عندما يتم إصدار استرداد أموال في Shopify، يمكن لـ LedgerPort إنشاء المعاملة المقابلة تلقائيًا في QuickBooks. اعتمادًا على كيفية مزامنة طلباتك، ستكون تلك المعاملة إما فاتورة دائنة أو إيصال استرداد.
يؤدي إعداد مزامنة استرداد الأموال بشكل صحيح إلى الحفاظ على دقة رصيد QuickBooks الخاص بك وتوفير عناء إنشاء إدخالات استرداد الأموال يدويًا.
قبل البدء
- تتطلب مزامنة استرداد الأموال أن تتم مزامنة الطلب الأصلي إلى QuickBooks أولاً. يربط LedgerPort استرداد الأموال بالمعاملة الأصلية.
- يعتمد نوع معاملة استرداد الأموال التي تم إنشاؤها في QuickBooks على طريقة مزامنة طلبك:
- تنتج طلبات إيصال المبيعات إيصال استرداد في QuickBooks.
- تنتج طلبات الفاتورة فاتورة دائنة في QuickBooks.
- إذا لم تكن متأكدًا من طريقة المزامنة التي تستخدمها، فانتقل إلى إعدادات المزامنة » الطلبات وتحقق من إعداد طريقة المزامنة. راجع فهم طرق مزامنة الطلبات للحصول على شرح كامل.
كيف تعمل مزامنة استرداد الأموال
عند معالجة استرداد أموال في Shopify، يكتشف LedgerPort استرداد الأموال وينشئ المعاملة المطابقة في QuickBooks:
- ينشئ استرداد الأموال بالكامل إيصال استرداد أو فاتورة دائنة بمبلغ الطلب بالكامل.
- ينشئ استرداد الأموال الجزئي إيصال استرداد أو فاتورة دائنة بمبلغ الاسترداد فقط. تظل المعاملة الأصلية في QuickBooks دون تغيير.
يتم تفصيل بنود السطور ومبالغ الضرائب واسترداد تكاليف الشحن في معاملة QuickBooks لمطابقة ما تم استرداده في Shopify.
تمكين مزامنة استرداد الأموال
يتم التحكم في مزامنة استرداد الأموال من خلال إعدادات مشغل حالة الدفع الخاصة بك.
- من الشريط الجانبي الأيسر، انقر فوق إعدادات المزامنة.
- انقر فوق علامة التبويب الطلبات.
- مرر لأسفل إلى قسم مشغلات المزامنة.
- ضمن حالة الدفع، حدد تم الاسترداد لمزامنة الطلبات التي تم استردادها بالكامل، أو تم الاسترداد جزئيًا لمزامنة استردادات الأموال الجزئية، أو كليهما.
- انقر فوق حفظ.
بمجرد التمكين، سيتم التقاط استرداد الأموال الصادرة في Shopify في دورة المزامنة التالية وسيتم إنشاء المعاملة المقابلة في QuickBooks تلقائيًا.
ملاحظة: يجب على معظم المتاجر تمكين كل من تم استرداده و تم استرداده جزئيًا إذا كانوا يريدون أن تنعكس جميع أنشطة الاسترداد في QuickBooks. إذا تركت هذه الخيارات معطلة، فلن تتم مزامنة عمليات الاسترداد ولن يتطابق رصيدك في QuickBooks مع Shopify.
إشعارات دائنة (طلبات الفواتير)
إذا تمت مزامنة طلباتك كفواتير، فإن عمليات الاسترداد تنشئ إشعارًا دائنًا في QuickBooks.
يرتبط الإشعار الدائن بالفاتورة الأصلية ويقلل الرصيد المستحق. إذا تم دفع الفاتورة بالفعل، فسيعرض QuickBooks الرصيد كائتمان متاح مقابل حساب العميل.
ما يتم إنشاؤه:
- إشعار دائن تحت نفس العميل مثل الفاتورة الأصلية.
- بنود سطر تطابق ما تم استرداده في Shopify.
- تعديلات الضرائب والشحن إذا كانت جزءًا من الاسترداد.
إيصالات استرداد (طلبات إيصال المبيعات)
إذا تمت مزامنة طلباتك كإيصالات مبيعات، فإن عمليات الاسترداد تنشئ إيصال استرداد في QuickBooks.
يسجل إيصال الاسترداد الأموال التي تعود إلى العميل ويقلل من دخلك لتلك المعاملة.
ما يتم إنشاؤه:
- إيصال استرداد مرتبط بإيصال المبيعات الأصلي.
- بنود سطر تطابق ما تم استرداده في Shopify.
- تعديلات الضرائب والشحن إذا كانت مطبقة.
التحقق من حالة مزامنة الاسترداد
بعد معالجة الاسترداد في Shopify، يمكنك التأكد من مزامنته بشكل صحيح من سجلاتك.
- من الشريط الجانبي الأيسر، انقر فوق سجلات المزامنة.
- استخدم عامل تصفية نوع الكيان وحدد طلب (أو استرداد إذا كان مدرجًا بشكل منفصل).
- ابحث عن رقم الطلب المرتبط بالاسترداد.
- ستظهر إدخال السجل تمت المزامنة إذا تم إنشاء معاملة الاسترداد بنجاح، أو خطأ مع سبب إذا حدث خطأ ما.
مزامنة عمليات الاسترداد يدويًا
إذا لم تتم مزامنة الاسترداد تلقائيًا، أو إذا كنت بحاجة إلى دفعه عند الطلب:
- من الشريط الجانبي الأيسر، انقر فوق المزامنة اليدوية.
- انقر فوق الطلبات.
- استخدم عامل تصفية الحالة للعثور على الطلب، أو ابحث حسب رقم الطلب.
- حدد الطلب وانقر فوق مزامنة المحدد.
ستقوم LedgerPort بإعادة معالجة الطلب وإنشاء معاملة الاسترداد في QuickBooks إذا كانت مفقودة.
مشاكل شائعة
تمت مزامنة الاسترداد ولكن لم يظهر أي معاملة في QuickBooks - تحقق من أن الطلب الأصلي تمت مزامنته بنجاح قبل إصدار الاسترداد. إذا كان الطلب الأصلي مفقودًا من QuickBooks، فلن يكون لدى LedgerPort ما يرفق به الاسترداد. قم بمزامنة الطلب الأصلي أولاً، ثم أعد مزامنة الاسترداد.
الاسترداد الجزئي أنشأ إشعارًا دائنًا بمبلغ خاطئ - يحدث هذا عادةً إذا تم تعديل الاسترداد في Shopify بعد إنشائه لأول مرة. تحقق من تفاصيل الاسترداد في Shopify لتأكيد المبلغ الصحيح، ثم أعد المزامنة من المزامنة اليدوية » الطلبات.
الاسترداد لا يظهر في سجلات المزامنة على الإطلاق - تأكد من تمكين تم استرداده أو تم استرداده جزئيًا في مشغلات المزامنة الخاصة بك ضمن تكوين المزامنة » الطلبات. إذا لم يتم تحديد أي منهما، فسيتم استبعاد عمليات الاسترداد من المزامنة تمامًا.
إذا واجهت أي مشاكل، اتصل بنا وسيسعد فريق الدعم لدينا بالمساعدة.
