הגדרת מיפוי חשבונות ב-LedgerPort

מיפויים אומרים ל-LedgerPort כיצד לתרגם את נתוני ה-WooCommerce שלך ל-QuickBooks Online. לפני הסנכרון הראשון שלך, עליך למפות ישויות של WooCommerce – מוצרים, לקוחות, קודי מס ושיטות תשלום – לחשבונות או פריטים המתאימים בחברת QuickBooks שלך.

מדריך זה מכסה כיצד לפתוח את דף המיפויים, כיצד להשתמש ב-Auto-Map, כיצד לסנכרן מיפויים מהפלטפורמות שלך, וכיצד להתאים מיפויים בודדים באופן ידני.

לפני שמתחילים

• יש להתקין את LedgerPort ולחבר אותו גם ל-WooCommerce וגם ל-QuickBooks Online. ראה התקנת LedgerPort וחיבור ל-QuickBooks Online אם עדיין לא חיברת.
• תרשים החשבונות של QuickBooks Online שלך צריך להיות מוגדר עם חשבונות ההכנסות וההוצאות שבהם ברצונך להשתמש עבור עסקאות ה-WooCommerce שלך. LedgerPort ממפה לחשבונות קיימים ב-QuickBooks – הוא אינו יוצר חשבונות חדשים.

פתיחת דף המיפויים

1. בממשק הניהול של WordPress שלך, עבור אל LedgerPort » Mappings.

דף המיפויים מפרט את ישויות ה-WooCommerce שצריך למפות ל-QuickBooks. הישויות מאורגנות לפי סוג. ניתן לסנן לפי סטטוס מיפוי (ממופה, לא ממופה, הכל) ולחפש לפי שם.

סנכרון מיפויים מהפלטפורמות שלך

לפני הגדרת מיפויים באופן ידני, הפעל סנכרון כדי למשוך את הישויות העדכניות ביותר מ-WooCommerce ומ-QuickBooks אל LedgerPort. זה מבטיח שכל המוצרים, הלקוחות והחשבונות הנוכחיים שלך זמינים למיפוי.

1. 1. בדף המיפויים, לחץ על המוצר שיש לך להשתמש בו כדי למפות ושמור שינויים.
2. 2. LedgerPort מאחזר את הנתונים העדכניים ביותר מ-WooCommerce ומ-QuickBooks Online.
3. 3. המתן לסיום המיפוי. בחנויות עם קטלוג מוצרים גדול, זה עשוי לקחת דקה או שתיים.

הפעל סנכרון בכל פעם שאתה מוסיף מוצרים או חשבונות חדשים באחת מהפלטפורמות כדי לשמור על רשימת המיפויים עדכנית.

שימוש ב-Auto-Map

Auto-Map מנסה להתאים ישויות של WooCommerce לישויות של QuickBooks באופן אוטומטי על סמך דמיון בשמות. זו הדרך המהירה ביותר להגדיר מיפויים בחיבור חדש.

1. בדף המיפויים, לחץ על Auto-Map.
2. LedgerPort משווה שמות ישויות בין שתי הפלטפורמות ומציע התאמות.
3. סקור את המיפויים המוצעים. פריטים שמופו אוטומטית מסומנים כדי שתוכל לאשר או לבטל אותם.

Auto-Map עובד בצורה הטובה ביותר כאשר שמות המוצרים ב-WooCommerce ושמות הפריטים ב-QuickBooks עקביים. ישויות שלא ניתן להתאים באופן אוטומטי יישארו לא ממופות וניתן להגדירן ידנית.

מיפוי ישות באופן ידני

עבור ישויות ש-Auto-Map לא התאים, או כדי לתקן הצעה של Auto-Map:

1. מצא את הישות הלא ממופה ברשימה.
2. לחץ על שורת הישות כדי להרחיב אותה (או לחץ על סמל העריכה).
3. בשדה QuickBooks, בחר את החשבון או הפריט המתאים ב-QBO מהרשימה הנפתחת.
4. לחץ על Save.

חזור על הפעולה עבור כל ישות לא ממופה. ניתן לסנן את הרשימה כדי להציג רק פריטים לא ממופים כדי לעבוד עליהם ביעילות.

עדכון מיפויים בכמות גדולה

כדי לעדכן מספר מיפויים בבת אחת:

1. בחר מהרשימה הנפתחת את המוצרים שברצונך למפות.
2. לאחר שכולם נבחרו, ניתן ללחוץ על שמור כדי להחיל את השינויים.

מה קורה אם ישות אינה ממופה

אם הזמנת WooCommerce מגיעה עם ישות שאינה ממופה (כמו מוצר חדש שעדיין לא מופה), LedgerPort ירשום שגיאת סנכרון ביומני הביקורת. ההזמנה לא תפורסם ב-QuickBooks עד שהמיפוי יטופל.

כדי לתקן זאת:

1. עבור אל LedgerPort » Mappings ומפה את הישות החסרה.
2. עבור אל LedgerPort » Manual Sync כדי לשלוח מחדש את ההזמנות המושפעות.
3. אשר שהרשומות מופיעות ב-QuickBooks.

שאלות נפוצות

האם אני צריך למפות כל מוצר בנפרד? כן, כל מוצר או קטגוריית מוצרים של WooCommerce צריכים להיות ממופים לחשבון הכנסה או פריט שירות של QuickBooks. אם יש לך מוצרים רבים, השתמש ב-Auto-Map תחילה כדי לטפל ברובם, ואז טפל בכל הפריטים הנותרים שאינם ממופים באופן ידני.

מה אם אני מוסיף מוצר חדש ב-WooCommerce לאחר ההגדרה? מוצרים חדשים אינם ממופים אוטומטית. כאשר מוצר חדש נוצר ב-WooCommerce, חזור אל LedgerPort » Mappings, הפעל סנכרון כדי למשוך את המוצר החדש, ומפה אותו לחשבון QBO המתאים.

האם אני יכול למפות מספר מוצרי WooCommerce לאותו חשבון QuickBooks? כן. ניתן למפות מספר מוצרי WooCommerce לאותו חשבון הכנסה של QuickBooks. זה נפו בחנויות המקבצות את כל הכנסות המוצרים לחשבון מכירות יחיד.

מה המשמעות אם ישות מוצגת כ-Unmapped? Unmapped פירושו ש-LedgerPort אינו יודע איזה חשבון או פריט QuickBooks להשתמש עבור אותה ישות בעת סנכרון הזמנות. הזמנות המכילות ישויות שאינן ממופות ירשמו שגיאה ולא יפורסמו ב-QuickBooks עד שהמיפוי יוגדר.

האם אני יכול לשנות מיפוי לאחר שהסנכרון התחיל? כן. ניתן לעדכן מיפויים בכל עת. שינויים חלים על סנכרונים עתידיים. הם אינם מעדכנים באופן רטרואקטיבי עסקאות שכבר פורסמו ב-QuickBooks.

אם אתה נתקל בבעיות כלשהן, אל תהסס ליצור איתנו קשר על ידי לחיצה כאן. צוות התמיכה שלנו יוכל לעזור לך.