التحضير الضريبي لمتاجر Shopify: ما يحتاجه محاسبك القانوني فعليًا من دفاتر حساباتك

إنه منتصف يناير. لقد أمضيت جزءًا كبيرًا من يوم السبت في التنظيم. لقد قمت بتصدير ملخص الشؤون المالية الخاص بـ Shopify. لقد قمت بتنزيل تقرير الربح والخسارة الخاص بـ QBO. لقد أنشأت مجلدًا، ووضعته بوضوح، وأرسلت كل شيء إلى محاسبك القانوني برسالة تقول "كل شيء جاهز لهذا العام".

بعد أسبوعين، يتصل بك محاسبك القانوني.

"إيرادات QBO الخاصة بك لا تتطابق مع نموذج 1099-K من Shopify Payments. نفقات الرسوم الخاصة بك لا تظهر كما أتوقع. سأحتاج إلى بضع ساعات لفرز هذا الأمر قبل أن أتمكن حتى من بدء الإقرار الضريبي."

تأتي الفاتورة أعلى بـ 700 دولار من السعر المقتبس. لقد دفعت أكثر لتُخبر أن سجلاتك كانت خاطئة مما كان سيكلف إصلاحها في بداية العام.

الافتراض الذي أدى إلى هنا: تصدير تقارير Shopify الخاصة بك ومنح محاسبك القانوني حق الوصول إلى QBO هو ما تعنيه إعدادات الضرائب - لقد قمت بالعمل، وهم يتعاملون مع الجزء الصعب. هذا هو الاعتقاد. وهو أيضًا خاطئ. إعداد الضرائب لمتجر Shopify لا يتعلق بوجود المستندات. يتعلق الأمر بوجود المستندات التي تقول الأشياء الصحيحة. إعداد QBO القياسي يكاد يكون مؤكدًا أن الإيرادات مبالغ فيها، والرسوم غير مرئية، وضرائب المبيعات في الحساب الخاطئ - وإرسال هذه المستندات إلى محاسبك القانوني لا يصلح أيًا منها. إنه يعني فقط أنهم يجدون المشاكل بدلاً منك.

لماذا يُظهر نموذج 1099-K الخاص بك، و QBO الخاص بك، ورصيد حسابك البنكي ثلاثة أرقام مختلفة

عندما يفتح محاسبك القانوني ملفك، فإنه ينظر إلى ثلاثة أرقام يجب أن تروي جميعها نفس القصة حول إيرادات Shopify الخاصة بك - وهي نادرًا ما تفعل ذلك.

يُظهر نموذج 1099-K من Shopify Payments إجمالي المعاملات التي تمت معالجتها - القيمة الإجمالية بالدولار لكل طلب قامت Shopify بمعالجته عبر نظام الدفع الخاص بها لهذا العام، قبل أي خصومات. الرسوم والمبالغ المستردة وضرائب المبيعات التي جمعتها كلها في هذا الرقم.

يُظهر حساب إيرادات QBO أي شيء تم تعيينه له. بالنسبة لمعظم المتاجر ذات الإعداد القياسي، هذا هو صافي الإيداع البنكي - المبلغ الذي حولته Shopify فعليًا بعد خصم كل شيء.

يُظهر حسابك البنكي المبلغ الصافي المُصرّف: إجمالي المبيعات مطروحًا منها رسوم المعالجة، مطروحًا منها المبالغ المستردة، مطروحًا منها ضرائب المبيعات التي جمعتها Shopify نيابة عنك، وأحيانًا تمتد من طلبات يوم واحد إلى أربعة عشر يومًا في تحويل واحد.

ثلاثة أرقام. نفس العمل. لا يتفق أي منها - ومن الناحية الهيكلية، لا ينبغي لأي منها، لأنها تقيس أشياء مختلفة. المشكلة هي أن ملف QBO الخاص بك يحتاج إلى شرح الفجوة بين الثلاثة جميعًا. بدون هذا الشرح، لا يمكن لمستشارك المالي (CPA) تسويتها - ويستخدم مصلحة الضرائب (IRS) عملية آلية لتحديد الإقرارات التي يكون فيها الدخل المُبلغ عنه أقل بكثير من إجمالي 1099-K. الفجوة بين هذه الأرقام هي حيث تظهر التكلفة الحقيقية للكتب غير المنظمة لـ Shopify، ومعظم المالكين لا يرونها قادمة حتى تصل الإشعار.

الأشياء الخمسة التي يحتاجها محاسبك القانوني بالفعل من سجلات Shopify الخاصة بك

القائمة المرجعية التي كنت تبحث عنها موجودة - ولكنها ليست قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها في يناير. إنها قائمة بما يجب أن يظهره ملف QBO الخاص بك بالفعل، كل شهر من السنة، لتسليمه بشكل نظيف في وقت الضرائب.

1. الدخل الإجمالي المسجل، وليس مبلغ الإيداع المصرفي.

يجب أن تعكس حسابات الدخل الخاصة بك ما دفعه العملاء - مبلغ البيع الإجمالي قبل أن تخصم Shopify أي شيء. إذا كان دخل QBO الخاص بك يطابق ودائعك المصرفية، فسيتم تسجيل الدخل بشكل صافٍ: الرسوم تم خصمها بالفعل، والمبالغ المستردة تم استبعادها بالفعل، وربما تم دمج الضرائب. هذا يقلل من الإيرادات ويجعل نفقات الرسوم غير مرئية.

مستشار مالي (CPA) يعمل من رقم دخل صافي للإيداع ليس لديه طريقة لمعرفة ما بعته بالفعل، وما تكلفة معالجة المبيعات، أو ما إذا كان هامش الربح الإجمالي هو ما تعتقده. حل دليل الحسابات لهذا هو قرار هيكلي واحد - حساب مقاصة يربط بين الدخل الإجمالي والإيداعات الصافية - وهو ما لا تقوم به معظم إعدادات QBO العامة أبدًا.

2. الرسوم مفصولة حسب النوع - وليست مدمجة في حساب واحد.

تنشئ Shopify ثلاثة أنواع مميزة من الرسوم، لكل منها هيكل تكلفة مختلف ومعنى استراتيجي مختلف:

دمج الثلاثة في حساب واحد "رسوم Shopify" ينتج عنه رقم لا معنى له بمعزل عن غيره. إذا بدا هامش الربح الإجمالي أقل من نموذج التسعير الخاص بك ويتوقع أن تكون الرسوم في سلة واحدة، فلا توجد طريقة لتشخيص السبب - أو ما إذا كان تبديل معالجات الدفع سيغير أي شيء.

3. المبالغ المستردة مسجلة في الفترة المحاسبية الصحيحة.

عندما يعيد العميل طلبًا، لا تنشئ Shopify معاملة مصرفية منفصلة. يتم خصم المبلغ المسترد من الدفعة التالية المتاحة. إذا تم استلام هذه الدفعة في أبريل ولكن تم معالجة الاسترداد في مارس، فإن التأثير النقدي حدث في أبريل - ويجب أن يكون الإدخال المحاسبي هناك، وليس في مارس.

إن تسجيل المبالغ المستردة في تاريخ الطلب الأصلي يؤدي إلى عدم تطابق الفترة: ينخفضت إيرادات مارس، لكن التسوية المصرفية لشهر مارس لا تزال غير متوازنة لأن الأموال لم تتحرك في مارس. تتراكم حالات عدم التطابق هذه شهرًا بعد شهر. بحلول نهاية العام، يقوم محاسبك القانوني بفك تشابك اثني عشر منها. المعالجة الكاملة الصحيحة للفترة موجودة في دليلنا الخاص بـ المحاسبة عن المبالغ المستردة والمرتجعات.

4. ضريبة المبيعات مسجلة كالتزام، وليس إيرادًا.

في معظم ولايات الولايات المتحدة، تعد شوبيفاي ميسرًا للسوق - فهي تجمع ضريبة المبيعات من العملاء وتحولها مباشرة إلى السلطات الحكومية. أنت لا تلمس هذه الأموال أبدًا. إنها لا تخص عملك. طلب بقيمة 97 دولارًا حيث تكون 7 دولارات ضريبة تم جمعها بواسطة شوبيفاي هو مبيعات بقيمة 90 دولارًا لأغراضك، وليس مبيعات بقيمة 97 دولارًا.

إذا سجلت حسابات الدخل إجماليات الطلبات الإجمالية بما في ذلك تلك الضريبة، فسيظهر دخل وهمي في كل طلب من ولاية يسهلها السوق. على نطاق واسع على مدار عام كامل، هذا رقم مهم موجود في الدخل غير الخاضع للضريبة فعليًا - وسيتطلب محاسبًا قانونيًا لإزالته جراحيًا.

5. تكلفة البضائع المباعة التي تعكس التكلفة النهائية، وليس سعر الفاتورة.

بالنسبة للمتاجر التي تستورد من الخارج، فإن سعر الفاتورة ليس التكلفة الفعلية. يجب تضمين تكاليف الشحن والرسوم الجمركية وسمسرة الجمارك في تكلفة البضائع المباعة - وعادة ما تضيف 20-40٪ إلى ما دفعه المورد. المنتج الذي تم إصدار فاتورة له بسعر 5.00 دولارات مع 0.80 دولار للشحن، و 0.60 دولار للرسوم، و 0.10 دولار للسمسرة يكلف فعليًا 6.50 دولارات للوصول إلى مستودعك.

يؤدي استخدام سعر الفاتورة وحده إلى المبالغة في تقدير هامش الربح الإجمالي في كل عملية بيع. بحلول الوقت الذي يسأل فيه محاسب قانوني عن سبب اختلاف هوامش الربح عن نموذج التسعير الخاص بك، فإن المسار الوحيد هو إعادة بناء تكاليف الوصول لمدة عام من سجلات الشراء.

الأمر السادس: مقعدهم الخاص

كل ما سبق يتعلق بما يظهره الملف. هناك شيء واحد آخر يحتاجه محاسبك القانوني وهو ليس رقمًا: وصول لا يمر عبرك. في LedgerPort، "منح محاسبك القانوني الوصول" هو إجراء من خمس خطوات — الإعدادات » الفريق » دعوة عضو » أدخل بريده الإلكتروني واختر دورًا » إرسال دعوة. ينقرون على الرابط المرسل عبر البريد الإلكتروني ويحصلون على تسجيل دخول خاص بهم، وفقًا لصياغة المستندات الخاصة بهم، "دون مشاركة بيانات اعتماد تسجيل الدخول الخاصة بك".

الدور يناسب المهمة. المسؤول هو ما توصي به المستندات "لمحاسب موثوق به أو شريك تجاري" — تحكم كامل في الاتصالات وتكوين المزامنة والتعيينات، وهو ما يحتاجه المحاسب الذي يقوم بإصلاح إعداداتك بالفعل. عضو يناسب الموظفين أو أمين السجلات الذي يجب أن يرى سجلات المزامنة، ويشغل عمليات إعادة المزامنة اليدوية، ويراجع التعيينات دون أن يكون قادرًا على تغيير التكوين. عند انتهاء المهمة، يكون الإزالة بنقرة واحدة وتصبح سارية المفعول فورًا.

سطر آخر للبائعين الذين لديهم عدة متاجر: يظهر كل منها كـ عمل تجاري معزول تمامًا تحت نفس تسجيل الدخول — اتصالاته وسجلات مزامنته وإعداداته الخاصة. يقوم محاسبك القانوني بالتبديل بين دفاتر منفصلة لكل متجر من مقعد واحد بدلاً من فك تشابك ملف مدمج، ولا يمس أي شيء تم في عمل تجاري آخر.

ثلاث علامات على أن سجلات Shopify الخاصة بك ليست جاهزة (وما تكلفته)

يمكنك تقييم جاهزيتك الضريبية الآن دون الاتصال بأي شخص. ثلاثة أسئلة في QBO:

هل تتطابق إيرادات QBO الخاصة بك لأي شهر معين مع ودائعك المصرفية لذلك الشهر؟ إذا كانت الإجابة نعم - إذا كانا نفس الرقم - يتم تسجيل الدخل صافيًا. الرسوم غير مرئية. ستكون إيراداتك المبلغ عنها أقل من المبلغ الذي يظهره 1099-K الخاص بك، والفجوة تحتاج إلى تفسير.

هل لديك حسابات QBO منفصلة لرسوم اشتراك شوبيفاي، ورسوم المعاملات، ورسوم معالجة الدفع؟ إذا كان كل شيء في حساب واحد، فلا يمكن لمحاسبك القانوني رؤية التكلفة الحقيقية لكل معاملة ولا يمكنك أنت أيضًا.

هل يمكنك شرح الفجوة بين إجمالي 1099-K الخاص بك ودخل QBO الخاص بك للسنة - عن طريق الإشارة إلى حسابات محددة؟ إذا كانت الإجابة "ليس حقًا"، فهذه هي الفجوة التي يتم تمييزها.

كل "لا أعرف" يمثل خطر فوترة محدد للمحاسب القانوني - ساعات تقضي في إعادة بناء ما يجب أن تكون عليه تلك الإجابات. وإذا اختلفت الأرقام الموجودة في إقرارك الضريبي عن 1099-K الخاص بك بدون وثائق، فإن مصلحة الضرائب الأمريكية ترسل إشعارًا CP2000 تطلب منك شرح الفرق.

هناك فحص رابع يستحق التشغيل، وهو موجود في إعدادات المزامنة الخاصة بك بدلاً من QBO: معدلات ضريبية غير مهيأة. في LedgerPort، لا يتم تسجيل طلب لم يتم تكوين معدل الضريبة الخاص به — فهو يخطئ، عن قصد، لأن الأداة لا يمكنها تحديد مكان تسجيل الضريبة. هذا هو وضع الفشل الصحيح، ولكنه يعني أن الضرائب غير المعينة تتراكم بصمت في حالة الخطأ حتى ينظر إليها شخص ما.

الحل هو إعداد، وليس مشروع. في تكوين المزامنة » المحاسبة، تختار أحد وضعين: ضريبة البند، حيث يتم تعيين كل معدل ضريبة Shopify إلى رمز ضريبي في QuickBooks ويتم تسجيل الضريبة المحصلة في حساب مسؤولية تحدده، أو ضريبة المبيعات المؤتمتة في QuickBooks، والتي تسلم الحساب إلى محرك الضرائب الخاص بـ QBO. في كلتا الحالتين، تؤدي إعادة مزامنة الطلبات المتأثرة من المزامنة اليدوية إلى مسح قائمة الانتظار.

يرتبط هذا مباشرة بالعنصر الرابع في القائمة المرجعية. ضريبة المبيعات المسجلة كدخل هي العيب الذي يقضي محاسبك القانوني ساعاتًا في عكسه جراحيًا في مارس. فحص معدل الضريبة في إعدادات المزامنة هو النسخة ذات الخمس دقائق من نفس التدقيق - يتم إجراؤها في نوفمبر، بواسطتك، مجانًا.

لماذا يحدث هذا - والحل الذي يجعل العام المقبل عاديًا

لا شيء مما سبق هو فشل شخصي. يفترض الإعداد القياسي لـ QBO أن الدخل يصل كإيرادات إجمالية: يتم تسجيل مبيعات بقيمة 100 دولار كدخل بقيمة 100 دولار، ويتم تسجيل الرسوم عند دفعها. هذا هو كيف تعمل معظم الشركات.

شوبيفاي تعمل بشكل مختلف. ترسل دفعة صافية - المبيعات الإجمالية مطروحًا منها رسوم المعالجة، مطروحًا منها المبالغ المستردة، مطروحًا منها ضريبة المبيعات التي جمعتها شوبيفاي نيابة عنك - مجمعة في تحويل مصرفي واحد يغطي من يوم إلى أربعة عشر يومًا من الطلبات. إعداد QBO غير المصمم لهذا الهيكل سيسجل بشكل خاطئ ثلاثة على الأقل من العناصر الخمسة المذكورة أعلاه، كل شهر، تلقائيًا.

يتعامل LedgerPort مع هذا التعيين تلقائيًا - كل دفعة من Shopify تنشر المبيعات الإجمالية، وبنود الرسوم، والمبالغ المستردة، وضريبة السوق إلى حساباتها الصحيحة، ويتم إغلاق حساب المقاصة دون عمل يدوي. تظل دفاتر حساباتك جاهزة للضرائب كل شهر من السنة، وليس فقط الشهر الذي يسبق موعد محاسبك.

"الوقت متأخر جدًا هذا العام" — هذا غير صحيح

الاعتراض القياسي على إصلاح هذا في أكتوبر أو نوفمبر: تم تسجيل معظم العام بالفعل، لذا من الأفضل التعثر خلال موسم الضرائب هذا والبدء من جديد في يناير. يفترض هذا المنطق أن البيانات التاريخية لا يمكن إعادة نشرها بأمان. يمكن ذلك. تدفع صفحة المزامنة اليدوية في LedgerPort التاريخ عند الطلب - تحصل المنتجات، والاختلافات، والطلبات، والعملاء، والدفعات على علامة تبويب خاصة بها، وتحدد السجلات أو تدفع كل شيء من كل منها.

الخوف وراء الاعتراض هو التكرارات، وهذا يتم التعامل معه هيكليًا: يتم تخطي السجلات الموجودة بالفعل في QuickBooks تلقائيًا، وإعادة دفع سجل فاشل ينشئ أو يحدثه - لا يضاعفه أبدًا. تصل المدفوعات التي تم ملؤها تاريخيًا كسجلات دفع في QBO مرتبطة بفواتيرها، لذا تصل السجلات التاريخية وهي متصالحة بالفعل بدلاً من كونها ودائع سائبة تنتظر المطابقة.

لإعادة بناء أعمق، يتضمن برنامج الشركاء المحاسبين Time Machine: استيراد طلبات Shopify التاريخية لمدة تصل إلى 24 شهرًا، مصمم لـ إعادة بناء السجلات من الصفر. النتيجة العملية: متجر يبدأ في إصلاح إعداده في أكتوبر لا يزال يدخل موسم الضرائب بملف QBO كامل وقابل للمطابقة - وهو بالضبط ما يجعل شهر يناير القادم غير ملحوظ.

إذا كنت تتجه إلى موسم الضرائب بإعداد QBO و Shopify قياسي، فإن الأسئلة الثلاثة المذكورة أعلاه تستحق الإجابة قبل إرسال أي شيء. إذا كشف أي منها عن مشكلة، يمكنك العثور عليها - بدلاً من دفع محاسبك للعثور عليها لك.

تعرف على كيف يحافظ LedgerPort على جاهزية كتب Shopify الخاصة بك للضرائب على مدار العام، أو ابدأ مجانًا.