इन्वेंट्री निर्णय ले रहा है - और ऑडिट लॉग में विलोपन नेटिंग की तुलना में एक बुरा संकेत हैं, क्योंकि वे आपको बताते हैं कि अंतिम बुककीपर ने किसी भी असमायोजित चीज़ को कैसे संभाला।

टेस्ट 5: क्लियरिंग अकाउंट बैलेंस — 2 मिनट

कहां क्लिक करें: चार्ट ऑफ अकाउंट्स » Shopify क्लियरिंग अकाउंट ढूंढें (या जहां भी भुगतान चरणबद्ध होता है - कभी-कभी अनडिपॉजिटेड फंड्स) » शेष राशि और अंतिम लेनदेन की तारीख देखें जिसने इसे शून्य के करीब लाया।

स्वच्छ दिखता है: भुगतान चक्रों के बीच शून्य के करीब मंडराता हुआ शेष। नियमित रूप से शून्य होने वाला क्लियरिंग फ़ाइल का अंतर्निहित चेकपॉइंट है।

दोष दिखता है: एक बड़ी, बासी शेष राशि - महीनों पुरानी, कभी भी एक बार भी फ्लश नहीं हुई। यह वह खोज है जो आपके कोट को सबसे अधिक प्रभावित करनी चाहिए, क्योंकि क्लियरिंग जो कभी शून्य नहीं होता है, उसका मतलब है कि कोई चेकपॉइंट कभी मौजूद नहीं था जो अन्य चार दोषों को पकड़ लेता। आपने परीक्षण एक से चार में जो कुछ भी पाया है, मान लें कि इसके नीचे और भी बहुत कुछ है।

गंभीरता संकेत: आकार × आयु। पिछली तिमाही से चार-आंकड़ों की शेष राशि एक दोपहर है। वित्तीय वर्ष से पुरानी पांच-आंकड़ों की शेष राशि चालीस-घंटे की व्यस्तता है जो खुद को पहले से घोषित कर रही है - जो कि वही घोषणा है जो अंधा कोट कभी प्राप्त नहीं करता है।

फ़ाइल की स्कोरिंग: हरा, पीला, लाल

अब आपके पास पांच परिणाम हैं। उन्हें स्कोर करें:

निर्णय	निष्कर्ष	इसका क्या मतलब है
हरा	शून्य दोष; चक्र पर क्लियरिंग शून्य	किताबें संरचनात्मक रूप से सुदृढ़ हैं। मानक मासिक जुड़ाव।
पीला	एक या दो दोष, वर्तमान वित्तीय वर्ष तक सीमित; क्लियरिंग शेष राशि स्पष्ट करने योग्य	पहले स्कोप्ड क्लीनअप, फिर मासिक जुड़ाव।
लाल	तीन या अधिक दोष, या कोई भी दोष जो दायर कर वर्ष को पार करता है, या एक बासी पांच-आंकड़ों की क्लियरिंग शेष राशि	पूर्ण क्लीनअप परियोजना, अलग से मूल्यवान और कागजी कार्रवाई की गई - कभी भी ऑनबोर्डिंग में बंडल नहीं की जाती है।

स्कोरिंग पंद्रह मिनट का बिंदु है। जब आप कोट करने से पहले Shopify ग्राहक की किताबों की समीक्षा करते हैं, तो आप घंटों का अनुमान नहीं लगा रहे होते हैं - आप फ़ाइल को एक जुड़ाव प्रकार में वर्गीकृत कर रहे होते हैं, और जुड़ाव प्रकार मूल्य निर्धारित करता है।

प्रत्येक निर्णय के साथ क्या करें

हरा: सफाई बातचीत को पूरी तरह से छोड़ दें और मानक ऑनबोर्डिंग पर आगे बढ़ें — क्लाइंट ऑनबोर्डिंग वर्कफ़्लो एक ग्रीन फ़ाइल को बिना किसी मोड़ के पूरी तरह से मैप किए गए, सिंकिंग एंगेजमेंट में ले जाता है। ग्रीन फ़ाइलें वह जगह भी हैं जहाँ आप निर्णय की रक्षा करते हैं: एक पेआउट-जर्नल सिंक लेयर (यह वह जगह है जहाँ लेजरपोर्ट जैसा टूल बैठता है, प्रत्येक पेआउट को सकल बिक्री, रिफंड, शुल्क और कर के साथ एक जर्नल प्रविष्टि के रूप में पोस्ट करता है जो उनके मैप किए गए खातों में विभाजित होता है) संरचनात्मक रूप से सभी पांच दोषों को विकसित होने से रोकता है। ऑटोमेशन वाली ग्रीन फ़ाइल हरी रहती है।

पीला: एक स्कोप्ड क्लीनअप को एक निश्चित प्रोजेक्ट के रूप में कोट करें, फिर उसके ऊपर मासिक एंगेजमेंट। आपके डायग्नोस्टिक ने पहले ही स्कोप को परिभाषित कर दिया है — आपको पता है कि कौन से दोष, किस विंडो पर। प्राइसिंग क्विकबुक्स क्लीनअप एंगेजमेंट्स इस बात को कवर करता है कि इन निष्कर्षों को ठीक उसी तरह एक संख्या में कैसे बदला जाए जो फ़ाइल के संपर्क में आने पर भी बनी रहे।

लाल: पीले के समान संरचना, लेकिन डायग्नोस्टिक निष्कर्षों को प्रस्ताव के रूप में प्रस्तुत करें। "आपकी आय मार्च से दोगुनी गिनी जा रही है, बिक्री कर चार फाइलिंग अवधियों में राजस्व में बैठा है, और आपका क्लियरिंग खाता ग्यारह महीनों में शून्य नहीं हुआ है" एक स्कोप स्टेटमेंट है जिस पर कोई भी प्रॉस्पेक्ट बहस नहीं करता है — आप पहले एकाउंटेंट हैं जो भुगतान किए बिना उन्हें बता सकते हैं कि क्या गलत है। फिर क्लीनअप सीक्वेंस को क्रम में चलाएं।

एक ईमानदार समझौता: डायग्नोस्टिक पता लगाता है; यह घंटे के हिसाब से आकार नहीं देता है। एक लाल फ़ाइल पच्चीस घंटे या साठ हो सकती है, और अंतर लेनदेन की मात्रा और आप कितनी दूर तक पीछे जाते हैं, इसमें रहता है। लेकिन एक परिभाषित दोष सूची के साथ एक वर्गीकृत एंगेजमेंट को कोट करना, बिना देखे कोट करने के व्यवसाय से अलग है — और यह ई-कॉमर्स क्लाइंट्स को लॉस लीडर के रूप में और आपके सबसे लाभदायक सेगमेंट के रूप में के बीच का अंतर है।

हर प्रॉस्पेक्ट पर इसे चलाएँ

यह वह आदत है जो इसे यौगिक बनाती है: डायग्नोस्टिक हर ई-कॉमर्स प्रॉस्पेक्ट पर, हर प्रस्ताव से पहले, बिना किसी अपवाद के चलता है। केवल-पढ़ने के लिए एक्सेस के मुकाबले स्टाफ के समय के पंद्रह मिनट, एक-पृष्ठ टेम्पलेट में परिणत होते हैं, जिसका निर्णय कोट से जुड़ा होता है।

दूसरे सप्ताह की खोज समाप्त हो जाती है — इसलिए नहीं कि फ़ाइलें साफ हो गईं, बल्कि इसलिए कि आपने उन्हें एक निश्चित-मूल्य वाले एंगेजमेंट के भीतर पहली बार मिलना बंद कर दिया। आपने उम्मीद की थी कि डायग्नोस्टिक आपके कोट की रक्षा करेगा। यह वास्तव में आपकी स्थिति को बदलता है: आप वह फर्म बन जाते हैं जो पहली बातचीत में ई-कॉमर्स क्लाइंट के क्विकबुक्स का आकलन कर सकती है, और जो फर्म कोट करने से पहले आकलन करती हैं, वे पूरी सेवा लाइन को अलग तरह से मूल्यवान बनाती हैं।

यदि आपके पाइपलाइन में अभी कोई Shopify प्रॉस्पेक्ट है, तो आज ही एकाउंटेंट एक्सेस का अनुरोध करें और नंबर भेजने से पहले पांच परीक्षण चलाएं। और जब निर्णय हरा आता है — या क्लीनअप फ़ाइल को वहां पहुंचाता है — सीपीए ऑनबोर्डिंग वॉकथ्रू उस सिंक लेयर को स्थापित करने को कवर करता है जो हर भविष्य के डायग्नोस्टिक को उबाऊ रखता है।

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