Клиенты в сфере электронной коммерции разрушают маржу вашей бухгалтерской фирмы

Прибыльность бухгалтерской фирмы в сфере электронной коммерции выглядит как проблема типа клиента. Это не так — и фирмы, которые это поняли, взимают премию за ту же работу, которую вы избегали.

Где-то в недавней истории вашей фирмы есть сделка, о которой вы мало говорите. Возможно, это магазин Shopify или WooCommerce с подключенным аккаунтом Stripe. Вы оценили ее как обычного клиента малого бизнеса. Вы выставили счет на 20 часов. Вы потратили 45.

Выплаты не соответствовали банковским депозитам. Комиссии были скрыты внутри чистых выплат. Предыдущий бухгалтер записывал выплаты как доход, поэтому файл требовал доработки, прежде чем можно было начать основную работу. Когда пришла следующая рекомендация по электронной коммерции, вы нашли вежливый способ отказаться.

Если это примерно ваша история, то этот пост о выводе, который вы сделали из нее — потому что именно вывод, а не сделка, обходится вам дорого. Маржа по этим клиентам определяется не типом клиента. Она определяется инфраструктурой, которую большинство фирм еще не построили. Фирмы, которые ее построили, взимают больше за ту же работу и выполняют ее быстрее.

Тихое решение, которое уже приняли большинство фирм

Никто не объявляет: «мы не берем клиентов из электронной коммерции». Это происходит тихо. На рекомендацию Shopify отвечают медленно. На ознакомительном звонке всплывают «ограничения пропускной способности». На веб-сайте фирмы указаны обслуживаемые отрасли, а онлайн-торговля не входит в их число.

Обоснование этого тихого решения обычно излагается как закон природы: клиенты электронной коммерции по своей сути имеют низкую маржу. Такова природа работы. Лучше специализироваться на чем-то более «чистом».

Это ложь — и стоит точно определить, почему это ложь, а не просто ошибка. Это ложь, потому что она берет верное наблюдение (эта сделка принесла убытки) и приписывает ложную причину (тип клиента). Бухгалтерский учет в электронной коммерции не сложнее, чем у ресторана с тремя центрами дохода или у подрядчика с удержанием. Доход, комиссии, возвраты, обязательства — вы справлялись и с более сложными задачами.

Отличие заключается в инфраструктуре данных, лежащей в основе бухгалтерского учета. И это решаемая проблема, а не фиксированная стоимость ниши.

Почему прибыльность бухгалтерских фирм в сфере электронной коммерции рушится

Три структурные причины раздувания часов — ни одна из которых не связана с компетентностью вашей команды.

1. Структура выплат скрывает учёт. Shopify перечисляет чистые суммы: валовые продажи минус возвраты, минус комиссии за обработку, минус корректировки, иногда охватывающие части двух месяцев. QuickBooks хочет валовый доход с разбивкой по комиссиям и возвратам. Это два разных языка, и каждая выплата — это упражнение в переводе. Выполненное вручную, на расшифровку одной выплаты может уйти 20–30 минут — а магазин среднего размера генерирует десятки выплат в месяц.

2. Нет двух одинаковых клиентов. Один клиент использует только Shopify Payments. Следующий принимает Shopify Payments, PayPal и Afterpay. Третий продаёт на Shopify и Amazon и проводит расчёты через обе платформы. Каждый шлюз имеет свою логику комиссий, сроки расчётов и формат отчётности. Рабочий процесс, который вы создали для первого клиента, подходит второму лишь примерно на 40%.

3. Ничто не стандартизируется. Это то, что на самом деле убивает маржу. Экономика фирмы зависит от повторяемости — десятый клиент по расчётам обходится в разы дешевле первого, потому что процесс стандартизирован. Когда каждый клиент электронной коммерции — это уникальная задача по сверке, вы никогда не получаете выгоды от кривой обучения. 45-й час работы с третьим клиентом Shopify ощущается как 45-й час работы с первым.

Сложите всё это вместе, и списания — это не невезение. Это предсказуемый результат выполнения индивидуальных заказов в бизнес-модели, рассчитанной на повторяющиеся.

Анатомия неудачной сделки с Shopify

Честно проведите анализ того проекта, и вы увидите закономерность. Используйте круглые цифры: вы оценили ежемесячное закрытие в 8 часов, исходя из размера выручки клиента. Вот куда ушло реальное время.

Задача	Оценка	Фактически
Категоризация транзакций	2 часа	3 часа
Сверка выплат	2 часа	9 часов
Разделение комиссий и возвратов	1 час	4 часа
Расследование расхождений	1 час	5 часов
Отчётность и проверка	2 часа	2 часа
Итого	8 часов	23 часа

Обратите внимание, что не вышло из-под контроля: фактический учёт. Категоризация превысила оценку на 50% — это нормально для нового клиента. Отчётность уложилась в срок. Превышения сосредоточены исключительно в слое перевода: приведение грязных данных платформы в состояние, пригодное для учёта.

Вы не ошиблись в расчётах. Вы оценили видимую работу и взяли на себя невидимый проект по прокладке данных. Каждая фирма, которая обожглась, сделала тот же разумный, но неполный диагноз — вот почему решение не в том, чтобы «удвоить цену и надеяться», а в том, чтобы исключить проект по прокладке данных из договора.

Как выглядит системный подход к бухгалтерскому учету Shopify для CPA

Компании, выигрывающие с клиентами электронной коммерции — те, кто строит вокруг них целые практики — не нанимали более быстрых сотрудников. Они сделали структурную ставку: рассматривать бухгалтерский учет электронной коммерции как повторяющийся рабочий процесс и перенести уровень перевода в программное обеспечение. Выбор этого программного обеспечения — это отдельное решение — наш обзор лучшего программного обеспечения для бухгалтерского учета Shopify сравнивает серьезных претендентов — но структура системы одинакова, какой бы инструмент вы ни выбрали.

Конкретно, система состоит из трёх частей.

Одна конфигурация, применяемая везде. Вместо того чтобы разрабатывать сопоставление учетных данных для каждого клиента с нуля, системные фирмы стандартизируют его. Именно на этом основана Программа CPA-партнерства LedgerPort: мастер-шаблон позволяет применять стандартную конфигурацию плана счетов вашей фирмы для клиентов, поэтому клиент шесть наследует решения, принятые вами для клиента один. Добавьте иерархическое управление клиентами — активность синхронизации и конфигурация каждого клиента видны из одного входа фирмы — и оптовая оплата, обрабатываемая на уровне фирмы, и проблема «индивидуального взаимодействия» начинает растворяться в портфеле, которым вы управляете. Программа также предлагает первоклассное внедрение: команда LedgerPort подключает магазин и файл QuickBooks каждого клиента, настраивает сопоставления и проверяет, что первые синхронизации согласованы, прежде чем вернуть клиента вам.

Клиенты как сменные рабочие пространства, а не отдельные входы. На практике управление портфелем выглядит так: каждый клиент — это Бизнес в LedgerPort — один магазин, соединенный с одной компанией QuickBooks Online, полностью изолированный от других. Вы нажимаете на название бизнеса в верхнем левом углу панели управления, переключатель показывает каждого клиента в учетной записи, и вы переходите к нужному — его подключения, журналы синхронизации и настройки загружаются без выхода из системы. Добавление нового клиента осуществляется через то же меню: Добавить Бизнес, назвать его, установить валюту и часовой пояс, подключить магазин. (Полное руководство: Как управлять несколькими бизнесами →) Доступ сотрудников работает по той же логике — вы можете пригласить членов команды с ролями Администратора или Участника, чтобы младший сотрудник мог запускать синхронизации и просматривать сопоставления в файле клиента, не имея возможности касаться оплаты или конфигурации синхронизации.

Согласование как проверка, а не создание. Поскольку выплаты автоматически разбиваются — валовые продажи, возвраты, сборы и корректировки попадают в нужную учетную запись — ежемесячное закрытие становится проверкой работы машины, а не выполнением работы. Эта 9-часовая строка сверки в таблице выше — та строка, на которую автоматизация нападает сильнее всего.

Ничто из этого не устраняет суждений. Методы учета запасов, налоговая база продаж, вопросы юридического лица — это все еще вы, и это то, за что стоит платить. Система просто не дает вам тратить 15 часов в месяц, будучи сначала человеком-парсер CSV. (Взяли клиента, чьи книги уже испорчены? Это отдельный сценарий — см. Руководство CPA по очистке файла QuickBooks клиента Shopify, и сочетайте его со стандартизированным процессом внедрения, чтобы очистка никогда не повторялась.)

Возможность ценообразования, скрытая на виду

Вот та часть, которую никогда не видит толпа «низкомаржинальной ниши»: специализация создает ценовую власть, и владельцы электронной коммерции необычайно готовы за нее платить.

Подумайте о том, как выглядит рынок со стороны владельца магазина. Большинство местных фирм не хотят связываться с их бухгалтерией — вы знаете почему. Поэтому, когда они находят фирму, которая свободно говорит на языке Shopify, уверенно называет цены и закрывает их книги к 10-му числу, цена перестает быть решающим фактором. Фирмы, специализирующиеся на электронной коммерции, обычно устанавливают цены на 30–40% выше ставок общих специалистов за тот же объем работ — не потому, что часов больше, а потому, что экспертиза редка, а альтернатива (общий специалист, обучающийся за счет клиента) хуже для всех.

Проведите расчеты для одного клиента. Общая фирма предлагает закрытие месяца за 1000 долларов в месяц, тратит на это 23 часа и получает примерно 43 доллара в час до вычета накладных расходов. Систематизированная фирма предлагает 1350 долларов за то же закрытие — премиальное позиционирование — тратит на это 7 часов и получает около 190 долларов в час. Тот же клиент. Тот же результат. Разница в том, что одна фирма продавала часы и несла расходы на перевод; другая продавала экспертизу и автоматизировала ее. Этот разрыв также объясняет, почему фиксированная ставка и ценообразование на основе ценности так хорошо работают в этой нише — мы разбираем модели в Как установить цены на услуги бухгалтерского учета в сфере электронной коммерции.

А спрос продолжает расти: каждый год все больше розничных продаж переходит в онлайн, в то время как предложение фирм, которые могут компетентно их обслуживать, остается неизменным. Дефицит плюс срочность — это лучшая среда для ценообразования, которую может пожелать фирма. Более подробную информацию о том, что включают в себя эти виды работ, см. в нашем полном руководстве по бухгалтерскому учету в сфере электронной коммерции и о том, как автоматизация меняет рабочий процесс.

Клиенты, которых вы избегали

Итак, вот ироничный финал того взаимодействия, о котором вы не говорите.

Вывод, который вы сделали из этого — избегайте электронной коммерции — был совершенно неверным. Это взаимодействие было не доказательством того, что клиенты из сферы электронной коммерции низкомаржинальны. Это было доказательством того, что цены на клиентов из сферы электронной коммерции устанавливаются неправильно почти каждой фирмой, которая их обслуживает, потому что почти каждая фирма несет инфраструктурные расходы, которые вместо этого должно нести программное обеспечение.

Клиенты, которых вы избегали, представляют собой самую высокомаржинальную возможность в вашем списке потенциальных клиентов. Вам просто нужны были другие инструменты, прежде чем расчеты могли сойтись.

Если вы управляете даже 5 клиентами из сферы электронной коммерции — или вы отказывали им — посмотрите, как фирмы, подобные вашей, автоматизируют процесс сверки, или начните разговор о партнерстве и настройте файл первого клиента вместе с вами, включая сопоставления, прежде чем брать на себя какие-либо обязательства.