Výsledky vyhledávání jsou zmatek, protože kategorie je zmatek. Pojmenování toho, jak prodáváte — před pojmenováním produktu — zhroutí celé rozhodnutí do jedné zvládnutelné otázky.
Je 21:40 v úterý večer a máte otevřené tři karty.
Karta jedna je pokladní systém, který tvrdí, že „zahrnuje účetnictví“. Karta dva je účetní sada inzerující „maloobchodní edici“. Karta tři je něco, co se nazývá systém řízení maloobchodu, jehož snímky obrazovky se zdají být pořízeny v roce 2011. Všechny tři pocházejí ze stejného vyhledávání: účetní software pro maloobchod.
Žádný z nich nezmiňuje problém, který vás poslal na vyhledávání — platby sedící ve vašem bankovním výpisu, které stále neodpovídají tomu, co váš obchod říká, že jste prodali minulý měsíc.
Zde je předpoklad, který způsobuje škodu: účetní software pro maloobchod je jedna produktová kategorie a mým úkolem je najít tu nejlepší. To je lež, kterou vám prodávají výsledky vyhledávání. Není to jedna kategorie. Jsou to tři různé sady, které sdílejí název — a kterou potřebujete, závisí zcela na tom, jak prodáváte.
"Účetní software pro maloobchod" jsou tři různé sady
Když prodejce říká „účetnictví pro maloobchod“, myslí jednu ze tří možností:
| Jak prodáváte | Jak sada vypadá | Co ji ukotvuje |
|---|---|---|
| Pouze v obchodě | Pokladní systém + jeho nativní účetní integrace | Pokladní systém (Square, Lightspeed, Clover) |
| Pouze online | Platforma obchodu + hlavní kniha + synchronizační vrstva | Platforma (Shopify, WooCommerce) |
| Omnikanálový | Obě výše uvedené, sjednocené v jedné hlavní knize | Hlavní kniha (obvykle QuickBooks Online) |
Karty, které jste měli otevřené, nebyly tři konkurenti. Byly to tři odpovědi na tři různé otázky a jen jedna z těchto otázek je vaše.
Pokud jste čistě kamenný prodejce, buďte k sobě upřímní — a dovolte nám být k vám upřímní. Vaše účetní sada by měla být postavena kolem vašeho pokladního systému. Square, Lightspeed a Clover udržují své vlastní integrace QuickBooks a dělají to, co dělají, dobře: prodeje na úrovni pokladny, vyrovnání hotovosti, skladové zásoby v obchodě. LedgerPort — nástroj, ke kterému tento blog patří — není pokladní systém a nepřipojuje se k žádnému z těchto registrů. Pokud se vaše prodeje uskutečňují u pokladny, cesta nativní pro pokladní systém je ta správná a nic níže to nezmění.
Zbytek této příručky je pro další dva řádky: prodejce, kteří prodávají prostřednictvím obchodu Shopify nebo WooCommerce — možná spolu s fyzickou přítomností — a vedou své účetnictví v QuickBooks Online. Pokud jste to vy, váš problém nikdy nebyl „najít nejlepší účetní software pro maloobchod“. Je to, že prodeje, poplatky, vrácení peněz a platby vaší platformy se nedostanou čistě do hlavní knihy, kterou již vlastníte.
Co musí systémy účetnictví pro maloobchod skutečně zvládnout online
Odstraňte marketing a existuje pět mechaniků, které oddělují fungující účetní systémy pro maloobchod od obecného vedení účetnictví. Pokud nástroj tyto nezvládne, nezáleží na tom, jak se nazývá.
1. Tržby v den prodeje, vklady v den výplaty. Vaše platforma vám platí v dávkách, dny po uskutečnění prodejů, s již odečtenými poplatky. Pokud vaše účetnictví zaznamenává příjmy v okamžiku, kdy vklad dorazí na účet, vaše tržby jsou špatně datované, podhodnocené o částku poplatku a nelze je usmířit. Tato jediná časová mezera je kořenem většiny neshod – celou mechaniku probíráme v Jak usmířit výplaty ze Shopify v QuickBooks.
2. Poplatky oddělené od příjmů. Prodej za 100 $ s poplatkem za zpracování 3,20 $ je 100 $ příjmů a 3,20 $ nákladů – nikoli 96,80 $ příjmů. Účetnictví založené na čistých vkladech tiše podhodnocuje vaši horní hranici i vaše náklady, což zkresluje každé číslo marže, které používáte k rozhodování.
3. Vrácení peněz a výměny jako události první třídy. Vrácení peněz není negativní prodej v den, kdy se má vyrovnat. Ruší příjmy, stahuje zpět daň a někdy se poplatek za zpracování vůbec nevrátí. Maloobchod má více těchto událostí než téměř jakýkoli jiný obchodní model – Vrácení peněz a vrácené zboží v účetnictví e-commerce popisuje, jak by měly být zaúčtovány.
4. Prodejní daň jako závazek, nikdy příjem. Daň vybraná při pokladně jsou peníze, které držíte pro vládu. Musí skončit na účtu závazků, odděleně od vlastních daňových řádků platformy – nikoli nahromaděné do tržeb. Váš účetní plán musí být strukturován pro toto, než k němu jakýkoli nástroj může správně zaúčtovat.
5. Načasování zásob a COGS. Náklady na produkt by se měly objevit ve vašich knihách v okamžiku, kdy se položka prodá, nikoli když nakoupíte zásoby. Pokud to uděláte špatně, váš měsíční zisk se bude kolísat podle vašeho nákupního plánu místo vašich prodejů.
Všimněte si, co na tomto seznamu není: fakturace, mzdy, řídicí panely. QuickBooks to již dělá. Pět výše uvedených položek je maloobchodní vrstva specifická pro maloobchod – a všechny žijí v mezeře mezi vaší platformou a vaším účetním systémem.
Online maloobchodní sada v praxi
Pro online maloobchod má pracovní zásobník přesně tři části: vaši platformu (Shopify nebo WooCommerce), váš účetní systém (QuickBooks Online) a synchronizační vrstvu mezi nimi. Platforma a účetní systém již máte. Synchronizační vrstva je část, kterou jste skutečně hledali – je to místo, kde se řeší všech pět výše uvedených mechanik.
Zde je konkrétní pohled na to, jak to vypadá, s použitím LedgerPort jako příkladu.
Jak se zaznamenávají tržby. Synchronizační vrstva rozhoduje, čím se každá objednávka stane v QuickBooks: prodejní doklad na objednávku pro obchody, které chtějí podrobnosti na úrovni transakcí, faktura s platbou pro velkoobchodní podmínky, nebo jediný denní souhrnný účetní zápis pro obchody s vysokým objemem, které nechtějí, aby jejich účetní systém denně zahlcovalo 300 řádků. Také řídí, které entity se synchronizují automaticky, jak často a od jakého počátečního data – takže chování vašich knih je nastavení, které si vyberete, nikoli nehoda toho, co export vyprodukoval. Všech pět metod záznamu a kdy se která hodí, je zdokumentováno v Porozumění metodám synchronizace objednávek.
Mapování: kde k převodu skutečně dochází. Každý produkt, zákazník, platební metoda a daňová položka ve vašem obchodě potřebuje cíl v QuickBooks. Obrazovka mapování zobrazuje váš katalog vedle položky QuickBooks, do které se každý produkt zaúčtuje; automatické mapování spojí většinu z nich podle SKU nebo názvu a cokoli, co zůstane nemapované, je označeno — objednávky obsahující nemapovaný produkt selžou viditelně místo toho, aby se zaúčtovaly na nesprávný účet a tiše poškodily vaše účetnictví. Toto chování selhání ve výchozím nastavení zní jako nepříjemnost. Je to vlastně funkce: nesprávné, ale zaúčtované, je nejdražší stav, ve kterém vaše účetnictví může být.
Dohánění, když vaše účetnictví zaostává. Většina maloobchodníků nepřijímá synchronizační vrstvu hned první den podnikání — přijímají ji s měsíci nezaznamenané nebo špatně zaznamenané historie za sebou. Stránka ručního odeslání zobrazuje každý záznam — objednávky, produkty, zákazníky, platby, každý na vlastní kartě — s jeho stavovým synchronizace, takže můžete doplnit časový rozsah, znovu odeslat hrstku záznamů, které selhaly kvůli chybě mapování, nebo odeslat celou frontu a sledovat, jak se zaúčtuje. Již synchronizované záznamy jsou automaticky přeskočeny, takže opakované odeslání nevytváří duplikáty.
Nic z toho není exotické. Je to instalace. Ale je to instalace specifická pro maloobchod a je to přesně ta část, kterou POS systém, obecná „maloobchodní edice“ a maloobchodní systém z roku 2011 nedokážou pro obchod Shopify nebo WooCommerce udělat.
Omnikanálový a vícepobočkový maloobchod
Prodej prostřednictvím více než jednoho obchodu — obchod Shopify a obchod WooCommerce, dvě značky, americký a evropský obchod — nemění stack. Násobí ho. Každý obchod potřebuje vlastní připojení, vlastní mapování a obvykle vlastní společnost QuickBooks, protože smíšené účetnictví zneviditelňuje ziskovost jednotlivých obchodů a ztěžuje daňová přiznání.
Synchronizační vrstva by měla s každým obchodem zacházet jako se samostatným, izolovaným podnikem pod jedním přihlášením, takže neudržujete tři nástroje nebo tři předplatná. V LedgerPortu obchody Shopify a WooCommerce sedí vedle sebe v jednom účtu — plán Scale pokrývá až 3 obchody, Enterprise je neomezený. Kompletní nastavení, včetně toho, kdy použít samostatné společnosti QuickBooks oproti jedné společnosti s lokalitami, je v Účetnictví pro více obchodů v e-commerce.
Zde je, co „izolované“ znamená mechanicky. V LedgerPortu je každý obchod Podnikáním: jedno výkladní okno spárované s jednou společností QuickBooks, které má svou vlastní měnu, časové pásmo, připojení, mapování, protokoly synchronizace a nastavení. Přidání druhého vyžaduje čtyři pole — klikněte na název podniku v levém horním rohu řídicího panelu, klikněte na Přidat podnik, zadejte název, vyberte měnu a časové pásmo a připojte platformu a účet QuickBooks tohoto obchodu stejným způsobem, jakým jste připojili první. Stejný přepínač vlevo nahoře vás přepíná mezi podniky bez odhlášení: vyberte obchod a řídicí panel, připojení a protokoly se automaticky přepnou na daný podnik. Nic, co změníte v jednom — mapování, nastavení synchronizace, odpojený účet — se nedotkne žádného jiného.
Tato izolace platí po celou dobu životnosti obchodu. Zavřete značku a můžete její Podnikání smazat v Nastavení; odstraní se pouze historie synchronizace, protokoly a mapování tohoto obchodu v LedgerPortu. Vaše ostatní podniky běží dál a účet Shopify nebo WooCommerce obchodu a jeho společnost QuickBooks nejsou nikdy dotčeny.
Jedna upřímná poznámka pro omnichannel prodejce s fyzickou pokladnou: pokud vaše prodeje v obchodě běží přes Shopify POS, vstupují do stejného proudu objednávek Shopify jako vaše online prodeje. Pokud běží přes samostatný pokladní systém, jako je Square nebo Lightspeed, jedná se o druhou vrstvu — propojte ji s vlastní integrací QuickBooks pokladny a vrstvu synchronizace pro online prodej si ponechte pro výkladní skříň. Nekupujte jeden nástroj s očekáváním, že bude obojí.
Jak vyhodnotit účetní software pro maloobchodní prodejny: 5 otázek
Jakmile pojmenujete svou vrstvu, krátký seznam se zmenší. Ať už porovnáváte jakýkoli účetní software pro maloobchodní prodejny pro vrstvu synchronizace, položte si těchto pět otázek — jsou to stejná kritéria, která jsme použili v našem přehledu účetních nástrojů pro Shopify:
- Zaznamenává prodeje v den prodeje a vyrovnává platby s bankovními vklady? Pokud pouze importuje vklady, je to bankovní propojení, nikoli účetní vrstva.
- Automaticky odděluje poplatky, vrácení peněz a daně do vlastních účtů? Požádejte o zobrazení synchronizované transakce, řádek po řádku.
- Co se stane, když něco selže? Ne namapovaný produkt, smazaná položka, výpadek API. Hledejte viditelné chyby, protokoly a selektivní opětovnou synchronizaci — ne tiché přeskočení.
- Zvládne vaše platformy a počet vašich obchodů? Podpora více obchodů a kombinace Shopify s WooCommerce se liší více, než naznačuje jakákoli stránka s cenami.
- Kolik stojí ve srovnání s hodinami, které ušetří? Obchody s významným objemem hlásí úsporu hodin každý týden. Porovnejte to upřímně s předplatným — aktuální plány jsou na stránce s cenami, začínají zdarma až pro 30 objednávek měsíčně.
Otázka 3 má zkratku: v demo verzi požádejte o zobrazení auditní stopy. Ne marketingovou stránku o ní – skutečnou obrazovku. V LedgerPortu je to Auditní protokol, kde je každý pokus o synchronizaci jedním řádkem s explicitním stavem: Synchronizováno, Chyba, Čeká se (zařazeno do fronty, ještě nezpracováno) nebo Pozastaveno (čeká na splnění spouštěcí podmínky, jako je stav platby). Každý řádek obsahuje číslo objednávky, produkt nebo zákazníka, ke kterému patří, a chybové řádky se rozbalí a pojmenují příčinu – „Produkt není namapován“, „Zákazník nebyl nalezen v QuickBooks“ – takže selhání ukazuje na vlastní nápravu. Filtrování podle stavu = Chyba je třicetisekundová denní kontrola; filtrování podle rozsahu dat po přerušení připojení zobrazí přesně záznamy, které zmeškaly svůj časový limit, připravené k opětovnému odeslání. Samotná obrazovka je zdokumentována v Čtení a filtrování auditního protokolu. Pokud vám dodavatel nemůže ukázat ekvivalent, předpokládejte, že selhání jsou tichá – a tichá selhání jsou způsob, jakým účty kloužou měsíce, než si kdokoli všimne.
Jakýkoli nástroj, který dobře odpovídá všem pěti, je legitimní volbou. Rozdíly se projeví na okrajích – obnova po chybě, přesnost poplatků, zpracování vrácení peněz – což je přesně místo, kde maloobchodní účty žijí nebo umírají.
Software, který jste skutečně hledali
Vraťte se k těm třem kartám. POS systém, maloobchodní edice, starší maloobchodní systém. Všechny tři byste mohli vyhodnocovat měsíc a žádný z nich by nevyřešil platby, které zůstávají nesrovnané ve vašem bankovním výpisu – protože žádný z nich nebyl postaven pro stack, který již vlastníte.
To je ironie vyhledávacího výrazu. Nehledali jste software pro maloobchodní účetnictví. Hledali jste chybějící vrstvu stacku, který je již z dvou třetin sestaven: váš obchod na jedné straně, QuickBooks na druhé a mezi nimi překladová mezera.
LedgerPort je tato vrstva pro prodejce Shopify a WooCommerce. Bezplatný plán pokrývá až 30 objednávek měsíčně s jedním obchodem, nastavení trvá asi 15 minut a každý placený plán má 14denní záruku vrácení peněz – bez otázek. Připojte svůj obchod a sledujte, jak se vaše první objednávky odesílají do QuickBooks →
