Учет подарочных карт для электронной коммерции: Обязательство перед доходом

Ваш лучший месяц по подарочным картам — самый легкий для ошибок в вашей бухгалтерии, потому что ни одна из этих денег еще не является доходом.

---

23 декабря, и ваш магазин только что завершил свой лучший период продаж подарочных карт: продано карт на 9 000 долларов за три недели. Деньги поступили на ваш банковский счет. Ваша панель управления выглядит отлично. Вы закрываете месяц с чувством, что декабрь вытянул весь год.

Затем январь происходит дважды. Во-первых, поступают погашения — заказы, оплаченные частично или полностью этими картами, отправка реальных товаров со склада, в то время как выплаты остаются на удивление малыми. Во-вторых, ваш бухгалтер задает вопрос, на который вы не можете ответить: «Какая часть декабрьского дохода пришлась на подарочные карты, и сколько из них было погашено?» Если вы учли 9 000 долларов как декабрьские продажи *и* учитываете январские заказы как январские продажи, вы теперь признали одни и те же деньги дважды — и завысили доход за год, который уже закрыт.

Интуиция, которая вызывает это, проста и кажется непоколебимой: «Деньги поступили на мой банковский счет, значит, это продажа».

Это ложь в основе учета подарочных карт. Деньги поступили, но товар не был отправлен. На самом деле вы продали обещание — и в вашей бухгалтерии обещание, которое вы еще не выполнили, не является доходом. Это долг.

Учет подарочных карт в одном предложении: вы продали обещание

Когда покупатель покупает подарочную карту на 100 долларов, он не покупает товар. Он предоплатил товар, который выберет позже. Пока он его не выберет, вы должны ему товары на 100 долларов — что делает эти 100 долларов обязательством в вашем балансе, а не доходом в вашей отчете о прибылях и убытках.

Запись в момент продажи:

• Дебет: Наличные (или клиринговый счет вашего платежного процессора) — 100 $
• Кредит: Обязательство по подарочной карте (счет других текущих обязательств) — 100 $

Счет дохода не затрагивается. Себестоимость проданных товаров не учитывается, потому что товары не перемещались. В большинстве штатов США налог с продаж также не взимается при продаже карты — налог обычно применяется при трате карты на реальные товары, а не при покупке самой карты. (Правила варьируются в зависимости от штата; уточните вашу юрисдикцию у вашего бухгалтера.)

Это та же логика, которая управляет возвратами и обменами: ваша бухгалтерия не записывает, как *ощущались* деньги — она записывает, что произошло юридически. А произошло то, что клиент дал вам наличные, а вы дали ему расписку.

Жизненный цикл: продажа, погашение, частичное погашение

Доход появляется в момент выполнения обещания. Вот полный цикл с явно вымышленными круглыми числами.

15 декабря — карта продана. Покупатель приобретает подарочную карту на 100 долларов. Наличные — плюс 100 долларов, Обязательства по подарочным картам — плюс 100 долларов. Доход за день: 0 долларов.

10 января — частичное погашение. Владелец карты покупает свитер за 60 долларов и оплачивает его картой. Теперь — и только теперь — вы что-то заработали:

• Дебет: Обязательства по подарочным картам — 60 долларов
• Кредит: Доход от продаж — 60 долларов (плюс налог с продаж: взимайте и начисляйте налог с продажи на 60 долларов, как и при любом другом заказе)
• Учтите себестоимость проданных товаров для свитера, так как товар наконец-то ушел со склада.

Обратите внимание, чего не произошло: наличные не поступали. Наличные поступили в декабре. Погашение — это бухгалтерская операция, в результате которой декабрьские наличные наконец получают название «доход».

Остаток просто остается. На карте все еще 40 долларов, поэтому 40 долларов остаются на счете обязательств — возможно, на месяцы, возможно, навсегда. Баланс ваших обязательств по подарочным картам в любой момент должен равняться общей неиспользованной сумме на каждой непогашенной карте. Это число, которое нужно вашему бухгалтеру, и это число, которое большинство магазинов не могут предоставить.

Режим сбоя двойного учета теперь легко увидеть. Если вы зафиксировали 100 долларов дохода в декабре и 60 долларов дохода в январе, вы признали 160 долларов по карте на 100 долларов. Умножьте это на загруженный 4-й квартал, и вы завысите доход — и налог на него — на тысячи.

Событие	Наличные	Обязательства по подарочным картам	Доход
Продана карта (100 долларов)	+$100	+$100	$0
Погашено 60 долларов	$0	−60 долларов	+$60
Перенесенный остаток	—	$40	—

Есть еще одна тонкость, о которой стоит знать: когда заказ оплачивается частично подарочной картой, а частично кредитной картой — заказ на 150 долларов, оплаченный остатком карты в 40 долларов плюс 110 долларов по Visa — доход составляет 150 долларов, обязательства уменьшаются на 40 долларов, и только 110 долларов поступают на ваш счет. Именно поэтому недели с большим количеством подарочных карт выглядят «короткими» по сравнению с продажами. Они не короткие. Часть оплаты была обещанием, за которое вам уже заплатили.

Кредит магазина: одно и то же обязательство, два разных источника

Кредит магазина ведет себя точно так же, как подарочная карта после ее создания: это деньги клиента, которые вы держите, они находятся на счете обязательств и конвертируются в доход при погашении. Отличается то, откуда они берутся — и это меняет другую сторону записи.

Кредит магазина за возврат. Клиент возвращает заказ на 80 долларов, и вы выдаете кредит вместо наличных. Вы оформляете возврат обычным способом — дебетуя ваш контр-доходный счет «Возвраты и убытки», — но вместо кредитования наличных, уходящих из кассы, вы кредитуете Обязательства по кредиту магазина на 80 долларов. Никакие наличные не покинули ваш счет, но теперь вы должны 80 долларов будущих товаров. (Части обработки платежей и налога с продаж при возврате по-прежнему ведут себя так же, как и при любом возврате — руководство по возвратам и убыткам подробно описывает все четыре.)

Кредит магазина за добрую волю. Отправка опоздала, и вы предоставляете кредит в размере 20 долларов США в качестве извинения. Поскольку нет первоначальной продажи для отмены, это не является обратным доходом — это стоимость удержания клиента. Большинство магазинов дебетуют счет расходов на продвижение или добрую волю клиента и кредитуют счет Обязательства по кредитам магазина на 20 долларов США. Ваш бухгалтер может предпочесть немного другой подход, но принцип остается: кредит за добрую волю — это маркетинговые расходы, а не корректировка продаж.

Разные источники, одно назначение. Оба кредита относятся к тому же классу обязательств, что и подарочные карты, оба конвертируются в доход при использовании, и оба должны отслеживаться — потому что вопрос «сколько кредитов магазина неиспользовано?» рано или поздно зададут кредитор, покупатель или аудитор.

Неиспользованные остатки: деньги, которые никогда не возвращаются (обратитесь к бухгалтеру)

Какой-то процент подарочных карт и кредитов никогда не будет погашен. Карты теряются, балансы забываются, остатки в размере 3,17 доллара США остаются невостребованными. Бухгалтеры называют это «утеря» (breakage), и это единственная часть учета подарочных карт, с которой нельзя импровизировать.

Две вещи, которые нужно знать на уровне владельца магазина:

1. «Утеря» в конечном итоге становится доходом — по графику, а не по прихоти. Согласно текущим общепринятым принципам бухгалтерского учета США (US GAAP), компании, которые могут разумно оценить «утерю», признают ее пропорционально по мере погашения карт; другие ждут, пока погашение не станет маловероятным. Вы не можете просто перенести обязательство в доход только потому, что карта выглядит устаревшей.
2. Некоторые штаты хотят получить деньги. Законы о невостребованном имуществе (escheatment) в ряде штатов могут требовать передачи неиспользованных остатков штату после периода неактивности. Покрываются ли ваши карты этими законами, зависит от вашего штата и структуры программы.

Практический вывод: поддерживайте точность баланса обязательств и позвольте вашему бухгалтеру установить политику «утери». Предоставьте им данные — выданные, погашенные и непогашенные карты по возрасту, и они позаботятся о правилах признания. Это полностью относится к категории «подтвердите со своим бухгалтером», и эта публикация не является налоговой консультацией.

Как это отражается в Shopify и WooCommerce

Теория не зависит от платформы. Бардак зависит от платформы.

Shopify

Отчетность Shopify правильно разделяет данные, что удивляет людей: продажи подарочных карт исключаются из отчетов о продажах и отслеживаются отдельно в финансовых сводках, в то время как погашения отображаются как способ оплаты заказов. Другими словами, Shopify уже считает продажу карты «не продажей», а погашение — средством платежа, что соответствует модели, необходимой для вашей бухгалтерии.

Где все идет не так, это дальше по цепочке. Наличные от покупки карты поступают на ваш счет в день продажи, но «продажа» появляется в отчетах в день погашения, частично оплаченная средством платежа, которое не перемещает наличные. Shopify также предоставляет кредит магазина нативно — как вариант возврата средств, так и в виде балансов клиентов — что добавляет второй поток обязательств для отслеживания. Если то, что передает ваши данные Shopify в QuickBooks, не различает платежи подарочными картами и платежи по картам платежных систем, ваши доходы и выплаты будут расходиться в обоих направлениях одновременно.

WooCommerce

У WooCommerce нет собственной системы подарочных карт, поэтому учет зависит исключительно от того, какое расширение вы используете — PW Gift Cards, YITH и инструменты для подарочных карт и кредитов магазина от Advanced Coupons — это названия, которые вы увидите чаще всего. Деталь реализации, которая важна для вашей бухгалтерии: обрабатывается ли плагин как метод оплаты или как купон при погашении карты.

Разница не косметическая. Погашение в стиле купона записывает заказ свитера за 60 долларов как уцененную продажу — доход уменьшен, обязательство не затронуто — что занижает доход и навсегда оставляет обязательство по подарочной карте в вашей бухгалтерии. Погашение в стиле оплаты записывает полный доход с картой в качестве средства платежа, что и произошло на самом деле. Если ваш плагин для подарочных карт моделирует погашения как купоны, ваша бухгалтерия требует ручной корректирующей записи для каждого погашения, или ваши цифры будут немного искажаться каждый месяц. (Advanced Coupons, в частности, отслеживает кредиты магазина как надлежащий баланс клиента, а не просто код купона, что гораздо более чисто соответствует модели обязательств.)

Где все это отражается в QuickBooks

В QuickBooks Online вся система опирается на один счет, которого у вас, вероятно, еще нет: счет Прочие краткосрочные обязательства, названный примерно так: «Обязательства по подарочным картам и кредитам магазина». Некоторые магазины разделяют его — один счет для подарочных карт, один для кредитов возврата, один для кредитов доброй воли — чтобы баланс показывал источники отдельно. Наш шаблон плана счетов для электронной коммерции включает структуру обязательств, если вы настраиваете это с нуля.

Затем три потока отображаются следующим образом:

1. Выпуск карты или кредита → квитанция о продаже / строка журнала, кредитующая счет обязательств. Никогда не на счет дохода.
2. Погашение карты → заказ проводится по полной выручке, с строкой оплаты подарочной картой, которая дебетует обязательство, поэтому квитанция по-прежнему сбалансирована с фактически полученными денежными средствами.
3. Проверка в конце месяца → баланс счета обязательств должен соответствовать остаткам непогашенных карт и кредитов согласно вашей платформе. Если это не так, что-то выше по цепочке записывает погашения как скидки или продажи карт как доход.

Этот третий шаг — честный тест вашей настройки. Большинство магазинов, которые думают, что они «обрабатывают подарочные карты», терпят неудачу при первой же попытке.

Поддержание честности обязательств при больших объемах

При десяти подарочных картах в год вы можете внести все это вручную. При объеме в 4 квартале — сотни карт, частичные погашения, смешанные способы оплаты, кредиты возврата и кредиты доброй воли, движущиеся одновременно — ручные записи перестают быть задачей бухгалтерского учета и становятся постоянным источником ошибок. Это категория проблем, которую программное обеспечение для синхронизации либо моделирует правильно, либо незаметно нарушает.

Это также, откровенно говоря, преимущество, которое есть не у каждого инструмента. LedgerPort рассматривает подарочные карты и кредит магазина как то, чем они являются — движения обязательств, а не доход — автоматически выпуская и погашая их с помощью счета обязательств по мере синхронизации заказов из Shopify или WooCommerce в QuickBooks. Это функция Enterprise-плана, потому что магазины, которым она нужна, — это те, которые обрабатывают реальные объемы подарочных карт; если это вы, то проверка в конце месяца в разделе выше становится числом, которое просто совпадает.

Если вы находитесь на более раннем этапе, начните с основ: создайте счет обязательств, прекратите учитывать продажи карт как доход и включите проверку непогашенного остатка в ваш ежемесячный отчет. Более широкая система — выплаты, сборы, себестоимость проданных товаров и то, как подарочные карты вписываются в них — освещена в нашем полном руководстве по бухгалтерскому учету электронной коммерции.

В любом случае, 9 000 долларов в декабре — это реальные деньги и реальная победа. Это просто не декабрьская выручка. Это выручка января, февраля и обещание, которое вы выполняете, когда ваши клиенты возвращаются, чтобы забрать ее.