1月の積み上がりは人員の問題ではありません。税務シーズン中にあなたの机に届くすべてのEコマースの爆発は、10月に目に見えて、そして通常の料金で修正可能でした。
先週の1月の3週目。3つのEコマースクライアントが同じ5日間のウィンドウでファイルを提供しましたが、すべてが箱レベルでした。1つは4か月分の支払いが照合されていませんでした。1つはQuickBooksの収益がちょうど届いた1099-Kよりも4万ドル下回っていました。1つはホリデーギフトカードのプッシュがすべて12月の収益として計上されていました。同じ週に、コンプライアンスカレンダーが爆発しました。W-2、1099の申告、第4四半期の給与税、最初の延長の会話。あなたのシニアはトリアージしました。あなたは再見積もりしました。誰かが週末に働きました。
もしあなたがEコマースクライアントを抱えて税務シーズンを運営しているなら、あなたはあの週のバージョンを経験したことがあるでしょう。そしてほとんどの事務所は同じことを信じて出てきます。税務シーズンの混乱は季節的な天気です。毎年やってきて、防ぐことはできないので、人員を増やし、週末に働き、春まで生き残ります。
それは嘘です。天気はコンプライアンスカレンダーの適切な比喩です。締め切りは本当に固定されています。それはあなたのクライアントのファイルの状況には全く不適切な比喩です。Eコマースの税務シーズンの爆発は1月の驚きではありません。それらは12月の問題であり、10月に完全に可視化されます。つまり、オフシーズンに、通常の料金で、あなたのスケジュールで、見つけて修正できる4つの特定の、検出可能な欠陥です。1月には、カレンダーが燃えている間に、パニック料金でそれらを修正することはできません。
1月の2つのバージョンの違いは、クライアントあたり約1時間で、今月費やされます。
10月の監査：Eコマースクライアント向けの税務シーズン準備が今始まります
Eコマースクライアント向けの税務シーズン準備は、12月のエンゲージメントレターから始まるわけではありません。10月にクライアントブック全体をパスすることから始まります。その間、すべての修正はまだ通常の作業です。
仕組みは簡単です。各Eコマースクライアントについて、Shopify QuickBooksファイル診断を実行します。これは、ファイルが健全か、ドリフトしているか、または破損しているかを約1時間で教えてくれる固定されたチェックシーケンスです。次にトリアージします。
- グリーン — 支払いは照合され、収益は総額で、負債は適切な場所にあります。11月の確認パスまでアクションはありません。
- イエロー — 1つまたは2つの欠陥があり、最近の月に限定されています。10月に修正をスケジュールしてください。それは数日ではなく、数時間です。
- 赤 — 年間の大半で構造的な問題が発生しています。まだ時間があるうちに、クリーンアップのエンゲージメントを今すぐ計画しましょう。ShopifyクライアントのQuickBooksファイルをクリーンアップするためのCPAガイドには、完全な手順が記載されています。
3色、1つのスプレッドシート、そして突然1月の仕事量が10月に既知の量になります。それがすべてのトリックです。以下は、監査が探している4つの欠陥—12月の4つの問題—と、それぞれの10月の修正が実際には何であるかです。
12月の問題1：照合されていない支払い月
12月に現れる方法：年末の締め処理では、銀行の預金を売上と一致させることができません。すべての預金はバンドル—数日分の注文、手数料と返金を差し引いたもの—であり、照合されていない月については、誰もバンドルに何が含まれているかを言うことができません。誰かが追跡を再構築するまで、返戻を開始することはできません。1月には、その誰かが最も高価な利用可能な担当者になります。
10月の修正：ギャップ月を今すぐ見つけます。手がかりは、決済口座です—それは支払いと支払いの間にゼロに触れるべきであり、それがそうでない月は、決して照合されなかった月です。プラットフォームのレポートが簡単に取得でき、誰も回答を待っていない間に、支払いごとにそれらの月を処理します。
QuickBooksから履歴が完全に欠落している場合—年の中頃にストアを接続したクライアント、または以前の簿記担当者が同期をスキップしたクライアント—バックフィルはデータ入力ではなく、ツールです。LedgerPortのタイムマシンは、最大24ヶ月の過去の注文データをQuickBooksにプッシュします。すでに同期されているレコードはスキップされるため、再実行しても重複は作成されません。欠落した四半期は、40時間の再構築ではなく、午後の検証になります。
次に、再発を防ぎます。クライアントに月末の締め処理チェックリストを適用して、10月の修正が12月までに静かに腐敗しないようにします。
12月の問題2：1099-Kの不一致
1月に現れる方法：1099-Kが処理された総取引額を示して到着し、帳簿はそれより小さい額を示し、IRSの自動照合は、報告された収入が1099-Kの総額を大幅に下回っている返戻をフラグ付けします。今、あなたは申告期限付きで、2つの数字の間の橋を再構築しています。
10月の修正：フォームがなくても数字を知ることができます。プラットフォームの支払いレポートには、すでに年初から処理された総額が表示されています。それを取得し、同じ期間の帳簿上の収益と比較すると、10月にこのクライアントの1月が不一致を含むかどうかを知ることができます。収益が銀行預金と1セント単位で一致する場合、収入は純額で記録されており—手数料は非表示、総額は過小評価—ギャップは事務的なものではなく構造的なものです。各月がまだ通常の仕訳エントリーである間に、月ごとに総額を増やします。
不一致の完全な解剖—フォームが何を数え、何を無視し、作業書類に必要な照合をどのように構築するか—は、1099-KとShopify in QuickBooksのガイドに記載されています。
12月の問題3：収益として計上されたギフトカードの負債
12月に表面化する方法：これは最もタイミングの悪い欠陥です。なぜなら、第4四半期に加速するからです。ギフトカードの売上は収益ではなく、負債に対する現金受領です。収益は償還時に発生します。ギフトカードの売上を直接収益として計上する設定のクライアントは、ホリデーギフトカードの販促活動の金額だけ12月の収益を過大計上し、その後、カードが戻ってくる1月と2月に過小計上します。過大計上は1つの課税年度に計上され、償還は次の年度に計上されます。
10月の修正：実際の活動があるギフトカード負債勘定を確認します。店舗でギフトカードが販売され、負債勘定が空の場合、今年販売されたすべてのカードが収益として計上されています。今年度の残高を今すぐ再分類し、さらに重要なこととして、第4四半期のボリュームが到着する前にマッピングを修正してください。そうすれば、ホリデーシーズンは1月に解消される大きな山を築くのではなく、それ自体で正しく計上されます。未償還の残高と破損には、クライアントの特定の状況に依存する税務処理の質問がありますが、あなたの10月の仕事は負債を可視化し、クリーンな数字を前にして税務の会話が行われるようにすることです。
12月の問題4：未申告の売上税
12月に表面化する方法：帳簿ではなく、郵便で。クライアントがある州に登録し、税金を徴収したが、誰も申告書を提出しなかった場合。または、プラットフォームが一部のチャネルでマーケットプレイスのファシリテーターとして徴収したが、クライアントが他のチャネルで直接義務を負っていた場合、そしてその2つが同じものだと想定されていた場合。通知は、対応する能力が全くないまさにその週に、すでにペナルティが付加された状態で届きます。
10月の修正：これはプロセスチェックであり、税務上の意見ではありません。クライアントごとに簡単な3列のビューを作成します：登録場所、税金が徴収されている場所（誰によって—クライアントかプラットフォームか）、および申告書が実際に提出されている場所。3つの列は一致する必要があります。一致しない場所—申告なしの徴収、登録なしの徴収、誰も検証していないマーケットプレイスファシリテーターの想定—これらは10月に12月の問題を見つけたということです。クライアントがどこで、どのしきい値の下で何を支払うべきかは、彼らの特定の税務状況に関する質問です。解決する時間があるうちに不一致を表面化させることが、今月あなたが担当する部分です。
クライアントコミュニケーションカレンダー
監査は、クライアントがそれに基づいて行動した場合にのみ成果を上げます。そして、第4四半期のeコマースクライアントは、これまでで最も注意散漫になっています。したがって、彼らに調査結果のメモを送るのではなく、カレンダーを送ってください。
| 月 | 何が起こるか | クライアントが聞くこと |
|---|---|---|
| 10月 | すべてのファイルを監査し、トリアージし、黄色のファイルを修正し、赤のクリーンアップをスコープする | 「Xが見つかりました。通常の料金で修正中です。あなたに必要なのはこちらです。」 |
| 11月 | 確認パス：照合が最新、マッピングが検証済み、売上税グリッドが解決済み | 「すべて確認済みです。1つか2つの確認で完了です。」 |
| 12月 | フリーズ。勘定科目表の変更なし、新しいアプリなし、ピーク時のマッピング変更なし | 「販売してください。帳簿に触れないでください。1月に会いましょう。」 |
| 1月 | 納品。ファイルは準備完了。初日から準備開始 | 「あなたの申告書は進行中です。」 |
12月の凍結は、直感に反するため、強調する価値があります。Eコマースクライアントの帳簿に構造的な変更を加えるのに最も悪い月は、最も取引量の多い月なのです。3月に誤ってマッピングされた場合、それは1つの低迷期を台無しにするだけですが、12月に同じ誤りがあれば、誰も気づく時間がないまさにその瞬間に、その年の最大の月を台無しにしてしまいます。10月があるのは、12月を退屈なものにするためです。
クライアント自身の宿題を彼らの手に委ねることも役立ちます。Shopifyストア向けの税務準備チェックリストは、この投稿に対するストアオーナー向けのコンパニオンです。これを10月にクライアントに、Eコマースクライアントの税務準備チェックリストの彼らの側として送ってください。そうすれば、11月の確認パスは、発見ではなく、確認になります。
キャパシティ計算
これが、パートナー会議での簡単な会話を可能にする計算です。
10月の監査は、クライアントあたり約1時間かかります。20のEコマースクライアントは、約20時間、つまりあなたの最も低迷している四半期におけるシニア1人の半週分に相当し、それが実際にアドバイザリー業務であるため、請求可能です。イエローファイルの修正は、それぞれ数時間追加され、これも10月中に、標準レートで請求されます。
1月の代替案は、異なる価格設定になります。税務シーズン中に発見されたレッドファイルは、1時間ではなく、10〜20時間かかります。これは、誰かが手が空いた時に、あなたの実効的な機会費用がピークに達した時に行われます。1月のトリアージ時間はすべて、あなたがすでに販売した準備時間を置き換えます。そして、作業はより悪くなります。締め切りでの再構築ではなく、スケジュール通りのメンテナンスであり、クライアントは今や不安で、イライラしており、なぜ誰も早く気づかなかったのか疑問に思っています。
同じ欠陥。同じ修正。唯一の変数は、それらをどの四半期に見つけるかということです。そして、その変数は完全にあなた次第です。
去年の1月、3つのシューボックスファイルが1週間に到着し、あなたのシーズンの全体的なトーンを設定しました。来年の1月にそれを引き起こすファイルは、今、あなたのクライアントリストにすでに存在しています。そして、それらがどれであるかを知るには、それぞれ1時間かかります。もしあなたが、プラットフォームによって処理される支払いジャーナル、マッピング、および履歴バックフィルを使用してその監査を実行したいのであれば、CPAオンボーディングコールを予約してください。シーズンが始まる前に、最初のクライアントファイルをあなたと一緒に診断からグリーンまで実行します。
