Contabilità in cassa vs. per competenza per l'e-commerce: quando passare

Il saldo del tuo conto bancario e il tuo profitto sono due numeri diversi. I libri in contabilità per cassa fingono che siano lo stesso numero — e per le aziende con inventario, quella finzione diventa costosa.

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A settembre, hai inviato 45.000 $ al tuo fornitore per l'inventario del quarto trimestre. Mossa intelligente: i tempi di consegna sono lunghi e le scorte per le festività dovevano essere in viaggio entro ottobre.

Poi è arrivato il tuo conto economico di settembre e diceva che il tuo negozio aveva appena raggiunto il pareggio. Le vendite andavano bene. Gli ordini erano in aumento. Ma il conto economico mostrava un mese che sembrava l'inizio della fine, e quando il tuo finanziatore ha chiesto i bilanci la settimana successiva, ti sei ritrovato a scrivere un paragrafo di spiegazione da allegare. Se hai mai allegato delle scuse a un conto economico, conosci già il problema di cui tratta questo post.

Il rapporto non era esattamente sbagliato. Stava rispondendo a una domanda diversa da quella che ti stavi ponendo. Questo è l'intero dibattito contabilità per cassa vs. per competenza nell'e-commerce in una frase: i libri in contabilità per cassa misurano il movimento del denaro, i libri in contabilità per competenza misurano le prestazioni dell'azienda — e per un negozio che acquista inventario, queste due storie possono divergere di decine di migliaia di dollari in un singolo mese.

Cosa misurano effettivamente i due metodi

Le definizioni sono brevi, quindi eliminiamole.

Contabilità per cassa: registri le entrate quando arrivano i soldi e le spese quando i soldi escono. Il tuo conto economico è essenzialmente una versione categorizzata della tua attività bancaria.

Contabilità per competenza: registri le entrate quando vengono guadagnate — quando l'ordine viene effettuato e ti assumi l'obbligo di evaderlo — e le spese quando vengono sostenute, abbinate alle entrate che hanno contribuito a produrre.

Per un libero professionista senza inventario, i due metodi producono numeri quasi identici e la contabilità per cassa vince per semplicità. L'e-commerce è un animale diverso, perché quasi tutto il modo in cui si muove il denaro di un negozio è fuori tempo.

Perché la contabilità per cassa mente specificamente alle aziende con inventario

La formulazione comune è "la contabilità per cassa è più semplice, quella per competenza è più accurata". Vero, ma troppo gentile. Per un negozio che detiene inventario, la contabilità per cassa non è leggermente imprecisa: è sistematicamente fuorviante, in tre modi specifici.

1. Gli acquisti di inventario fanno crollare il tuo "profitto"

Su base di cassa, il mese in cui paghi per l'inventario è il mese in cui diventa una spesa. Quel bonifico di $45.000 di settembre colpisce il conto economico di settembre per intero, anche se i beni acquistati genereranno entrate a ottobre, novembre e dicembre.

Quindi settembre sembra un disastro e il Q4 sembra un miracolo: quelle vendite delle festività arrivano senza costi di prodotto corrispondenti, perché il costo è già stato "speso" mesi fa. I tuoi margini oscillano tra terribili e impossibilmente buoni, e nessuno dei due numeri è reale. La competenza corregge questo trattando l'inventario acquistato come un asset e registrandolo come costo del venduto solo quando ogni unità viene effettivamente venduta - la logica di corrispondenza trattata nella nostra guida a COGS per venditori Shopify in QuickBooks.

2. La tempistica dei pagamenti sposta le entrate tra i mesi

Il tuo processore non ti consegna i soldi nel momento in cui un cliente effettua il checkout. Shopify Payments, PayPal e gli altri erogano con un ritardo, il che significa che le vendite degli ultimi giorni di marzo arrivano sul tuo conto in aprile. Su base di cassa, tali entrate appartengono ad aprile, per quanto riguarda i tuoi libri contabili.

Il risultato: le entrate mensili su base di cassa sono in realtà una miscela delle vendite di questo mese e del mese precedente, spostate da qualunque sia il tuo programma di pagamento. Una forte chiusura di un mese viene accreditata a quello successivo. I confronti mese su mese smettono silenziosamente di avere significato.

3. Gli abbonamenti prepagati registrano un anno di entrate in un giorno

Se vendi prepagati annuali o piani in abbonamento, la base di cassa registra l'intero prepagamento come reddito il giorno in cui viene riscosso - dodici mesi di obbligo registrati come un giorno di entrate. Una buona campagna produce un mese di picco che non ripeterai mai, seguito da mesi di costi di adempimento senza entrate corrispondenti. Le meccaniche per fare questo correttamente - ricavi differiti, riconosciuti man mano che consegni - ottengono un esempio completo nella nostra guida ai ricavi differiti per abbonamenti e-commerce.

Impila tutte e tre le distorsioni e ottieni l'esperienza familiare: un conto economico che oscilla selvaggiamente per ragioni che non hanno nulla a che fare con come sta andando effettivamente l'attività.

Un mese, due P&L

Ecco l'intero argomento in una singola tabella. Il negozio è fittizio e i numeri sono deliberatamente tondi: un marchio di candele che fa $60.000 al mese in ordini, con un costo del prodotto del 35%, che effettua il suo grande acquisto di inventario del Q4 a settembre.

Cosa è successo a settembre:

• $60.000 in ordini effettuati. Il ritardo nei pagamenti significa che solo $57.000 di denaro del processore sono effettivamente arrivati in banca questo mese.
• $6.000 raccolti in prepagati annuali da una spinta di abbonamento. Un mese di questi - $500 - è stato effettivamente guadagnato a settembre.
• $45.000 pagati al fornitore per le scorte del Q4. I beni che sono stati venduti a settembre sono costati $21.000 (35% di $60.000).
• $12.000 in spese operative, fatturate e pagate nel mese, identiche in entrambi i metodi.

Voce di bilancio	Base di cassa	Base di competenza
Entrate di vendita	$57.000 (pagamenti ricevuti)	$60.000 (ordini effettuati)
Entrate da abbonamento	$6.000 (contanti riscossi)	$500 (un mese maturato)
Costo del venduto	$45.000 (fornitore pagato)	$21.000 (beni effettivamente venduti)
Spese operative	$12,000	$12,000
Profitto di settembre	$6,000	$27,500

Stesso negozio. Stesso mese. Stessi ordini spediti agli stessi clienti. Un set di libri dice che hai guadagnato $6.000; l'altro dice $27.500.

Ed ecco la parte che fa male: a novembre, la distorsione si inverte. Il conto economico in contabilità per cassa mostrerà le entrate delle festività a fronte di costi di prodotto quasi nulli — lo stock è stato capitalizzato a settembre — e riporterà un margine così buono da essere pericoloso. Prezza in base a questo, assumi in base a questo, o spendi budget pubblicitario in base a questo, e stai prendendo decisioni reali con un numero fittizio.

[IMMAGINE: Barre di profitto mensili affiancate per lo stesso negozio fittizio, da settembre a dicembre — base cassa che oscilla da quasi zero a gonfiata, base accrual costante]

Perché la maggior parte dei venditori inizia con la contabilità per cassa — e quando la contabilità per competenza smette di essere facoltativa

Per essere giusti nei confronti della contabilità per cassa: quasi tutti iniziano così, e per ragioni difendibili. È più semplice. Non richiede tracciamento dell'inventario, né registrazioni di ricavi differiti, né crediti. È ciò che QuickBooks ti dà effettivamente se accetti semplicemente le transazioni dal feed bancario man mano che arrivano. E per i venditori molto piccoli, il trattamento fiscale in contabilità per cassa può essere veramente vantaggioso — generalmente non paghi tasse sui redditi che non hai ancora ricevuto. (Se sei idoneo e cosa significa la tua elezione, dipende dal tuo fatturato, dalla tua entità e dalle regole che cambiano — questa è una conversazione da confermare con il tuo commercialista, non una conclusione da blog.)

Il problema è che le condizioni che rendono tollerabile la contabilità per cassa sono esattamente le condizioni che la crescita elimina. In pratica, l'accrual smette di essere un'opzione in alcuni momenti identificabili:

• Inventario su larga scala. Una volta che i tuoi acquisti di inventario sono abbastanza grandi da influenzare il conto economico di un mese — all'incirca, una volta che un singolo ordine di acquisto è una frazione significativa del fatturato mensile — il profitto in contabilità per cassa smette di correlare con la realtà. Questa è la tabella di settembre sopra, che si verifica ogni trimestre.
• Vuoi che l'azienda venga valutata o finanziata. Gli acquirenti e i loro commercialisti lavorano sui numeri in base all'accrual, punto. I libri contabili in base cassa sono uno dei motivi più comuni per cui la due diligence si trascina o compaiono offerte a prezzo rivisto — copriamo la preparazione completa in libri pronti per la due diligence per la vendita del tuo negozio. Prestatori e investitori sono lo stesso pubblico con le stesse aspettative; vedi libri pronti per il finanziamento per l'e-commerce.
• Ricavi prepagati diventano denaro reale. Una volta che abbonamenti o preordini costituiscono una quota significativa delle vendite, la contabilità per cassa non distorce solo i tuoi libri — nasconde una passività genuina. Una parte del tuo saldo bancario è dovuta ai clienti per futuri adempimenti, e i tuoi libri dovrebbero dirlo.
• Qualcun altro deve leggere i tuoi numeri. Un partner, un CFO part-time, un contabile che ti confronta con altri negozi. L'accrual è la lingua comune.

L'ibrido che la maggior parte dei negozi gestisce effettivamente

Ecco la parte che sorprende i venditori che pensano che questa sia una scelta binaria: il tuo metodo di contabilità e la tua elezione fiscale non devono corrispondere.

Una configurazione molto comune — e spesso quella che un buon commercialista e-commerce raccomanderà — è la contabilità per competenza contabile con un'elezione fiscale per cassa. Gestisci la tua contabilità quotidiana per competenza in modo che il tuo conto economico sia leggibile e i tuoi margini siano reali. Al momento della dichiarazione dei redditi, il tuo commercialista converte in regime di cassa per la dichiarazione se tale elezione ti avvantaggia ancora. QuickBooks Online semplifica la parte meccanica: i suoi report passano dalla visualizzazione per cassa e per competenza degli stessi dati sottostanti.

Quel passaggio funziona solo se i dati sottostanti sono registrati in stile per competenza — datati a quando le cose sono state guadagnate e sostenute. Puoi riassumere i record per competenza in una visualizzazione per cassa; non puoi creare una visualizzazione per competenza da record che conoscono solo quando i soldi si sono mossi. Ecco perché il consiglio pratico è: tieni i libri a forma di competenza e lascia che l'elezione fiscale sia una decisione separata e professionale. Il processo è tuo; l'elezione spetta al tuo commercialista.

Quanto costa effettivamente il passaggio

Sezione onestà. Passare dalla cassa alla competenza non è un cambio di impostazioni, e chiunque ti dica che si fa in un pomeriggio ti sta vendendo qualcosa.

Una vera conversione significa stabilire saldi iniziali che la contabilità per cassa non ha mai tracciato: inventario disponibile come attività, crediti e debiti commerciali, ricavi differiti se hai pagamenti anticipati, spese maturate. Di solito significa un passaggio di pulizia sui dati storici, perché i tuoi record esistenti conoscono solo le date di pagamento. Significa che i tuoi vecchi report e i tuoi nuovi report non saranno comparabili per un po' — le linee di tendenza si interrompono alla data di conversione. E significa ore di commercialista; una conversione per un negozio con inventario reale è tipicamente un incarico vero e proprio, non un favore.

C'è anche un costo continuo: i libri per competenza richiedono più disciplina. Il costo del venduto necessita di una cifra di inventario reale a supporto. I pagamenti anticipati necessitano di un piano di riconoscimento. Nulla di tutto ciò è difficile, ma tutto ciò è ricorrente.

Il contrappeso onesto: il costo è anticipato e la distorsione si accumula. Ogni trimestre che aspetti aggiunge più storia fuori tempo da districare e più decisioni prese sulla base di numeri come quei 6.000 dollari di settembre.

I tuoi riepiloghi giornalieri sono già a forma di competenza

Un altro modo di vedere le cose, ed è una buona notizia se hai seguito i metodi di questo blog.

Il modo standard per registrare correttamente le vendite del negozio — una voce di riepilogo giornaliera datata alla data di vendita, con vendite lorde, rimborsi, commissioni e tasse suddivise, più un conto di compensazione che colma il divario fino all'arrivo del pagamento — è la contabilità a forma di competenza. I ricavi vengono registrati quando vengono guadagnati. Il ritardo del pagamento viene gestito esplicitamente invece di spostare silenziosamente i ricavi tra i mesi. Se hai implementato l'approccio nella nostra guida alla registrazione delle vendite Shopify in QuickBooks, hai già costruito il lato dei ricavi della contabilità per competenza, che tu l'abbia chiamata così o meno.

È anche qui che l'automazione si ritaglia il suo spazio in questa particolare storia. LedgerPort sincronizza gli ordini di Shopify e WooCommerce in QuickBooks Online datati alla vendita, con commissioni separate dalle entrate e rimborsi registrati come rimborsi — e nel suo piano Scale, i registri dei pagamenti collegano i depositi del processore agli ordini al loro interno. In altre parole, i dati di vendita atterrano con una forma di competenza per impostazione predefinita, ogni giorno, senza che tu debba assemblarli.

Dichiarazione di confine, perché te ne dobbiamo una: nessuno strumento di sincronizzazione cambia il tuo metodo contabile. Le tue voci di inventario e COGS, il tuo piano di ricavi differiti e la tua elezione fiscale rimangono un lavoro per te e il tuo commercialista. Ciò che i dati degli ordini puliti e datati alla vendita rimuovono è il più grande ostacolo di una conversione da contabilità per cassa ad accrual — ricostruire il lato delle entrate — e il costo della disciplina continua per mantenerla corretta.

Il numero che pensavi di avere

Hai aperto questo post pensando a un problema di redditività — il settembre che a malapena è andato in pareggio. Quello che in realtà avevi era un problema di misurazione: libri contabili che riportavano i tuoi bonifici e li chiamavano performance.

Se il tuo conto economico oscilla in modi in cui la tua attività non lo fa, esegui l'esercizio a due colonne di questo post sul tuo peggior mese — ordini effettuati vs. pagamenti ricevuti, beni venduti vs. pagamenti ai fornitori. Il divario tra le colonne è ciò che la contabilità per cassa ti è costata in chiarezza. Per avere un quadro più ampio di come i pezzi si incastrano, inizia con la guida ai pilastri della contabilità e-commerce — e se il lato delle entrate è la parte che temi, LedgerPort registra le vendite in modo automatico e conforme alla competenza, a partire da gratuito.