كيفية حساب المرتجعات والاستبدال في التجارة الإلكترونية

المرجع ليس مبيعًا سلبيًا. إنه أربعة أحداث محاسبية منفصلة ترتدي معطفًا واحدًا.

---

إنه الأسبوع الثاني من يناير. كان الربع الرابع أفضل ربع لك على الإطلاق - فقد حقق شهر ديسمبر وحده إيرادات أكثر من النصف الأول من العام الماضي بأكمله. ثم فتحت نافذة الإرجاع.

الآن تتدفق المرتجعات، وتوقفت الكتب عن المنطق. مدفوعاتك أصغر بشكل ملحوظ من مبيعاتك. نصف المرتجعات التي تعالجها تخص طلبات من ديسمبر - شهر اعتقدت أنه مغلق. وعندما تجمع ما غادر حسابك مقابل ما قمت برده للعملاء، فإن الأرقام لا تتطابق، لأن رسوم معالجة المبيعات الأصلية تبدو وكأنها اختفت في العدم.

إذا كنت تحدق في هذا وتتساءل عما إذا كنت قد كسرت شيئًا، فأنت لم تفعل. أنت تكتشف فقط أن لا أحد علمك أبدًا كيفية حساب المرتجعات في التجارة الإلكترونية - والنهج البديهي الذي يبدأ به الجميع تقريبًا خاطئ بطريقة محددة وقابلة للإصلاح.

إليك الحدس، معبراً عنه ببساطة: "المرجع هو مجرد مبيع سلبي. اطرحه وانتقل."

هذه هي الكذبة. يبدو الأمر صحيحًا لأن تجربة العميل متناظرة - المال الداخل، المال الخارج. لكن كتبك لا تسجل تجربة العميل. إنها تسجل أربعة أحداث مالية منفصلة، والمرجع يعكس كل واحد منها بشكل مختلف. بعضها بالكامل، وبعضها جزئيًا، وواحد ليس على الإطلاق.

كيفية حساب المرتجعات في التجارة الإلكترونية: مرتجع واحد، أربعة دفاتر

دعنا نجعل هذا ملموسًا بطلب خيالي بوضوح.

في ديسمبر، اشترى عميل سترة مقابل 120 دولارًا إجمالاً: 112 دولارًا للمنتج، و 8 دولارات ضريبة مبيعات. فرضت عليك معالجتك رسوم معالجة بقيمة 3.50 دولارًا على البيع. كلفتك السترة 45 دولارًا بالجملة، والتي سجلتها كتكلفة بضائع مباعة.

في يناير، أعادها العميل. إليك ما يجب أن يحدث بالفعل في كتبك.

1. الإيرادات: إيرادات مقابلة، وليست دخلاً محذوفًا

قد يكون غريزتك الأولى هي حذف البيع الأصلي أو تقليله. لا تفعل. لقد حدث بيع ديسمبر حقًا - محوه يدمر رقم إجمالي إيراداتك، ورؤية معدل المرتجعات الخاص بك، ومسار التدقيق الخاص بك.

بدلاً من ذلك، يتم تسجيل 112 دولارًا في حساب إيرادات عكسية - يُطلق عليه عادةً "المبالغ المستردة والمُرتجعات" أو "مُرتجعات المبيعات والمخصصات" - والذي يقع تحت الإيرادات ويحمل رصيدًا مدينًا. تظل الإيرادات الإجمالية سليمة، وتظهر المبالغ المستردة كسطر خاص بها، وتكون صافي الإيرادات هو الفرق. الآن يمكنك أن ترى أن متجرك حقق مبيعات بقيمة 112 دولارًا ومُرتجعات بقيمة 112 دولارًا، وهي معلومات مختلفة جدًا عن "لم يحدث شيء بقيمة 0 دولار".

2. رسوم المعالجة: المال الذي لا يعود

هذه هي الخطوة التي تكسر معظم تسويات شهر يناير. معظم المعالجات، بما في ذلك مدفوعات Shopify، لا تُرجع رسوم المعالجة عند استرداد المبلغ للعميل.

لذلك يحصل العميل على كامل 120 دولارًا مرة أخرى، لكن مصروف الرسوم الخاص بك البالغ 3.50 دولارًا من ديسمبر يبقى. لا يوجد إدخال عكسي للقيام به - تظل الرسوم ببساطة في سجلاتك كتكلفة حقيقية. مما يعني أن كل عملية استرداد تكلفك مالًا بهدوء، وسيقل المبلغ المدفوع خلال أسبوع مليء بالمبالغ المستردة عن المبلغ الذي تتوقعه "المبيعات مطروحًا منها المبالغ المستردة". هذه الفجوة ليست خطأ. إنها الرسوم.

3. ضريبة المبيعات: عكس التزام، وليس دخلاً

لم تكن ضريبة المبيعات البالغة 8 دولارات أموالك أبدًا. عندما قمت بتحصيلها، ذهبت إلى حساب التزام ضريبة المبيعات المستحقة - كنت تحتفظ بها للولاية.

عند استرداد الطلب، يجب عكس هذا الالتزام: خصم ضريبة المبيعات المستحقة بمبلغ 8 دولارات، بحيث لم تعد مدينًا بها. تخطَّ هذه الخطوة وستقوم بتحويل ضريبة على عملية بيع لم تعد موجودة. تشتهر الولايات بالاسترخاء في إعادة هذه الأموال، لذا من الأفضل عدم إرسالها في المقام الأول.

4. المخزون وتكلفة البضائع المباعة: فقط إذا عادت البضائع قابلة للبيع

إذا عادت السترة في حالة قابلة لإعادة البيع، فإنك تعكس جانب التكلفة: خصم المخزون بمبلغ 45 دولارًا، وإيداع تكلفة البضائع المباعة بمبلغ 45 دولارًا. تصبح السترة أصلًا مرة أخرى.

إذا عادت تالفة أو مهترئة، أو لم تعد على الإطلاق، فإنك تقوم بعكس لا شيء - تظل الـ 45 دولارًا في تكلفة البضائع المباعة كتكلفة حقيقية لتلك المعاملة. هذا قرار لا يمكن للبرنامج اتخاذه بالكامل نيابة عنك، وهذا هو السبب في أن عملية الإرجاع الخاصة بك تحتاج إلى نقطة فحص "قابلة للبيع أم لا" تغذي مسك الدفاتر الخاص بك.

إليك الصورة الكاملة لاستردادنا البالغ 120 دولارًا، بافتراض أن السترة قابلة لإعادة البيع:

جانب	حساب	مدين	دائن
إيرادات	المبالغ المستردة والمُرتجعات (إيرادات عكسية)	$112.00
ضريبة المبيعات	ضريبة المبيعات المستحقة	$8.00
خروج نقدي	حساب مقاصة معالج الدفع		$120.00
المخزون	المخزون	$45.00
تكلفة البضائع المباعة	تكلفة البضائع المباعة		$45.00

وماذا عن الرسوم؟ لا يوجد ذكر لها في هذا الإدخال - تظل الـ 3.50 دولارًا الأصلية كما وضعها ديسمبر. النتيجة الصافية: لقد فقدت 120 دولارًا نقدًا، وفقدت 3.50 دولارًا في الرسوم إلى الأبد، واستعدت سترة بقيمة 45 دولارًا. هذا ما تمثله عملية استرداد واحدة فعليًا.

[صورة: رسم بياني يوضح عملية استرداد واحدة تنقسم إلى أربعة أسهم - إيرادات، رسوم، ضريبة مبيعات، مخزون - كل منها يهبط في حساب مختلف]

الحالات الخاصة التي تظهر في يناير

النسخة النظيفة ذات الأربعة جوانب تغطي استردادًا كاملاً لطلب يحتوي على عنصر واحد. شهور يناير الحقيقية أكثر فوضوية. إليك محاسبة المرتجعات التي تواجهها متاجر التجارة الإلكترونية بالفعل.

المرتجعات الجزئية

استرد مبلغ 40 دولارًا من طلب بقيمة 120 دولارًا، ويتم قياس كل جانب بشكل متناسب - إيرادات عكسية جزئية، وعكس جزئي لضريبة المبيعات - باستثناء المخزون، الذي لا يتحرك عادةً على الإطلاق، لأن الاسترداد الجزئي يعني عادةً أن العميل احتفظ بالبضائع. استرداد تعويضي بقيمة 40 دولارًا لتأخير التسليم يمس الإيرادات والضرائب والنقد. لا يمس تكلفة البضائع المباعة أبدًا.

مرتجعات عبر فترات: مبيعات ديسمبر، تم استردادها في يناير

هذا هو السبب الأكبر الوحيد الذي يجعل كتب يناير "تنفجر". البيع يعيش في ديسمبر؛ الاسترداد يعيش في يناير. أنت لا تعيد فتح ديسمبر لتصفيتها مقابل بعضها البعض - الاسترداد هو حدث يناير، يتم تسجيله في الإيرادات المضادة لشهر يناير.

العواقب: تبدو الإيرادات الصافية لشهر يناير سيئة، لأنها تحمل مرتجعات حجم ديسمبر بدون مبيعات ديسمبر. هذا ليس خطأ محاسبة. هذه هي الحقيقة، ورؤيتها بوضوح هي الهدف. هذا يعني أيضًا أن أرقام ديسمبر الخاصة بك تبالغ قليلاً فيما احتفظت به في النهاية - وهو أمر يستحق التذكر قبل أن تقوم بمراهنات مخزون يناير بناءً على الخط العلوي للربع الرابع.

الاستردادات مقابل المرتجعات

الاسترداد ليس استردادًا مع موقف - إنها آلية مختلفة. يقوم بنك العميل بسحب الأموال مرة أخرى من خلال المعالج، وعادةً ما يتم فرض رسوم رسوم نزاع إضافية عليك (والتي، على عكس الاسترداد نفسه، قد لا تستردها إلا إذا فزت)، ويمكن أن تظل هذه العملية برمتها غير محلولة لأسابيع.

سجل الاستردادات في حسابها الخاص بدلاً من تجميعها مع المرتجعات. تختلف آليات الرسوم، ويختلف التوقيت، ومعدل الاسترداد المتزايد هو إنذار تشغيلي تريد أن تكون قادرًا على رؤيته.

الإلغاءات هي نوع ثالث مرة أخرى، ومن المفيد رؤية كيف تقوم برامج المزامنة بنمذجة الفرق. في LedgerPort، يقوم إعداد "إلغاء أوامر QB للأوامر الملغاة" بإلغاء معاملة QuickBooks عندما يتم إلغاء أمر تمت مزامنته بالفعل - إلغاء، وليس حذفًا وليس استردادًا، لذلك يبقى السجل لمسار التدقيق الخاص بك بينما تخرج الإيرادات؛ يتم ببساطة تخطي الأوامر الملغاة قبل مزامنتها على الإطلاق. الاسترداد، على النقيض من ذلك، ينتج دائمًا مستندًا عكسيًا مرتبطًا بالبيع الأصلي. وإذا قمت بإصدار رصيد متجر بدلاً من استرداد نقدي، فهذا حدث رابع: يتم تسجيل بطاقات الهدايا والرصيد المتجر كالتزامات، وليس إيرادات - نفس منطق جزء ضريبة المبيعات أعلاه، مطبق على البضائع التي تدين بها الآن.

رسوم إعادة التخزين

إذا قمت بفرض رسوم إعادة تخزين بنسبة 10٪، فإنك تسترد 108 دولارات على طلبنا البالغ 120 دولارًا، لكن إدخال الإيرادات المضادة لا يزال يعتمد على مبلغ المنتج بالكامل - يتم تسجيل الـ 12 دولارًا التي احتفظت بها كسطر دخل خاص بها (دخل رسوم إعادة التخزين) أو كخصم للاسترداد. في كلتا الحالتين، لا تدعها تختفي بصمت في مبلغ استرداد "قريب بما فيه الكفاية"، لأنها الفرق بين إجمالي الاسترداد الخاص بك وإجمالي السحب النقدي الخاص بك الذي يتطابق دائمًا.

الهيكل الذي يحافظ على هذا منطقيًا

أنت لا تصلح محاسبة الاسترداد إدخالًا تلو الآخر في يناير. أنت تصلحها بالهيكل، تم إعداده مرة واحدة. ثلاثة أجزاء:

حساب إيرادات مضاد مخصص. إذا كانت المرتجعات تقلل حاليًا من سطر دخلك بشكل غير مرئي، فأنشئ "المرتجعات والمردودات" تحت الدخل وقم بتوجيه كل مرتجع إلى هناك. يبدأ بيان الأرباح والخسائر الخاص بك على الفور في إخبارك بمعدل المرتجعات الخاص بك - يفاجأ معظم أصحاب المتاجر بالرقم.

ملخص إدخالات استرداد الأموال الشهرية. لا تحتاج إلى إدخال دفتر يومية رباعي الأرجل لكل استرداد. ما تحتاجه هو تلخيص دقيق لاستردادات كل شهر عبر الأرجل الأربعة - الإيرادات والضرائب والمخزون، مع ترك الرسوم كما هي - بحيث يكون الشهر قائمًا بذاته. هذا هو أيضًا ما يجعل استردادات الفترات المتقاطعة حدثًا غير مهم: يتضمن ملخص يناير ببساطة مرتجعات ديسمبر.

مطابقة الدفعات التي تتوقع استرداد الأموال. لن تتساوى دفعة غنية بالاستردادات أبدًا مع المبيعات مطروحًا منها الاستردادات، بسبب الرسوم غير المستردة. يجب أن تكسر عملية التسوية الخاصة بك كل دفعة إلى مبيعات واستردادات ورسوم قبل مقارنتها بالإيداع البنكي - الطريقة الكاملة موجودة في دليلنا لـ تسوية دفعات Shopify في QuickBooks. وإذا قمت بإنشاء هذا الهيكل قبل نهاية العام، فإن موسم الضرائب يتوقف عن كونه مشروعًا أثريًا - قائمة التحقق من إعداد الضرائب لمتاجر Shopify لدينا توضح أين تكون بيانات الاسترداد النظيفة مفيدة.

أين يلتقط الأتمتة هذا

كل ما سبق قابل للتنفيذ يدويًا. إنه أيضًا بالضبط نوع العمل المتكرر، الذي يتضمن أربعة أشياء في وقت واحد، والذي يجب أن تقوم به البرامج، وهذا هو المكان الذي تجني فيه أداة المزامنة قيمتها.

معالجة استرداد الأموال في LedgerPort تطبق هذا الهيكل تلقائيًا لمتاجر Shopify و WooCommerce: يتم نشر الاستردادات في حساب إيرادات مقابل بدلاً من الكتابة فوق المبيعات، ويتم حساب عكس ضريبة المبيعات لكل استرداد، ويتم الاحتفاظ برسوم المعالجة غير المستردة منفصلة حتى تتطابق الدفعات، وتصل استردادات الفترات المتقاطعة إلى الشهر الصحيح دون المساس بكتبك المغلقة. على خطة Scale، تصل قيود الدفعات مع فصل الرسوم والاستردادات بالفعل - تبدأ الأسعار مجانًا، مع خطط مدفوعة ابتداءً من 25 دولارًا شهريًا وضمان استعادة الأموال لمدة 14 يومًا.

جانب QuickBooks يعكس ما سيقوم به محاسبك يدويًا. الطلبات التي تتم مزامنتها كفواتير تحصل على فاتورة ائتمان مرتبطة بالفاتورة الأصلية؛ الطلبات التي تتم مزامنتها كإيصالات مبيعات تحصل على إيصال استرداد مرتبط ببيع الأصلي. في كلتا الحالتين، تظل معاملة ديسمبر الأصلية دون تغيير - وهذا بالضبط هو قاعدة "عدم حذف البيع" من هيكل الأرجل الأربعة أعلاه، والتي تفرضها البرامج. الاستردادات الجزئية تنشئ معاملة للمبلغ المسترد فقط، مع فصل بنود السلع والضرائب والشحن لتتناسب مع ما تم استرداده في Shopify.

تشغيلها هو إعداد واحد: ضمن Sync Config » Orders، حدد Refunded أو Partially Refunded أو كليهما كمشغلات لحالة الدفع.

بعض المقايضات الصادقة التي يجب معرفتها قبل الاعتماد عليها. لا يمكن ربط استرداد المبلغ إلا بطلب موجود بالفعل في QuickBooks - إذا لم تتم مزامنة عملية البيع الأصلية مطلقًا، فلن يكون لدى استرداد المبلغ ما يستقر عليه حتى تقوم بمزامنة الطلب أولاً. إذا تم تعديل استرداد المبلغ في Shopify بعد إصداره، فقد يأتي المبلغ المتزامن بشكل خاطئ حتى تقوم بدفعه مرة أخرى. وإذا لم يتم تمكين أي من محفزات استرداد المبلغ، فسيتم استبعاد استردادات المبلغ من المزامنة تمامًا وسينجرف رصيد QuickBooks الخاص بك بهدوء بعيدًا عن Shopify. لا تمثل أي من هذه المشكلات مشكلات إعادة بناء الكتب: عندما تنزلق إحداها، تقوم بإعادة مزامنة الطلب المحدد يدويًا وينشئ LedgerPort معاملة استرداد المبلغ المفقودة.

على WooCommerce: المرتجعات هي سباكة لكل بوابة دفع

القصة أعلاه هي إصدار Shopify. على WooCommerce، تعد استردادات المبلغ كيانًا متزامنًا من الدرجة الأولى بحد ذاتها: يسجل المكون الإضافي LedgerPort خطاف ويب مخصصًا refund.created، لذا فإن إصدار استرداد المبلغ يؤدي إلى تشغيل حدث مزامنة خاص به بدلاً من استنتاجه من تعديل الطلب. ولأن بوابات مختلفة تسوي استردادات المبلغ بشكل مختلف، يتم تكوين مزامنة استرداد المبلغ لكل بوابة في تكوين المزامنة » المدفوعات: تحصل كل بوابة دفع يكتشفها LedgerPort في متجرك على تبديل خاص بها لتمكين استرداد المبلغ، وحساب مقاصة خاص بها، وترقيم مرجع استرداد مبلغ خاص بها - تنسيق بادئة/لاحقة أو معرف استرداد المبلغ WooCommerce - بحيث يمكن تتبع كل استرداد مبلغ في QuickBooks إلى حدث المتجر الدقيق الذي أنشأه.

العائد التشغيلي هو التحقق. يستبدل علامة تبويب المدفوعات في صفحة المزامنة اليدوية البحث النصي بمرشحين منسدلين - بوابة الدفع وحالة المزامنة - لذا فإن "كل دفعة Stripe لم تصل إلى QuickBooks بعد" هي استعلام من قائمتين منسدلتين. نفس زوج المرشحات هذا هو كيفية التأكد، خلال أسبوع مليء باستردادات المبلغ، من أن تدفق الإيرادات المعاكس قد تم تشغيله بالفعل لكل بوابة بدلاً من افتراض أنه تم.

تحذير صادق واحد: لا يمكن لأي أداة أن تخبرك ما إذا كانت سترة مرتجعة قابلة للبيع. لا يزال قسم المخزون يحتاج إلى قرار بشري في مكتب المرتجعات. ما تزيله الأتمتة هو كل شيء بعد هذا القرار.

المرتجعات لا تصبح ممتعة أبدًا. هذا ليس الهدف.

هذه هي الحقيقة المأساوية الكوميدية لكل هذا: حتى مع وجود سجلات مثالية، لا تزال استردادات شهر يناير مؤلمة. لا تزال تعيد النقد من أفضل أرباعك، ولا تزال تتحمل رسوم المعالجة، ولا تزال تشاهد انخفاض صافي الإيرادات أثناء مرور موجة المرتجعات.

ما يتغير هو أن اللسعة تصبح قابلة للقراءة. الدفعة تتطابق. الالتزام الضريبي صحيح. يظل ديسمبر مغلقًا. معدل استرداد المبلغ هو رقم في تقرير بدلاً من شعور سيء في معدتك. تتحول استردادات المبلغ من كونها أزمة إلى كونها مملة - والملل، في مسك الدفاتر، هو الهدف بأكمله.

إذا كان شهر يناير الخاص بك يبدو حاليًا مثل الشهر الموجود في أعلى هذا المنشور - انخفاض المدفوعات، واسترداد المبالغ المدفوعة في ديسمبر تطارد شهر يناير، وفقدان الرسوم - فإن هيكل الأرجل الأربعة هو الحل، ويمكنك تشغيله قبل موجة الاسترداد التالية. ابدأ مجانًا مع LedgerPort ودعه يسجل الاسترداد التالي بشكل صحيح لك →