Ve výchozím nastavení LedgerPort nesynchronizuje každou objednávku v okamžiku, kdy se objeví v Shopify. Čeká, až objednávka dosáhne určitého stavu platby nebo vyřízení, než ji odešle do QuickBooks. Tyto podmínky se nazývají spouštěče synchronizace a vy přesně kontrolujete, které z nich se vztahují na váš obchod.
Správné nastavení spouštěčů znamená, že objednávky dorazí do QuickBooks ve správný čas, se správným stavem a bez šumu z čekajících nebo zrušených transakcí, které nechcete mít zaznamenané.
Než začnete
- Spouštěče synchronizace se vztahují pouze na automatickou synchronizaci. V bezplatném plánu není automatická synchronizace k dispozici. Pokud používáte bezplatný plán, objednávky se budou synchronizovat pouze tehdy, když je odešlete ručně.
- Automatická synchronizace je k dispozici od plánu Growth (29 $/měsíc) a vyššího. Chcete-li ji povolit, upgradujte z nabídky Fakturace a poté zapněte automatickou synchronizaci v sekci Konfigurace synchronizace » Obecné v rámci vaší vnořené aplikace Shopify.
Kde nakonfigurovat spouštěče synchronizace
- V levém postranním panelu klikněte na Konfigurace synchronizace.
- Klikněte na kartu Objednávky.
- Přejděte dolů do sekce Spouštěče synchronizace.
Zde najdete dvě sady podmínek: platební stavy a stavy vyřízení. Objednávka musí splňovat alespoň jeden vybraný stav v každé skupině, než ji LedgerPort automaticky synchronizuje.
Spouštěče platebních stavů
Platební stavy říkají LedgerPortu, kdy má objednávku považovat za finančně připravenou k zaznamenání v QuickBooks. Můžete povolit nebo zakázat kteroukoli z následujících možností:
Zaplaceno: objednávka byla plně zaplacena. Toto je doporučený spouštěč pro většinu obchodů. Zajišťuje, že do QuickBooks se dostanou pouze dokončené transakce.
Autorizováno: platba byla autorizována, ale ještě nebyla zachycena. Použijte toto, pokud zachycujete platby ručně a chcete mít objednávky v QuickBooks před zachycením.
Částečně zaplaceno: zákazník zaplatil část celkové částky objednávky. Užitečné pro obchody, které přijímají zálohy nebo splátkové platby.
Čeká se: platba probíhá, ale ještě není potvrzena. Povolení tohoto odešle objednávky do QuickBooks předtím, než budete vědět, zda platba uspěla. Používejte opatrně.
Vráceno: objednávka byla plně vrácena. Povolte toto pouze v případě, že chcete, aby vrácené objednávky vytvářely transakce v QuickBooks namísto vyloučení.
Částečně vráceno: část objednávky byla vrácena. Pokud zpracováváte částečné vrácení peněz a chcete, aby se okamžitě projevily v QuickBooks, povolte toto.
Doporučení pro většinu obchodů: Povolte pouze Zaplaceno. Tímto udržíte své QuickBooks čisté a zajistíte, že budou zaznamenány pouze úspěšně dokončené transakce.
Spouštěče stavu vyřízení
Stavy vyřízení říkají LedgerPortu, kde musí být objednávka v pracovním postupu odeslání, než se synchronizuje. Můžete povolit nebo zakázat:
Vyřízeno: všechny položky v objednávce byly odeslány nebo označeny jako vyřízené. Použijte toto, pokud chcete mít objednávky v QuickBooks až po jejich odeslání.
Částečně vyřízeno: některé, ale ne všechny položky byly vyřízeny. Užitečné pro obchody, které odesílají objednávky ve více balíčcích.
Nevyřízeno: objednávka ještě nebyla odeslána. Povolte toto, pokud chcete, aby se objednávky synchronizovaly ihned po jejich zadání, aniž byste čekali na vyřízení.
Doporučení pro většinu obchodů: Povolte Nevyřízeno a Vyřízeno. To pokrývá plný rozsah stavů objednávek, které budete obvykle chtít v QuickBooks, aniž byste museli čekat na dokončení odeslání, než bude objednávka zaznamenána.
Zpracování zrušených objednávek
Zrušené objednávky jsou ve výchozím nastavení vyloučeny ze synchronizace. Toto je doporučené nastavení pro většinu obchodů, protože zrušené objednávky představují zrušené transakce, které by se neměly v QuickBooks zobrazovat jako příjmy.
Pokud máte specifický pracovní postup, který vyžaduje synchronizaci zrušených objednávek, můžete to povolit ve stejné sekci Spouštěče synchronizace. Většina obchodů by to měla nechat vypnuté.
Jak spouštěče spolupracují
Než dojde k automatické synchronizaci objednávky, musí být splněn spouštěč stavu platby i spouštěč stavu vyřízení.
Například, pokud je váš spouštěč platby nastaven na Zaplaceno a váš spouštěč vyřízení na Nevyřízeno, objednávka se zsynchronizuje, jakmile bude zaplacena, bez ohledu na to, zda byla odeslána. Pokud místo toho nastavíte vyřízení na Vyřízeno, objednávka se zsynchronizuje až poté, co bude ve službě Shopify označena jako vyřízená, i když platba byla zachycena dříve.
Přemýšlejte o pracovním postupu svého obchodu a nastavte spouštěče tak, aby odpovídaly bodu, kdy je objednávka skutečně připravena k zaznamenání jako prodej ve vašich účetních knihách.
Uložení změn
- Po výběru podmínek spouštěče klikněte na kartě Objednávky na tlačítko Uložit ve spodní části.
- Změny se vztahují na nové synchronizace. Objednávky, které jsou již pozastaveny, budou při příštím cyklu synchronizace znovu vyhodnoceny podle aktualizovaných spouštěčů.
Pokud narazíte na jakékoli problémy, kontaktujte nás a náš tým podpory vám rád pomůže.
