Как учитывать возвраты в электронной коммерции

Возврат — это не отрицательная продажа. Это четыре отдельных бухгалтерских события под одной маскировкой.

---

Вторая неделя января. Четвертый квартал был вашим лучшим кварталом за всю историю — один только декабрь принес больше выручки, чем первая половина прошлого года. Затем открылось окно возвратов.

Теперь поступают возвраты, и отчетность перестает иметь смысл. Ваши выплаты заметно меньше ваших продаж. Половина возвратов, которые вы обрабатываете, относится к заказам из декабря — месяца, который вы считали закрытым. И когда вы суммируете то, что ушло с вашего счета, и то, что вы вернули клиентам, цифры не совпадают, потому что комиссии за обработку от первоначальных продаж, кажется, исчезли в никуда.

Если вы смотрели на это и думали, не сломали ли вы что-то, то нет. Вы просто обнаружили, что никто никогда не учил вас учитывать возвраты в электронной коммерции — и интуитивный подход, с которого начинают почти все, неверен в специфическом, но исправимом виде.

Вот интуиция, изложенная простым языком: «Возврат — это просто отрицательная продажа. Вычтите его и двигайтесь дальше».

Это ложь. Это кажется правильным, потому что опыт клиента симметричен — деньги пришли, деньги ушли. Но ваша отчетность не отражает опыт клиента. Она отражает четыре отдельных финансовых события, и возврат отменяет каждое из них по-разному. Некоторые полностью, некоторые частично, а одно — вообще нет.

Как учитывать возвраты в электронной коммерции: один возврат, четыре проводки

Давайте конкретизируем это на вымышленном заказе.

В декабре клиент купил куртку на общую сумму 120 долларов: 112 долларов за товар, 8 долларов налога с продаж. Ваш процессор взимал с вас комиссию за обработку в размере 3,50 доллара за продажу. Куртка обошлась вам в 45 долларов оптом, что вы учли как себестоимость проданных товаров.

В январе клиент возвращает ее. Вот что на самом деле должно произойти в вашей отчетности.

1. Выручка: контрвыручка, а не удаленный доход

Вашим первым инстинктом может быть удаление или уменьшение первоначальной продажи. Не делайте этого. Та декабрьская продажа действительно произошла — ее удаление разрушает вашу валовую выручку, видимость коэффициента возвратов и ваш аудиторский след.

Вместо этого 112 долларов США записываются на контрдоходный счет — обычно называемый «Возвраты и скидки» или «Возвраты продаж и скидки» — который находится под доходом и имеет дебетовый остаток. Валовый доход остается неизменным, возвраты отображаются отдельной строкой, а чистый доход — это разница. Теперь вы можете видеть, что ваш магазин получил 112 долларов США продаж и 112 долларов США возвратов, что является совершенно иной информацией, чем «Ничего не произошло».

2. Комиссии за обработку: деньги, которые не возвращаются

Это то, что чаще всего ломает январские сверки. Большинство процессоров, включая Shopify Payments, не возвращают комиссию за обработку при возврате средств клиенту.

Таким образом, клиент получает обратно все 120 долларов США, но ваша комиссия в размере 3,50 долларов США за декабрь остается. Нет никаких обратных записей — комиссия просто остается в вашей бухгалтерии как реальная стоимость. Это означает, что каждый возврат тихо обходится вам в деньги, а выплата в неделю с большим количеством возвратов будет меньше, чем предсказывает «продажи минус возвраты». Этот разрыв не является ошибкой. Это комиссии.

3. Налог с продаж: аннулирование обязательства, а не дохода

8 долларов США налогов с продаж никогда не были вашими деньгами. Когда вы их собрали, они поступили на счет обязательств налога с продаж к уплате — вы держали их для штата.

Когда вы возвращаете заказ, это обязательство должно быть отменено: дебет налога с продаж к уплате 8 долларов США, поэтому вы больше не должны его. Пропустите этот шаг, и вы уплатите налог с продажи, которой больше не существует. Штаты, как известно, не очень охотно возвращают эти деньги, поэтому гораздо лучше не отправлять их в первую очередь.

4. Запасы и себестоимость проданных товаров: только если товар возвращен в продажном состоянии

Если куртка возвращается в пригодном для продажи состоянии, вы отменяете затратную часть: дебет запасов 45 долларов США, кредит себестоимости проданных товаров 45 долларов США. Куртка снова становится активом.

Если она возвращается поврежденной, ношеной или не возвращается вообще, вы не делаете обратной проводки — 45 долларов США остаются в себестоимости проданных товаров как реальная стоимость этой транзакции. Это субъективное решение, которое программа не может полностью принять за вас, поэтому в вашем процессе возврата должен быть контрольный пункт «пригодно для продажи или нет», который передает данные в вашу бухгалтерию.

Вот полная картина нашего возврата на 120 долларов США, предполагая, что куртка пригодна для продажи:

Часть	Счет	Дебет	Кредит
Доход	Возвраты и скидки (контрдоход)	$112.00
Налог с продаж	Налог с продаж к уплате	$8.00
Вывод наличных	Расчетный счет платежного процессора		$120.00
Запасы	Запасы	$45.00
Себестоимость проданных товаров	Себестоимость проданных товаров		$45.00

А комиссия? Ее нет в этой проводке — первоначальные 3,50 доллара США остаются там, где их поставили в декабре. Чистый результат: вы потеряли 120 долларов США наличными, вы потеряли 3,50 доллара США комиссий навсегда, и вы получили обратно куртку за 45 долларов США. Вот что на самом деле представляет собой один возврат.

[ИЗОБРАЖЕНИЕ: Схема, показывающая один возврат, разделенный на четыре стрелки — доход, комиссии, налог с продаж, запасы — каждая из которых попадает на разный счет]

Особые случаи, которые «кусают» в январе

Чистая четырехчастная версия охватывает полный возврат по заказу из одного товара. Реальные январи бывают более запутанными. Вот бухгалтерский учет возвратов, с которым на самом деле сталкиваются интернет-магазины.

Частичные возвраты

Верните 40 долларов США из заказа на 120 долларов США, и каждая часть масштабируется пропорционально — частичный контрдоход, частичный возврат налога с продаж — за исключением запасов, которые обычно вообще не двигаются, потому что частичный возврат обычно означает, что клиент оставил товар себе. Компенсационный возврат в размере 40 долларов США за позднюю доставку затрагивает доход, налог и наличные. Он никогда не затрагивает себестоимость проданных товаров.

Возвраты между отчетными периодами: продажа в декабре, возврат в январе

Это самая главная причина, по которой январские книги «ломаются». Продажа приходится на декабрь; возврат — на январь. Вы не открываете декабрь заново, чтобы зачесть их друг против друга — возврат является январским событием, которое учитывается в январской контрвыручке.

Последствие: чистая выручка за январь выглядит плохо, потому что она включает возвраты декабрьского объема без декабрьских продаж. Это не ошибка бухгалтерии. Это реальность, и ее нужно видеть ясно. Это также означает, что ваши декабрьские показатели немного завышены в части того, что вы в итоге сохранили — стоит помнить об этом, прежде чем делать январские ставки по запасам, основываясь на общей сумме за 4 квартал.

Чарджбэки против возвратов

Чарджбэк — это не возврат с надбавкой, это другой механизм. Банк клиента возвращает деньги через процессинговый центр, вам обычно взимается дополнительная плата за спор (которую, в отличие от самого возврата, вы можете получить обратно только в случае выигрыша), и все это может оставаться неразрешенным неделями.

Учитывайте чарджбэки на отдельном счете, а не объединяйте их с возвратами. Механизмы оплаты отличаются, сроки отличаются, а растущий процент чарджбэков — это сигнал к операционным действиям, который вы хотите иметь возможность видеть.

Отмены — это еще третий вид, и стоит посмотреть, как программное обеспечение для синхронизации моделирует разницу. В LedgerPort настройка «Аннулировать заказы QB для отмененных заказов» аннулирует транзакцию QuickBooks, когда уже синхронизированный заказ отменяется — аннулирование, а не удаление и не возврат, поэтому запись сохраняется для вашего аудиторского следа, а выручка списывается; заказы, отмененные до их синхронизации, просто пропускаются. Возврат, напротив, всегда создает связанный документ, отменяющий первоначальную продажу. А если вы выдаете кредит магазина вместо возврата наличных, это четвертое событие: подарочные карты и кредит магазина учитываются как обязательства, а не выручка — та же логика, что и выше для налога с продаж, примененная к товарам, которые вы теперь должны.

Комиссии за пополнение запасов

Если вы взимаете плату за пополнение запасов в размере 10%, вы возвращаете 108 долларов за наш заказ на 120 долларов, но запись контрвыручки по-прежнему основана на полной сумме продукта — 12 долларов, которые вы сохранили, записываются как отдельная строка дохода (доход от пополнения запасов) или как уменьшение возврата. В любом случае, не позволяйте этому незаметно исчезнуть в сумме возврата «достаточно близко», потому что именно разница между общей суммой возврата и общей суммой вывода наличных средств когда-либо будет сверяться.

Структура, которая поддерживает порядок

Вы исправляете учет возвратов не по одной записи за раз в январе. Вы исправляете его структурой, настроенной один раз. Три части:

Выделенный контрвыручной счет. Если возвраты в настоящее время невидимо уменьшают вашу строку дохода, создайте «Возвраты и обмен» в разделе доходов и направляйте туда каждый возврат. Ваш отчет о прибылях и убытках мгновенно начнет показывать вам процент возвратов — большинство владельцев магазинов удивляются этой цифре.

Сводка ежемесячных возвратов. Вам не нужна четырехкомпонентная проводка для каждого возврата. Вам нужно, чтобы ежемесячные возвраты точно суммировались по четырем компонентам — доходам, налогам, запасам, при этом комиссии остаются без изменений — чтобы месяц был самодостаточным. Это также делает межпериодные возвраты незначительным событием: в сводке за январь просто учитываются возвраты за декабрь.

Сопоставление выплат с учетом возвратов. Выплата с большим количеством возвратов никогда не будет равна продажам минус возвраты из-за невозвращенных комиссий. Ваш процесс сверки должен разбивать каждую выплату на продажи, возвраты и комиссии перед сравнением с банковским депозитом — полный метод описан в нашем руководстве по сверке выплат Shopify в QuickBooks. И если вы настроите эту структуру до конца года, налоговый сезон перестанет быть археологическим проектом — наш чек-лист для подготовки к налоговой отчетности для магазинов Shopify показывает, где чистые данные о возвратах окупаются.

Где автоматизация подхватывает это

Все вышеперечисленное можно сделать вручную. Это также именно тот вид повторяющейся работы, когда нужно учитывать четыре аспекта одновременно, которую должно выполнять программное обеспечение, и именно здесь синхронизирующий инструмент оправдывает себя.

Обработка возвратов LedgerPort автоматически применяет эту структуру для магазинов Shopify и WooCommerce: возвраты проводятся по контр-доходному счету вместо перезаписи продаж, реверсирование налогов с продаж рассчитывается для каждого возврата, невозвращенные комиссии за обработку хранятся отдельно, чтобы выплаты по-прежнему совпадали, а межпериодные возвраты попадают в правильный месяц, не затрагивая ваши закрытые книги. В плане Scale журналы выплат поступают с уже разбитыми комиссиями и возвратами — цены начинаются бесплатно, с платными планами от 25 долларов в месяц и 14-дневной гарантией возврата денег.

Сторона QuickBooks отражает то, что ваш бухгалтер сделал бы вручную. Заказы, которые синхронизируются как счета-фактуры, получают кредит-ноту, связанную с исходным счетом-фактурой; заказы, которые синхронизируются как квитанции о продаже, получают квитанцию о возврате, привязанную к исходной продаже. В любом случае, исходная транзакция за декабрь остается нетронутой — это именно то правило «не удалять продажу» из приведенной выше четырехкомпонентной структуры, применяемое программным обеспечением. Частичные возвраты создают транзакцию только для возвращенной суммы, с детализацией позиций, налогов и доставки, соответствующей тому, что было возвращено в Shopify.

Включение этой функции — это одна настройка: в разделе Sync Config » Orders установите флажки Refunded, Partially Refunded или оба в качестве триггеров статуса оплаты.

Несколько честных компромиссов, о которых стоит знать, прежде чем полагаться на него. Возврат может быть привязан только к уже существующему заказу в QuickBooks — если исходная продажа никогда не синхронизировалась, возврату не на чем основываться, пока вы сначала не синхронизируете заказ. Если возврат редактируется в Shopify после его выдачи, синхронизированная сумма может быть некорректной, пока вы не отправите ее снова. И если ни один из триггеров возврата не включен, возвраты полностью исключаются из синхронизации, и ваш баланс QuickBooks незаметно отклоняется от Shopify. Ни одна из этих проблем не требует перестройки книг: когда одна из них проскальзывает, вы вручную повторно синхронизируете конкретный заказ, и LedgerPort создает недостающую транзакцию возврата.

В WooCommerce: возвраты — это особенности реализации для каждого шлюза

Приведенная выше история — это версия для Shopify. В WooCommerce возвраты являются самостоятельной синхронизируемой сущностью первого класса: плагин LedgerPort регистрирует выделенный вебхук refund.created, поэтому выдача возврата запускает собственное событие синхронизации, а не выводится из редактирования заказа. И поскольку разные шлюзы обрабатывают возвраты по-разному, синхронизация возвратов настраивается для каждого шлюза в разделе Sync Config » Payments: каждый платежный шлюз, обнаруженный LedgerPort в вашем магазине, получает свой собственный переключатель возвратов, свой собственный клиринговый счет и свою собственную нумерацию ссылок на возвраты — формат префикса/суффикса или идентификатор возврата WooCommerce — поэтому каждый возврат в QuickBooks отслеживается до точного события в магазине, которое его создало.

Операционная выгода — это проверка. На странице Manual Sync вкладка Payments заменяет текстовый поиск двумя выпадающими фильтрами — платежным шлюзом и статусом синхронизации — поэтому «каждый платеж Stripe, который еще не достиг QuickBooks», является запросом с двумя выпадающими списками. Эта же пара фильтров позволяет вам подтвердить в течение недели с большим количеством возвратов, что поток контрдоходов действительно прошел для каждого шлюза, а не предполагать, что это так.

Одно честное предостережение: ни один инструмент не сможет сказать вам, можно ли продать возвращенную куртку. Инвентарная часть по-прежнему требует человеческого решения на стойке возврата. Автоматизация устраняет все, что происходит после этого решения.

Возвраты никогда не становятся приятными. Это не цель.

Вот трагикомичная правда обо всем этом: даже с идеальными книгами январские возвраты все равно неприятны. Вы по-прежнему возвращаете деньги из своего лучшего квартала, по-прежнему платите комиссии за обработку, по-прежнему наблюдаете падение чистой выручки, пока проходит волна возвратов.

Изменяется то, что неприятность становится ощутимой. Выплата соответствует. Налоговое обязательство правильное. Декабрь остается закрытым. Коэффициент возврата — это число в отчете, а не плохое чувство в животе. Возвраты перестают быть кризисом и становятся скучными — а скука в бухгалтерском учете — это конечная цель.

Если ваш январь сейчас выглядит так, как в начале этого поста — уменьшение выплат, возврат средств за декабрь, влияющий на январь, пропавшие комиссии — структура из четырех этапов является решением, и вы можете запустить ее до следующей волны возвратов. Начните бесплатно с LedgerPort, и он правильно учтет следующий возврат для вас →