Konfigurera kontokopplingar i LedgerPort

Mappings tell LedgerPort how to translate your WooCommerce data into QuickBooks Online. Before your first sync, you need to map WooCommerce entities – products, customers, tax codes, and payment methods – to the corresponding accounts or items in your QuickBooks company.

This guide covers how to open the Mappings page, how to use Auto-Map, how to sync mappings from your platforms, and how to manually adjust individual mappings.

Innan du börjar

• LedgerPort must be installed and connected to both WooCommerce and QuickBooks Online. See Installing LedgerPort and Connecting to QuickBooks Online if you have not yet connected.
• Your QuickBooks Online Chart of Accounts should be set up with the income and expense accounts you want to use for your WooCommerce transactions. LedgerPort maps to existing QuickBooks accounts – it does not create new ones.

Opening the Mappings Page

1. In your WordPress admin, go to LedgerPort » Mappings.

The Mappings page lists the WooCommerce entities that need to be mapped to QuickBooks. Entities are organized by type. You can filter by mapping status (mapped, unmapped, all) and search by name.

Syncing Mappings from Your Platforms

Before setting up mappings manually, run a sync to pull the latest entities from WooCommerce and QuickBooks into LedgerPort. This ensures all your current products, customers, and accounts are available to map.

1. 1. On the Mappings page, click on product you have to use to Map and Save Changes.
2. 2. LedgerPort fetches the latest data from WooCommerce and QuickBooks Online.
3. 3. Wait for the mapping to complete. On stores with large product catalogues, this may take up to a minute or two.

Run a sync any time you add new products or accounts in either platform to keep the mapping list current.

Using Auto-Map

Auto-Map attempts to match WooCommerce entities to QuickBooks entities automatically based on name similarity. It is the fastest way to get mappings configured on a new connection.

1. On the Mappings page, click Auto-Map.
2. LedgerPort compares entity names across both platforms and proposes matches.
3. Review the suggested mappings. Auto-mapped entries are marked so you can confirm or override them.

Auto-Map works best when your WooCommerce product names and QuickBooks item names are consistent. Entities that cannot be matched automatically will remain unmapped and can be set manually.

Manually Mapping an Entity

For entities that Auto-Map did not match, or to correct an Auto-Map suggestion:

1. Find the unmapped entity in the list.
2. Click the entity row to expand it (or click the edit icon).
3. In the QuickBooks field, select the matching QBO account or item from the dropdown.
4. Klicka på Spara.

Upprepa för varje o­m­a­p­p­a­d enhet. Du kan filtrera listan för att visa endast o­m­a­p­p­a­d­e objekt för att arbeta igenom dem effektivt.

Uppdatera mappar i bulk

För att uppdatera flera mappar samtidigt:

1. Välj från rullgardinsmenyn de produkter du vill mappa.
2. När alla är valda kan du klicka på Spara för att tillämpa ändringarna.

Vad händer om en enhet är o­m­a­p­p­a­d

Om en WooCommerce-order kommer in som innehåller en o­m­a­p­p­a­d enhet (som en ny produkt som ännu inte har mappats), kommer LedgerPort att logga ett synkroniseringsfel i granskningsloggarna. Ordern kommer inte att bokföras i QuickBooks förrän mappningen är löst.

För att åtgärda detta:

1. Gå till LedgerPort » Mappar och mappa den saknade enheten.
2. Gå till LedgerPort » Manuell synkronisering för att skicka om de berörda ordrarna.
3. Bekräfta att posterna visas i QuickBooks.

Vanliga frågor

Måste jag mappa varje produkt individuellt? Ja, varje WooCommerce-produkt eller produktkategori måste mappas till ett QuickBooks-inkomstkonto eller tjänstepost. Om du har många produkter, använd Förhandsmappa först för att hantera de flesta av dem, adressera sedan eventuella kvarvarande o­m­a­p­p­a­d­e objekt manuellt.

Vad händer om jag lägger till en ny produkt i WooCommerce efter installationen? Nya produkter mappas inte automatiskt. När en ny produkt skapas i WooCommerce, gå tillbaka till LedgerPort » Mappar, kör en synkronisering för att hämta den nya produkten och mappa den till lämpligt QBO-konto.

Kan jag mappa flera WooCommerce-produkter till samma QuickBooks-konto? Ja. Flera WooCommerce-produkter kan mappas till samma QuickBooks-inkomstkonto. Detta är vanligt för butiker som grupperar all produktintäkt till ett enda Försäljningskonto.

Vad betyder det om en enhet visas som O­m­a­p­p­a­d? O­m­a­p­p­a­d betyder att LedgerPort inte vet vilket QuickBooks-konto eller objekt som ska användas för den enheten vid synkronisering av ordrar. Ordrar som innehåller o­m­a­p­p­a­d­e enheter kommer att logga ett fel och inte bokföras i QuickBooks förrän mappningen är inställd.

Kan jag ändra en mappning efter att synkroniseringen har startat? Ja. Du kan uppdatera mappar när som helst. Ändringar gäller för framtida synkroniseringar. De uppdaterar inte retroaktivt transaktioner som redan har bokförts i QuickBooks.

Om du stöter på några problem är du välkommen att kontakta oss genom att klicka här. Vårt supportteam kommer att kunna hjälpa dig.