Подготовка к налоговой отчетности для магазинов Shopify: что вашему бухгалтеру на самом деле нужно из ваших книг

Середина января. Вы провели большую часть субботы, занимаясь организацией. Вы экспортировали сводку финансов Shopify. Вы скачали отчет о прибылях и убытках QBO. Вы создали папку, четко ее подписали и отправили все своему бухгалтеру с сообщением «все готово на этот год».

Через две недели вам звонит бухгалтер.

«Ваш доход в QBO не совпадает с 1099-K от Shopify Payments. Ваши расходы на комиссии не отражаются так, как я ожидал. Мне понадобится несколько часов, чтобы разобраться в этом, прежде чем я смогу начать подготовку декларации».

Счет оказался на 700 долларов выше, чем было заявлено. Вы заплатили больше за то, чтобы вам сказали, что ваши записи неверны, чем стоило бы их исправить в начале года.

Предположение, которое привело к этому: экспорт отчетов Shopify и предоставление бухгалтеру доступа к QBO — это и есть подготовка к налогообложению; вы сделали свою часть работы, они позаботятся о сложной части. Таково убеждение. Оно также ошибочно. Подготовка к налогообложению для магазина Shopify — это не наличие документов. Это наличие документов, которые говорят правильные вещи. Стандартная настройка QBO почти наверняка завышает доход, скрывает комиссии, а налог с продаж находится на неправильном счете — и отправка этих документов вашему бухгалтеру ничего не исправляет. Это просто означает, что он найдет проблемы вместо вас.

Почему ваш 1099-K, ваша QBO и ваш банковский баланс показывают три разные цифры

Когда ваш бухгалтер открывает ваш файл, он видит три цифры, которые должны рассказывать одну и ту же историю о вашем доходе от Shopify — и почти никогда этого не делают.

Ваш 1099-K от Shopify Payments показывает валовые обработанные транзакции — общую долларовую стоимость каждого заказа, который Shopify провел через свою платежную систему за год, до любых вычетов. Комиссии, возвраты и налог с продаж, который вы собрали, — все это включено в эту сумму.

Ваш учетный счет доходов QBO показывает все, что было отнесено к нему. Для большинства магазинов со стандартной настройкой это чистый банковский депозит — сумма, которую Shopify фактически перевел после вычета всего.

Ваш банковский счет показывает чистую выплату: валовые продажи минус комиссии за обработку, минус возвраты, минус налог с продаж, собранный Shopify от вашего имени, иногда охватывающий от одного до четырнадцати дней заказов в одном переводе.

Три цифры. Один бизнес. Ни одна из них не совпадает — и структурно ни одна не должна совпадать, потому что они измеряют разные вещи. Проблема в том, что ваш файл QBO должен объяснить разницу между всеми тремя. Без этого объяснения ваш бухгалтер не сможет их согласовать — а IRS использует автоматизированный процесс для пометки деклараций, где заявленный доход существенно ниже валовой суммы по 1099-K. Разница между этими цифрами — вот где проявляется реальная стоимость неорганизованного учета Shopify, и большинство владельцев не видят этого, пока не придет уведомление.

5 вещей, которые вашему бухгалтеру действительно нужны из ваших данных Shopify

Чек-лист, который вы искали, существует — но это не список дел на январь. Это список того, что ваш файл QBO должен уже показывать каждый месяц года, чтобы его можно было чисто передать к налоговому времени.

1. Записан валовой доход, а не сумма банковского депозита.

Ваши доходные счета должны отражать то, что заплатили клиенты — валовую сумму продажи до того, как Shopify что-либо вычел. Если ваш доход в QBO соответствует вашим банковским депозитам, доход записывается как чистый: комиссии уже вычтены, возвраты уже учтены, возможно, налоги уже включены. Это занижает выручку и делает расходы на комиссии невидимыми.

Бухгалтер, работающий с чистой суммой дохода от депозитов, не может определить, что вы на самом деле продали, сколько стоила обработка продаж или соответствует ли валовая прибыль тому, что вы думаете. Исправление этой проблемы в плане счетов заключается в одном структурном решении — транзитном счете, который связывает валовой доход и чистые депозиты — которое большинство стандартных настроек QBO никогда не делают.

2. Комиссии разделены по типам — не объединены в один счет.

Shopify создает три различных типа комиссий, каждый со своей структурой затрат и стратегическим значением:

Объединение всех трех в один счет «Комиссии Shopify» создает число, которое само по себе ничего не значит. Если валовая прибыль выглядит ниже, чем предсказывает ваша ценовая модель, а комиссии находятся в одной корзине, нет способа диагностировать причину — или изменит ли что-нибудь переключение платежных процессоров.

3. Возвраты, зарегистрированные в правильном отчетном периоде.

Когда клиент возвращает заказ, Shopify не создает отдельную банковскую транзакцию. Возврат вычитается из следующего доступного платежа. Если этот платеж поступает в апреле, а возврат был обработан в марте, то денежный эффект произошел в апреле — и бухгалтерская запись относится к этому месяцу, а не к марту.

Отражение возвратов по дате первоначального заказа создает несоответствие периодов: выручка за март падает, но сверка банковских счетов за март по-прежнему не сходится, потому что деньги не были переведены в марте. Эти несоответствия накапливаются месяц за месяцем. К концу года ваш бухгалтер будет распутывать двенадцать таких случаев. Полная корректная обработка периодов описана в нашем руководстве по учету возвратов и отмен.

4. Налог с продаж, зарегистрированный как обязательство, а не доход.

В большинстве штатов США Shopify является посредником маркетплейса — он собирает налог с продаж с покупателей и перечисляет его напрямую властям штата. Вы никогда не касаетесь этих денег. Они не принадлежат вашему бизнесу. Заказ на 97 долларов, из которых 7 долларов — это налог, собранный Shopify, для ваших целей является продажей на 90 долларов, а не на 97 долларов.

Если счета доходов учитывают валовые суммы заказов, включая этот налог, то при каждом заказе из штата, где действует посредник маркетплейса, появляется «фантомный» доход. В масштабах полного года это значительная сумма, которая числится в доходах, но на самом деле не облагается налогом и потребует от бухгалтера ювелирного ее удаления.

5. Себестоимость проданных товаров отражает фактическую стоимость, а не цену в счете-фактуре.

Для магазинов, закупающих товары за границей, цена в счете-фактуре не является фактической стоимостью. Фрахт, импортные пошлины и услуги таможенного брокера относятся к себестоимости проданных товаров — и обычно увеличивают ее на 20–40% от суммы, выставленной поставщиком. Товар, указанный в счете-фактуре за 5,00 долларов, с фрахтом 0,80 доллара, пошлинами 0,60 доллара и брокерскими услугами 0,10 доллара, фактически обошелся в 6,50 доллара при доставке на ваш склад.

Использование только цены в счете-фактуре завышает валовую прибыль при каждой продаже. К тому времени, когда бухгалтер спросит, почему прибыль отличается от вашей ценовой модели, единственным выходом будет реконструкция годовых фактических затрат на основе записей о закупках.

Шестое: собственное место

Все вышесказанное касается того, что показывает файл. Есть еще одна вещь, которая нужна вашему бухгалтеру и которая не является числом: доступ, который не проходит через вас. В LedgerPort «предоставить доступ вашему бухгалтеру» — это процедура из пяти шагов: Настройки » Команда » Пригласить участника » ввести его адрес электронной почты и выбрать роль » Отправить приглашение. Он нажимает на ссылку в письме и получает собственный логин, согласно документации, «не передавая свои учетные данные».

Роль соответствует задаче. Администратор — это то, что рекомендуется в документации для «доверенного бухгалтера или делового партнера» — полный контроль над подключениями, конфигурацией синхронизации и сопоставлениями, что и нужно бухгалтеру, исправляющему вашу настройку. Участник подходит для сотрудников или бухгалтера, которые должны видеть журналы синхронизации, выполнять ручные повторные синхронизации и просматривать сопоставления, не имея возможности изменять конфигурацию. Когда задача выполнена, удаление выполняется одним щелчком мыши и вступает в силу немедленно.

Еще одна строка для продавцов с несколькими магазинами: каждый из них отображается как полностью изолированный бизнес под тем же логином — со своими подключениями, журналами синхронизации и настройками. Ваш бухгалтер переключается между чистыми книгами для каждого магазина с одного места вместо того, чтобы распутывать смешанный файл, и ничто, сделанное в одном бизнесе, не затрагивает другой.

Три признака того, что ваши данные Shopify не готовы (и сколько это стоит)

Вы можете оценить свою готовность к налогообложению прямо сейчас, ни к кому не обращаясь. Три вопроса в QBO:

Соответствует ли ваш доход в QBO за любой месяц банковским депозитам за этот месяц? Если да — если это одна и та же сумма — доход учитывается как чистый. Комиссии невидимы. Ваш заявленный доход будет ниже, чем показывает ваш 1099-K, и этот разрыв потребует объяснения.

Есть ли у вас отдельные счета в QBO для абонентской платы Shopify, комиссий за транзакции и комиссий за обработку платежей? Если все находится на одном счете, ваш бухгалтер не сможет увидеть истинную стоимость каждой транзакции, как и вы.

Можете ли вы объяснить разницу между вашим валовым доходом по форме 1099-K и вашим доходом в QBO за год — указав конкретные счета? Если ответ «не совсем», то именно этот разрыв привлекает внимание.

Каждый «Я не знаю» представляет собой конкретный риск выставления счетов бухгалтером — часы, потраченные на реконструкцию того, какими должны быть эти ответы. И если цифры в вашей налоговой декларации отличаются от вашего 1099-K без документации, IRS отправляет уведомление CP2000 с просьбой объяснить разницу.

Есть четвертая проверка, которую стоит выполнить, и она находится в настройках синхронизации, а не в QBO: не настроенные налоговые ставки. В LedgerPort заказ, для которого налоговая ставка не имеет соответствующей конфигурации, не проводится — он выдает ошибку намеренно, потому что инструмент не может определить, куда записать налог. Это правильный режим сбоя, но он означает, что несопоставленные налоги тихо накапливаются в статусе «Ошибка», пока кто-нибудь не проверит.

Исправление заключается в настройке, а не в проекте. В Sync Config » Accounting вы выбираете один из двух режимов: Line Item Tax, где каждая налоговая ставка Shopify сопоставляется с кодом налога QuickBooks, а собранный налог записывается на указанный вами счет обязательств, или QuickBooks Automated Sales Tax, который передает расчет собственному налоговому механизму QBO. В любом случае, повторная синхронизация затронутых заказов из Manual Sync очищает очередь.

Это напрямую связано с пунктом четыре в контрольном списке. Налог с продаж, учтенный как доход, — это дефект, который ваш бухгалтер будет устранять в марте, тратя часы. Проверка налоговых ставок в настройках синхронизации — это пятиминутная версия той же аудиторской проверки, выполненная в ноябре вами бесплатно.

Почему это происходит — и исправление, которое сделает следующий год незаметным

Ничто из вышеперечисленного не является вашей виной. Стандартная настройка QBO предполагает, что доход поступает как валовая выручка: продажа на 100 долларов записывается как 100 долларов дохода, комиссии учитываются по мере их оплаты. Так работает большинство бизнесов.

Shopify работает иначе. Он отправляет чистую выплату — валовые продажи минус комиссии за обработку, минус возвраты, минус налог с продаж, собранный Shopify от вашего имени — объединенную в один банковский перевод, покрывающий от одного до четырнадцати дней заказов. Настройка QBO, не предназначенная для такой структуры, будет ежемесячно автоматически некорректно учитывать как минимум три из пяти вышеуказанных пунктов.

LedgerPort автоматически обрабатывает это сопоставление — каждая выплата Shopify зачисляет валовые продажи, статьи комиссии, возвраты и налог маркетплейса на соответствующие счета, а клиринговый счет закрывается без ручной работы. Ваши книги остаются готовыми к налогообложению каждый месяц года, а не только в том, перед встречей с вашим бухгалтером.

«В этом году уже поздно» — это не так

Стандартное возражение против исправления этого в октябре или ноябре: год в основном уже учтен, поэтому лучше продержаться этот налоговый сезон и начать с чистого листа в январе. Эта логика предполагает, что исторические данные не могут быть безопасно перенесены. Могут. Страница ручной синхронизации LedgerPort по запросу переносит историю — продукты, вариации, заказы, клиенты и платежи — каждый получает свою вкладку, и вы выбираете записи или переносите все из каждой.

Страх, стоящий за возражением, — это дубликаты, и это структурно обрабатывается: записи, уже находящиеся в QuickBooks, автоматически пропускаются, а повторный перенос неудачной записи создает или обновляет ее — никогда не удваивает. Заполненные задним числом платежи поступают как записи платежей QBO, связанные с их счетами-фактурами, поэтому история загружается уже сверяемой, а не как несгруппированные депозиты, ожидающие сопоставления.

Для более глубокой реконструкции программа партнерской программы для бухгалтеров включает Time Machine: до 24 месяцев импорта исторических заказов Shopify, созданную для перестройки бухгалтерского учета с нуля. Практический результат: магазин, который начинает исправлять свою настройку в октябре, все равно входит в налоговый сезон с полным, поддающимся сверке файлом QBO — именно это делает следующий январь ничем не примечательным.

Если вы вступаете в налоговый сезон со стандартной настройкой QBO и Shopify, стоит ответить на три вышеуказанных вопроса, прежде чем отправлять что-либо. Если какой-либо из них выявит проблему, вы сможете ее найти — вместо того, чтобы платить своему бухгалтеру за ее поиск.

Узнайте, как LedgerPort поддерживает ваши книги Shopify в готовности к налогообложению круглый год, или начните бесплатно.