Konfigurera kontokopplingar i LedgerPort

Mappningar talar om för LedgerPort hur dina WooCommerce-data ska översättas till QuickBooks Online. Före din första synkronisering måste du mappa WooCommerce-entiteter – produkter, kunder, skattekoder och betalningsmetoder – till motsvarande konton eller artiklar i ditt QuickBooks-företag.

Den här guiden beskriver hur du öppnar sidan Mappningar, hur du använder Automatisk mappning, hur du synkroniserar mappningar från dina plattformar och hur du manuellt justerar enskilda mappningar.

Innan du börjar

• LedgerPort måste vara installerat och anslutet till både WooCommerce och QuickBooks Online. Se Installera LedgerPort och anslut till QuickBooks Online om du ännu inte har anslutit.
• Ditt QuickBooks Online-kontoplan bör vara inställt med de inkomst- och utgiftskonton du vill använda för dina WooCommerce-transaktioner. LedgerPort mappar till befintliga QuickBooks-konton – det skapar inga nya.

Öppna sidan Mappningar

1. I din WordPress-admin, gå till LedgerPort » Mappningar.

Sidan Mappningar listar WooCommerce-entiteter som behöver mappas till QuickBooks. Entiteter är organiserade efter typ. Du kan filtrera efter mappningsstatus (mappad, omapad, alla) och söka efter namn.

Synkronisera mappningar från dina plattformar

Innan du ställer in mappningar manuellt, kör en synkronisering för att hämta de senaste entiteterna från WooCommerce och QuickBooks till LedgerPort. Detta säkerställer att alla dina aktuella produkter, kunder och konton är tillgängliga för mappning.

1. 1. På sidan Mappningar, klicka på produkten du har att använda för att mappa och Spara ändringar.
2. 2. LedgerPort hämtar den senaste datan från WooCommerce och QuickBooks Online.
3. 3. Vänta tills mappningen är klar. På butiker med stora produktkataloger kan detta ta upp till en minut eller två.

Kör en synkronisering när du lägger till nya produkter eller konton på någon av plattformarna för att hålla mappningslistan aktuell.

Använd Automatisk mappning

Automatisk mappning försöker matcha WooCommerce-entiteter med QuickBooks-entiteter automatiskt baserat på namnlikhet. Det är det snabbaste sättet att konfigurera mappningar vid en ny anslutning.

1. På sidan Mappningar, klicka på Automatisk mappning.
2. LedgerPort jämför entitetsnamn mellan båda plattformarna och föreslår matchningar.
3. Granska de föreslagna mappningarna. Automatiskt mappade poster markeras så att du kan bekräfta eller åsidosätta dem.

Automatisk mappning fungerar bäst när dina WooCommerce-produktnamn och QuickBooks-artikelnamn är konsekventa. Entiteter som inte kan matchas automatiskt förblir omapade och kan ställas in manuellt.

Manuell mappning av en entitet

För entiteter som Automatisk mappning inte matchade, eller för att korrigera ett förslag från Automatisk mappning:

1. Hitta den omapade entiteten i listan.
2. Klicka på entitetsraden för att expandera den (eller klicka på redigeringsikonen).
3. I QuickBooks-fältet, välj motsvarande QBO-konto eller artikel från rullgardinsmenyn.
4. Klicka på Spara.

Upprepa för varje o­m­a­p­p­a­d enhet. Du kan filtrera listan för att visa endast o­m­a­p­p­a­d­e objekt för att arbeta igenom dem effektivt.

Uppdatera mappar i bulk

För att uppdatera flera mappar samtidigt:

1. Välj från rullgardinsmenyn de produkter du vill mappa.
2. När alla är valda kan du klicka på Spara för att tillämpa ändringarna.

Vad händer om en enhet är o­m­a­p­p­a­d

Om en WooCommerce-order kommer in som innehåller en o­m­a­p­p­a­d enhet (som en ny produkt som ännu inte har mappats), kommer LedgerPort att logga ett synkroniseringsfel i granskningsloggarna. Ordern kommer inte att bokföras i QuickBooks förrän mappningen är löst.

För att åtgärda detta:

1. Gå till LedgerPort » Mappar och mappa den saknade enheten.
2. Gå till LedgerPort » Manuell synkronisering för att skicka om de berörda ordrarna.
3. Bekräfta att posterna visas i QuickBooks.

Vanliga frågor

Måste jag mappa varje produkt individuellt? Ja, varje WooCommerce-produkt eller produktkategori måste mappas till ett QuickBooks-inkomstkonto eller tjänstepost. Om du har många produkter, använd Förhandsmappa först för att hantera de flesta av dem, adressera sedan eventuella kvarvarande o­m­a­p­p­a­d­e objekt manuellt.

Vad händer om jag lägger till en ny produkt i WooCommerce efter installationen? Nya produkter mappas inte automatiskt. När en ny produkt skapas i WooCommerce, gå tillbaka till LedgerPort » Mappar, kör en synkronisering för att hämta den nya produkten och mappa den till lämpligt QBO-konto.

Kan jag mappa flera WooCommerce-produkter till samma QuickBooks-konto? Ja. Flera WooCommerce-produkter kan mappas till samma QuickBooks-inkomstkonto. Detta är vanligt för butiker som grupperar all produktintäkt till ett enda Försäljningskonto.

Vad betyder det om en enhet visas som O­m­a­p­p­a­d? O­m­a­p­p­a­d betyder att LedgerPort inte vet vilket QuickBooks-konto eller objekt som ska användas för den enheten vid synkronisering av ordrar. Ordrar som innehåller o­m­a­p­p­a­d­e enheter kommer att logga ett fel och inte bokföras i QuickBooks förrän mappningen är inställd.

Kan jag ändra en mappning efter att synkroniseringen har startat? Ja. Du kan uppdatera mappar när som helst. Ändringar gäller för framtida synkroniseringar. De uppdaterar inte retroaktivt transaktioner som redan har bokförts i QuickBooks.

Om du stöter på några problem är du välkommen att kontakta oss genom att klicka här. Vårt supportteam kommer att kunna hjälpa dig.